Walidacja danych w programie Excel: filtry, grupyping, Przykłady sortowania

Walidacji danych

Walidacja danych jest bardzo ważna w tym sensie, że pomaga nam uniknąć błędów, których można uniknąć. Załóżmy, że rejestrujesz oceny z egzaminów uczniów i wiesz, że minimalna wartość to 0, a maksymalna to 100. Możesz skorzystać z funkcji sprawdzania poprawności, aby mieć pewność, że wprowadzane będą tylko wartości z zakresu od 0 do 100.
Dodaj nowy arkusz do skoroszytu, klikając przycisk plus na dole arkusza.

Dodaj kolumnę dla S/N, nazwiska i wyniku. Twój arkusz powinien wyglądać następująco

• Kliknij zakładkę DANE
• Wybierz komórki od C2 do C6 (komórki, które będą używane do rejestrowania wyników)

• Kliknij listę rozwijaną Weryfikacja danych.
• Kliknij opcję Walidacja danych.

• Wyświetli się następujące okno dialogowe

• Kliknij kartę Alert o błędzie
• Wprowadź tytuł i treść alertu, jak pokazano na poniższym schemacie.

• Kliknij przycisk OK
• Spróbuj wpisać wynik większy niż 200. Otrzymasz następujący komunikat o błędzie

Typy kryteriów walidacji danych

Lista rozwijana „Zezwól” w oknie Walidacja danych oferuje kilka kryteriów, nie tylko liczby całkowite. Wybór właściwego pozwala zachować przejrzystość wpisów w punkciepingW poniższej tabeli wymieniono typowe kryteria wraz z praktycznym przykładem.

Kryterium	Na co pozwala	Przykład
Cały numer	Liczby całkowite w zakresie	Od 0 do 100 punktów w przypadku wyniku egzaminu
Dziesiętny	Numbers z miejscami dziesiętnymi w zakresie	Między 0 a 1 dla stopy dyskontowej
Lista	Tylko wartości z zdefiniowanej listy, wyświetlane jako lista rozwijana	Mężczyzna, Kobieta
Data	Daty w zakresie	Dzisiaj lub później
Długość tekstu	Ograniczona liczba znaków	Dokładnie 10 za numer telefonu
warunki indywidualne	Dowolna formuła zwracająca wartość PRAWDA lub FAŁSZ	=ISNUMBER(C2) aby wymusić liczbę

💡 Wskazówka: Użyj zakładki Wiadomość wejściowa, aby wyświetlić wskazówkę po zaznaczeniu komórki, a także zakładki Ostrzeżenie o błędzie, aby zdecydować, czy błędny wpis oznacza stan całkowitego zatrzymania, ostrzeżenie, które można pominąć, czy notatkę informacyjną.

Filtry danych

Filtry danych pozwalają nam uzyskać dane spełniające nasze pożądane kryteria. Załóżmy, że chcemy pokazać wyniki wszystkich uczniów, których imiona zaczynają się na „ja” lub uzyskać wyniki mniejsze, większe lub równe określonej wartości. Możemy użyć filtrów, aby uzyskać takie dane.
Wybierz kolumny z nazwą i wynikami, jak pokazano poniżej

• Kliknij zakładkę DANE na wstążce
• Kliknij listę rozwijaną Sortuj i filtruj, jak pokazano na obrazku poniżej

• Kliknij Filtr nazw
• Wybierz filtry tekstowe
• Wybierz zaczyna się od
• Pojawi się następujące okno.

• Wpisz „ja” i kliknij przycisk „OK”.
• Powinieneś zobaczyć tylko wyniki dla Jane i Jamesa.

Sortowanie danych w programie Excel

Filtrowanie ukrywa wiersze, które nie pasują do siebie, podczas gdy sortowanie zachowuje wszystkie wiersze, ale zmienia ich kolejność. Sortowanie wyników uczniów od najwyższego do najniższego ułatwia szybkie zorientowanie się w rankingu i jest kolejnym poleceniem na karcie DANE.

1. Zaznacz komórkę w kolumnie: Kliknij dowolną komórkę w kolumnie „Wynik”. Nie ma potrzeby zaznaczania całej kolumny, ponieważ Excel wykryje otaczającą ją tabelę.
2. Otwórz Sortowanie i filtrowanie: Na karcie DANE wybierz opcję Sortuj od największych do najmniejszych w przypadku liczb lub Sortuj od A do Z w przypadku tekstu.
3. Sortuj według kilku kolumn: Aby sortować wielopoziomowo, kliknij przycisk Sortuj, dodaj poziom i posortuj najpierw według płci, a następnie według wyniku. Program Excel zastosuje poziomy od góry do dołu.
4. Zachowaj nagłówek: Upewnij się, że opcja „Moje dane mają nagłówki” jest zaznaczona, dzięki czemu nazwy kolumn pozostaną na swoim miejscu i nie będą sortowane razem z danymi.

⚠️ Ostrzeżenie: Przed sortowaniem zaznacz tylko jedną komórkę, nigdy pojedynczą kolumnę. Jeśli zaznaczona i posortowana zostanie tylko jedna kolumna, nazwiska i wyniki zostaną rozdzielone, a rekord ulegnie uszkodzeniu. Program Excel wyświetli ostrzeżenie z monitem „Rozwiń zaznaczenie”, który zawsze należy zaakceptować.

Grupuj i rozgrupuj

Grupy pozwalają nam łatwo przeglądać i ukrywać niepotrzebne szczegóły z kolumn lub wierszy. Ponadto możemy również używać grup do analizowania danych należących do wspólnej kategorii. Zilustrujmy to przykładem. Użyjemy powyższego przykładu wyników uczniów.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy partyturę i wybierz wstaw kolumnę. Nazwij kolumnę nazwy płeć.
• Zmień Jamesa na Juanitę. Umieść samicę dla Janet i Juanity. Dla pozostałych uczniów umieść płeć męską. Twój arkusz powinien wyglądać następująco.

Teraz zgrupujemy kobiety i wyświetlimy ich średni wynik, a następnie zrobimy to samo dla mężczyzn.

• Kliknij zakładkę DANE na wstążce
• Zaznacz wszystkie kolumny i wiersze z danymi
• Kliknij przycisk rozwijany Grupa, jak pokazano na obrazku poniżej

Pojawi się następujące okno

• Upewnij się, że są zaznaczone Opcje wierszy
• Kliknij przycisk OK
• Otrzymasz następujący podgląd

• Obliczymy teraz średnie wyniki kobiet i mężczyzn
• Wybierz całe dane, jak pokazano poniżej

Kliknij przycisk rozwijany Suma częściowa w zakładce DANE

Pojawi się następujące okno

• Ustaw „Przy każdej zmianie” na płeć
• Ustaw „Użyj funkcji” na średnią
• Wybierz „Dodaj podsumę” do Wyniku
• Kliknij przycisk „OK”.

Pobierz powyższy plik Excel Code

Dodawanie obrazów do arkuszy kalkulacyjnych

Czasami chcesz oznaczyć dokumenty wydrukowane w programie Excel informacjami na papierze firmowym i wydrukować logo firmy itp. przewyższać posiada funkcje umożliwiające importowanie obrazów do Excela. Polecenie dodawania obrazów znajduje się w zakładce WSTAW na wstążce.

Wyświetli się następujące okno dialogowe

• Możesz przejść do dowolnego folderu na komputerze zawierającego zdjęcia i wybrać dowolne zdjęcie.
• Otrzymasz wyniki podobne do tych pokazanych poniżej

Ćwiczenie instruktażowe 4

Użyj polecenia WSTAW obrazy z karty, aby dodać wybrane zdjęcie do arkusza.

FAQ