Процесс бизнес-анализа: пошаговое руководство

Для любого бизнес-аналитика самой большой проблемой после получения проекта является вопрос: как и с чего начать проект? Или какие результаты могут быть достигнуты и как успешно завершить проект?

Чтобы помочь вам ответить на самые разные вопросы, мы перечислили некоторые ключевые методы успешного анализа бизнес-процессов.

Каковы шаги процесса бизнес-анализа?

Ниже приведены этапы процесса бизнес-анализа. Он проведет вас с первого дня процесса бизнес-анализа до конца этапа планирования.

Шаг 1) Соберите всю информацию о проекте.

Это бизнес-аналитик ответственность за сбор всей информации, связанной с проектом. Задавая вопросы людям, связанным с проектом (менеджеру проекта, спонсору проекта, менеджеру или владельцу бизнеса).

Собранная информация должна охватывать эти темы.

• Объем и границы проекта
• Текущие факторы, влияющие на организацию
• Риск и ограничения проекта
• Более широкий организационный контекст

Заинтересованные стороны, которые активно в этом участвуют. Это было бы хорошее время, чтобы провести Анализ потребностей заинтересованных сторон

Собрав всю эту информацию, проанализируйте свою роль в проекте и составьте контрольный список, который вы как бизнес-аналитик можете включить, например:

• Из вашего предыдущего опыта, что вы можете реализовать в своем текущем проекте
• Документация и планирование, необходимые для текущего проекта
• Обсуждение возможных результатов проекта с заинтересованными сторонами
• Отсортируйте участников, участвующих в проекте.
• Ждите помощи от клиента – назначьте встречу с заинтересованными сторонами
• Каков ожидаемый результат и в каком формате он требуется?
• Какую существующую документацию вы можете просмотреть для лучшей идеи проекта
• Узнайте, какая методика (Agile или водопад) подойдет для вашего проекта

Шаг 2) Определите заинтересованные стороны и назначьте обзорную встречу

На втором этапе настройте совещание по обзору с менеджером проекта/заинтересованной стороной/членами команды. Неясная повестка дня может привести к провалу проекта.

• Будьте конкретны в том, что ожидается от проекта.
• Привлекайте менеджера проекта/заинтересованную сторону/членов команды к участию в собрании и задавайте вопросы, связанные с проектом.
• Весьма вероятно, что вы работаете над совершенно новым проектом, в этом случае обратитесь к менеджеру проекта или контактному лицу, которое раньше работало в этой области.

Шаг 3) Проанализируйте все документы, относящиеся к проекту.

Далее, правильно Анализировать все соответствующие документы проекта, такие как:

• Документация по бизнес-процессу
• Документы с бизнес-требованиями и системными требованиями
• Бизнес-кейсы
• Графики и блок-схемы
• Планы проекта
• Схема организации
• Стратегические документы и бизнес-планы
• Политика и законодательство

Раскройте информацию, скрытую в документе бизнес-требований, и выявите любые пробелы в текущих системах, процессах, процедурах и операциях. Возможно, предоставленный вам документ устарел, поэтому проверьте обнаруженную информацию.

Шаг 4) Запишите все факты и информацию, которые вы обнаружите.

В результате ваших исследований и анализа вы можете обнаружить много полезной информации, имеющей отношение к проекту, которую необходимо изменить или внедрить в проект. Запишите их.

• Бизнес-требования, включая требования к отчетности
• Бизнес-процессы и поддерживающие системы
• Функциональные и нефункциональные требования
• Проблемы и риски, которые в настоящее время влияют на проект

Шаг 5) Понимание проблемной области

К настоящему моменту у вас будет хорошее представление о проекте, теперь вы можете определить проблемную область в проекте. Вам нужно узнать

• Какие именно бизнес-функции будут затронуты
• Риски и факторы, влияющие на бизнес
• Политики и ограничения, влияющие на проект
• Ценности, определяющие уровень важности проекта
• В настоящее время система поддерживает предпринимательскую деятельность
• Документ, дающий краткое описание проблемной области, например, годовой отчет.
• Проблемы, которые в настоящее время мешают бизнесу достичь желаемых результатов
• Имеет ли предлагаемое изменение какое-либо значение для проблемной области?

Шаг 6) Представление вашего бизнес-требования

После того, как вы соберете все свои бизнес-требования и поймете проблемную область. Следующий шаг представление вашего бизнес-требования заинтересованным сторонам или менеджеру проекта. Существует множество методов, которые можно использовать для представления требований, например

• Таблица или электронная таблица
• Диаграмма или график
• Прототип или симуляция
• Структурированный текстовый шаблон или структурированное предложение.

Глоссарий слов, который даст краткий обзор процесса бизнес-аналитики.

• Цель: Определяет цель бизнес-анализа, необходимого для предлагаемой инициативы.
• Объем: Определяет результаты, которые включены и исключены
• Первопричина: Определить коренные причины выявленных проблем
• Нынешнее состояние: Определяет проблему, вызывающую необходимость изменений
• Планируемые мероприятия: Определяет причину действия, результаты и сроки поставки.
• План взаимодействия с заинтересованными сторонами: Он дает обзор процесса взаимодействия с заинтересованными сторонами.
• Управление качеством: Он описывает действия, которые обеспечат качество результатов проекта.
• Target Состояние: Определяет, как будут решаться выявленные критические проблемы.

Краткие советы для бизнес-аналитика

• Задавайте вопросы на встречах
• Будьте готовы к встрече с заинтересованными сторонами или рассмотрению
• Будьте готовы к изменениям и новому опыту.
• Управляйте ожиданиями
• Отвечайте на обратную связь