Tipuri de sisteme informatice: MIS, TPS, DSS, diagramă piramidală

O organizație tipică este împărțită în nivel operațional, mediu și superior. Cerințele de informații pentru utilizatori la fiecare nivel diferă. În acest scop, există un număr de sisteme informaționale care sprijină fiecare nivel dintr-o organizație.

Acest tutorial va explora diferitele tipuri de sisteme informaționale, nivelul organizațional care le utilizează și caracteristicile sistemului informațional particular.

Diagrama piramidală a nivelurilor organizaționale și cerințele de informații

Înțelegerea diferitelor niveluri ale unei organizații este esențială pentru a înțelege informațiile solicitate de utilizatorii care operează la nivelurile lor respective.

Următoarea diagramă ilustrează diferitele niveluri ale unei organizații tipice.

Operanivel de management național

Nivelul operațional se preocupă de efectuarea tranzacțiilor de afaceri zilnice ale organizației.

Exemple de utilizatori la acest nivel de management includ casierii la un punct de vânzare, casierii de bănci, asistentele medicale dintr-un spital, personalul de asistență pentru clienți etc.

Utilizatorii de la acest nivel folosesc decizii structurate. Aceasta înseamnă că au reguli definite care îi ghidează în timpul luării deciziilor.

De exemplu, dacă un magazin vinde articole pe credit și are o politică de credit care are o anumită limită stabilită pentru împrumut. Toată persoana de vânzări trebuie să decidă dacă să acorde credit unui client sau nu se bazează pe informațiile curente de credit din sistem.

Nivel de management tactic

Acest nivel de organizare este dominat de manageri de nivel mediu, șefi de departamente, supervizori etc. Utilizatorii de la acest nivel supraveghează de obicei activitățile utilizatorilor la nivelul managementului operațional.

Utilizatorii tactici iau decizii semi-structurate. Deciziile se bazează parțial pe linii directoare stabilite și apeluri de judecată. De exemplu, un manager tactic poate verifica limita de credit și istoricul plăților unui client și poate decide să facă o excepție pentru a crește limita de credit pentru un anumit client. Decizia este parțial structurată în sensul că managerul tactic trebuie să folosească informațiile existente pentru a identifica un istoric de plăți care beneficiază organizația și un procent de creștere permis.

Nivel de management strategic

Acesta este cel mai înalt nivel dintr-o organizație. Utilizatorii de la acest nivel iau decizii nestructurate. Managerii de nivel superior sunt preocupați de planificarea pe termen lung a organizației. Ei folosesc informații de la managerii tactici și date externe pentru a-i ghida atunci când iau decizii nestructurate.

Sistemul de procesare a tranzacțiilor (TPS)

Sistemele de procesare a tranzacțiilor sunt utilizate pentru a înregistra tranzacțiile zilnice ale organizației. Sunt utilizate de utilizatori la nivel de management operațional. Obiectivul principal al unui sistem de procesare a tranzacțiilor este să răspundă la întrebări de rutină precum;

• Cum s-au vândut imprimantele astăzi?
• Cât inventar avem la îndemână?
• Care este datoriile restante pentru John Doe?

Prin înregistrarea tranzacțiilor zilnice de afaceri, sistemul TPS oferă răspunsuri la întrebările de mai sus în timp util.

• Deciziile luate de managerii operaționali sunt de rutină și foarte structurate.
• Informațiile produse din sistemul de procesare a tranzacțiilor sunt foarte detaliate.

De exemplu, băncile care acordă împrumuturi solicită ca compania pentru care lucrează o persoană să aibă un memorandum de înțelegere (MoU) cu banca. Dacă o persoană al cărei angajator are un Memorandum de înțelegere cu banca solicită un împrumut, tot ce trebuie să facă personalul operațional este să verifice documentele depuse. Dacă îndeplinesc cerințele, atunci documentele de cerere de împrumut sunt procesate. Dacă nu îndeplinesc cerințele, atunci clientul este sfătuit să vadă personalul de management tactic pentru a vedea posibilitatea semnării unui Memorandum de înțelegere.

Exemple de sisteme de procesare a tranzacțiilor includ;

• Sisteme de punct de vânzare – înregistrează vânzările zilnice
• Sisteme de salarizare – procesarea salariului angajatilor, gestionarea creditelor etc.
• Sisteme de control al stocurilor – urmărirea nivelurilor de inventar
• Sisteme de rezervare a companiilor aeriene – gestionarea rezervărilor de zboruri

Sistemul informațional de management (MIS)

Sisteme informatice de management (MIS) sunt folosite de managerii tactici pentru a monitoriza starea curentă de performanță a organizației. Ieșirea dintr-un sistem de procesare a tranzacțiilor este utilizată ca intrare într-un sistem de informații de management.

Sistemul MIS analizează intrarea cu algoritmi de rutină, adică cumulează, compară și rezumă rezultatele în rapoarte produse pe care managerii tactici le folosesc pentru a monitoriza, controla și prezice performanța viitoare.

De exemplu, intrarea dintr-un sistem de puncte de vânzare poate fi utilizată pentru a analiza tendințele produselor care au performanțe bune și ale celor care nu au performanțe bune. Aceste informații pot fi folosite pentru a face comenzi viitoare de inventar, adică creșterea comenzilor pentru produse cu performanțe bune și reducerea comenzilor de produse care nu funcționează bine.

Exemple de sisteme informatice de management includ;

• Sisteme de management al vânzărilor – primesc informații din sistemul punctului de vânzare
• Sisteme de bugetare – oferă o imagine de ansamblu asupra câți bani sunt cheltuiți în cadrul organizației pe termen scurt și lung.
• Sistem de management al resurselor umane – bunăstarea generală a angajaților, fluctuația personalului etc.

Managerii tactici sunt responsabili pentru decizia semi-structurată. Sistemele MIS oferă informațiile necesare pentru a lua decizia structurată și pe baza experienței managerilor tactici, aceștia fac apeluri de judecată, adică prezic cât de mult de bunuri sau de stoc ar trebui comandat pentru al doilea trimestru pe baza vânzărilor din primul trimestru.

Sistemul de sprijinire a deciziilor (DSS)

Sisteme de sprijin decizional sunt folosite de conducerea superioară pentru a lua decizii non-rutine. Sistemele de sprijinire a deciziilor utilizează input din sistemele interne (sisteme de procesare a tranzacțiilor și sisteme de informare de management) și sisteme externe.

Obiectivul principal al sistemelor de sprijinire a deciziilor este de a oferi soluții la problemele care sunt unice și se schimbă frecvent. Sistemele de sprijin pentru decizii răspund la întrebări precum;

• Care ar fi impactul performanței angajaților dacă dublam lotul de producție din fabrică?
• Ce s-ar întâmpla cu vânzările noastre dacă un nou concurent ar intra pe piață?

Sistemele de sprijinire a deciziilor folosesc modele matematice sofisticate și tehnici statistice (probabilitate, modelare predictivă etc.) pentru a oferi soluții și sunt foarte interactive.

Exemple de sisteme de sprijinire a deciziilor includ;

• Sisteme de planificare financiară – permite managerilor să evalueze modalități alternative de atingere a obiectivelor. Obiectivul este găsirea modului optim de atingere a scopului. De exemplu, profitul net pentru o afacere este calculat folosind formula Vânzări totale minus (costul mărfurilor + cheltuieli). Un sistem de planificare financiară va permite directorilor superiori să pună întrebări și să ajusteze valorile pentru vânzările totale, costul mărfurilor etc. pentru a vedea efectul deciziei și asupra profitului net și pentru a găsi cea mai optimă modalitate.
• Sisteme de management al creditelor bancare – este utilizat pentru a verifica creditul solicitantului de credit și pentru a prezice probabilitatea recuperării creditului.

Tehnici de inteligență artificială în afaceri

Inteligență artificială sistemele imită expertiza umană pentru a identifica tipare în seturi mari de date. Companii precum Amazon, Facebook și Google etc. utilizează tehnici de inteligență artificială pentru a identifica datele care sunt cele mai relevante pentru dvs.

Să folosim Facebook ca exemplu, Facebook face de obicei predicții foarte precise despre oameni pe care ai putea să-i cunoști sau cu care ai fost la școală. Ei folosesc datele pe care le furnizați, datele pe care le oferă prietenii dvs. și, pe baza acestor informații, fac predicții despre persoanele pe care ați putea să le cunoașteți.

Amazon folosește și tehnici de inteligență artificială pentru a sugera produse pe care ar trebui să le cumpărați și pe baza a ceea ce obțineți în prezent.

Google folosește și inteligență artificială pentru a vă oferi cele mai relevante rezultate de căutare bazate pe interacțiunile dvs. cu Google și pe locația dvs.

Aceste tehnici au contribuit foarte mult la succesul acestor companii, deoarece sunt capabile să ofere valoare clienților lor.

Procesare analitică online (OLAP)

Procesare analitică online (OLAP) este utilizat pentru a interoga și analiza date multidimensionale și pentru a produce informații care pot fi vizualizate în moduri diferite folosind mai multe dimensiuni.

Să presupunem că o companie vinde laptopuri, desktop-uri și Mobil dispozitiv. Au patru (4) ramuri A, B, C și D. OLAP poate fi utilizat pentru a vizualiza vânzările totale ale fiecărui produs în toate regiunile și pentru a compara vânzările reale cu vânzările proiectate.

Fiecare informație, cum ar fi produsul, numărul de vânzări, valoarea vânzărilor reprezintă o dimensiune diferită

Obiectivul principal al sistemelor OLAP este de a oferi răspunsuri la interogări ad-hoc în cel mai scurt timp posibil, indiferent de dimensiunea seturilor de date utilizate.