Integração de projetos e gerenciamento de escopo: o que é, definição
Jonathan Reed
⚡ Resumo Inteligente
A Gestão da Integração do Projeto coordena todas as atividades, planos e mudanças ao longo de um projeto, enquanto a Gestão do Escopo do Projeto define e controla o trabalho exato necessário para que as equipes entreguem o produto certo, no prazo e dentro do orçamento.
O que é gerenciamento de integração de projetos?
A gestão da integração do projeto preocupa-se principalmente com os processos necessários para garantir que as diversas atividades do projeto sejam coordenadas adequadamente.
Em outras palavras, o processo de Gerenciamento da Integração do Projeto compreende atividades como identificar, definir, combinar e coordenar vários processos relacionados ao projeto.
O gerenciamento de integração do projeto inclui as seguintes atividades.
| Processo | Etapa do projeto | Principais Entregas |
|---|---|---|
| Desenvolver o termo de abertura do projeto | Iniciando | Carta do Projeto |
| Desenvolver plano de gerenciamento de projeto | Planeamento | Plano de Gerenciamento do Projeto |
| Direcionar e gerenciar o trabalho do projeto | Execução | Entregas |
| Monitorar e controlar o trabalho do projeto | Monitoramento e controle | Pedidos de mudança |
| Execute o controle integrado de mudanças | Monitoramento e controle | Alterar atualizações de status de solicitação |
| Fechar Projeto ou Fase | Encerramento do projeto | Produto final |
Analisaremos cada processo passo a passo a seguir:
Carta do Projeto
O termo de abertura do projeto é parte integrante do gerenciamento da integração do projeto; sem um termo de abertura do projeto, um projeto não pode ser iniciado. Autoriza formalmente e define os objetivos do projeto. Inclui nome, descrição e resultados do projeto, geralmente escritos por uma autoridade superior a um gerente de projeto.
| entradas | Ferramentas e técnicas | Saídas |
|---|---|---|
| Declaração de projeto do trabalho | Julgamento perito | Carta do Projeto |
| Caso de negócios | ||
| Contato | ||
| Fatores ambientais da empresa | ||
| Ativos de processos organizacionais |
Plano de Gerenciamento do Projeto
O desenvolvimento do plano do projeto utiliza as saídas de outros processos de planejamento para produzir um documento consistente e lógico que pode ser usado para orientar tanto o controle quanto a execução do projeto. O Plano de Gerenciamento do Projeto é usado para direcionar a execução do projeto, documentando as suposições do planejamento do projeto, comunicando-se entre as partes interessadas, para melhor controle do projeto, etc.
| entradas | Ferramentas e técnicas | Saídas |
|---|---|---|
| Termo de abertura do projeto | Julgamento perito | Plano de Gerenciamento do Projeto |
| Resultado dos processos de planejamento | ||
| Fatores ambientais da empresa | ||
| Ativos de processos organizacionais |
Direcionar e gerenciar o trabalho do projeto
É um processo onde o trabalho será executado conforme definido no plano de gerenciamento do projeto e implementando mudanças em relação aos requisitos do projeto.
| entradas | Ferramentas e técnicas | Saídas |
|---|---|---|
| Plano de gerenciamento de projeto | Julgamento perito | Entregas |
| Solicitações de mudança aprovadas | Sistema de informações de gerenciamento de projetos | Informações sobre desempenho no trabalho |
| Fatores ambientais da empresa | Pedidos de mudança | |
| Ativos de processos organizacionais | Atualizações dos planos de gerenciamento de projetos | |
| Atualizações de documentos do projeto |
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Esta etapa inclui tracrei, revisando e relatando o progresso do projeto a fim de atingir os objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento do projeto.
| entradas | Ferramentas e técnicas | Saídas |
|---|---|---|
| Plano de gerenciamento de projeto | Julgamento perito | Pedidos de mudança |
| Relatórios de desempenho | Atualizações dos planos de gerenciamento de projetos | |
| Fatores ambientais da empresa | Atualizações de documentos do projeto | |
| Ativos de processos organizacionais |
Execute o controle integrado de mudanças
É a fase onde o impacto de qualquer mudança é avaliado em relação ao projeto. Requer ser avaliado em todo o projeto. Nesse processo, o trabalho real é analisado em relação ao plano projetado e faz um ajuste caso não estejam alinhados ou sincronizados.
A diferença entre “monitorar e controlar o trabalho do projeto” e “controle integrado de mudanças” é que o Realizar o Controle Integrado de Mudanças enfatiza o gerenciamento de qualquer mudança no escopo do projeto, enquanto o primeiro se concentra em gerenciar a forma como tal escopo é executado.
| entradas | Ferramentas e técnicas | Saídas |
|---|---|---|
| Plano de gerenciamento de projeto | Julgamento perito | Alterar atualizações de status de solicitações |
| Informações sobre desempenho no trabalho | Reuniões de controle de mudanças | Atualizações do plano de gerenciamento do projeto |
| Pedidos de mudança | Atualizações de documentos do projeto | |
| Fatores ambientais da empresa | ||
| Ativos de processos organizacionais |
Fechar Projeto ou Fase
É a fase de conclusão formal das atividades relacionadas ao projeto.
| entradas | Ferramentas e técnicas | Saídas |
|---|---|---|
| Plano de gerenciamento de projeto | Julgamento perito | Transição final de produto, serviço ou resultado |
| Entregáveis aceitos | Atualizações de ativos de processos organizacionais | |
| Ativos de processos organizacionais |
O que é gerenciamento do escopo do projeto?
Um processo de gerenciamento do escopo determina qual trabalho é necessário ser feito e garante que o projeto inclua apenas esse trabalho para concluí-lo.
Por que os gerentes precisam do gerenciamento do escopo do projeto
- Sem determinar o escopo do projeto, o tempo ou custo que o projeto consumirá não pode ser estimado
- O gerenciamento do escopo cria processos de controle para abordar elementos que podem alterar o projeto durante o ciclo de vida do projeto
- Isso ajuda a evitar os desafios que um projeto pode encontrar com um escopo cada vez maior e uma lista de requisitos complexa.
Esta etapa inclui ambos-
- Gerenciando o escopo do projeto
- Gerenciando o escopo do produto
O processo de gerenciamento do escopo do projeto inclui as seguintes atividades.
| Processo | Grupo de Projeto | Principais Entregas |
|---|---|---|
| Planejar o gerenciamento do escopo | Planeamento | |
| Coletar Requisitos | Planeamento | Documento requerido |
| Definir escopo | Planeamento | Declaração do escopo do projeto |
| Criar EAP | Planeamento | Diretório WBS, WBS |
| Validar escopo | Monitoramento e Controle | Entregas de aceitação |
| Escopo de controle | Monitoramento e Controle | Pedido de mudança |
Analisaremos cada processo passo a passo a seguir:
Planejar o gerenciamento do escopo
O plano de gerenciamento do escopo determinará como o escopo será definido, validado e controlado.
| Entradas Primárias | Técnicas e Ferramentas | Saídas Primárias |
|---|---|---|
| Declaração preliminar do escopo do projeto | ||
| Termo de abertura do projeto | Reuniões | Planos de gerenciamento de requisitos |
| Plano de Gerenciamento do Projeto | Julgamento de especialistas | Planos de gerenciamento de escopo |
| Fatores ambientais da empresa | ||
| Ativos de processos organizacionais |
Coletar Requisitos
Durante esse processo, os gerentes utilizam diversas técnicas e ferramentas para coletar os requisitos do projeto junto às partes interessadas. Essa etapa é crucial e, se realizada com precisão, as chances de erros durante o projeto serão mínimas.
| Entradas Primárias | Técnicas e Ferramentas | Saídas Primárias |
|---|---|---|
| Carta do Projeto | Entrevistas | Documentação de requisitos |
| Cadastro de partes interessadas | Grupos de foco | Plano de gerenciamento de requisitos |
| Técnicas de criatividade em grupo | Requisitos tracmatriz de habilidade | |
| Oficinas facilitadas | ||
| Pesquisas e questionários | ||
| Protótipos | ||
| Observações | ||
| Técnicas de tomada de decisão em grupo |
Processo de Definição do Escopo
Este processo indica claramente como o projeto deve progredir e o que ele não pode fazer. Durante este processo, garante-se que o projeto permaneça no rumo certo. track através da análise dos documentos de apoio. O escopo resultante mencionará então os requisitos e expectativas das partes interessadas.
| Entradas Primárias | Técnicas e Ferramentas | Saídas Primárias |
|---|---|---|
| Termo de abertura do projeto | Julgamento de especialistas | Declaração do escopo do projeto |
| Documentação de requisitos | Análise de produto | Atualizações de documentos do projeto |
| Ativos de processos organizacionais | Identificação alternativa | |
| Oficinas facilitadas |
Criando WBS (Estrutura Analítica do Trabalho)
A EAP permite que o gerente de projeto e sua equipe dividam as entregas de um projeto de alto nível em unidades de trabalho menores e gerenciáveis, chamadas pacotes de trabalho.
| Entradas Primárias | Técnicas e Ferramentas | Saídas Primárias |
|---|---|---|
| Declaração do escopo do projeto | Decomposição | WBS |
| Documentação de requisitos | Dicionário EAP | |
| Ativos de processos organizacionais | Linha de base do escopo | |
| Atualizações de documentos do projeto |
Validar escopo
O processo de validação do escopo envolve a aceitação do cliente. É quando o cliente aceita formalmente todas as entregas do projeto. Esse processo ocorre ao final de cada fase. Durante essa etapa, o cliente fornece seu feedback sobre o trabalho realizado.
| Entradas Primárias | Técnicas e Ferramentas | Saídas Primárias |
|---|---|---|
| Declaração do escopo do projeto | Inspeção | Entregas de aceitação |
| Plano de Gerenciamento do Projeto | Pedido de mudança | |
| Exigência TracMatriz de Habilidades | Atualizações de documentos do projeto | |
| Entregáveis validados |
Controle de escopo
Este processo ou fase envolve o monitoramento do andamento do projeto e o gerenciamento das mudanças de escopo. Além disso, também inclui a avaliação de requisitos adicionais solicitados pelo cliente ou a supervisão proativa do escopo do projeto.
| Entradas Primárias | Técnicas e Ferramentas | Saídas Primárias |
|---|---|---|
| Plano de Gerenciamento do Projeto | Análise de variação | Medições de desempenho no trabalho |
| Documentação de requisitos | Pedidos de mudança | |
| Exigência tracmatriz de habilidade | ||
| Ativos de processos organizacionais | ||
| Informações sobre desempenho no trabalho | Atualizações de documentos do projeto |
Pontos-chave a serem lembrados para o gerenciamento do escopo
- Para evitar estouros de custos e atrasos no cronograma, o escopo precisa ser completo e preciso.
- O escopo precisa ser claramente definido para evitar trabalho desnecessário e confusão
- O documento do escopo deve ser compartilhado com todas as partes interessadas para evitar erros no design e nos requisitos
- A boa prática para o Gerenciamento do Escopo é que o documento do escopo permaneça inalterado durante a duração do projeto.
Principais diferenças entre integração de projetos e gestão do escopo do projeto
Embora ambas as áreas de conhecimento pertençam à estrutura do PMBOK e compartilhem diversas entradas, elas respondem a perguntas diferentes.
A Gestão da Integração do Projeto questiona como cada plano, entregável e mudança se encaixa ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. A Gestão do Escopo do Projeto questiona qual trabalho o projeto irá e não irá entregar.
As diferenças aparecem claramente na tabela a seguir.
| Aspecto | Gerenciamento integrado de projetos | Gerenciamento do Escopo do Projeto |
|---|---|---|
| Propósito principal | Coordenar todas as áreas de conhecimento em um plano consistente. | Definir, validar e controlar o trabalho necessário para entregar o produto. |
| Principal produto entregável | Termo de abertura do projeto e plano de gerenciamento do projeto. | Declaração de escopo, estrutura analítica do projeto e linha de base do escopo. |
| Saída típica | Solicitações de alteração aprovadas e planos atualizados. | Entregáveis aceitos e solicitações de alteração vinculados exclusivamente ao escopo. |
| Proprietário | Gerente de projeto trabalhando com o patrocinador. | Gerente de projeto trabalhando com o analista de negócios e as partes interessadas. |
Em resumo, a integração mantém as partes do projeto funcionando como um único sistema, enquanto o gerenciamento do escopo mantém os limites do trabalho claros e estáveis.
Como evitar o aumento descontrolado do escopo em um projeto
A expansão descontrolada do escopo é o aumento descontrolado do trabalho do projeto após a aprovação da linha de base do escopo. Ela consome o orçamento, atrasa os cronogramas e prejudica a qualidade quando não é identificada precocemente.
As práticas a seguir ajudam o gerente de projeto a manter o escopo do projeto sob controle, desde o início até o encerramento.
- Escreva uma declaração de escopo clara. Descreva cada entregável, exclusão, pressuposto e restrição na declaração de escopo para que as partes interessadas compartilhem uma única interpretação do trabalho.
- Crie uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) detalhada. Divida as entregas em pacotes de trabalho suficientemente pequenos para serem estimados em horas ou dias. Uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) precisa torna as novas solicitações óbvias, pois elas não se encaixam em nenhum pacote de trabalho existente.
- Defina a linha de base do escopo o mais cedo possível. Congele a declaração de escopo, a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) e o dicionário da EAP como a linha de base do escopo e armazene-os em um sistema de controle de versão para que qualquer desvio seja mensurável.
- Encaminhe todas as solicitações através do controle de alterações integrado. Quando um stakeholder solicitar uma nova funcionalidade, registre a solicitação, avalie seu impacto em custo, cronograma, qualidade e risco e, em seguida, aprove ou rejeite-a no comitê de controle de mudanças.
- Track requisitos com um tracMatriz de habilidades. Vincule cada requisito a uma necessidade de negócio, um entregável e um teste de aceitação. Solicitações que não podem ser tracAs propostas que visam atender a uma necessidade comercial são fortes candidatas à rejeição.
- Comunique as decisões relativas ao escopo. Compartilhe todas as alterações aprovadas e rejeitadas com a equipe em geral para que ninguém inicie trabalhos não orçados por engano.
Essas medidas não eliminam a mudança. Elas mantêm a mudança visível e financiada, o que representa a diferença entre uma evolução saudável e uma expansão destrutiva.
Ferramentas populares para integração de projetos e gestão do escopo
Os gerentes de projeto modernos raramente tracA integração e o escopo do conhecimento em planilhas são limitados. As ferramentas a seguir abrangem as necessidades comuns às duas áreas de conhecimento.
- Microsoft Project: Um planejador para desktop e nuvem com recursos robustos de Gantt, recursos e linha de base. tracIdeal para projetos de médio e grande porte.
- Jira e Jira Align: Amplamente utilizado em equipes ágeis para gerenciar épicos, histórias e dependências entre equipes, mantendo ao mesmo tempo um backlog de escopo.
- Folha inteligente: Uma ferramenta baseada em grade que suporta estruturas de divisão de trabalho (EDT), registros de alterações e painéis integrados sem exigir um aprendizado complexo.
- Asana e monday.com: Plataformas de colaboração que combinam listas de tarefas, visualizações de portfólio e fluxos de trabalho de solicitação de alterações em um único espaço de trabalho.
- Confluence e SharePoint: Plataformas de documentos que mantêm o termo de abertura do projeto, a declaração de escopo e as decisões de mudança pesquisáveis em um único local.
A escolha certa depende do tamanho da equipe, do método de entrega e do padrão de relatório utilizado pelo patrocinador.
