Integrarea proiectului și managementul domeniului de aplicare: ce este, definiție
Jonathan Reed
⚡ Rezumat inteligent
Managementul Integrării Proiectelor coordonează fiecare activitate, plan și modificare pe parcursul unui proiect, în timp ce Managementul Domeniului de Proiect definește și controlează exact munca necesară, astfel încât echipele să livreze produsul potrivit la timp și în limita bugetului.
Ce este managementul integrării proiectelor?
Managementul integrării proiectelor se preocupă în principal de procesele necesare pentru a se asigura că diferitele activități ale proiectului sunt coordonate corespunzător.
Cu alte cuvinte, procesul de management al integrării proiectelor cuprinde activități precum identificarea, definirea, combinarea și coordonarea diferitelor procese legate de proiect.
Managementul integrării proiectelor include următoarele activități.
| Etape | Etapa Proiectului | Livrabile cheie |
|---|---|---|
| Elaborați cartea proiectului | Inițierea | Carta proiectului |
| Elaborați Planul de Management al Proiectului | Planificare | Planul de management al proiectului |
| Direcționați și gestionați munca la proiect | Execuție | livrabile |
| Monitorizarea și controlul lucrărilor de proiect | Monitorizare și control | Cereri de modificare |
| Efectuați controlul integrat al schimbărilor | Monitorizare și control | Modificați actualizările privind starea cererii |
| Închideți proiectul sau faza | Închiderea proiectului | Produs final |
Vom vedea fiecare proces pas cu pas mai jos:-
Carta proiectului
Carta de proiect este o parte integrantă a managementului integrării proiectelor, fără o carta de proiect, un proiect nu poate începe. Autorizează și definește în mod oficial obiectivele proiectului. Include numele, descrierea și rezultatele proiectului, de obicei scrise de o autoritate superioară decât un manager de proiect.
| Intrări | Instrumente și tehnici | Livrabile |
|---|---|---|
| Declarația de lucru a proiectului | Judecata expertului | Carta proiectului |
| Caz de afaceri | ||
| cutract | ||
| Factorii de mediu ale întreprinderii | ||
| Activele procesului organizațional |
Planul de management al proiectului
Dezvoltarea planului de proiect folosește rezultatele celorlalte procese de planificare pentru a produce un document coerent, logic, care poate fi folosit pentru a ghida atât controlul proiectului, cât și execuția proiectului. Planul de management al proiectului este utilizat pentru a direcționa execuția proiectului, documentarea ipotezei de planificare a proiectului, comunicarea între părțile interesate, pentru un control mai bun al proiectului etc.
| Intrări | Instrumente și tehnici | Livrabile |
|---|---|---|
| Carta proiectului | Judecata expertului | Planul de management al proiectului |
| Rezultate din procesele de planificare | ||
| Factorii de mediu ale întreprinderii | ||
| Activele procesului organizațional |
Direcționați și gestionați munca la proiect
Este un proces în care lucrarea va fi executată așa cum este definit în planul de management al proiectului și implementarea modificărilor în ceea ce privește cerințele proiectului.
| Intrări | Instrumente și tehnici | Livrabile |
|---|---|---|
| Plan de management al proiectului | Judecata expertului | livrabile |
| Solicitări de modificare aprobate | Sistem informatic de management al proiectelor | Informații despre performanța muncii |
| Factorii de mediu ale întreprinderii | Cereri de modificare | |
| Activele procesului organizațional | Actualizări ale planurilor de management de proiect | |
| Actualizări ale documentelor de proiect |
Monitorizarea și controlul lucrărilor de proiect
Această etapă include tracrevizuirea și raportarea progresului proiectului pentru a îndeplini obiectivele de performanță definite în planul de management al proiectului.
| Intrări | Instrumente și tehnici | Livrabile |
|---|---|---|
| Plan de management al proiectului | Judecata expertului | Cereri de modificare |
| Rapoarte de performanță | Actualizări ale planurilor de management de proiect | |
| Factorii de mediu ale întreprinderii | Actualizări ale documentelor de proiect | |
| Activele procesului organizațional |
Efectuați controlul integrat al schimbărilor
Este faza în care impactul oricărei schimbări este evaluat în raport cu proiectul. Trebuie să fie evaluat pe întregul proiect. În acest proces, munca efectivă este analizată în raport cu planul proiectat și face o ajustare dacă acestea nu sunt în linie sau sincronizate.
Diferența dintre „monitorizarea și controlul lucrărilor de proiect” și „controlul integrat al schimbării” este că Perform Integrated Change Control pune accent pe gestionarea oricărei modificări aduse domeniului de aplicare a proiectului, în timp ce primul se concentrează pe gestionarea modului în care acest domeniu este executat.
| Intrări | Instrumente și tehnici | Livrabile |
|---|---|---|
| Plan de management al proiectului | Judecata expertului | Modifică actualizările privind starea solicitărilor |
| Informații despre performanța muncii | Schimbări de control | Actualizări ale planului de management al proiectului |
| Cereri de modificare | Actualizări ale documentelor de proiect | |
| Factorii de mediu ale întreprinderii | ||
| Activele procesului organizațional |
Închideți proiectul sau faza
Este faza de finalizare formală a activităților legate de proiect.
| Intrări | Instrumente și tehnici | Livrabile |
|---|---|---|
| Plan de management al proiectului | Judecata expertului | Tranziția finală a produsului, serviciului sau rezultatului |
| Livrabile acceptate | Actualizări ale activelor procesului organizațional | |
| Activele procesului organizațional |
Ce este managementul domeniului proiectului?
Un proces de management al domeniului de aplicare determină ce muncă trebuie efectuată și asigură că proiectul include doar acea lucrare pentru a finaliza proiectul.
De ce managerii au nevoie de managementul domeniului proiectului
- Fără a determina domeniul de aplicare al proiectului, timpul sau costul pe care îl va lua proiectul nu pot fi estimate
- Managementul domeniului de aplicare construiește procese de control pentru a aborda elementele care pot modifica proiectul în timpul ciclul de viață al proiectului
- Ajută la evitarea provocărilor pe care un proiect le-ar putea întâmpina, având în vedere domeniul de aplicare în continuă creștere și lista de cerințe neregulate.
Această etapă include atât-
- Gestionarea domeniului proiectului
- Gestionarea domeniului de aplicare al produsului
Procesul de management al domeniului proiectului include următoarele activități.
| Etape | Grupul de proiect | Livrabile cheie |
|---|---|---|
| Managementul domeniului de aplicare al planului | Planificare | |
| Colectați cerințele | Planificare | Document obligatoriu |
| Definiți domeniul de aplicare | Planificare | Declarația de aplicare a proiectului |
| Creați WBS | Planificare | Director WBS, WBS |
| Validați domeniul de aplicare | Monitorizare și control | Livrabile de acceptare |
| Domeniul de control | Monitorizare și control | Cerere de modificare |
Vom vedea fiecare proces pas cu pas mai jos:-
Managementul domeniului de aplicare al planului
Planul de management al domeniului de aplicare va determina modul în care domeniul de aplicare va fi definit, validat și controlat.
| Intrări primare | Instrumente și tehnici | Ieșiri primare |
|---|---|---|
| Declarație preliminară privind scopul proiectului | ||
| Carta proiectului | Întâlniri | Planuri de management al cerințelor |
| Planul de management al proiectului | Judecata expertului | Planuri de management al domeniului de aplicare |
| Factorii de mediu ale întreprinderii | ||
| Activele procesului organizațional |
Colectați cerințele
În timpul acestui proces, managerii folosesc diverse tehnici și instrumente pentru colectarea cerințelor proiectului de la părțile interesate. Această etapă este foarte importantă și, dacă este realizată cu acuratețe, șansele de eroare în timpul proiectului vor fi minime.
| Intrări primare | Instrumente și tehnici | Ieșiri primare |
|---|---|---|
| Carta proiectului | interviuri | Documentația cerinței |
| Registrul părților interesate | Focus grup | Planul de management al cerințelor |
| Tehnici de creativitate de grup | Cerinţe tracmatricea de eficiență | |
| Ateliere facilitate | ||
| Anchete și chestionare | ||
| Prototipurilor | ||
| Observatii | ||
| Tehnici de luare a deciziilor în grup |
Procesul de definire a domeniului de aplicare
Acest proces indică în mod clar cum ar trebui să progreseze proiectul și ce nu poate face. În timpul acestui proces se asigură că proiectul rămâne pe linia de plutire. track prin analizarea documentelor justificative. Domeniul de aplicare rezultat va menționa apoi cerințele și așteptările părților interesate.
| Intrări primare | Instrumente și tehnici | Ieșiri primare |
|---|---|---|
| Carta proiectului | Judecata expertului | Declarația de aplicare a proiectului |
| Documentatia cerinţelor | Analiza produsului | Actualizări ale documentelor de proiect |
| Activele procesului organizațional | Identificare alternativă | |
| Ateliere facilitate |
Crearea WBS (Work Breakdown Structure)
WBS permite managerului de proiect și echipei sale să descompună livrabilele unui proiect de nivel înalt în unități de lucru mai mici, gestionabile, numite pachete de lucru.
| Intrări primare | Instrumente și tehnici | Ieșiri primare |
|---|---|---|
| Declarația de aplicare a proiectului | Descompunere | WBS |
| Documentatia cerinţelor | Dicționar WBS | |
| Activele procesului organizațional | Linia de bază a domeniului de aplicare | |
| Actualizări ale documentelor de proiect |
Validați domeniul de aplicare
Procesul de validare a domeniului de aplicare implică acceptarea de către client. Este momentul în care clientul acceptă oficial toate livrabilele proiectului. La sfârșitul fiecărei faze are loc acest proces. În timpul acestui proces, clientul își oferă feedback-ul cu privire la munca efectuată.
| Intrări primare | Instrumente și tehnici | Ieșiri primare |
|---|---|---|
| Declarația de aplicare a proiectului | Inspecție | Livrabile de acceptare |
| Planul de management al proiectului | Cerere de modificare | |
| Cerinţă TracMatricea de eficiență | Actualizări ale documentelor de proiect | |
| Livrabile validate |
Controlul domeniului
Acest proces sau fază implică monitorizarea stării proiectului și gestionarea modificărilor domeniului de aplicare. Pe lângă aceasta, implică și evaluarea cerințelor suplimentare de către client sau supravegherea proactivă a domeniului de aplicare al proiectului.
| Intrări primare | Instrumente și tehnici | Ieșiri primare |
|---|---|---|
| Planul de management al proiectului | Analiza variației | Măsurătorile performanței în muncă |
| Documentatia cerinţelor | Solicitări de schimbare | |
| Cerinţă tracmatricea de eficiență | ||
| Activele procesului organizațional | ||
| Informații despre performanța muncii | Actualizări ale documentelor de proiect |
Puncte cheie de reținut pentru managementul domeniului
- Pentru a evita depășirea costurilor și derapajele de program, domeniul de aplicare trebuie să fie complet și precis.
- Domeniul de aplicare trebuie definit în mod clar pentru a evita munca inutile și confuzia
- Documentul de aplicare ar trebui să fie partajat tuturor părților interesate pentru a evita erorile în proiectare și cerințe
- Buna practică pentru managementul domeniului de aplicare este că documentul domeniului de aplicare trebuie să rămână nemodificat pe durata proiectului
Diferențe cheie între integrarea proiectelor și managementul domeniului de aplicare al proiectului
Deși ambele domenii de cunoaștere aparțin cadrului PMBOK și au în comun mai multe informații, ele răspund la întrebări diferite.
Managementul Integrării Proiectelor se întreabă cum se integrează fiecare plan, rezultat final și modificare pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului. Managementul Domeniului de Aplicare al Proiectului se întreabă ce lucrări va livra și ce nu va livra proiectul.
Diferențele apar clar în tabelul următor.
| Aspect | Managementul integrării proiectelor | Managementul domeniului proiectului |
|---|---|---|
| Scop principal | Coordonați fiecare domeniu de cunoștințe într-un plan consecvent. | Definiți, validați și controlați munca necesară pentru livrarea produsului. |
| Livrabil cheie | Carta proiectului și planul de management al proiectului. | Declarația domeniului de aplicare, structura de defalcare a lucrărilor și linia de bază a domeniului de aplicare. |
| Ieșire tipică | Cereri de modificare aprobate și planuri actualizate. | Livrabile acceptate și cereri de modificare legate doar de domeniul de aplicare. |
| Proprietar | Manager de proiect care lucrează cu sponsorul. | Manager de proiect care lucrează cu analistul de afaceri și părțile interesate. |
Pe scurt, integrarea menține componentele proiectului funcționând ca un singur sistem, în timp ce gestionarea domeniului de aplicare menține limitele de lucru clare și stabile.
Cum să previi derapajul de domeniu într-un proiect
Deviația necontrolată a domeniului de aplicare este extinderea necontrolată a activității proiectului după aprobarea nivelului de referință al domeniului de aplicare. Aceasta epuizează bugetul, depășește termenele limită și afectează calitatea atunci când nu este identificată din timp.
Următoarele practici ajută un manager de proiect să țină sub control depășirea limitelor de aplicare de la inițiere până la închidere.
- Scrieți o declarație clară privind domeniul de aplicare. Descrieți fiecare rezultat final, excludere, presupunere și constrângere din declarația de domeniu, astfel încât părțile interesate să împărtășească o singură interpretare a lucrării.
- Creați o structură detaliată de defalcare a lucrărilor. Descompuneți livrabilele în pachete de lucru suficient de mici pentru a fi estimate în ore sau zile. Un WBS precis face ca noile solicitări să fie evidente, deoarece nu se potrivesc niciunui pachet de lucru existent.
- Stabiliți din timp domeniul de aplicare. Înghețați instrucțiunea de domeniu, WBS și dicționarul WBS ca bază de domeniu și stocați-le în controlul versiunilor, astfel încât orice abatere să fie măsurabilă.
- Dirijați fiecare solicitare prin controlul integrat al modificărilor. Când o parte interesată solicită o nouă funcționalitate, înregistrați solicitarea, evaluați impactul acesteia asupra costului, programului, calității și riscului, apoi aprobați-o sau respingeți-o în consiliul de control al modificărilor.
- Traccerințe k cu un tracmatricea de facilitate. Conectați fiecare cerință la o nevoie de afaceri, un rezultat final și un test de acceptare. Cererile care nu pot fi tracreturnate unei nevoi de afaceri sunt candidați puternici pentru respingere.
- Comunicați deciziile privind domeniul de aplicare. Distribuiți fiecare modificare aprobată și respinsă cu echipa extinsă, astfel încât nimeni să nu înceapă din greșeală activități neacoperite de buget.
Acești pași nu elimină schimbarea. Ei mențin schimbarea vizibilă și finanțată, ceea ce reprezintă diferența dintre evoluția sănătoasă și extinderea distructivă a scopului.
Instrumente populare pentru integrarea proiectelor și gestionarea domeniului de aplicare
Managerii de proiect moderni rareori tracIntegrarea k și domeniul de aplicare doar în foile de calcul. Următoarele instrumente acoperă nevoile comune ale celor două domenii de cunoștințe.
- Microsoft Project: Un planificator desktop și cloud cu un sistem Gantt puternic, resurse și nivel de referință tracrege pentru proiecte medii și mari.
- Jira și Jira Align: Utilizat pe scară largă în echipele agile pentru a gestiona proiecte epice, povești și dependențe între echipe, menținând în același timp o restanță la nivelul domeniului de aplicare.
- Smartsheet: Un instrument bazat pe grilă care acceptă structuri de defalcare a lucrărilor, jurnale de modificări și tablouri de bord integrate, fără costuri suplimentare mari de învățare.
- Asana și monday.com: Platforme de colaborare care combină liste de activități, vizualizări de portofoliu și fluxuri de lucru cu cereri de modificare într-un singur spațiu de lucru.
- Confluență și SharePoint: Platforme de documente care permit căutarea într-un singur loc a statutului proiectului, a scopului proiectului și a deciziilor privind modificarea.
Alegerea corectă depinde de mărimea echipei, metoda de livrare și standardul de raportare utilizat de sponsor.
