Ce este un softphone? Prezentare generală, definiție și cum să obțineți unul

Ce este un softphone?

Softphone este un program software de pe un computer personal sau un dispozitiv mobil utilizat pentru a efectua apeluri vocale prin VOIP în loc de a utiliza un receptor.

Odată ce o aplicație softphone a fost descărcată și instalată pe smartphone sau desktop, ecranul va avea o tastatură de apelare a telefonului care va arăta ca o tastatură de apelare normală a unui telefon cu fir. Utilizatorii de afaceri pot efectua un apel oriunde există acces la internet, sporind mobilitatea și productivitatea angajaților interni și la distanță.

Cum funcționează un softphone?

Telefoanele soft funcționează la fel ca un smartphone obișnuit. Odată ce lansați programul, utilizați tastatura virtuală pentru a forma un număr de telefon mobil. De asemenea, puteți alege pe cineva din lista de contacte a telefonului mobil sau a computerului, apoi așteptați conectarea.

Sistemele de telefonie VoIP transmit date vocale către receptori prin internet. Ei folosesc un codec, un program software care împarte datele de sunet în bucăți și le convertește în cod binar. Acest cod se mută de la un computer la altul și este „decriptat” la capătul receptorului.

Următoarele sunt condițiile prealabile pentru a efectua apeluri telefonice prin internet:

• Căști VoIP
• Un desktop, un computer personal și un telefon mobil
• Conectivitate la Internet
• Serviciu VoIP ca Skype, RingCentral etc

Aplicațiile softphone nu se limitează la computerele personale. Cerințele vor varia între hardware, dar toate necesită acces la internet.

Cum se folosește un SoftPhone?

Iată pași importanți care vă ajută să învățați cum să utilizați telefoanele soft:

Pasul 1) Descărcați software-ul Softphone

Mai întâi, descărcați și instalați aplicația VoIP de pe computerul dvs. de afaceri sau de pe dispozitivul mobil. După ce finalizați procedura de configurare și configurați setările dispozitivului, aplicația va fi gata de utilizare în câteva minute.

Pasul 2) Asigurați-vă că internetul este stabil

O conexiune la internet instabilă (serviciu DSL sau prin cablu) vă poate frustra atunci când efectuați sau primiți apeluri VoIP. Așadar, trebuie să vă asigurați că sunteți conectat la un internet stabil pentru a vă împiedica să experimentați apeluri neconexate sau întrerupte.

Puteți modifica calitatea serviciului routerului pentru a favoriza pachetele de voce față de datele mai puțin sensibile la timp. Majoritatea furnizorilor de telefoane software VoIP pot realiza acest lucru practic pentru tine.

Pasul 3) Completați toate cerințele tehnice

Mai sunt câteva cerințe tehnice pe care trebuie să le îndepliniți.

• Cel puțin un codec ar trebui să fie standard între ambele capete
• Telefoanele soft interacționează numai cu alte dispozitive care folosesc similare VoIP protocol
• Telefoanele soft nu funcționează numai pe desktop-uri și smartphone-uri, dar pot funcționa cu o varietate de platforme.

Software-ul softphone oferă o experiență de utilizator relativ simplă. Permite transferul, reținerea apelurilor telefonice, iar mesajele vocale pot fi gestionate rapid.

Caracteristicile softphone-ului

Iată caracteristicile importante ale unui softphone:

• Liste de contacte partajate: Aceste liste partajează conexiunile dvs. cu colegii dvs. sau se alătură unei baze de date de contacte de afaceri.
• Less Echipament: telefoanele soft au nevoie de mult mai puțin hardware decât telefoanele de birou tradiționale.
• Fără linie dedicată: O reducere semnificativă a cheltuielilor pentru compania dumneavoastră este absența unei linii dedicate.
• Director de contact: Ar trebui să puteți vedea o listă de contacte pe Softphone.
• Apelare extensie: Telefoanele software ale companiei sunt utile ca telefoane de birou, așa că ar trebui să se poată conecta cu colegii prin apelarea extensiei, în special pentru teleconferințe.
• Calitate superioară a apelurilor: Cu o prioritate mai mare a lățimii de bandă și tehnologia de router îmbunătățită, vorbirea neinteligibilă și întârzierile audio nu sunt probleme și vă puteți bucura de o calitate superioară a apelurilor.
• Mesagerie instanta: Puteți folosi chatul instantaneu prin intermediul unui softphone pentru a vă coordona mai rapid și a răspunde rapid la probleme, scăzând în mod semnificativ gradul de accesibilitate tot timpul.
• Apeluri video: Apelurile video vă permit să interacționați cu echipa dvs. Pentru a stimula cooperarea, membrii echipei pot folosi instrumente precum tablă virtuală, partajarea ecranului, controlul ecranului de la distanță etc.
• Apel în așteptare și ID apelant: Ori de câte ori un agent primește un apel în timp ce în prezent este la telefon cu oricine altcineva, funcția de apel în așteptare îl alertează.
• Control volum și dezactivare: Un softphone este bun pentru a prelua apeluri atunci când nu vă aflați într-un loc convenabil. Puteți dezactiva și regla volumul.
• Conferință în trei: Puteți avea un apel conferință tripartit cu două contacte suplimentare în timp ce utilizați un softphone.

Cum configurezi un softphone?

Configurarea rețelei telefonice cablate a unei companii poate fi o sarcină consumatoare de timp și excesiv de complicată. S-ar putea să vi se pară complicată instalarea și să aveți nevoie de experți pentru a vă accesa locul de muncă. Poate împiedica echipa dvs. să sune pe parcursul unei proceduri de instalare îndelungate și perturbatoare.

Cu toate acestea, veți avea o experiență plăcută în timp ce utilizați un sistem softphone, deoarece configurarea pe telefonul sau pe computerul echipei dvs. se poate face în câteva minute.

Iată pașii pentru a crește softphone-ul:

Pas 1) Urmați instrucțiunile de configurare împreună cu echipa IT, apoi descărcați fișierul furnizorului de softphone.

Pas 2) Începeți procesul de instalare selectând pictograma fișierului.

Pas 3) Finalizați activarea programului atingând softphone-ul pentru a furniza simbolul de două ori.

Configurarea rapidă a softphone-ului și a funcțiilor sale asociate poate părea dificilă, dar după trei pași simpli, veți putea oferi o experiență de utilizator de top.

Caracteristici importante ale softphone-ului

Iată câteva caracteristici importante ale unui softphone

• Prezenţă: Telefoanele soft arată dacă o echipă este offline, online, într-o întâlnire sau ocupată. Îi puteți suna după ce le cunoașteți orele de disponibilitate sau puteți trece la un canal mai potrivit, cum ar fi mesageria instant.
• portabilitate: Angajații de la distanță, personalul din biroul intern și călătorii frecventi își pot transporta telefoanele mobile ale companiei peste tot. Angajații nu trebuie să rămână la stațiile de lucru pentru a răspunde la apeluri telefonice. Ei pot efectua și primi apeluri de oriunde ca și cum ar fi așezați la un birou.
• Confidențialitate: Să presupunem că doriți să vă păstrați detaliile private, puteți utiliza software-ul softphone pentru a răspunde la apelurile de serviciu de pe telefonul smartphone, dar lăsați detaliile și contactele separate. Cu un softphone, întreaga organizație comunică printr-o conexiune privată.
• Eficiență: Telefoanele soft vă vor ajuta să utilizați mai multe funcții, inclusiv mesageria vocală vizuală, comutatoarele de apel prin glisare și plasare, notificări pentru apeluri primite și configurarea mesajelor vocale către e-mail, prin interfața cu utilizatorul (UI).
• Conectivitate: Capacitatea de a vă transporta softphone-ul oriunde este un avantaj semnificativ. Vă puteți instala aplicația pe un computer nou și o puteți include pe mai multe dispozitive mobile. Cea mai bună parte este că trebuie să fii îngrijorat de costurile transferului și înlocuirii echipamentului.

Avantaje și dezavantaje Softphone

Iată avantajele/avantajele utilizării unui softphone:

• Apelurile pot fi efectuate sau preluate de oriunde
• Angajații pot ascunde numerele de telefon și informații personale
• Oferă funcții suplimentare, cum ar fi apelurile vocale către e-mail
• Îl puteți descărca pe mai multe dispozitive
• Arată disponibilitatea echipei și dacă apelarea lor este cea mai eficientă metodă în timp

Iată care sunt dezavantajele/contrale folosirii unui softphone:

• Calitatea conexiunii dvs. la internet afectează efectuarea și primirea apelurilor.
• Puteți suporta costuri inițiale suplimentare în funcție de furnizorul dvs. VOIP.
• Stăpânirea modului în care funcționează un softphone poate necesita mult timp.

Telefoane soft vs. Telefoane de birou

Ați putea fi nehotărât dacă să alegeți un telefon tradițional sau un soft. Iată comparațiile care vă vor ajuta să alegeți:

Telefoane tradiționale:

• Costuri inițiale substanțiale: Telefoanele tradiționale necesită telefoane scumpe, taxe pentru stabilirea liniilor telefonice și, eventual, unele recablari în clădire pentru a găzdui sistemul. Aceste cheltuieli inițiale nu iau în considerare suma pe care va trebui să o cheltuiți pentru a le susține sau a le înlocui în timp.
• Caracteristici și funcționalități de bază limitate: Un telefon fix tradițional gestionează doar apelurile audio și necesită un upgrade pentru apelurile conferință.
• Comunicații unificate: Este benefic să ai un singur sistem telefonic pentru tot personalul tău.
• Oferă informații limitate despre apelanți, deoarece puteți vedea doar ID-ul de bază al apelantului.

Telefoane soft:

• Costuri inițiale reduse: Softphone-urile necesită doar căști pentru toți utilizatorii și vine cu funcții de conferință și video fără cheltuieli suplimentare. Mai mult, nu trebuie să achiziționați software suplimentar, deoarece telefoanele software sunt compatibile cu cele existente CRM-uri.
• Caracteristici de bază extinse: Telefoanele soft includ încă partajarea mesajelor instantanee în timpul apelurilor critice, programarea rapidă a teleconferințelor și posibilitățile de mesagerie vocală la e-mail oferă un nou domeniu de conectivitate pe care telefoanele înrădăcinate nu îl pot egala.
• Capabilitati de la distanta: Telefoanele soft ar putea fi utile dacă aveți personal care lucrează de la distanță. Echipa ta poate activa redirecționarea apelurilor către smartphone-ul lor, poate accesa aplicația softphone din orice parte a globului și poate modifica setările prin simpla apăsare a unui buton. Cu posibilitatea de a apela de oriunde, chiar și membrii echipei de la distanță vor participa la apeluri conferință.
• Oferă informații utile: Oferă informații importante despre apelanți, inclusiv date despre apelurile anterioare.

Care este diferența dintre VoIP și telefoane soft?

Iată câteva diferențe majore între VOIP și softphones:

• VoIP permite unui telefon IP fizic să funcționeze și să se conecteze la o rețea.
• Un softphone este un program software care oferă o experiență telefonică obișnuită folosind smartphone-ul, dispozitivul portabil sau computerul personal.
• A VoIP fizic telefonul se conectează la un port Ethernet și necesită un telefon fizic.
• Telefoanele soft sunt ieftine de utilizat și orice membru al echipei le poate accesa fără a fi nevoie să fie fizic acolo.

Cum să selectați furnizorul de softphone potrivit pentru afacerea dvs

Iată lucruri importante de reținut atunci când selectați furnizorul de softphone potrivit pentru afacerea dvs.:

• Aplicații mobile integrate: Un softphone ar trebui să se bazeze pe un program softphone integrat, ușor de utilizat. Ar trebui să includă rute de comunicare, cum ar fi apeluri, întâlniri video și mesagerie instantanee. Vă va permite să păstrați legătura cu colegii de muncă.
• Linii telefonice suficiente: Determinați câte linii telefonice va dori compania dvs. și asigurați-vă, de asemenea, că furnizorul de softphone pe care îl alegeți poate livra acel număr de linii.
• Determinați adaptabilitatea: Un softphone ar trebui să poată oferi informații de contact personalizate și să se adapteze la cultura afacerii în care lucrează. Adaptările includ capacitatea de a funcționa sub presiune și în orele de vârf.
• OperaCompatibilitatea sistemului: Nu toate telefoanele soft funcționează cu fiecare sistem de operare (OS) și trebuie să selectați un softphone compatibil cu sistemul de operare curent. (Windows, macOS, iOS și Android.
• Compatibilitate cu protocolul VoIP: Verificați dacă softphone-ul dvs. utilizează protocolul exact ca serviciu VoIP preferat. Protocoalele determină modul în care datele sunt gestionate și mutate în orice rețea. Deci, verificarea faptului că noul softphone va îndeplini conformitatea VOIP este esențială.
• Depanare 24/7:De asemenea, trebuie să vă asigurați că furnizorul dvs. preferat oferă ajutor tehnic adecvat. Veți dori să vă asigurați că cineva va fi acolo pentru a vă ghida, indiferent de ce s-ar întâmpla.
• De securitate: Este esențial să investighezi măsurile de siguranță utilizate de fiecare furnizor. Chiar dacă există atacuri, amenințarea la securitate nu este mai mare decât managerii de descărcare, mesageria instantanee sau exploratorii de internet. Anumite telefoane soft sunt predispuse la hacking. Ignorarea mecanismelor de securitate ale softphone-ului poate duce la frustrari mai târziu. Aflați ce măsuri de securitate a implementat furnizorul de softphone. Rezultatul poate fi o expunere semnificativă a datelor dvs. sensibile, ducând la pierderi masive.
• Structura prețurilor și opțiunile de plată:Telefoanele soft sunt ieftine. Fiecare furnizor oferă planuri de prețuri și opțiuni de plată diferite. Cercetați și evaluați tarifele diverșilor furnizori și serviciile și caracteristicile acestora. Ar trebui să luați în considerare nivelurile de preț pentru numărul de conexiuni și dacă există limite superioare pentru numărul de minute pe care compania le poate folosi. Ar trebui să solicitați o perioadă de testare în contract și să verificați dacă serviciul corespunde așteptărilor dumneavoastră.
• Acoperire locală și internațională:Pentru a păstra legătura cu consumatorii dvs., este avantajos să obțineți numerele de telefon și Softphone într-o singură locație și de la un singur furnizor de servicii. Ar putea ajuta la economisirea timpului și a banilor cheltuiți pe doi furnizori și sisteme separate.

Rezumat

• Un sistem softphone este un program software care funcționează ca un telefon tradițional pe un computer personal, tabletă sau smartphone.
• Oferă funcții integrate precum mesageria instantanee, identificarea apelantului, apeluri în conferință și liste de contacte partajate.
• Companiile pot prefera un softphone în locul unui telefon de birou pentru lucrătorii de la distanță pentru a reduce costurile inițiale de configurare.
• Ar trebui să optați pentru un furnizor de software softphone care oferă o perioadă de probă.