11 CELE MAI BUNE Software de gestionare a documentelor în 2025

Sistemul de management al documentelor este o soluție automatizată bazată pe cloud pentru crearea, organizarea, partajarea și securizarea documentelor și fișierelor de afaceri. Vă permite să urmăriți versiunea documentului fără nicio bătaie de cap. Acest sistem de stocare în cloud oferă un flux de lucru mai rapid pentru revizuiri și aprobări pentru diferite părți interesate situate în mai multe locații geografice. Vă permite să accesați cu ușurință documente de afaceri de pe tablete și smartphone-uri.

După ce am petrecut peste 110 ore cercetări, am analizat peste 39 de ore sisteme de management al documentelor și selectate cu atenție pe cele de top, inclusiv opțiuni gratuite și cu plată. Acest ghid cuprinzător și bine cercetat oferă o privire în profunzime asupra caracteristicilor fiecărui sistem, avantajelor și dezavantajelor și prețurilor. Dacă sunteți în căutarea unor perspective de încredere, articolul meu vă va oferi toate detaliile de care aveți nevoie pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză. Nu ratați descoperirea instrumentelor supreme care vă pot transforma modul în care gestionați documentele. Citeste mai mult…

CEL MAI BUN Digital Sisteme de management (control) a documentelor

Nume	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Partajare publică	Da	Da	Da	Da
Încercare gratuită	Încercare gratuită de 15 de zile	Încercare gratuită de 30 de zile	14 zile banii înapoi	Gratuit pentru 5 utilizatori
Aplicații mobile	Da	Da	Da	Da
Sistemul de fișiere local Sync	Da	Da	Da	Da
Permisiuni de grup	Da	Da	Da	Nu
Gestionarea conflictelor de fișiere	Da	Nu	Da	Da
Digital Managementul drepturilor	Nu	Da	Nu	Da
Stocare în cloud fără sistem de fișiere local Sync	Da	Da	Da	-
Platforme	Windows, Mac și Linux	Windows, Mac și Linux	Windows, Mac, Linux, Android, și iOS	Windows, Mac și Linux
Link	Află mai multe	Află mai multe	Află mai multe	Află mai multe

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive este excelent platformă online de stocare a fișierelor și colaborare pentru echipe și afaceri. Apreciez în special modul în care acceptă atât scenariile de lucru la birou, cât și la distanță, ceea ce îl face o opțiune excelentă pentru echipele hibride. Instrumentul simplifică crearea, partajarea și colaborarea utilizând o consolă centralizată. Nu este doar o platformă de stocare. De fapt, oferă versiunea de fișiere, căutare avansată și organizare în echipă, care sunt esențiale pentru gestionarea sarcinilor eficient. Pe parcursul evaluării mele, am constatat că capacitatea sa de a oferi acces rapid la informații vă ajută să rămâneți la curent cu activitatea dvs. și să luați decizii informate mai rapid.

Zoho WorkDrive vă permite să partajați, să gestionați și să securizați eficient fișierele. Oferă o căutare inteligentă pentru recuperarea instantanee a fișierelor și istoric nelimitat de versiuni pentru a restaura documentele. Cu WorkDrive Colaborarea rapidă și asincronă este simplificată. Instrumentul este excelent pentru sincronizarea fișierelor cloud direct pe desktop și se integrează cu peste 5000 de aplicații. Brandingul personalizat și MFA asigură siguranța și profesionalismul datelor dvs.

Caracteristici:

• Dosarele echipei: Pot colabora fără probleme cu echipa mea folosind Team Folders, care sunt perfecte pentru partajarea fișierelor și pentru a asigura actualizări în timp real, ajutând la eficientizarea fluxurilor de lucru și la centralizarea gestionării documentelor.
• Șabloane de colecție de fișiere: Acest lucru vă ajută să creați șabloane personalizate pentru organizarea datelor, îmbunătățirea fluxurilor de lucru și colectarea documentelor într-un mod structurat, ceea ce este util pentru echipele care gestionează proiecte mari.
• Securitate avansată a datelor: Consider că este esențial să existe conformitate cu GDPR și HIPAA pentru datele sensibile. Această soluție vă ajută să evitați riscurile cu stocarea securizată, adaptată nevoilor întreprinderii.
• Zoho WorkDrive Integrare cu aplicații: Zoho WorkDrive se integrează cu Salesforce, Slack, Jira și Gmail, permițându-vă să creați fluxuri de lucru personalizate. Este grozav pentru companiile care vizează operațiuni simplificate pe mai multe platforme.
• Zoho WorkDrive Consola de administrare: Zoho WorkDriveConsola de administrare a lui vă permite să monitorizați activitatea utilizatorilor, să gestionați accesul la date și să asigurați conformitatea. Acesta este unul dintre cele mai bune instrumente pentru controlul centralizat.
• Stocare scalabilă: Este excelent pentru companiile care caută stocare flexibilă. Cu planuri pe niveluri de la 1 TB la 5 TB și mai mult, Zoho WorkDrive se scalează fără efort pentru a satisface nevoile întreprinderii.

De stabilire a prețurilor:

Zoho WorkDrive este o platformă de stocare, sincronizare și colaborare a fișierelor online. Planurile încep de la 2.5 USD/utilizator/lună, cu o perioadă de încercare gratuită de 15 zile disponibilă. Ideal pentru productivitatea echipei.

Vizitați Zoho WorkDrive

Încercare gratuită de 15 de zile

---

2) SmartSheet

Smartsheet este sistem de management al documentelor Am făcut o recenzie și am găsit că este un instrument ideal pentru lucrul în echipă. Este o soluție care automatizează sarcinile repetitive cum ar fi trimiterea de alerte și gestionarea actualizărilor. Pe măsură ce mi-am efectuat evaluarea, am observat că metodele sale de criptare (256-AES și TLS 1.2) erau atât fiabile, cât și sigure. Smartsheet se conectează perfect cu instrumente precum Google, Salesforce și Slack. Șabloanele sale pentru marketing și suport pentru format multi-fișier sunt utile pentru managementul proiectelor. Din experiența mea, funcțiile Check-out și Check-in sunt excelente pentru a menține sarcinile organizate.

Caracteristici:

• Stocare centralizată a documentelor: SmartSheet oferă o platformă unificată pentru stocarea și organizarea documentelor, asigurându-se că fișierele sunt sigure și recuperabile dintr-un depozit central, util pentru eficientizarea gestionării fișierelor.
• Dosarele echipei: Pot colabora eficient cu echipa mea folosind Team Folders, care sunt excelente pentru organizarea documentelor partajate. Acest lucru poate ajuta la eficientizarea comunicării și la asigurarea accesului tuturor celor mai recente fișiere.
• Controlul versiunii: Îmi propun să gestionez revizuirile documentelor cu SmartSheetcontrolul versiunilor lui, ajutându-vă să evitați confuzia, asigurând accesul la cele mai actualizate fișiere și păstrând un istoric complet al editărilor.
• Permisiune granulară: Vă ajută să controlați accesul la fișiere cu setări de permisiuni esențiale, o modalitate excelentă de a vă asigura că fișierele sensibile sunt vizualizate numai de utilizatorii autorizați.
• Accesibilitate bazată pe cloud: Această soluție vă permite să accesați și să editați documente în siguranță de oriunde, o opțiune perfectă pentru îmbunătățirea colaborării în timp real între echipe.
• Fluxuri de lucru pentru documente: Automatizează sarcini repetitive, cum ar fi mementourile de aprobare, care este una dintre cele mai bune modalități de a reduce efortul manual și de a accelera procesele.
• Suport pentru diferite tipuri de fișiere: Această caracteristică este excelentă pentru a găzdui diverse echipe, deoarece acceptă formate tradiționale și moderne, utilă pentru a gestiona fără probleme orice tip de document.

De stabilire a prețurilor:

Smartsheet este un spațiu de lucru dinamic care permite echipelor să gestioneze proiecte, să automatizeze fluxurile de lucru și să atingă rapid obiectivele. Planurile încep de la 9 USD pe lună. Bucurați-vă de o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile. Nu este necesar un card de credit.

Vizita SmartSheet >>

Probă gratuită de 30 zile (nu este necesar un card de credit)

---

3) Icedrive

Icedrive oferă caracteristici remarcabile pentru colaborarea și partajarea fișierelor. Pe parcursul evaluării mele, am găsit sistemul său inteligent de stocare în cache impresionant prin furnizarea de acces rapid și ușor la fișiere. Este o alternativă ideală la Google Drive, oferind criptare fără cunoștințe care vă păstrează informațiile în siguranță și disponibil doar pentru tine.

Este o stocare gratuită în cloud instrument care vă face să simțiți că utilizați un hard disk fizic. Obțineți toate caracteristicile pentru serviciile de găzduire a fișierelor, cum ar fi editarea, ștergerea, încărcarea, deschiderea etc. Este una dintre cele cele mai bune platforme de stocare în cloud care vine cu o operațiune inteligentă de control al memoriei cache care vă ajută să vă accesați fișierele imediat după instalare, fără a aștepta sincronizarea.

Caracteristici:

• Versiune fișier: M-am putea baza pe File Versioning pentru a menține versiunile anterioare ale fișierului, ceea ce vă ajută să reveniți la iterațiile anterioare atunci când este necesar. Acest lucru este esențial pentru urmărirea eficientă a schimbărilor.
• Integrarea unității virtuale: Icedrive vă permite să montați stocarea în cloud ca o unitate virtuală pe computer, oferind una dintre cele mai ușoare modalități de a accesa fișierele fără probleme ca și cum ar fi stocate local, evitând sincronizarea manuală.
• Criptare pe partea clientului: Icedrive oferă cea mai eficientă criptare fără cunoștințe. Se asigură că fișierele sunt criptate pe dispozitiv înainte de încărcare, ceea ce este esențial pentru menținerea confidențialității și securității.
• Vizualizator de documente: Include un vizualizator de documente încorporat care vă permite să previzualizați formate de fișiere populare fără a le descărca. Aceasta este o modalitate excelentă de a îmbunătăți eficiența fluxului de lucru și de a economisi timp.
• Partajare avansată: Acest lucru permite partajarea securizată a fișierelor cu protecție prin parolă și cu date de expirare, care este cea mai bună modalitate de a vă asigura că documentele rămân accesibile numai destinatarilor vizați.
• Memorarea în cache inteligentă: Utilizează un mecanism inteligent de stocare în cache care vă ajută să accesați rapid fișierele utilizate frecvent, minimizând în același timp utilizarea stocării locale, ceea ce este o opțiune excelentă pentru a asigura o recuperare eficientă a documentelor.

De stabilire a prețurilor:

Icedrive oferte Planurile încep de la 3.99 USD pe lună pentru stocare de 150 GB. Reducere de 20% la plata anuală.

Vizita Icedrive >>

Plan de bază gratuit pe viață cu 10 GB spațiu de stocare gratuit

---

4) bit.ai

Bit.ai este un sistem inteligent de gestionare a documentelor care ajută firmele să gestioneze informațiile din proiecte, echipe și departamente. În timpul cercetării mele, am descoperit că acest instrument face posibilă crearea spații de lucru nelimitate cu ușurință. Este important sa organizați-vă documentele în foldere și subfoldere, iar Bit.ai oferă o modalitate simplă de a face acest lucru. Temele oferite de acest program sunt excelente pentru a oferi documentelor dumneavoastră un design nou și modern.

Bit.ai, fondată în 2016, este un instrument cu mai multe fațete excelent pentru gestionarea și crearea de conținut. Acceptă peste 100 de formate de fișiere și oferă 1 GB de spațiu de stocare gratuit. Utilizatorii beneficiază de fără întreruperi integrare cu Tableau, Box, Airtable, Figma și Dropbox. În plus, Bit.ai oferă șabloane care se adresează diferitelor sectoare, inclusiv marketing și educație, și asigură securitatea datelor dvs. prin criptare 256-AES și TLS, în conformitate cu standardele GDPR și PCI.

Caracteristici:

• Spații de lucru scalabile: Cel mai bine este să folosiți spațiile de lucru scalabile ale Bit.ai pentru a organiza proiecte în echipe. Acest lucru vă permite să mențineți eficiența, indiferent dacă gestionați un grup mic sau o organizație mare.
• Căutare universală: Caracteristica de căutare universală a Bit.ai este perfectă pentru a localiza rapid conținutul și documentele încorporate. Vă ajută să economisiți timp, oferind tot ce aveți nevoie într-un singur loc.
• Partajare avansată: Bit.ai permite opțiuni avansate de partajare, cum ar fi link-uri urmăribile și documente protejate prin parolă, care sunt excelente pentru partajarea în siguranță și pentru păstrarea controlului asupra informațiilor sensibile.
• Documente inteligente interactive: Pot crea fără probleme documente interactive „vii” cu Bit.ai, care sunt perfecte pentru integrarea videoclipurilor, imaginilor și a altor conținut media îmbogățit. Acest lucru poate ajuta la stimularea colaborării în echipă.
• Scriitor AI Genius: AI Genius Writer de la Bit.ai este o soluție excelentă pentru crearea de conținut. Vă ajută să generați șabloane, să faceți brainstorming idei și să eficientizați cercetarea, economisind timp și efort.
• Colaborare în timp real: Îmi propun să colaborez cu echipa mea în timp real folosind Bit.ai, ceea ce îmi permite să lucrez împreună fără efort, indiferent de locație. Este una dintre cele mai eficiente moduri de a spori productivitatea.
• Șabloane personalizabile: Această funcție oferă sute de șabloane prefabricate pentru SOP-uri, note de întâlnire și tutoriale. Este o modalitate excelentă de a face crearea de conținut atât rapidă, cât și profesională.

De stabilire a prețurilor:

Tool Bit.ai oferă planuri de la 8 USD lunar, cu o reducere de 25% pentru plățile anuale. De asemenea, îl puteți încerca cu o perioadă de încercare gratuită de 7 zile.

Legătură: https://bit.ai/

---

5) IncoDocs

IncoDocs este o soluție care vă ajută gestionați documentele digital pentru exportatori și companii comerciale. În timpul analizei mele, am găsit că este unul dintre cele mai bune instrumente pentru crearea fișierelor de vânzări și expediere în mai puțin timp. Minimizează introducerea manuală a datelor și ajută la evitarea întârzierilor în expedieri. IncoDocs face posibil ca echipele să lucreze împreună într-un spațiu de lucru comun, ceea ce este esențial pentru sarcinile de la distanță. De asemenea, stochează în siguranță șabloane de documente în cloud, oferind un proces de export mai eficient.

IncoDocs este un software versatil de gestionare a documentelor, fondat în 2016, accesibil de pe orice dispozitiv. Îți permite creați cu ușurință facturi comerciale și oferă șabloane pentru diverse documente de vânzare. Instrumentul se integrează perfect cu Xero și QuickBooks și acceptă mai multe formate de fișiere.

Caracteristici:

• Biblioteci de date reutilizabile: Mi se pare util să folosești biblioteci de date reutilizabile, care vă permit să stocați detaliile produsului și informațiile de contact. Aceasta este una dintre cele mai ușoare modalități de a economisi timp la intrările repetitive.
• Digital Semnătura: Această soluție excelentă vă ajută să semnați și ștampilați digital documentele DigiSemnături și sigilii ale companiei, eliminând imprimarea și scanarea pentru un flux de lucru fără întreruperi, fără hârtie.
• Integrare: O idee bună să luați în considerare API-ul și integrările de sistem, care vă permit să vă conectați cu ERP, TMS și alte sisteme. Aceasta este una dintre cele mai eficiente moduri de a reduce volumul de lucru manual.
• Șabloane de documente: Este esențial să aveți acces la peste 30 de șabloane aliniate la UNLK, inclusiv facturi comerciale, Billde încărcare și certificate de origine. Acest lucru vă ajută să asigurați conformitatea cu standardele internaționale.
• Date Synccronizare: Această caracteristică vă ajută să minimizați erorile prin introducerea detaliilor de expediere o dată în fișierul principal, cu datele sincronizate automat între documentele conexe.
• Spațiu de lucru bazat pe cloud: Este perfect pentru colaborarea cu membrii echipei într-un mediu partajat, bazat pe cloud, permițându-vă să accesați documente în timp real și sporind transparența operațională.
• Partajarea securizată a documentelor: Această caracteristică este excelentă pentru transmiterea în siguranță a informațiilor sensibile către parteneri și clienți, ajutându-vă să evitați încălcarea datelor și asigurând eficiența.

De stabilire a prețurilor:

IncoDocs simplifică documentația de import/export, sporind eficiența comerțului global. Preț: 29 USD/lună, 20% reducere anual. Bucurați-vă de un plan de bază gratuit pe viață. Raționalizați, organizați și accelerați tranzacțiile.

Legătură: https://incodocs.com/

---

6) Templafy

Templafy este o soluție excelentă de gestionare a documentelor. I-am analizat caracteristicile și m-a impresionat prin capacitatea sa de a arăta angajaților conținutul potrivit în funcție de rolurile lor. The Tabloul de bord este ușor de navigat și vă permite să gestionați conținutul fără probleme. Pe parcursul evaluării mele, am văzut cum leagă datele DMS direct la documente, creând fluxuri de lucru mai rapide. Îl recomand companiilor care doresc să-și păstreze stocarea documentelor precisă și fiabilă.

Templafy, fondată în 2016, vă permite să vă conectați și să combinați datele din DMS, oferind o soluție de stocare în cloud care vă asigură accesul la documente de pe diverse dispozitive, cum ar fi tablete și smartphone-uri.

Caracteristici:

• Generare automată de documente: Aș putea compila documente complet formate folosind automatizarea bazată pe reguli și GenAI. Aceasta este una dintre cele mai simple moduri de a extrage conținut actualizat din biblioteci interne sau din integrări terțe.
• Biblioteci de conținut centralizate: Templafy vă permite să accesați toate activele într-un singur loc, ceea ce este excelent pentru a construi biblioteci personalizate. Acest lucru poate ajuta la îmbunătățirea eficienței fără a comuta între diferite aplicații.
• Gestionarea semnăturii de e-mail: Templafy vă ajută să creați și să gestionați semnăturile de e-mail într-un mediu low-code. Cel mai bine este să lansați rapid actualizări sau campanii, fără a necesita asistență IT.
• Șabloane inteligente: Pot asigura coerența și conformitatea prin încorporarea automată a identității vizuale, a liniilor directoare ale mărcii și a declinărilor legale în șabloane. Acest lucru vă ajută să economisiți timp și să evitați erorile manuale în toate tipurile de documente.
• Integrare dinamică a conținutului: Este o modalitate excelentă de a automatiza elementele necesare prin extragerea conținutului din bibliotecile interne și externe. Acest lucru vă permite să personalizați eficient, menținând în același timp conformitatea acolo unde este necesar.
• Gestionarea șabloanelor în timp real: Acest lucru vă ajută să mențineți totul la zi cu gestionarea centralizată a șabloanelor. Ar putea fi util să vă asigurați că toți utilizatorii pot accesa cele mai recente versiuni în timp real.
• Administrarea utilizatorilor: Este esențial să gestionați profilurile de utilizator și nivelurile de acces printr-un panou de administrare centralizat. Acest lucru vă permite să scalați și să securizați gestionarea conținutului în mod intuitiv.

De stabilire a prețurilor:

Templafy îmbunătățește eficiența în crearea și gestionarea documentelor. Contactați echipa de vânzări pentru prețuri.

Legătură: https://www.templafy.com/home/platform/

---

7) Bitrix24

Bitrix24 oferă un soluție excelentă pentru echipele care au nevoie de software de gestionare a documentelor. I-am revizuit caracteristicile și sunt perfect pentru echipe mici sau mari. Acceptă atât sistemele cloud, cât și cele locale și oferă acces la codul sursă. Acest instrument este util pentru a stoca fișiere importante, inclusiv videoclipuri, documente și prezentări, pentru utilizare privată sau partajată. Am găsit sistemul său de urmărire a versiunilor impresionant pentru organizarea fișierelor.

Bitrix24, fondată în 2012, oferă a hub pentru managementul documentelor cu 5 GB stocare gratuită. Salvează automat documentele în contul dvs., acceptă mai multe formate de fișiere și oferă permisiuni de acces configurabile. Bitrix24 este perfect pentru cei care caută o soluție cuprinzătoare, sigură și eficientă de gestionare a documentelor.

Caracteristici:

• Colaborare în timp real: Este esențial să aveți o muncă în echipă fără întreruperi. Bitrix24 vă permite să editați simultan documente cu colegii sau utilizatorii externi, asigurându-vă că proiectele rămân actualizate și organizate.
• Stocarea și partajarea fișierelor: O modalitate excelentă de a securiza fișierele este utilizarea opțiunilor de stocare a fișierelor Bitrix24. Vă ajută să stocați și să partajați fișiere fără efort, asigurând în același timp accesul de pe desktop-uri și dispozitive mobile.
• Versiunea istorică: Această funcție vă permite să urmăriți editările prin istoricul versiunilor, iar blocarea documentelor vă ajută să evitați modificările accidentale în timpul actualizărilor critice. Cel mai bine este pentru a asigura integritatea datelor.
• Permisiuni de acces: O idee bună să configurați drepturile de acces pentru a proteja datele sensibile. Bitrix24 vă ajută să vă asigurați că numai personalul autorizat poate vizualiza și edita documente critice.
• Crearea și editarea documentelor: Pot crea și edita documente, foi de calcul și prezentări în timp real cu Bitrix24, care acceptă formate precum docx, pptx și xlsx. Acest lucru poate ajuta la îmbunătățirea colaborării între echipe în mod eficient.
• Acces mobil: Este util să utilizați aplicația mobilă Bitrix24 pentru a accesa, edita și partaja documente în timp ce sunteți în deplasare. Acest lucru este perfect pentru a rămâne productiv în afara biroului.
• Fluxuri de lucru automate pentru documente: Una dintre cele mai eficiente moduri de a eficientiza aprobările documentelor este prin intermediul fluxurilor de lucru automate ale Bitrix24. Vă ajută să asigurați coerența și procesarea în timp util între echipe.

De stabilire a prețurilor:

Bitrix24 oferă planuri accesibile, începând de la 49 USD pe lună. Beneficiați de o reducere de până la 20% la plățile anuale. Explorați cu o încercare gratuită de 30 de zile.

Legătură: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

8) Bynder

Bynder este o alegere de top pentru managementul conținutului. Am testat capabilitățile sale de gestionare a documentelor și mi-a făcut fluxurile de lucru mai rapide și mai eficiente. Este excelent pentru profesioniștii care au nevoie să creeze videoclipuri rapid și să le livreze echipelor lor. Vă sfătuiesc să acordați atenție capacității sale de a asigura conformitatea mărcii. Din experiența mea, acest instrument este excelent pentru simplificarea gestionării activelor.

Bynder a fost fondată în 2013, este lăudată pentru că accelerează ciclul de viață al conținutului creativ și a permis partajare sigură a fișierelor, intern și extern. Este grozav pentru organizațiile care urmăresc gestionarea și colaborarea eficientă și sigură a conținutului.

Caracteristici:

• Digimanagementul activelor (DAM): Bynder vă ajută să organizați și să controlați elemente precum imagini, videoclipuri și documente într-un singur sistem. Acest lucru poate ajuta la eficientizarea fluxurilor de lucru și la asigurarea utilizării cât mai eficiente a resurselor.
• Suport media îmbogățit: Pot spune cu încredere că Bynder este excelent pentru gestionarea tipurilor de fișiere complexe. Vă permite să gestionați cu ușurință imagini și videoclipuri, sporind flexibilitatea gestionării documentelor.
• Etichetarea automată a imaginii: Bynder vă permite să automatizați etichetarea imaginilor folosind AI, facilitând clasificarea și căutarea eficientă a fișierelor. Cel mai bine este pentru simplificarea sarcinilor repetitive.
• Redare video: Aș putea folosi Bynder pentru a revizui și a colabora la conținut video fără efort, datorită funcției sale de redare directă. Aceasta este o opțiune excelentă pentru echipele care au nevoie de partajare video fără întreruperi.
• Bibliotecă centralizată: Este esențial să aveți un depozit unificat, iar Bynder vă ajută să mențineți o bibliotecă sigură pentru acces coerent al echipei și organizare a activelor.
• Consecvența mărcii: Această soluție este excelentă pentru a asigura identitatea mărcii cu instrumente care vă permit să aliniați materialele la liniile directoare ale mărcii dvs. Ar putea fi util pentru mesaje consistente.

De stabilire a prețurilor:

Bynder oferă o gamă largă de funcții de gestionare a activelor digitale și a mărcii. Contactați echipa de vânzări pentru a obține o cotație de preț.

Legătură: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) Docuware

Docuware este un instrument de gestionare a documentelor și de automatizare a fluxului de lucru. Pe parcursul evaluării mele, l-am găsit excelent pentru păstrarea în siguranță a datelor importante de afaceri și ușor de accesat. Această aplicație vă permite să partajați, să actualizați și să salvați contractele fără probleme. Utilizează criptarea datelor, care este una dintre cele mai bune modalități de a asigura accesul securizat la fișiere.

DocuWare, fondată în 1988, se mândrește cu feedback pozitiv al clienților și cu o multitudine de funcții. Îți permite gestionează eficient documentele cu instrumente precum indexarea inteligentă și Automatizarea fluxului de lucru. Software-ul se integrează perfect cu SAP, Oracle, și multe altele și acceptă diferite formate de fișiere. Serviciul de asistență pentru clienți DocuWare este accesibil prin diferite mijloace, asigurându-se că ajutorul este la îndemână atunci când este necesar.

Caracteristici:

• Indexare inteligentă: Pot spune că Indexarea inteligentă în Docuware este una dintre cele mai bune modalități de a asigura o recuperare rapidă a datelor. Vă permite să automatizați indexarea, evitând introducerea manuală a datelor pentru eficiență.
• Automatizarea fluxului de lucru: Cu Docuware, aș putea urmări să sporesc productivitatea folosind Workflow Automation. Vă ajută să reduceți sarcinile repetitive prin automatizarea aprobărilor și notificărilor, o modalitate excelentă de a accelera luarea deciziilor.
• Document securizat Archiving: Este esențial să păstrați informațiile sensibile în siguranță. Documentul securizat al Docuware Archiving ofera o solutie cu criptare și controale de acces, perfect pentru respectarea reglementărilor.
• Capabilitati de integrare: Acest lucru poate ajuta la unificarea fluxului de lucru. Docuware vă permite să vă integrați perfect cu Microsoft Teams, Outlook și SAP, o opțiune excelentă pentru un flux fluid al informațiilor.
• Procesarea inteligentă a documentelor: Ar putea fi util să simplificați introducerea datelor. Procesarea inteligentă a documentelor Docuware captează informații din diverse surse și automatizează rutinele, asigurând fluxuri de lucru structurate și eficiente.
• Formulare electronice: Una dintre cele mai simple moduri de a accelera colectarea datelor este utilizarea Formularelor electronice Docuware. Vă permite să personalizați formularele pentru cel mai eficient schimb de informații.
• Căutare text integral: O idee bună de a localiza rapid informațiile este prin căutarea integrală a textului Docuware. Vă ajută să generați interogări de căutare precise și personalizabile pentru cea mai eficientă regăsire a documentelor.

De stabilire a prețurilor:

Vă rugăm să contactați echipa de vânzări Docuware pentru informații despre preț.

Legătură: https://start.docuware.com/

---

10) Manager de conținut FileNet

FileNet Content Manager este un instrument remarcabil care vă permite să preluați informații valoroase din documente. I-am revizuit caracteristicile și am constatat că oferă soluții de securitate, stocare și conținut la nivel de întreprindere alături de fluxurile de lucru care sunt ușor de implementat. Am putut accesa mai multe magazine de conținut în siguranță și am observat cum automatizează clasificarea fișierelor fără probleme. Acest lucru poate ajuta echipele care doresc să colaboreze mai rapid și cu mai puține bătăi de cap, făcându-l o alegere superioară pentru gestionarea documentelor.

FileNet Content Manager, fondat în 1982, vă permite să construiți și să integrați fără probleme servicii de conținut în afacerea dvs. prin intermediul API-ului său. Beneficiind de integrări precum Salesforce, oferă șabloane pentru PowerPoint și e-mail.

Caracteristici:

• Capturarea și indexarea conținutului: Cu FileNet Content Manager, pot captura, indexa și organiza automat documente, reducând efortul manual. Acest lucru este excelent pentru a asigura accesul și recuperarea fără întreruperi, în special atunci când aveți de-a face cu cantități mari de date.
• Capabilitati de cautare avansata: FileNet Content Manager vă permite să localizați rapid documente utilizând metadate și căutare full-text. Acest lucru vă ajută să găsiți un anumit conținut în mod eficient, ceea ce este excelent pentru a economisi timp în sarcinile de gestionare a documentelor.
• Informații despre conținut bazate pe inteligență artificială: Este esențial să analizați datele nestructurate, iar FileNet Content Manager face posibilă utilizarea instrumentelor bazate pe inteligență artificială. Acest lucru vă ajută să extrageți informații și să automatizați clasificarea conținutului, ceea ce este o modalitate excelentă de a spori productivitatea.
• Colaborare de conținut: Această caracteristică este perfectă pentru a facilita colaborarea în timp real. Pot partaja, edita și adnota cu ușurință documente în FileNet Content Manager, fără a comuta între instrumente. Este una dintre cele mai bune opțiuni pentru eficientizarea muncii în echipă.
• Stocare securizată a documentelor: Este util să se asigure securitatea datelor cu controale de acces bazate pe roluri și criptare. FileNet Content Manager își propune să protejeze informațiile sensibile, menținând în același timp conformitatea cu reglementările din industrie.
• Automatizarea fluxului de lucru: Această soluție este excelentă pentru automatizarea fluxurilor de lucru centrate pe documente. FileNet Content Manager vă permite să îmbunătățiți eficiența și să gestionați sarcinile în mod consecvent, ceea ce este cel mai eficient mod de a simplifica procesele repetitive.
• Management scalabil de conținut: Consider că scalabilitatea este esențială atunci când gestionez nevoile în creștere ale afacerii. FileNet Content Manager oferă o modalitate excelentă de a gestiona volume mari de documente cu arhitectura sa scalabilă, făcându-l o soluție perfectă pentru organizațiile de toate dimensiunile.

De stabilire a prețurilor:

FileNet Content Manager este o soluție robustă de gestionare a conținutului. Solicitați o cotație de preț de la vânzări.

Legătură: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Proiecte Zoho

Zoho Projects este un instrument uimitor pentru gestionarea documentelor și colaborare. Am testat acest instrument și l-am găsit excelent pentru planificarea proiectelor, atribuirea sarcinilor și păstrarea contactului cu echipa mea. În opinia mea, este una dintre cele mai bune soluții pentru gestionarea diferitelor tipuri de fișiere, cum ar fi documente, grafice, videoclipuri, rapoarte și foi de calcul într-un singur loc. Este util să partajați fișierele organizației dvs. fără nicio complexitate. Recomand acest instrument pentru urmărirea și gestionarea versiunilor documentelor cu ușurință. Caracteristica sa de căutare vă permite să localizați rapid fișierele după cuvinte cheie din titlu sau conținut, făcându-l o alegere superioară.

Caracteristici:

• Stocare centralizată a fișierelor: Zoho Projects vă permite să vă gestionați toate fișierele, inclusiv documentele, foile de calcul și graficele, într-o singură locație centralizată. Acest lucru vă ajută să evitați dezordinea și să păstrați totul organizat într-un singur loc.
• Controlul versiunii: Pot confirma că Zoho Projects oferă una dintre cele mai bune modalități de a urmări modificările, revizuirile și actualizările. Vă ajută să mențineți claritatea versiunilor de fișiere cu note detaliate și informații despre autor.
• Instrumente de căutare puternice: Este esențial să localizați rapid fișierele, iar instrumentele puternice de căutare ale Zoho Projects vă permit să găsiți documente folosind titluri sau cuvinte cheie. Acest lucru poate ajuta la eficientizarea fluxurilor de lucru ale proiectului.
• Colaborare în timp real: Această caracteristică vă permite să adnotați, să comentați și să revizuiți fișiere în timp real. Este o modalitate excelentă de a reduce comunicarea greșită și de a asigura o muncă în echipă fără întreruperi.
• Organizarea ierarhică a folderelor: Este o idee bună să utilizați foldere ierarhice în Zoho Projects. Acest lucru vă permite să organizați fișierele pe baza fluxului de lucru al echipei dvs., făcând navigarea simplă și intuitivă.
• Jurnalele de audit: Jurnalele de audit din Zoho Projects vă ajută să mențineți transparența și conformitatea. Acest lucru poate ajuta la urmărirea tuturor activităților documentelor, inclusiv a editărilor și a vizitelor, într-un mod structurat.
• Management automat al fluxului de lucru: Automatizarea sarcinilor repetitive, cum ar fi urmărirea reviziilor, este una dintre cele mai simple moduri de a economisi timp. Zoho Projects vă ajută să sporiți eficiența gestionând fluxurile de lucru fără probleme.

De stabilire a prețurilor:

Zoho Projects oferă planuri care pornesc de la 4.25 USD lunar, cu o reducere de 20% pentru plățile anuale. Încercați-l gratuit cu o perioadă de încercare de 10 zile. Nu este necesar un card de credit.

Legătură: https://www.zoho.com/projects/

Ce este sistemul de management al documentelor?

Sistemul de management al documentelor este o soluție automatizată bazată pe cloud pentru crearea, organizarea, partajarea și securizarea documentelor și fișierelor de afaceri. Vă permite să urmăriți versiunea documentului fără nicio bătaie de cap. Acest sistem de stocare în cloud oferă un flux de lucru mai rapid pentru revizuiri și aprobări pentru diferite părți interesate situate în mai multe locații geografice. Vă permite să accesați cu ușurință documentele de afaceri de pe tablete și smartphone-uri.

Cum am ales cel mai bun software de gestionare a documentelor?

At Guru99, acordăm prioritate credibilității și ne străduim să oferim informații corecte, relevante și obiective. După ce am dedicat peste 110 ore cercetării 39+ cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor, am selectat cu atenție opțiunile de top, atât gratuite, cât și plătite. Acest cuprinzător ghidul oferă o aprofundare uitați-vă la caracteristicile fiecărui sistem, avantajele și dezavantajele și prețurile, asigurându-vă că aveți perspective de încredere necesare pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză. Atunci când selectați cel mai bun software de control sau de gestionare a documentelor, factori precum securitatea, interfața cu utilizatorul și capacitățile de integrare sunt cruciali. Consultați mai jos factorii importanți pentru a vă asigura că software-ul se aliniază cu cerințele dumneavoastră specifice.

• In cautarea: Trebuie să căutați o mare varietate de opțiuni pentru a găsi rapid fișierele necesare. Este bine că vă permite să căutați documente după nume, conținut, tip și data modificării.
• Structura simplă a fișierului: Sistemul de management al documentelor trebuie să aibă o structură de fișiere ușor de utilizat.
• Controlul versiunii: Controlul versiunilor sau versiunea este o caracteristică importantă a software-ului de gestionare a documentelor, care vă permite să urmăriți modificările în fișiere. Cel mai bun DMS ar trebui să mențină și o arhivă a versiunilor vechi. Prin urmare, puteți vedea cu ușurință modificările în documente.
• Acces mobil: Trebuie să căutați Sistemul de management al documentelor care este accesibil prin tablete și smartphone-uri. Acest lucru vă va permite să vizualizați, să modificați și să partajați fișiere din orice loc.
• Integrare: Sistemul de management al documentelor ar trebui să se integreze cu ușurință cu alte programe pe care le utilizați deja, cum ar fi software-ul CRM și clientul de e-mail.
• Scanare: Software-ul de gestionare a documentelor ar trebui să ofere o funcție de scanare a documentelor.
• De securitate: Sistemul de gestionare a documentelor trebuie să vă permită să atribuiți permisiuni pentru un anumit utilizator pentru accesarea folderelor și fișierelor.

Care este cel mai bun mod de a depune documente?

Iată cele mai bune modalități de a depune documente:

• Sistem de arhivare alfabetic: Cel mai bun mod de a depune documente este să vă depuneți documentele în ordine alfabetică. Numele unui folder trebuie să fie conform cu numele documentelor.
• Sistem de dosar numeric: Companiile care au nevoie de un număr de documente, cum ar fi facturi, ar trebui să creeze un sistem de înregistrare numerică.
• Sistem de fișiere de categorii: Trebuie să vă aranjați fișierele în funcție de categorii precum date personale, de marketing, administrare și clienți. De asemenea, este posibil să includeți sub-subiecte pentru fiecare categorie în funcție de nevoile dvs.

Cum funcționează un sistem electronic de gestionare a documentelor?

Iată procesul de lucru al unui sistem de management al documentelor:

• Capturați documente: Facilitatea de capturare a documentelor vă va ajuta să vă salvați fișierele, astfel încât să le puteți găsi cu ușurință mai târziu. Acest lucru este posibil datorită caracteristicii de indexare a DMS. De asemenea, puteți adăuga câteva metadate pentru a le căuta fără probleme.
• Stocare centrală a documentelor: Un DMS are stocare centrală a documentelor. Acest lucru este important pentru gestionarea și păstrarea documentelor care provin din mai multe locuri.
• Preluarea și distribuirea documentelor: Un DMS include preluarea și distribuirea documentelor. Este important să vă asigurați că utilizați și partajați documentele fără probleme.

Care sunt opțiunile de implementare pentru software-ul de gestionare a documentelor?

Există două opțiuni de implementare pentru software-ul de gestionare a documentelor: 1) software bazat pe cloud și 2) software local.

1. Software bazat pe cloud:

Software-urile bazate pe cloud sunt găzduite pe internet în loc să fie instalate pe computer. Vă permite să vă accesați documentele din orice loc.

Software-ul bazat pe cloud are următoarele opțiuni de implementare:

• Are costuri mai mici de gestionare a documentelor și oferă scalabilitate ușoară.
• Datele sunt stocate pe servere terțe. Acest lucru va reduce sarcina controlului acestuia.
• Accesibil de pe orice dispozitiv conectat la internet.

2. Software-ul local:

Software-ul local sunt, în general, aplicații care sunt instalate pe sistemul local. Vă permite să configurați, să gestionați și să vă controlați datele cu ușurință.

Software-ul local are următoarele opțiuni de implementare:

• Acest tip de software are costuri inițiale mai mari, dar nu are cheltuieli recurente.
• Este nevoie de mult timp de implementare.
• Actualizările sunt responsabilitatea utilizatorului.
• Toate datele dvs. sunt stocate pe servere autogestionate care oferă utilizatorilor un control bun asupra acestora.
• Este personalizabil în ceea ce privește controlul și securitatea datelor.

Verdict

Software de gestionare a documentelor simplifică organizarea, stocarea și accesarea în siguranță a fișierelor. Consider că este esențial pentru companiile care doresc să eficientizeze fluxurile de lucru și să îmbunătățească colaborarea în echipă. Este o soluție sigură și fiabilă, care oferă funcții de control al versiunilor, conformitate și integrare. Verificați verdictul meu mai jos pentru instrumentele de top din această categorie.

• Zoho WorkDrive: O platformă robustă care oferă căutare inteligentă, versiune nelimitată, colaborare perfectă și integrare cu peste 5000 de aplicații. Este sigur, ușor de utilizat și ideal pentru companii de toate dimensiunile.
• Smartsheet: Un instrument cuprinzător pentru automatizarea fluxurilor de lucru și gestionarea proiectelor cu opțiuni de raportare live și integrare.
• Icedrive: O soluție sigură și rentabilă, cu criptare fără cunoștințe, stocare în cache inteligentă și caracteristici fiabile de partajare a fișierelor.

Întrebări frecvente