Corespondenta in SAP – Configurație și tipuri

Există diferite tipuri de corespondență standard disponibile, cum ar fi tipărirea facturii, extrasul de cont etc. Pot fi create și tipuri de corespondență personalizate.

Corespondențele pot fi create în momentul procesării unei anumite tranzacții comerciale sau într-o etapă ulterioară pentru înregistrările tranzacțiilor deja create.

Corespondența poate fi trimisă către client/vânzător în diferite formate, cum ar fi e-mail și fax. Corespondența este practic scrisori etc., care este trimisă de la SAP către vânzător/client etc.

Corespondența poate fi creată individual sau colectiv, ad-hoc sau prin lot automatizat.

Tipuri de corespondență

Mai jos este o listă de exemplu cu diferite tipuri de corespondență standard, care pot fi copiate pentru a crea un anumit formular personalizat, program etc.

Tipul corespondenței	Corespondenţă Description	Program de imprimare	Date necesare	Eșantion standard SAP Formă de script
SAP01	Notificări de plată	RFKORD00	Numarul documentului	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Extras de cont	RFKORD10	Numărul contului și data	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill a extraselor de comisioane valutare	RFKORD20	Numarul documentului	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Documente interne	RFKORD30	Numarul documentului	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Scrisori individuale	RFKORD40	Numărul contului	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Extrase de documente	RFKORD50	Numarul documentului	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Declarațiile clienților	RFKORD11	Numărul și data clientului	F140_CUS_STAT_01

Cum se face Configurarea corespondenței

Configurarea corespondenței în SAP poate fi efectuată în următorii pași de mai jos

Pasul 1) Definiți tipul de corespondență

Calea: – SPRO > Contabilitate financiară (nou) > Conturi de încasat și conturi de plătit > Conturi client > Elemente rând > Corespondență > Efectuați și verificați setările pentru corespondență > Definiți tipurile de corespondență

Cod de tranzacție:-OB77

Aici diverse SAP sunt disponibile tipuri de corespondență standard. De asemenea, puteți crea tipuri de corespondență personalizate. Puteți specifica că ce date sunt necesare pentru generarea unei corespondențe, de exemplu, pentru extrasul de cont, puteți specifica că este necesar client/vânzător master pentru extras. De asemenea, puteți specifica parametrii de dată și textul care urmează să apară pentru selectarea datei.

Pasul 2) Atribuiți programul tipului de corespondență

Calea:-SPRO > Contabilitate financiară (nou) > Conturi de încasat și conturi de plătit > Conturi de clienți > Elemente rând > Corespondență > Efectuați și verificați setările pentru corespondență > Alocați programe pentru tipurile de corespondență

Cod de tranzacție: -OB78

Aici trebuie să legați programul generator de corespondență la tipul de corespondență. De asemenea, puteți specifica diferite programe pentru diferite coduri de companie. (De asemenea, puteți specifica aici varianta implicită pentru ca programul să se execute. Puteți crea o astfel de variantă din tranzacție SE38/ SA38 pentru program.)

De asemenea, vă puteți crea propriul program personalizat ca o copie a programului standard și puteți face modificări adecvate pentru a satisface oricare dintre nevoile specifice ale clientului dumneavoastră.

Pasul 3) Determinați funcțiile de apelare pentru tipul de corespondență

Calea:-SPRO > Contabilitate financiară (nou) > Conturi de încasat și conturi de plătit > Conturi client > Elemente rând > Corespondență > Efectuați și verificați setările pentru corespondență > Determinați funcțiile de apelare

Cod de tranzacție:-OB79

Aici trebuie să specificați că în ce moment puteți genera tipul de corespondență specific. De asemenea, puteți specifica o setare diferită pentru diferite coduri de companie. Diferitele opțiuni disponibile sunt: ​​-

• În momentul introducerii documentului (de ex. FB50, FB60 etc.)
• În momentul înregistrării plăților (de exemplu, F-28, F-26 etc.)
• În momentul afișării sau modificării documentului (de ex. FB02, FB03 etc.)
• În momentul afișării contului (de exemplu, FBL1N, FBL5N etc.)

Pasul 4) Atribuiți formularul de corespondență programului de imprimare a corespondenței

Calea:-SPRO > Contabilitate financiară (nou) > Conturi de încasat și conturi de plătit > Conturi de clienți > Corespondența elementelor rând > Efectuați și verificați setările pentru corespondență > Definiți numele formularelor pentru corespondență Tipărire

Cod de tranzacție: -OB96

Aici trebuie să specificați definiția formelor care va fi utilizată de programul de imprimare a corespondenței. De asemenea, puteți specifica o setare diferită pentru diferite coduri de companie. (Cel SAP Forma de script este definită folosind tranzacția SE71, unde diferitele date sunt aranjate în formatul de ieșire pentru a fi procesate. Acest SAP Formularul de script definește aspectul în ieșire.)

De asemenea, puteți utiliza ID-uri de formular din două cifre, prin care puteți apela formulare diferite pentru ID-uri de formulare diferite în același cod de companie.

Acest ID de formular poate fi dat în ecranul de selecție al programului de tipărire care generează corespondență. Puteți selecta un singur ID de formular la un moment dat pentru un tip de corespondență. Puteți crea mai multe tipuri de corespondență, declanșând ID-uri de formulare diferite.

Pasul 5) Definiți detaliile expeditorului pentru corespondență

Calea:-SPRO > Contabilitate financiară (nou) > Conturi de încasat și conturi de plătit > Conturi client > Elemente rând > Corespondență > Efectuați și verificați setările pentru corespondență > Definiți detaliile expeditorului pentru formularul de corespondență

Cod de tranzacție:-OBB1

Puteți face link aici pentru detalii pentru antet, subsol, semnătură și expeditor. Acest text este definit folosind tranzacția SO10 cu ID-ul text așa cum este legat mai sus (de exemplu ADRS). De asemenea, puteți specifica o setare diferită pentru diferite coduri de companie. (De asemenea, poate fi definită o variantă de expeditor cu două cifre, pe care o puteți da parametrilor de selecție ai programului de imprimare. Acest lucru va permite diferite detalii ale expeditorului în cadrul aceluiași cod de companie.)

Pasul 6) Definiți variantele de sortare pentru corespondență

Calea:-SPRO > Contabilitate financiară (nou) > Conturi de încasat și conturi de plătit > Conturi client > Elemente rând > Corespondență > Efectuați și verificați setările pentru corespondență > Definiți variantele de sortare pentru corespondență

Cod de tranzacție: -O7S4

Aici puteți specifica în ce ordine vor fi generate scrisorile de corespondență. De exemplu, dacă generați extras de cont pentru mai mulți furnizori, atunci furnizorii vor fi sortați în această ordine și apoi scrisoarea va fi generată. Această variantă de sortare poate fi dată în ecranul de selecție al programului de tipărire care generează corespondență.

Pasul 7) Definiți variantele de sortare pentru elementele rând în corespondență

Calea:-SPRO > Contabilitate financiară (nou) > Conturi de încasat și conturi de plătit > Conturi client > Elemente rând > Corespondență > Efectuați și verificați setările pentru corespondență > Definiți variantele de sortare pentru articolele rând

Cod de tranzacție: -O7S6

Puteți specifica aici în ce ordine vor apărea diferitele elemente rând într-o literă de corespondență. De exemplu, dacă un extras de cont de furnizor are mai multe facturi, atunci facturile vor fi sortate în această ordine și apoi scrisoarea va fi generată.

Această variantă de sortare poate fi dată în ecranul de selecție al programului de tipărire care generează corespondență.

Generarea corespondenței

După cum s-a arătat mai devreme, de asemenea, în timpul configurării punctului de apelare, corespondența poate fi generată în momentele de mai jos: -

1. În momentul introducerii documentului (de ex. FB50, FB60 etc.)
2. În momentul înregistrării plăților (de exemplu, F-28, F-26 etc.)
3. În momentul afișării sau modificării documentului (de ex. FB02, FB03 etc.)
4. În momentul afișării contului (de exemplu, FBL1N, FBL5N etc.)

Corespondența poate fi generată pentru un anumit document sau pentru contul de furnizor/client. Diapozitivele ulterioare vor explica generarea corespondenței prin diferite moduri și tipărirea acesteia.

Generarea corespondenței (Metoda A): -

Corespondența poate fi generată în timp ce creați, modificați sau afișați documentul.

Pentru aceasta, accesați Mediu > Corespondență și selectați tipul de corespondență relevant, de exemplu, vedeți ecranul de mai jos în FB70 crearea facturii clientului: -

În mod similar, puteți crea corespondența din afișarea documentului/modificarea din tranzacție, ca în FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N etc.

Generarea corespondenței (Metoda B)

Pentru existent contabilitate documente puteți utiliza codul tranzacției FB12.

După introducerea codului companiei, se va cere tipul de corespondență. Selectați Tipul de corespondență și vă va cere să introduceți numărul documentului/ nr. etc pe baza setarii tipului de corespondenta. După aceasta, se solicită corespondența.

Generarea corespondenței (Metoda C)

Din tranzacția F.27, puteți genera corespondența (extrasul de cont) pentru furnizor(i)/client(i).

Aici „Indicator în înregistrarea principală”, valoarea dată ar trebui să se potrivească cu valoarea dată în datele de bază ale clientului/furnizorului > Cod companie > Corespondență.

Dacă bifați caseta de selectare „Solicitare individuală”, atunci dacă același furnizor/client are articole rând în mai multe coduri de companie, atunci pentru fiecare cod de companie va fi generată o declarație separată.

Tipărirea corespondenței

Imprimarea corespondenței (Metoda A): -

Utilizați codul tranzacției F.61 pentru a tipări tipul de corespondență relevant deja generat. La execuție, va imprima pur și simplu corespondența (Dacă este configurat e-mail/fax, etc., atunci ieșirea va fi generată în acel format)

Imprimarea corespondenței (Metoda B): -

Din tranzacție F.64, puteți vedea scrisoarea de corespondență (Spool) generată și o puteți imprima. (Diferența față de F.61 este că, în F.64 puteți face și alte operațiuni (cum ar fi ștergerea, previzualizarea tipăririi etc.) pentru cererea de corespondență deja generată.)

Spool-ul generat poate fi văzut și imprimat din tranzacție SP02 sau Sistem > Solicitare Spool propriu.

Corespondență prin e-mail

Păstrați adresa de e-mail în setarea din client/ maestru de vânzător > Date generale > Fila Adresă > Comunicare și selectați metoda de comunicare ca e-mail.

De asemenea, păstrați ID-ul de e-mail în client/furnizor master > Date Code Company > Fila Corespondență.

Apoi, corespondența pentru acest client/furnizor va fi generată în format de e-mail în loc de imprimare (Ținând cont de setarea de ieșire a utilizatorului făcută pentru a determina metoda de comunicare în ieșirea utilizatorului prezentată în diapozitivul următor.)

(Notă: În mod similar, puteți face setări pentru ieșirea faxului selectând comunicarea standard ca FAX și menținând numărul de fax.)