Wprowadzenie do zakupów i zapotrzebowań na zakup w SAP

Zakupy są częścią SAP Moduł MM i jego przebieg można z grubsza przedstawić na poniższym schemacie.

MRP (planowanie zasobów materiałowych) tworzy propozycję zakupu, która później zostaje przekształcona w żądanie zakupu. Następnym krokiem jest przypisanie źródła do żądania zakupu i zwolnienie żądania zakupu. PR zostaje przekształcone w zamówienie zakupu, a po otrzymaniu towarów można wykonać odbiór faktury, aby zakończyć proces zakupu. Dodatkowo przetwarzana jest płatność (w module FI).

Zaopatrzenie nie musi rozpoczynać się od MRP, może zostać zainicjowane poprzez planowanie oparte na konsumpcji lub bezpośrednie utworzenie PR lub PO.

MRP to funkcja systemu służąca do określania zapotrzebowania materiałowego zarówno na poziomie materiału, jak i BoM. BoM (Bill materiałów) to lista komponentów i podkomponentów, z których składa się pojedynczy materiał.

Jeden z podstawowych dokumentów w Zakupach w SAP jest zapotrzebowaniem na zakup.

Zapotrzebowanie na zakup

Zapotrzebowania na zakup mogą być tworzone automatycznie przez system lub ręcznie. Można je konwertować w zamówieniach zakupu, ale dopiero po zwolnieniu (zatwierdzeniu zapotrzebowania zakupu).

W tej lekcji omówimy kilka tematów, które mogą pomóc w zrozumieniu i utworzeniu zapotrzebowania na zakup.

Zakresy numerów w zapotrzebowaniu na zakup wymagane są tak samo jak w innych dokumentach, w celu przypisania numeru dokumentu do nowo tworzonych dokumentów.

Later, te zakresy numerów są przypisane do różnych typów dokumentów, które możemy zdefiniować do wykorzystania w przetwarzaniu zapotrzebowania na zakup.

Omówimy także numer śledzenia wymagań, który jest w zasadzie kombinacją cyfr i liter, którą można jednoznacznie przypisać do wielu dokumentów w celu śledzenia określonych ważnych wymagań.

Zobaczysz jak działa określanie źródła i dlaczego jest to przydatne, a także jak można to źródło przypisać do naszego dokumentu zakupowego.

Na koniec dowiesz się, jak przetworzyć zapotrzebowanie na zakup, od jego utworzenia aż do przekształcenia go w zamówienie zakupu.

Zakresy numerów dla zapotrzebowania na zakup

Przypisywanie zakresów numerów dla zapotrzebowania zakupu działa na typ dokumentu. Można utworzyć kilka różnych zakresów numerów, a następnie przypisać je do konkretnego typu zapotrzebowania na zakup.

Odbywa się to w ramach dostosowywania. Do typów dokumentów zapotrzebowania można przypisać dwa zakresy numerów. Do każdego typu dokumentu przypisany jest jeden zakres wewnętrzny i jeden zakres zewnętrzny. Wewnętrzne zakresy numerów są automatycznie zwiększane przez system, a zewnętrzne nadawane są ręcznie.

Poniższy ekran przedstawia listę zakresów numerów dla zapotrzebowania zakupu.

Od numeru to pierwszy numer w zakresie, Do numeru to ostatni dostępny numer, a bieżący numer to ostatni numer przypisany do dokumentu.

Dodatkowo znajduje się pole wyboru wskazujące, czy jest to zakres numerów zewnętrznych.

Przykładowo, wewnętrzny zakres numeracji można zdefiniować jako zakres od 20000000 do 30000000, w tym przypadku dokumenty typu dokumentu, któremu przypisano ten przedział, będą numerowane począwszy od 20000001 i będą zwiększane o 1 dla każdego nowo utworzonego dokumentu. Ostatnią liczbą dostępną dla tego przedziału będzie 30000000 i jeśli Twoje dokumenty zapełnią cały zakres liczbowy, należy go rozszerzyć. Rzadko się to zdarza, ponieważ oznaczałoby to, że będziesz mieć 10 milionów dokumentów zapotrzebowania na zakup.

Definicja typu dokumentu

Definicja typu dokumentu to czynność polegająca na zdefiniowaniu różnych typów dokumentów dla zapotrzebowania zakupu. Jest to przydatne przy grupowaniu zapotrzebowań zakupowych i dokładniejszym określeniu ich wykorzystania. Na przykład możemy mieć standardowe PR, podwykonawstwo i transfer magazynowy. Każdy typ dokumentu odpowiada konkretnym potrzebom i jest skonfigurowany do wykorzystania w ten sposób.

W definicji typu dokumentu możesz zdefiniować szereg opcji. Interwały liczbowe (wewnętrzne i zewnętrzne), interwał elementów, klucz wyboru pola, wskaźnik kontroli, ogólny wskaźnik wydania (określa, czy wszystkie elementy w PR są wydawane jednocześnie czy indywidualnie).

Standardowy typ dokumentu zapotrzebowania na zakup SAP jest definiowany we wszystkich instalacjach jako NB.

Numer śledzenia wymagań

Numer ten służy do śledzenia określonych wymagań. Można go wprowadzić podczas tworzenia zapotrzebowania na zakup i skopiować go do dokumentu zamówienia. Jest on utrzymywany na poziomie pozycji i pozycje można wybierać według tego numeru w kilku raportach, np MELB.

• Wykonać MELB transakcji.
• Kliknij Dodaj przycisk.

Po kliknięciu KONTUNUUJ, powrócisz do początkowego ekranu wyboru. Masz także wiele opcji wyboru i powinieneś wybrać najbardziej odpowiednie opcje, aby zawęzić wyszukiwanie.

• Wprowadź numer(y) śledzenia wymagań.
• Wykonany.

Zostanie wyświetlona lista dokumentów zawierająca numer śledzenia.

Określenie źródła

Określenie źródła pomaga w znalezieniu najodpowiedniejszego źródła dla danego wymagania, na przykład może zasugerować ramową umowę, które wewnętrzne źródło zaopatrzenia (zakład) lub którego dostawcę można wykorzystać do zamówienia określonych materiałów w danym momencie.

Określanie źródła uwzględnia różne dane jako parametry rzeczywistego procesu oznaczania. Należą do nich umowa ramowa, zapis informacji o zakupie, zakład w naszej firmie, ustalenia kwotowe, lista źródeł.

Wszystko to jest brane pod uwagę przy określaniu najlepszego możliwego źródła wymagania.

Pierwsza kontrola odbywa się za pośrednictwem Porozumienie kwotowe gdzie system ustali, czy istnieje odpowiednie źródło z odpowiednimi ustaleniami kwotowymi dla materiału i w przypadku znalezienia odpowiedniego źródła, zostaje ono wybrane, a dodatkowe wyszukiwanie źródła zostaje przerwane.

Jeśli nie, system bierze Lista źródeł pod uwagę i tam szukałem wiarygodnych źródeł. Lista źródeł składa się z rekordów stałych i zablokowanych. Stałe zapisy przeznaczone są dla stałych dostawców na konkretny materiał i ważne przez określony czas. Zablokowane rekordy nie mogą być używane jako źródło, gdy mają ten status.

Na koniec system sprawdza plik ramowa umowa i zapis informacyjny dla wiarygodnych źródeł i przydziela im zapotrzebowanie. W poprzedniej lekcji widziałeś, czym jest rekord informacji o zakupie, a umowa ramowa to umowa lub kontrakt harmonogramowy, który jest również używany w procesie ustalania źródła jako informacja wejściowa.

Aby skorzystać z opcji określania źródła, należy zaznaczyć pole wyboru Określ źródło na początkowym ekranie zapotrzebowania na zakup.

Przypisanie źródła

System może przydzielać źródła w tle lub na pierwszym planie.

Jeżeli wyszukiwanie odbywa się w trybie pierwszoplanowym i zostanie znalezionych więcej niż jedno prawidłowe źródło, pojawi się lista wyboru, z której należy wybrać odpowiednie źródło. Jeśli zostanie znalezione tylko jedno odpowiednie źródło, zostanie ono przypisane automatycznie.

Jeśli wyszukiwanie odbywa się w tle, należy określić jedno źródło i w tym celu system będzie wykonywał różne funkcje podczas wyszukiwania.

Na przykład umowy ramowe mają pierwszeństwo przed źródłem rekordów informacji o zakupie, a w przypadku konfliktu wybierane jest źródło umów ramowych.

Jeżeli w umowach ramowych zostanie znalezione więcej niż jedno prawidłowe źródło, jedynym prawidłowym źródłem będzie to, które dotyczy zwykłego dostawcy, a jeśli żaden z rekordów nie dotyczy zwykłego dostawcy, źródło będzie musiało zostać określone ręcznie.

Widać jak system oferuje dwa źródła, spośród których musimy ręcznie wybrać to lepsze.