Cum se înregistrează plățile primite de la clienți SAP F-28

Ce sunt plățile primite de la clienți în SAP FI?

Plăți primite de la clienți în SAP FI reprezintă încasările de bani de la clienți în baza facturilor restante de creanțe (AR). Codul standard al tranzacției F-28 înregistrează aceste încasări, debitează contul de numerar sau contul bancar din registrul general și compensează pozițiile deschise corespunzătoare din sub-registrul clientului. Rezultatul este o înregistrare sincronizată între registrul general Ledger și subregistrul AR care reflectă poziția reală de numerar a companiei.

Acest proces este o parte esențială a ciclului de la comandă la încasare (O2C). Odată ce un client plătește o factură, casierul sau contabilul AR utilizează F-28 pentru a aplica numerarul, a lichida factura deschisă și a reduce soldul restant al clientului. Înregistrarea actualizează, de asemenea, rapoartele ulterioare, cum ar fi articolele de client (FBL5N), analiza învechirii (S_ALR_87012178) și vizualizările de reconciliere bancară.

De ce să utilizați tranzacția F-28 pentru înregistrarea chitanțelor AR?

Tranzacția F-28 este punctul de intrare recomandat pentru plățile manuale primite, deoarece oferă selecție încorporată a articolelor deschise, gestionarea plăților parțiale și crearea de articole reziduale într-un singur ecran. Aceasta impune contabilitatea în partidă dublă prin legarea debitului bancar de creditul clientului, ceea ce menține contul general. Ledger și subregistrul AR reconciliat.

F-28 acceptă, de asemenea, mai multe scenarii de compensare, inclusiv plăți complete standard, plăți parțiale care lasă factura deschisă și articole reziduale care împart factura originală. Tranzacția este preferată instrumentelor de înregistrare în jurnal, cum ar fi FB50, deoarece păstrează legătura dintre chitanță și factura originală, ceea ce este esențial pentru audit. tracEficacitate și logică de solicitare a plății în FI-AR.

Pași pentru a posta codul de plată pentru client în SAP

Urmați secvența de mai jos pentru a înregistra o plată de la un client primită utilizând tranzacția F-28. Fiecare pas se bazează pe cel precedent, așadar asigurați-vă că codul companiei, moneda și datele principale ale clientului sunt gestionate corect înainte de a începe.

Pasul 1) Deschideți tranzacția F-28

Introduceți codul tranzacției F-28 în Câmpul de Comandă și apăsați Enter pentru a lansa ecranul Înregistrare Plăți Încasate.

Pasul 2) Introduceți antetul și datele bancare

În ecranul următor, introduceți următoarele date în secțiunile antet și Date bancare:

1. Introduceți data documentului
2. Intrați în companie Code
3. Introduceți Moneda de plată
4. Introduceți contul de numerar/bancar în care urmează să fie înregistrată plata
5. Introduceți suma de plată
6. Introduceți ID-ul clientului clientului care efectuează plata

Pasul 3) Procesarea elementelor deschise

Apăsaţi Procesarea elementelor deschise buton pentru a afișa lista facturilor în așteptare pentru clientul selectat.

Pasul 4) Atribuirea plății facturii

Atribuiți suma plății facturii corespunzătoare pentru a echilibra plata cu suma facturii. Asigurați-vă că suma „Neatribuită” din partea de jos a ecranului este zero înainte de înregistrare.

Pasul 5) Înregistrarea plății primite

Anunturi Post din bara de instrumente standard pentru a înregistra plata primită. SAP va valida intrarea și va scrie documentul în sub-registrul AR și în registrul general Ledger simultan.

Pasul 6) Verificați numărul documentului

Verificați bara de stare pentru numărul documentului care urmează să fie generat. Aceasta confirmă că chitanța este înregistrată și factura deschisă este compensată în FI-AR.

Ați înregistrat cu succes plata primită în SAP folosind F-28.

Cum se verifică plata înregistrată a clientului

După înregistrare, trebuie să verificați întotdeauna rezultatul, astfel încât subregistrul contabil AR și contul bancar din registrul general să rămână reconciliate. Utilizați tranzacția FB03 pentru a afișa documentul, a confirma debitarea contului bancar/de numerar și a confirma creditarea contului de reconciliere al clientului. Verificați încrucișat pozițiile deschise compensate în FBL5N prin schimbarea stării articolului individual la „Articole compensate” și filtrarea după ID-ul clientului.

Pentru a analiza învechirea și impactul DSO, actualizați raportul de analiză a învechirii (S_ALR_87012178). Pentru reconcilierea bancară, documentul înregistrat ar trebui să apară în vizualizarea de potrivire a extrasului de cont (FF67 sau FEBAN), ceea ce închide bucla dintre chitanța clientului și registrul bancar.

Erori obișnuite și sfaturi de depanare

La postarea prin F-28 pot apărea mai multe mesaje de validare. Cele mai frecvente sunt enumerate mai jos, împreună cu rezoluția tipică:

• „Perioada de postare nu este deschisă”: Perioada din data documentului este închisă pentru înregistrare; deschideți perioada prin OB52 sau modificați data documentului.
• „Clientul XXXX nu este gestionat în codul companiei YYYY”: Extindeți fișa principală a clienților la codul companiei utilizând XD01/FD01 înainte de înregistrare.
• „Diferența este prea mare pentru compensare”: Suma nealocată depășește toleranța; fie alocați complet chitanța, fie înregistrați diferența ca articol rezidual.
• „Codul fiscal lipsește”: Mențineți un cod fiscal implicit în contul de evidență contabilă sau introduceți unul manual în elementul individual.

Cele mai bune practici pentru înregistrările de chitanțe ale clienților

Aplicați următoarele practici pentru a menține contul contabil curat și pregătit pentru audit. Acestea reduc relucrarea manuală, accelerează închiderea lunii și îmbunătățesc acuratețea aplicării numerarului.

• Folosiți întotdeauna formularul F-28 (nu FB50) pentru chitanțele clienților, astfel încât legătura dintre articolele deschise și cele neachitate să fie păstrată.
• Folosește câmpuri de referință, cum ar fi Referinţă și Cesiune pentru a înregistra ID-ul extrasului de cont bancar pentru o reconciliere ușoară.
• Pentru încasările parțiale, alegeți între Plată parțială și Articol rezidual împreună cu controlorul; plățile parțiale păstrează factura originală, în timp ce articolele reziduale creează un nou articol deschis.
• Mențineți grupurile de toleranță (OBA3 și OBA4) astfel încât micile diferențe să se compenseze automat, fără amortizări manuale.
• Programați compensarea zilnică prin intermediul formularului F.13 pentru a compensa automat debitele și creditele corespondente din contul clientului.

Întrebări frecvente