Cum se creează o cerere de corectare a facturii în SAP SD
Echipa editorială
⚡ Rezumat inteligent
Corectarea facturii în SAP este un proces care fixează cantitatea sau prețul de pe articolele unei facturi. Această resursă explică ce este o solicitare de corectare a facturii, cum produce o notă de credit sau de debit și cum se creează una.
Ce este corectarea facturii?
Corectarea facturii este procesul de corectare a cantității sau prețurilor pentru unul sau mai multe articole dintr-o factură. În loc să anuleze factura originală, SAP creează o cerere de corectare a facturii, un document de vânzare (tip comandă RK) care surprinde valorile corectate și decontează doar diferența cu clientul.
Sistemul calculează diferența dintre suma inițială și suma corectată. Pentru a menține controlul, cererea de corectare a facturii este blocată automat de sistem cu un blocaj de facturare până când este verificată; odată ce este aprobată, blocajul poate fi eliminat. În funcție de valoarea totală a cererii, sistemul creează fie o notă de credit, fie o notă de debit. În acest fel, corectarea facturilor oferă o modalitate clară și auditabilă de a corecta greșelile de facturare, deoarece cererea face întotdeauna referire la documentul de facturare original și înregistrează exact ce s-a modificat și de ce. Acesta este motivul pentru care echipele financiare preferă această metodă în locul editării sau anulării facturii originale, care ar întrerupe pista de audit.
Cum o corecție a facturii creează o notă de credit sau de debit
Când creați o cerere de corectare a facturii, SAP copiază fiecare articol din factura originală de două ori. Primul articol este întotdeauna un articol creditor, care creditează clientul cu valoarea inițială, iar al doilea este un articol de debit, care încasează valoarea corectată. Deoarece cele două articole se compensează reciproc, rămâne doar diferența netă.
Dacă valoarea netă este negativă, ceea ce înseamnă că clientul a fost suprataxat, solicitarea are ca rezultat o notă de credit. Dacă valoarea netă este pozitivă, ceea ce înseamnă că clientul a fost subtaxat, are ca rezultat o notă de debit. Acest design cu articole pereche este ceea ce face ca corectarea facturilor să fie atât de utilă: o singură solicitare poate genera atât credite, cât și debite pe mai multe linii, însă clientului i se percepe sau i se rambursează doar diferența exactă. Ajustați articolele de debit la cantitatea sau prețul corectat, lăsați articolele de credit neatinse, iar sistemul calculează soldul automat. Acest lucru menține corecția transparentă atât pentru companie, cât și pentru client.
Pași pentru crearea unei cereri de corectare a facturii
Urmați acești pași pentru a crea o cerere de corectare a facturii în tranzacția VA01, cu referire la documentul de facturare care trebuie corectat.
Pas 1) Începeți solicitarea.
- Introduceți codul T VA01 în câmpul de comandă.
- Introduceți „Cerere de corectare a facturii” în câmpul Tip comandă.
- Introduceți Organizația de vânzări, Canalul de distribuție și Divizia în datele organizației.
- Faceți clic pe butonul „Creați cu referință” pentru a crea corecția facturii cu referință la documentul de facturare.
Pas 2) Copie de pe factură.
- Introduceți numărul documentului de facturare (facturii) care necesită corectare.
- Faceți clic pe butonul Copiere.
Pas 3) Aplică și salvează corecția.
- Destinatarul expedierii și numărul comenzii pot fi modificate.
- Introduceți data de livrare solicitată.
- Cantitatea comandată poate fi modificată la valoarea corectată.
- Faceți clic pe butonul Salvare.
Se afișează mesajul „Datele au fost salvate”.
Puncte cheie despre solicitările de corectare a facturilor
Câteva caracteristici diferențiază solicitarea de corectare a facturii de o simplă notă de credit sau de debit. Rețineți aceste puncte cheie:
- Tipul comenzii RK: Cererea de corectare a facturii utilizează tipul de document de vânzare RK și este creată în tranzacția VA01.
- Referință la un document de facturare: O cerere RK trebuie creată cu referire la o factură existentă, care păstrează o pistă de audit clară.
- Blocarea automată a facturării: Cererea este blocată până la verificare, astfel încât nicio sumă de credit sau de debit nu ajunge la client fără aprobare.
- Rezultatul creditului sau debitului: Valoarea netă a cererii decide dacă se creează un credit note sau un debit note.
- Articole asociate: Fiecare articol din factură este copiat ca articol creditor și articol de debitor, astfel încât se soluționează doar diferența corectată.
Împreună, aceste puncte fac din corectarea facturilor o modalitate controlată, bazată pe un singur document, de a remedia erorile de facturare fără a anula și reemite factura originală, ceea ce protejează pista de audit și face ca soluționarea litigiilor să fie mai rapidă și mai clară.
