Walidacja danych w Excelu: filtry, grupowanie, przykłady sortowania
Walidacji danych
Walidacja danych jest bardzo ważna w tym sensie, że pomaga nam uniknąć błędów, których można uniknąć. Załóżmy, że rejestrujesz oceny z egzaminów uczniów i wiesz, że minimalna wartość to 0, a maksymalna to 100. Możesz skorzystać z funkcji sprawdzania poprawności, aby mieć pewność, że wprowadzane będą tylko wartości z zakresu od 0 do 100.
Dodaj nowy arkusz do skoroszytu, klikając przycisk plus na dole arkusza.
Dodaj kolumnę dla S/N, nazwiska i wyniku. Twój arkusz powinien wyglądać następująco
S / N | Imię | Wynik |
---|---|---|
1 | Jane | |
2 | James | |
3 | Jones | |
4 | Jonathan | |
5 | John |
- Kliknij zakładkę DANE
- Wybierz komórki od C2 do C6 (komórki, które będą używane do rejestrowania wyników)
- Kliknij listę rozwijaną Weryfikacja danych.
- Kliknij opcję Walidacja danych.
- Wyświetli się następujące okno dialogowe
- Kliknij kartę Alert o błędzie
- Wprowadź tytuł i treść alertu, jak pokazano na poniższym schemacie.
- Kliknij przycisk OK
- Spróbuj wpisać wynik większy niż 200. Otrzymasz następujący komunikat o błędzie
Filtry danych
Filtry danych pozwalają nam uzyskać dane spełniające nasze pożądane kryteria. Załóżmy, że chcemy pokazać wyniki wszystkich uczniów, których imiona zaczynają się na „ja” lub uzyskać wyniki mniejsze, większe lub równe określonej wartości. Możemy użyć filtrów, aby uzyskać takie dane.
Wybierz kolumny z nazwą i wynikami, jak pokazano poniżej
- Kliknij zakładkę DANE na wstążce
- Kliknij listę rozwijaną Sortuj i filtruj, jak pokazano na obrazku poniżej
- Kliknij Filtr nazw
- Wybierz filtry tekstowe
- Wybierz zaczyna się od
- Pojawi się następujące okno.
- Wpisz „ja” i kliknij przycisk „OK”.
- Powinieneś zobaczyć tylko wyniki dla Jane i Jamesa.
Grupuj i rozgrupuj
Grupy pozwalają nam łatwo przeglądać i ukrywać niepotrzebne szczegóły z kolumn lub wierszy. Ponadto możemy również używać grup do analizowania danych należących do wspólnej kategorii. Zilustrujmy to przykładem. Użyjemy powyższego przykładu wyników uczniów.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy partyturę i wybierz wstaw kolumnę. Nazwij kolumnę nazwy płeć.
- Zmień Jamesa na Juanitę. Umieść samicę dla Janet i Juanity. Dla pozostałych uczniów umieść płeć męską. Twój arkusz powinien wyglądać następująco.
Teraz zgrupujemy kobiety i wyświetlimy ich średni wynik, a następnie zrobimy to samo dla mężczyzn.
- Kliknij zakładkę DANE na wstążce
- Zaznacz wszystkie kolumny i wiersze z danymi
- Kliknij przycisk rozwijany Grupa, jak pokazano na obrazku poniżej
Pojawi się następujące okno
- Upewnij się, że są zaznaczone Opcje wierszy
- Kliknij przycisk OK
- Otrzymasz następujący podgląd
- Obliczymy teraz średnie wyniki kobiet i mężczyzn
- Wybierz całe dane, jak pokazano poniżej
Kliknij przycisk rozwijany Suma częściowa w zakładce DANE
Pojawi się następujące okno
- Ustaw „Przy każdej zmianie” na płeć
- Ustaw „Użyj funkcji” na średnią
- Wybierz „Dodaj podsumę” do Wyniku
- Kliknij przycisk „OK”.
Dodawanie obrazów do arkuszy kalkulacyjnych
Czasami chcesz oznaczyć dokumenty wydrukowane w programie Excel informacjami na papierze firmowym i wydrukować logo firmy itp. przewyższać posiada funkcje umożliwiające importowanie obrazów do Excela. Polecenie dodawania obrazów znajduje się w zakładce WSTAW na wstążce.
Wyświetli się następujące okno dialogowe
- Możesz przejść do dowolnego folderu na komputerze zawierającego zdjęcia i wybrać dowolne zdjęcie.
- Otrzymasz wyniki podobne do tych pokazanych poniżej
Ćwiczenie instruktażowe 4
Użyj polecenia WSTAW obrazy z karty, aby dodać wybrane zdjęcie do arkusza.
Podsumowanie
W tym artykule dowiedzieliśmy się, jak wykonywać podstawowe działania arytmetyczne za pomocą programu Excel, formatować dane, stosować reguły walidacji, filtrować dane oraz jak korzystać z grup w celu dalszej analizy danych i udoskonalenia prezentacji.