Estimarea costurilor de proiect și bugetarea în managementul proiectelor

Costul proiectului poate fi estimat din diverse surse de proces (Exemple de mai jos)

• Crearea structurii de defalcare a muncii (WBS)
• Elaborați programul
• Planificați resursele umane
• Identificarea riscurilor

Intrările de management al costurilor includ:

• Plan de management al proiectului
• Carta proiectului
• Factorii de mediu ale întreprinderii
• Activele procesului organizațional

În timp ce, rezultatul acestui lucru este

• Planul de management al costurilor.

Crearea estimărilor și a costurilor pentru proiect este o parte extrem de crucială a oricărui proiect management de proiect. La calcularea bugetului pentru proiect sunt luate în considerare diverse lucruri, cum ar fi costurile cu forța de muncă, achiziția de echipamente necesare, costurile materialelor etc.

Ce este estimarea costurilor proiectului?

Estimarea costurilor proiectului este definită ca procesul de aproximare a cheltuielilor totale ale proiectului. Acuratețea estimării costurilor și a bugetării în management de proiect depinde de acuratețea și detaliile domeniului de aplicare al proiectului, care este linia de bază a domeniului de aplicare. Domeniul de aplicare va defini, de asemenea, orice constrângeri precum data, resursele sau bugetul. Registrul de risc va ajuta la calcularea tipurilor estimative de costuri, a cheltuielilor efectuate în urma acțiunii contingente și a cheltuielilor efectuate pentru a face față riscurilor.

Pentru a estima costul proiectului, trebuie să clasificați diferite tipuri de costuri în categorii precum

• Costul forței de muncă
• Costul echipamentului
• Costul proviziilor
• Costul de călătorie
• Costul instruirii
• Cheltuieli generale etc.

Tehnici utilizate pentru estimarea costului proiectului

Există câteva tehnici utilizate pentru a estima costul unui proiect, cum ar fi: judecata expertului, estimarea în trei puncte, analiza rezervelor și costul calității.

Cu toate acestea, pentru a estima costul proiectului, în mod oficial există puține metode (tehnici) principale utilizate după cum urmează:

Estimare analogă

Această tehnică de estimare se bazează pe judecățile experților și pe informații bazate pe proiecte similare anterioare. Acolo unde a fost realizat anterior, costul unui proiect similar este considerat cu plus sau minus de 20% pentru proiectul existent.

Estimarea parametrică

Datele sau înregistrările anterioare sunt utilizate pentru a estima costul pentru proiectul curent.

Estimarea de jos în sus

Odată ce ați definit domeniul de aplicare al proiectului, aceasta este cea mai fiabilă formă de tehnică. În această tehnică, bazată pe WBS, estimați costul pentru fiecare resursă sau livrabil.

De asemenea, există și alte metode (tehnici) care ar putea fi utile pentru estimarea costurilor, cum ar fi estimarea PERT, analiza ofertei furnizorilor etc.

Planificarea bugetului proiectului

Scopul principal al acestei activități este alocarea și autorizarea resurselor bănești necesare realizării proiectului. Principalul rezultat pentru determinarea bugetului include linia de bază a performanței costurilor. Acesta nu specifică doar ce costuri vor fi suportate, ci și când vor fi suportate costurile. Intrările pentru determinarea bugetului includ următoarele metode de bugetare a managementului de proiect:

• Estimări ale costurilor activității
• Baza pentru estimări
• Linia de bază a domeniului de aplicare
• Programul proiectului
• Calendare de resurse
• Contracte
• Activele procesului organizațional

Rezultatul acestui proces este

• Linia de bază a performanței costurilor
• Cerințe de finanțare a proiectelor
• Actualizări ale documentelor de proiect

Bugetarea proiectului se realizează în paralel cu procesul de planificare a proiectului. Este foarte dependent de trei componente -

• Estimarea costurilor
• Durata sarcinilor
• Resursele alocate

În timpul bugetării și stabilirii costurilor, managerul de proiect comunică cu diferite persoane responsabile cu gestionarea eforturilor de lucru, precum și cu estimarea costurilor proiectului.

El va folosi diverse perspective de proiect, cum ar fi structura de defalcare a proiectului, estimările de costuri, date și înregistrări istorice, informații despre resurse și politici.

Fără evaluarea riscului, procesul de bugetare nu este finalizat. Procesul de evaluare a riscurilor ia în considerare factori precum lipsa de timp, disponibilitatea resurselor, experiența echipei de dezvoltare, tehnologia utilizată etc. Evaluarea riscului poate fi o sumă între 25 și 30% din costul total al proiectului.

Planul de management al calității proiectului

Grupul de procese de management al calității este format din trei procese,

Calitatea planului

Procesul Planificarea calității implică identificarea standardelor de calitate relevante pentru proiect și modul de îndeplinire a acestora. Include, de asemenea, identificarea parametrilor de calitate și a măsurilor standard pentru procesele de proiect, cerințele de conformitate cu reglementările, funcționalitatea produsului, documentația etc.

Intrările planului de management al calității includ

• Plan de management al proiectului
• Registrul părților interesate
• Registrul de risc
• Documentatia cerinţelor
• Factorii de mediu ale întreprinderii
• Activele procesului organizațional

Rezultatul pentru managementul calității este

• Plan de management al calitatii
• Plan de îmbunătățire a procesului
• Valori de calitate
• Liste de verificare a calității
• Actualizări ale documentelor de proiect

Asigurarea Calității:

Această etapă include în principal două activități, în primul rând analiza calității proiectului și îmbunătățirea calității proiectului. Este un proces de auditare a cerințelor de calitate și a rezultatelor măsurării controlului calității pentru a se asigura că standardul de calitate este menținut pe tot parcursul procesului. Intrarea pentru aceasta va fi aceeași cu rezultatul managementului calității planului, în timp ce

Rezultatul acestui proces va fi

• Cerere de modificare
• Plan de management al proiectului
• Actualizări ale documentelor de proiect
• Actualizări ale activelor procesului organizațional

Controlul calității

Aceasta va fi efectuată pentru a controla calitatea pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Acesta definește modul în care standardul de calitate poate respecta standardele de calitate definite. Ieșirea de Asigurarea Calității: va fi intrarea pentru controlul calității. În timp ce ieșirea va

• Măsurători de control al calității
• Validați modificările
• Produse livrate verificate
• Informații despre performanța muncii
• Cerere de modificare
• Plan de management al proiectului
• Actualizări ale documentelor de proiect
• Actualizări ale activelor procesului organizațional

Managementul resurselor umane de proiect

Managementul resurselor umane include procesul de organizare, gestionare și conducere a echipei de proiect. Este compus din persoane cu roluri și responsabilități alocate pentru finalizarea proiectului. Managementul HR se va ocupa de patru procese.

Elaborați planul de resurse umane

Această etapă definește rolurile și responsabilitățile proiectului, organigramele proiectului și planul de management al personalului

Intrarea pentru aceasta va

• Plan de management al proiectului
• Cerințe de resurse pentru activitate
• Factorii de mediu ale întreprinderii
• Activele procesului organizațional

Ieșirea pentru aceasta va fi

• Plan de management al resurselor umane

Achiziționați echipa de proiect

Această etapă confirmă disponibilitatea resursei umane și obținerea echipei necesare finalizării activităților proiectului. Intrarea pentru această etapă ar fi rezultatul de la pasul anterior. În timp ce rezultatul acestei etape ar fi

• Misiuni ale personalului proiectului
• Calendare de resurse
• Actualizări ale planului de management al proiectului

Dezvoltați echipa de proiect

În această etapă, se pune accentul pe îmbunătățirea eficienței echipei, interacțiunea cu membrii echipei și îmbunătățirea performanței generale a echipei și a proiectului. Intrarea pentru această etapă ar fi rezultatul de la pasul anterior. În timp ce rezultatul pentru această etapă ar fi

• Evaluări ale performanței echipei
• Actualizări ale factorilor de mediu ale întreprinderii

Gestionează echipa de proiect

Acest proces include urmărirea performanței membrilor echipei, rezolvarea problemelor, furnizarea de feedback și gestionarea unei echipe pentru a optimiza performanța proiectului. Intrarea pentru această etapă ar fi rezultatul de la pasul anterior. În timp ce rezultatul pentru această etapă ar fi

• Cerere de modificare
• Actualizări ale planului de management al proiectului
• Actualizări ale documentelor de proiect
• Actualizări ale factorilor de mediu ale întreprinderii
• Actualizări ale activelor procesului organizațional

Managementul Comunicarii Proiectului

Aici, Comunicarea Proiectului nu înseamnă interacțiunea verbală între ele, ci transmiterea eficientă a informațiilor legate de proiect cu echipa de proiect, părțile interesate, managerii de proiect etc. Ar trebui să abordeze acțiunile și evaluările de risc, planurile de proiect, managementul întâlnirilor și acțiunile, revizuirile și mersul pe jos. -prin, etc.

Acest segment acoperă în principal cinci domenii

Comunicarea cu părțile interesate

Este procesul de dezvoltare a unei abordări pentru a comunica eficient cu părțile interesate și a înțelege cerințele acestora. Intrarea pentru aceasta ar fi

• Plan de management al proiectului
• Registrul părților interesate
• Factorii de mediu ale întreprinderii
• Activele procesului organizațional

În timp ce rezultatul pentru aceasta va fi

• Planul de management al comunicațiilor
• Actualizări ale documentelor de proiect

Gestionați comunicațiile

Este procesul de stocare, distribuire, colectare și extragere a informațiilor despre proiect în conformitate cu un plan de comunicare. Aportul acestei etape ar fi

• Factorii de mediu ale întreprinderii
• Activele procesului organizațional
• Rapoarte de performanta a muncii
• Planul de management al comunicațiilor

În timp ce ieșirea ar fi

• Comunicarea proiectului
• Actualizări ale planului de management al proiectului
• Actualizări ale documentelor de proiect
• Actualizări ale activelor procesului organizațional

Controlul comunicațiilor

Este procesul de control și monitorizare a comunicării de-a lungul întregului ciclu de viață al proiectului. Intrarea pentru această etapă ar fi

• Plan de management al proiectului
• Comunicarea proiectului
• Raport de probleme
• Date de performanță în muncă
• Activele procesului organizațional

În timp ce rezultatul acestei etape ar fi

• Informații despre performanța muncii
• Solicitări de schimbare
• Actualizări ale planului de management al proiectului
• Actualizări ale documentelor de proiect
• Actualizări ale proceselor organizaționale

Rezumat

Managementul costurilor este procesul de planificare și control eficient al costurilor proiectului. Bugetarea costurilor în managementul proiectelor vă ajută să înregistrați și să urmăriți cheltuielile efectuate după proiect.

Pentru a vedea că proiectul dvs. este finalizat într-un anumit calendar și buget, vom vedea ce factor de risc trebuie atenuat în următorul tutorial.

Estimarea costului proiectului și bugetarea este definită ca procesul de aproximare a cheltuielilor totale ale proiectului.