Jak organizować wymagania jako analityk biznesowy

Wymaganie biznesowe to formalny dokument, który odnosi się do potrzeb interesariuszy w zakresie projektu lub produktu. Nie ma standardowego formatu ani szablonu przedstawiającego wymagania biznesowe. Powinien jednak obejmować opis produktu lub projektu na tyle szczegółowo, aby można go było omówić, przeanalizować, udokumentować i zatwierdzić.

Wymagania biznesowe można przedstawić w następujący sposób:

• Tabela lub arkusz kalkulacyjny
• Diagram (przebieg pracy)
• Wykres
• Model (diagram relacji jednostka-relacja)
• Prototyp lub symulacja
• Ustrukturyzowane zdanie lub szablon tekstu

Jak zorganizować i przedstawić wymagania biznesowe

Poniżej znajdują się kroki umożliwiające zapisanie i zorganizowanie wymagań w formie pliku Analitycy Biznesowi.

Krok 1) Kategoryzuj wymagania.

• Umieść konkretny wymóg w odpowiednich kategoriach.
• Dla interesariuszy technicznych powinna istnieć kategoria wymagań technicznych, dla interesariuszy nietechnicznych powinna istnieć kategoria wymagań ogólnych.
• Każda organizacja powinna ustalić, która kategoria odpowiada jej standardom.
• Kategoryzacji można również dokonać na podstawie ich typów (funkcjonalna kontra biznesowa). Chociaż nie dotyczy to wszystkich przypadków.

Krok 2) Uporządkuj wymagania.
Zbierz i uporządkuj wymagania w logiczny sposób. Kiedy więc interesariusze dokonują przeglądu wymagań, nawigacja i identyfikacja brakujących elementów jest łatwa.

Krok 3) Przygotuj listę.
Przygotuj listę wymagań, które mają zostać sprawdzone przez konkretnych interesariuszy.

Na przykład, jeśli interesariusz ma wiedzę techniczną, chciałby poznać tylko techniczny aspekt produktu.

Krok 4) Używaj unikalnych identyfikatorów.
Jeśli wzajemne śledzenie wymagań jest trudne, należy zastosować unikalne identyfikatory, co ułatwi identyfikowalność.

Krok 5) Obecne wymagania u interesariuszy. Preferowana metoda
W niektórych scenariuszach może być konieczne przedstawienie tego samego wymagania na różne sposoby różnym interesariuszom. Na przykład jeden z interesariuszy preferuje format graficzny, podczas gdy drugi preferuje format zdań ustrukturyzowanych.

Krok 6) Przygotuj spis treści.
Utwórz spis treści dla wszystkich wymagań. Pomaga interesariuszom łatwo śledzić wymagania.

Krok 7) Skorzystaj z narzędzi analizy biznesowej.
Narzędzia analizy biznesowej które pomagają w prezentacji i kategoryzowaniu wymagań

Krok 8) Organizuj dokumenty wymagań według przepływu procesu.
W dokumencie wymagań usuń wszystkie niepotrzebne wymagania i uporządkuj dokumenty wymagań według przebiegu procesu.

Krok 9) Mapuj wymagania.
Przypisz zebrane wymagania do konkretnego etapu przepływu procesu, co pomoże recenzentom powiązać wymagania z przepływem procesu.

Krok 10) Używaj tabel i wypunktowań.
Użyj tabeli do przedstawienia złożonych wymagań. Użyj punktów wypunktowanych, aby wyróżnić kluczowy aspekt wymagania.

Przydatne wskazówki dotyczące pisania i prezentowania dokumentu wymagań biznesowych

Aby zapewnić lepszą prezentację i śledzenie wymagań biznesowych dla interesariuszy, oto kilka wskazówek, które mogą być pomocne dla BA (analityka biznesowego).

• Wymóg kategoryzacji jest czasochłonny i tworzenie nowej kategorii za każdym razem może nie być możliwe w przypadku każdej organizacji. W celu uzyskania najlepszych praktyk zaleca się istnienie standardowego zestawu kategorii, z którego mogą powszechnie korzystać BA, zainteresowane strony, eksperci przedmiotowi i zespoły techniczne.
• Twoje wymagania powinny być przygotowane w kontekście odbiorców. Zrozum, kim są kluczowi gracze, osoby wpływowe i decydenci. (Interesariusze, personel techniczny, programiści itp.)
• Zdefiniuj jedno wymaganie na raz. Każde wymaganie powinno być atomowe.
• Unikaj dwuznaczności, unikając akronimów, takich jak itp., ok. i tak dalej.
• Nie odwołuj się do wymagania, które nie zostało jeszcze zdefiniowane.
• Unikaj duplikatów i sprzecznych stwierdzeń.
• Podziel złożone wymagania na punkty, które można opanować i przejrzeć.
• Unikaj opisywania, jak system coś zrobi. Wspomnij tylko, co system zrobi.