Validarea datelor în Excel: Filtre, Grupareping, Exemple de sortare
Charlotte Miller
⚡ Rezumat inteligent
Validarea datelor în Excel restricționează ceea ce acceptă o celulă, în timp ce filtrele, sortarea și grupareaping organizați înregistrările în jurul acesteia. Această pagină explică regulile de validare cu alerte de eroare, filtre de text și numere, sortare, grupareping cu subtotaluri și inserarea de imagini într-o foaie de calcul.
Data validarii
Validarea datelor este foarte importantă în sensul că ne ajută să evităm greșelile care pot fi evitate. Să presupunem că înregistrați note la examenul studenților și știți că minimul este 0 și maximul este 100. Puteți profita de funcțiile de validare pentru a vă asigura că sunt introduse numai valori între 0 și 100.
Adăugați o foaie nouă în registrul de lucru făcând clic pe butonul plus din partea de jos a foii de lucru.
Adăugați o coloană pentru S/N, Nume și Scor. Foaia ta ar trebui să arate după cum urmează
| S / N | Nume | Scor |
|---|---|---|
| 1 | Jane | |
| 2 | James | |
| 3 | Jones | |
| 4 | Jonathan | |
| 5 | Ioan |
- Faceți clic pe fila DATE
- Selectați celulele de la C2 la C6 (celulele care vor fi folosite pentru a înregistra scorurile)
- Faceți clic pe lista derulantă pentru validarea datelor.
- Faceți clic pe Validare date.
- Veți obține următoarea fereastră de dialog
- Faceți clic pe fila Alertă de eroare
- Introduceți titlul alertei și mesajul așa cum se arată în diagrama de mai jos.
- Faceți clic pe butonul OK
- Încercați să introduceți un scor mai mare de 200. Veți primi următorul mesaj de eroare
Tipuri de criterii de validare a datelor
Meniul derulant Permite din fereastra Validare date oferă mai multe criterii, nu doar numere întregi. Alegerea celui corect menține intrările curate în momentul validării.pingTabelul de mai jos prezintă criteriile comune cu un exemplu practic.
| Criteriu | Ceea ce permite | Exemplu |
|---|---|---|
| Număr întreg | Numere întregi dintr-un interval | Între 0 și 100 pentru un scor la examen |
| Zecimal | Numbers cu zecimale într-un interval | Între 0 și 1 pentru o rată de reducere |
| Listă | Numai valori dintr-o listă definită, afișate ca meniu derulant | Masculin Feminin |
| Data | Date dintr-un interval | În ziua de azi sau după aceasta |
| Lungimea textului | Un număr limitat de caractere | Exact 10 pentru un număr de telefon |
| pachet personalizat | Orice formulă care returnează ADEVĂRAT sau FALS | =ESTENUMĂR(C2) pentru a forța un număr |
💡 Sfat: Utilizați fila Mesaj de introducere pentru a afișa un indiciu atunci când celula este selectată și fila Alertă eroare pentru a decide dacă o intrare greșită este o oprire definitivă, un avertisment care poate fi ignorat sau o notă informativă.
Filtre de date
Filtrele de date ne permit să obținem date care corespund criteriilor dorite. Să presupunem că vrem să arătăm rezultatele tuturor studenților ale căror nume încep cu „ja” sau obținem scoruri mai mici, mai mari sau egale cu o anumită valoare, putem folosi filtre pentru a obține astfel de date.
Selectați coloanele cu nume și scoruri așa cum se arată mai jos
- Faceți clic pe fila DATE de pe panglică
- Faceți clic pe lista derulantă Sort & Filter, așa cum se arată în imaginea de mai jos
- Faceți clic pe Filtrul de nume
- Selectați filtrele de text
- Selectarea începe cu
- Veți obține următoarea fereastră.
- Introduceți „ja” și faceți clic pe butonul „OK”.
- Ar trebui să poți vedea doar rezultatele pentru Jane și James.
Sortarea datelor în Excel
Filtrarea ascunde rândurile care nu se potrivesc, în timp ce sortarea păstrează fiecare rând, dar le modifică ordinea. Sortarea scorurilor elevilor de la cel mai mare la cel mai mic face ca clasamentul să fie evident dintr-o privire și este o altă comandă din fila DATE.
- Selectați o celulă din coloană: Faceți clic pe orice celulă din coloana Scor. Nu este nevoie să evidențiați întreaga coloană, deoarece Excel detectează tabelul din jur.
- Deschideți sortarea și filtrarea: Pe fila DATE, alegeți Sortare de la cea mai mare la cea mai mică pentru numere sau Sortare de la A la Z pentru text.
- Sortează după mai multe coloane: Pentru o sortare pe mai multe niveluri, faceți clic pe butonul Sortare, adăugați un nivel și sortați mai întâi după Sex, apoi după Scor. Excel aplică nivelurile de sus în jos.
- Păstrați antetul: Asigurați-vă că este bifată opțiunea „Datele mele au anteturi”, astfel încât numele coloanelor să rămână la locul lor și să nu fie sortate odată cu datele.
⚠️ Atenție: Selectați o singură celulă, niciodată o singură coloană, înainte de sortare. Dacă este evidențiată și sortată o singură coloană, numele și scorurile sunt separate, iar înregistrarea este coruptă. Excel avertizează cu o solicitare „Extindeți selecția”, care ar trebui acceptată întotdeauna.
Grupați și dezgropați
Grupurile ne permit să vedem cu ușurință și să ascundem detaliile inutile fie din coloane, fie din rânduri. În plus, putem folosi și grupuri pentru a analiza datele care aparțin unei categorii comune. Să ilustrăm acest lucru cu un exemplu. Vom folosi exemplul de scoruri ale elevilor de mai sus.
- Faceți clic dreapta pe scor și selectați inserare coloană. Denumiți genul coloanei de nume.
- Schimbă-l pe James în Juanita. Pune femeie pentru Janet și Juanita. Pune bărbat pentru restul elevilor. Foaia ta ar trebui să arate după cum urmează.
Acum vom grupa femelele și le vom afișa scorul mediu și vom face același lucru pentru masculi.
- Faceți clic pe fila DATE de pe panglică
- Selectați toate coloanele și rândurile cu date
- Faceți clic pe butonul derulant Grup, așa cum se arată în imaginea de mai jos
Veți obține următoarea fereastră
- Asigurați-vă că opțiunile Rânduri sunt selectate
- Faceți clic pe butonul OK
- Veți obține următoarea previzualizare
- Vom calcula acum scorurile medii pentru femei și bărbați
- Selectați toate datele așa cum se arată mai jos
Faceți clic pe butonul derulant Subtotal din fila DATE
Veți obține următoarea fereastră
- Setați „La fiecare schimbare” în gen
- Setați „Folosiți funcția” la medie
- Selectați „Adăugați subtotal” la Scor
- Faceți clic pe butonul „OK”.
Descărcați fișierul Excel de mai sus Code
Adăugarea de imagini în foile de calcul
Uneori, ați dori să marcați documentele tipărite în Excel cu informații cu antet și să imprimați cu sigla companiei etc. Excel are caracteristici care vă permit să importați imagini în Excel. Comanda pentru adăugarea imaginilor se găsește sub fila INSERT de pe panglică.
Veți obține următoarea fereastră de dialog
- Puteți naviga la orice folder de pe computer care are imagini și puteți selecta orice imagine la alegere.
- Veți obține rezultate similare cu cele prezentate mai jos
Exercițiul tutorial 4
Utilizați comanda INSERT tab pictures pentru a adăuga o imagine la alegere în foaia de lucru.
