O que é MIS? Introdução e Definição

O que é MIS?

MIS é o uso de tecnologia da informação, pessoas e processos de negócios para registrar, armazenar e processar dados para produzir informações que os tomadores de decisão possam usar para tomar decisões do dia a dia. A forma completa do MIS é Sistemas de Informações Gerenciais. O objetivo do MIS é extrair dados de fontes variadas e obter insights que impulsionem o crescimento dos negócios.

A necessidade do MIS

A seguir estão algumas das justificativas para ter um Sistema MIS.

Os tomadores de decisão precisam de informações para tomar decisões eficazes. Os Sistemas de Informação de Gestão (MIS) tornam isso possível.
Os sistemas MIS facilitam a comunicação dentro e fora da organização – os funcionários da organização podem acessar facilmente as informações necessárias para as operações do dia a dia. Facilitadores como serviço de mensagens curtas (SMS) e e-mail possibilitam a comunicação com clientes e fornecedores de dentro do sistema MIS que uma organização está usando.
Manutenção de registros – os sistemas de informação gerencial registram todas as transações comerciais de uma organização e fornecem um ponto de referência para as transações.

Componentes do MIS

Os principais componentes de um típico MIS de formato longo (Sistema de Informação de Gestão) são:

Pessoas – pessoas que usam o sistema de informação
Dados – os dados que o sistema de informação registra
Procedimentos Empresariais – procedimentos implementados sobre como registrar, armazenar e analisar dados
Hardware – incluem servidores, estações de trabalho, equipamentos de rede, impressoras, etc.
Software – estes são programas usados para lidar com os dados. Isso inclui programas como programas de planilhas, software de banco de dados, etc.

Tipos de Sistemas de Informação

O tipo de sistema de informação que um usuário utiliza depende do seu nível na organização. O diagrama a seguir mostra os três principais níveis de usuários em uma organização e o tipo de sistema de informação que eles utilizam.

Sistemas de processamento de transações (TPS)

Este tipo de sistema de informação é usado para registrar as transações do dia a dia de uma empresa. Um exemplo de sistema de processamento de transações é um sistema de ponto de venda (POS). Um sistema POS é usado para registrar as vendas diárias.

Sistemas de Informações Gerenciais (MIS)

Os Sistemas de Informação Gerencial, abreviados como MIS, são usados para orientar os gerentes táticos na tomada de decisões semiestruturadas. A saída do sistema de processamento de transações é usada como entrada para o sistema MIS.

Sistemas de Apoio à Decisão (DSS)

Os sistemas de apoio à decisão são utilizados por gestores de alto nível para tomar decisões semiestruturadas. A saída do Sistema de Informação de Gestão é usada como entrada para o sistema de apoio à decisão. Os sistemas DSS também obtêm entrada de dados de fontes externas, como forças de mercado atuais, concorrência, etc.

Sistemas de Informação Manuais VS Sistemas de Informação Computadorizados (MIS)

Os dados são a corrente sanguínea de qualquer entidade empresarial. Todos em uma organização precisam de informações para tomar decisões. Um sistema de informação é uma forma organizada de registrar, armazenar dados e recuperar informações.

Nesta seção, veremos sistemas de informação manuais versus sistemas de informação computadorizados.

Sistema de informação manual

Um sistema de informação manual não utiliza nenhum dispositivo informatizado. O registro, armazenamento e recuperação dos dados é feito manualmente pelas pessoas responsáveis pelo sistema de informação.

A seguir estão os principais componentes de um sistema de informação manual

Pessoas -as pessoas são os destinatários do sistema de informação
Procedimentos Empresariais –são medidas implementadas que definem as regras de tratamento de dados, armazenamento, análise e produção de informação
Dados -estas são as transações registradas do dia a dia
Sistema de arquivamento - esta é uma forma organizada de armazenar informações
Relatórios -os relatórios são gerados após análise manual dos dados do sistema de arquivamento e compilação dos mesmos.

O diagrama a seguir ilustra como funciona um sistema de informação manual típico

Vantagens e desvantagens de um sistema de informação manual

Vantagens:

A seguir estão as vantagens dos sistemas de informação manuais

Custo-beneficio - é mais barato se comparado a um sistema informatizado porque não há necessidade de adquirir equipamentos caros como servidores, estações de trabalho, impressoras, etc.
Flexível -requisitos de negócios em evolução podem ser facilmente implementados nos procedimentos de negócios e implementados imediatamente

Desvantagens:

A seguir estão algumas das desvantagens de um sistema de informação manual.

Demorado -todas as entradas de dados precisam ser verificadas antes do arquivamento; esta é uma tarefa demorada quando realizada por humanos. A recuperação de dados do sistema de arquivamento também leva um tempo considerável
Propenso a erros – a precisão dos dados quando verificados e validados por seres humanos é mais propensa a erros em comparação com a verificação e validação feita por sistemas informatizados.
Falta de segurança - a segurança dos sistemas manuais é implementada restringindo o acesso à sala de arquivos. A experiência mostra que pessoas não autorizadas podem facilmente obter acesso ao arquivo
Duplicação de dados –a maioria dos departamentos de uma organização precisa ter acesso aos mesmos dados. Em um sistema manual, é comum duplicar esses dados para facilitar o acesso a todos os usuários autorizados. O desafio surge quando os mesmos dados precisam ser atualizados
Inconsistência de dados – devido à duplicação de dados, é muito comum atualizar os dados de um arquivo e não atualizar os outros arquivos. Isso leva à inconsistência de dados
Falta de backups – se o arquivo for perdido ou maltratado, as chances de recuperação dos dados são quase zero.

Sistema de informação informatizado

Sistemas informatizados foram desenvolvidos para enfrentar os desafios dos sistemas de informação manuais. A principal diferença entre um sistema de informação manual e um sistema informatizado é que um sistema informatizado usa uma combinação de software e hardware para registrar, armazenar, analisar e recuperar informações.

Vantagens e desvantagens de um sistema de informação informatizado (MIS)

A seguir estão algumas das desvantagens de um sistema de informação informatizado.

Vantagens:

A seguir estão as vantagens dos sistemas de informação informatizados

Processamento rápido de dados e recuperação de informações – esta é uma das maiores vantagens de um sistema de informação informatizado. Ele processa dados e recupera informações em um ritmo mais rápido. Isso leva a um melhor atendimento ao cliente/cliente
Maior precisão dos dados – fácil de implementar verificações de validação e verificação de dados em um sistema informatizado em comparação com um sistema manual.
Segurança aprimorada – além de restringir o acesso ao servidor de banco de dados, o sistema de informação informatizado pode implementar outros controles de segurança como autenticação de usuários, sistemas de autenticação biométrica, controle de direitos de acesso, etc.
Duplicação de dados reduzida – os sistemas de banco de dados são projetados de forma a minimizar a duplicação de dados. Isso significa que a atualização dos dados em um departamento os disponibiliza automaticamente para os outros departamentos
Sistemas de backup aprimorados – com a tecnologia moderna, os backups podem ser armazenados na nuvem, o que facilita a recuperação dos dados se algo acontecer ao hardware e software usado para armazenar os dados
Fácil acesso à informação – a maioria dos executivos de negócios precisa viajar e ainda assim poder tomar uma decisão com base nas informações. A web e Mobile tecnologias tornam possível o acesso a dados de qualquer lugar.