Componentes e função do MIS (Sistema de Informação de Gestão)

O Facebook é um dos negócios mais lucrativos do mundo e toda a sua existência depende do uso de tecnologia e sistemas de informação.

Outras empresas de sucesso, como Google, Amazon, eBay e instituições financeiras - a maior parte de seu sucesso se deve à tecnologia.

Este tutorial examinará as funções de MIS na organização e como uma organização pode tirar vantagem do MIS para obter vantagem competitiva.

Definição de dados e informações e características de boas informações

Os dados referem-se a factos básicos brutos, ou seja, o preço de um produto, o número de produtos adquiridos, etc., que ainda não foram processados.

Por exemplo, um preço de US$ 6 e uma quantidade de 10 não transmitem nenhum significado para um cliente em uma caixa registradora de ponto de venda. As informações devem ser dados processados que transmitam significado ao destinatário.

Por exemplo, multiplicar R$ 6 por 10 nos dá R$ 60, que é o valor total da conta que o cliente deve pagar.

Boa informação deve ser oportuna e disponível quando necessária.

A seguir estão as características de uma boa informação.

Preciso – as informações devem estar livres de erros e equívocos. Isto é conseguido seguindo padrões rígidos para o processamento de dados em informações. Por exemplo, adicionar $6 + 10 nos daria informações imprecisas. A informação precisa para o nosso exemplo é multiplicar $6 por 10.
Preencha – todas as informações necessárias para tomar uma boa decisão devem estar disponíveis. Não deveria faltar nada. Se o IMPOSTO for uma aplicação ao cálculo do valor total que o cliente deverá pagar então, ele também deverá ser incluído. Deixar isso de fora pode induzir o cliente a pensar que deveria pagar US$ 60 apenas quando, na verdade, ele também deveria pagar impostos.
Económico – o custo da obtenção de informações não deve exceder o benefício da informação em termos monetários.
Focado no usuário – as informações devem ser apresentadas de forma a atender às necessidades de informação do usuário-alvo. Por exemplo, os gestores operacionais necessitavam de informações muito detalhadas, e isto deve ser considerado ao apresentar informações aos gestores operacionais. A mesma informação não seria apropriada para os gestores seniores porque teriam de processá-la novamente. Para eles, seriam dados e não informações.
Relevante – a informação deve ser relevante para o destinatário. A informação deve estar diretamente relacionada ao problema que o destinatário pretendido enfrenta. Se o departamento de TIC quiser comprar um novo servidor, a informação que fala em um desconto de 35% em laptops não seria relevante nesse cenário.
Autoritativo – a informação deve provir de fonte confiável. Digamos que você tenha uma conta bancária e queira transferir dinheiro para outra conta bancária que utilize uma moeda diferente da sua. Usar a taxa de câmbio de uma casa de câmbio não seria considerado oficial em comparação com obter a taxa de câmbio diretamente do seu banco.
Oportuno – a informação deve estar disponível quando for necessária. Digamos que sua empresa queira se fundir com outra empresa. As informações que avaliam a outra empresa com a qual você deseja se fundir devem ser fornecidas antes da fusão e você deve ter tempo suficiente para verificar as informações.

Vantagem competitiva da informação e MIS

Vantagem competitiva é uma posição que torna um negócio mais lucrativo do que seus concorrentes. Por exemplo, produzir produtos a um custo inferior ao dos seus concorrentes torna-o mais rentável.

Os sistemas de informação têm a capacidade de ajudar uma organização a chegar a essa posição. Eles fazem isso das seguintes maneiras

Operaexcelência nacional – a excelência operacional busca melhorar as operações do negócio. Vejamos um exemplo de uma loja de varejo. Uma loja de varejo pode usar sistemas de informação para fazer um pedido automaticamente a um fornecedor quando o nível de estoque atingir o limite de novos pedidos. Isso garante que a loja de varejo nunca fique sem estoque e que os clientes sempre possam contar com ela para encontrar o que precisam.

Novos modelos de negócios, produtos e serviços – vamos continuar com o exemplo de uma loja de varejo. A loja de varejo pode desenvolver um sistema de pedidos baseado na web ou um aplicativo para smartphone que os clientes possam usar para comprar itens no conforto de suas casas ou onde quer que estejam. O sistema de pedidos pode ser vinculado a uma empresa de entrega e ter suporte para pagamentos online. Este é um novo modelo de negócios em comparação com os clientes que entram para fazer compras em vez de fazê-lo em aplicativos baseados na web ou em smartphones.

Melhor relacionamento com fornecedores e clientes – dados históricos são usados para entender as necessidades dos clientes e fornecedores. Esses dados são então usados para criar serviços e produtos que atendam às necessidades. Isso leva a relacionamentos de longo prazo com clientes e empresas, o que coloca a organização em uma posição mais lucrativa.

Melhor tomada de decisão – a informação é crítica na tomada de decisões. Os sistemas de informação, se concebidos e operados de forma eficiente, produzem informações que possuem todas as características de boa informação descritas na seção acima. Isso permite que uma organização tome decisões que irão beneficiar as organizações.

Componentes do MIS e sua relação

Um sistema de informações gerenciais é composto por cinco componentes principais: pessoas, processos de negócios, dados, hardware e software. Todos esses componentes devem trabalhar juntos para atingir os objetivos de negócios.

Pessoas – são os usuários que utilizam o sistema de informação para registrar as transações comerciais do dia a dia. Os utilizadores são geralmente profissionais qualificados, como contabilistas, gestores de recursos humanos, etc. O departamento de TIC normalmente conta com pessoal de apoio que garante o bom funcionamento do sistema.

Procedimentos Empresariais – estas são as melhores práticas acordadas que orientam os usuários e todos os outros componentes sobre como trabalhar de forma eficiente. Os procedimentos de negócios são desenvolvidos pelas pessoas, ou seja, usuários, consultores, etc.

Dados – as transações comerciais diárias registradas. Para um banco, os dados são coletados de atividades como depósitos, saques, etc.

Hardware – o hardware é composto por computadores, impressoras, dispositivos de rede, etc. O hardware fornece o poder de computação para processar dados. Ele também fornece recursos de rede e impressão. O hardware acelera o processamento de dados em informações.

Software – estes são programas executados no hardware. O software é dividido em duas categorias principais: software de sistema e software aplicativo. O software do sistema refere-se ao sistema operativo ou seja Windows, Mac OS e Ubuntu, etc. Software aplicativo refere-se a software especializado para realizar tarefas de negócios, como Folha de pagamento programa, sistema bancário, sistema de ponto de venda, etc.

Cadeia de valor de Porter

Pense em uma empresa como a Apple Inc. Por que ela tem sucesso? Por que os clientes amam e compram o iPhone? É porque o iPhone agrega valor às suas vidas. É por isso que a Apple Inc. é um negócio de sucesso. Cadeia de valor refere-se às atividades que uma empresa realiza para criar valor para seus clientes.

O conceito de cadeia de valor foi desenvolvido por Michael Porter. A cadeia de valor de Porter tem duas atividades, nomeadamente;

Atividades primarias – são atividades relacionadas à criação de produtos/serviços, marketing e vendas e suporte. As atividades primárias consistem em logística de entrada, operações, logística de saída, marketing e vendas e serviços.
Atividades de apoio – são atividades que apoiam as atividades primárias. As atividades de apoio consistem em compras (compras), gestão de recursos humanos, desenvolvimento tecnológico e infraestrutura.

O diagrama a seguir descreve a cadeia de valor

A ilustração a seguir mostra a cadeia de valor da Apple Inc.

O objetivo geral da cadeia de valor é ajudar uma empresa a obter vantagem competitiva. Vantagem competitiva é a posição de uma empresa em um mercado que a torna mais lucrativa do que seus concorrentes diretos.

Influência da TI nos objetivos organizacionais

As metas organizacionais referem-se aos objetivos e à missão da organização, especialmente no longo prazo. Independentemente do tipo de negócio em que uma organização se envolve, o objetivo geral é criar valor para os clientes ou clientes, conforme declarado na seção acima.

O alinhamento da Tecnologia da Informação Empresarial preocupa-se em usar a tecnologia da informação para atingir efetivamente as metas de negócios.

Duas das maneiras mais comuns pelas quais uma organização pode agregar valor é oferecendo um produto de qualidade a um preço inferior ao do concorrente ou a um preço alto, mas com mais recursos que agregam valor aos clientes.

A tecnologia da informação permite que as empresas processem e analisem grandes quantidades de dados a um custo mais barato e no menor tempo possível. Isso permite que as organizações forneçam produtos de qualidade a um preço mais barato.

Vejamos um exemplo de banco. Um banco pode usar caixas eletrônicos para permitir que os clientes retirem dinheiro e outros meios automatizados para depositar dinheiro. Os clientes com dúvidas podem ser direcionados a um site que contém perguntas frequentes. Tanto indivíduos quanto empresas podem visualizar os extratos on-line se assinarem o Internet Banking.

As práticas de negócios de TI acima levam à redução de custos de fazer negócios e à criação de novos produtos e serviços. A redução do custo de fazer negócios permite que um banco reduza as tarifas bancárias, oferecendo, portanto, um produto ou serviço de qualidade a um preço mais barato.

Resumo

As entidades empresariais existem para obter lucros. Existem organizações sem fins lucrativos para fornecer serviços ou produtos de qualidade com boa relação custo-benefício.

Independentemente do tipo de organização, o MIS tem um papel importante a desempenhar na consecução dos objectivos.

O MIS permite que as organizações tomem decisões acertadas, fornecendo informações aos tomadores de decisão.