Tipuri de sisteme informatice: MIS, TPS, DSS, diagramă piramidală

O organizație tipică este împărțită în niveluri operaționale, medii și superioare. Cerințele de informații pentru utilizatorii de la fiecare nivel diferă. În acest scop, există o serie de sisteme informatice care susțin fiecare nivel dintr-o organizație.

Acest tutorial va explora diferitele tipuri de sisteme informatice, nivelul organizațional care le utilizează și caracteristicile sistemului informatic respectiv.

Diagrama piramidală a nivelurilor organizaționale și cerințele de informații

Înțelegerea diferitelor niveluri ale unei organizații este esențială pentru a înțelege informațiile solicitate de utilizatorii care operează la nivelurile lor respective.

Următoarea diagramă ilustrează diferitele niveluri ale unei organizații tipice.

Operanivel de management național

Nivelul operațional se ocupă de efectuarea tranzacțiilor comerciale zilnice ale organizației.

Exemple de utilizatori la acest nivel de management includ casierii la un punct de vânzare, casierii de bănci, asistentele medicale dintr-un spital, personalul de asistență pentru clienți etc.

Utilizatorii de la acest nivel iau decizii structurate. Aceasta înseamnă că au reguli definite care îi ghidează în procesul de luare a deciziilor.

De exemplu, dacă un magazin vinde articole pe credit și are o politică de credit care prevede o limită stabilită pentru împrumuturi, tot ce trebuie să facă agentul de vânzări pentru a decide dacă acordă sau nu credit unui client se bazează pe informațiile de credit actuale din sistem.

Nivel de management tactic

Acest nivel organizațional este dominat de manageri de nivel mediu, șefi de departamente, supervizori etc. Utilizatorii de la acest nivel supraveghează de obicei activitățile utilizatorilor de la nivelul managementului operațional.

Utilizatorii tactici iau decizii semi-structurate. Deciziile se bazează parțial pe linii directoare stabilite și apeluri de judecată. De exemplu, un manager tactic poate verifica limita de credit și istoricul plăților unui client și poate decide să facă o excepție pentru a crește limita de credit pentru un anumit client. Decizia este parțial structurată în sensul că managerul tactic trebuie să folosească informațiile existente pentru a identifica un istoric de plăți care beneficiază organizația și un procent de creștere permis.

Nivel de management strategic

Acesta este cel mai înalt nivel dintr-o organizație. Utilizatorii de la acest nivel iau decizii nestructurate. Managerii de nivel superior sunt preocupați de planificarea pe termen lung a organizației. Ei folosesc informații de la managerii tactici și date externe pentru a-i ghida atunci când iau decizii nestructurate.

Sistemul de procesare a tranzacțiilor (TPS)

Sistemele de procesare a tranzacțiilor sunt utilizate pentru a înregistra tranzacțiile zilnice ale organizației. Acestea sunt utilizate de utilizatori la nivel de management operațional. Obiectivul principal al unui sistem de procesare a tranzacțiilor este de a răspunde la întrebări de rutină, cum ar fi:

• Câte imprimante s-au vândut astăzi?
• Cât inventar avem la îndemână?
• Care este datoriile restante pentru John Doe?

Prin înregistrarea tranzacțiilor comerciale zilnice, un sistem TPS oferă răspunsuri la întrebările de mai sus în timp util.

• Deciziile luate de managerii operaționali sunt de rutină și foarte structurate.
• Informațiile produse din sistemul de procesare a tranzacțiilor sunt foarte detaliate.

De exemplu, băncile care acordă împrumuturi solicită ca firma la care lucrează o persoană să aibă un memorandum de înțelegere (MoU) cu banca. Dacă o persoană al cărei angajator are un MoU cu banca solicită un împrumut, tot ce trebuie să facă personalul operațional este să verifice documentele depuse. Dacă acestea îndeplinesc cerințele, atunci documentele cererii de împrumut sunt procesate. Dacă nu îndeplinesc cerințele, atunci clientul este sfătuit să se adreseze personalului de management tactic pentru a vedea posibilitatea semnării unui MoU.

Exemple de sisteme de procesare a tranzacțiilor includ:

• Sisteme de punct de vânzare – înregistrează vânzările zilnice.
• Sisteme de salarizare – procesarea salariilor angajaților, gestionarea creditelor etc.
• Sisteme de control al stocurilor – keeping track din nivelurile stocurilor.
• Sisteme de rezervare a companiilor aeriene – gestionarea rezervărilor de zboruri.

Sistemul informațional de management (MIS)

Sisteme informatice de management (MIS) sunt folosite de managerii tactici pentru a monitoriza starea curentă de performanță a organizației. Ieșirea dintr-un sistem de procesare a tranzacțiilor este utilizată ca intrare într-un sistem de informații de management.

Sistemul MIS analizează datele de intrare cu algoritmi de rutină, adică agregă, compară și sintetizează rezultatele pentru a produce rapoarte pe care managerii tactici le utilizează pentru a monitoriza, controla și prezice performanța viitoare.

De exemplu, datele de intrare dintr-un sistem de punct de vânzare pot fi utilizate pentru a analiza tendințele produselor care au performanțe bune și ale celor care nu au performanțe bune. Aceste informații pot fi utilizate pentru a face comenzi viitoare de stocuri, adică pentru a crește comenzile pentru produsele cu performanțe bune și a reduce comenzile pentru produsele care nu au performanțe bune.

Exemple de sisteme informaționale de management includ:

• Sisteme de management al vânzărilor – primesc informații de la sistemul punctului de vânzare.
• Sisteme de bugetare – oferă o imagine de ansamblu asupra câți bani sunt cheltuiți în cadrul organizației pe termen scurt și lung.
• Sistem de management al resurselor umane – bunăstarea generală a angajaților, fluctuația personalului etc.

Managerii tactici sunt responsabili pentru decizii semi-structurate. Sistemele MIS furnizează informațiile necesare pentru a lua decizia structurată și, pe baza experienței managerilor tactici, aceștia fac judecăți, adică prevăd cât de mult din bunuri sau stocuri ar trebui comandat pentru al doilea trimestru pe baza vânzărilor din primul trimestru.

Sistemul de sprijinire a deciziilor (DSS)

Sisteme de sprijin decizional sunt folosite de conducerea superioară pentru a lua decizii non-rutine. Sistemele de sprijinire a deciziilor utilizează input din sistemele interne (sisteme de procesare a tranzacțiilor și sisteme de informare de management) și sisteme externe.

Principalul obiectiv al sistemelor de asistență decizională este de a oferi soluții la probleme unice care se schimbă frecvent. Sistemele de asistență decizională răspund la întrebări precum:

• Care ar fi impactul performanței angajaților dacă dublam lotul de producție din fabrică?
• Ce s-ar întâmpla cu vânzările noastre dacă un nou concurent ar intra pe piață?

Sistemele de asistență decizională utilizează modele matematice sofisticate și tehnici statistice (probabilitate, modelare predictivă etc.) pentru a oferi soluții și sunt foarte interactive.

Exemple de sisteme de asistență a deciziilor includ:

• Sisteme de planificare financiară – acestea permit managerilor să evalueze modalități alternative de atingere a obiectivelor. Obiectivul este de a găsi modalitatea optimă de atingere a obiectivului. De exemplu, profitul net al unei afaceri se calculează folosind formula Vânzări totale minus (Costul bunurilor + Cheltuieli). Un sistem de planificare financiară va permite directorilor executivi să pună întrebări de tipul „ce-ar fi dacă” și să ajusteze valorile pentru vânzările totale, costul bunurilor etc., pentru a vedea efectul deciziei asupra profitului net și a găsi cea mai optimă modalitate.
• Sisteme de management al creditelor bancare – este utilizat pentru a verifica creditul solicitantului de credit și pentru a prezice probabilitatea recuperării creditului.

Tehnici de inteligență artificială în afaceri

Inteligență artificială sistemele imită expertiza umană pentru a identifica tipare în seturi mari de date. Companii precum Amazon, Facebook și Googleetc., utilizează tehnici de inteligență artificială pentru a identifica datele care sunt cele mai relevante pentru dvs.

Să luăm Facebook ca exemplu. Facebook face de obicei predicții foarte precise despre oameni pe care i-ai putea cunoaște sau cu care ai mers la școală. Ei folosesc datele pe care le oferi tu, datele pe care le furnizează prietenii tăi și, pe baza acestor informații, fac predicții despre oameni pe care i-ai putea cunoaște.

Amazon folosește și tehnici de inteligență artificială, pentru a sugera produse pe care ar trebui să le cumpărați pe baza a ceea ce achiziționați în prezent.

Google folosește și inteligență artificială pentru a vă oferi cele mai relevante rezultate de căutare pe baza interacțiunilor dvs. cu Google și locația dvs.

Aceste tehnici au contribuit în mare măsură la succesul acestor companii, deoarece sunt capabile să ofere valoare clienților lor.

Procesare analitică online (OLAP)

Procesare analitică online (OLAP) este utilizat pentru a interoga și analiza date multidimensionale și pentru a produce informații care pot fi vizualizate în moduri diferite folosind mai multe dimensiuni.

Să presupunem că o companie vinde laptopuri, desktop-uri și Mobil dispozitive. Acestea au patru (4) ramuri: A, B, C și D. OLAP poate fi utilizat pentru a vizualiza vânzările totale ale fiecărui produs în toate regiunile și pentru a compara vânzările reale cu vânzările proiectate.

Fiecare informație, cum ar fi produsul, numărul de vânzări și valoarea vânzărilor, reprezintă o dimensiune diferită.

Obiectivul principal al sistemelor OLAP este de a oferi răspunsuri la interogări ad-hoc în cel mai scurt timp posibil, indiferent de dimensiunea seturilor de date utilizate.

Întrebări frecvente