Przebieg procesu analizy biznesowej: samouczek krok po kroku
Charlesa Moore'a
โก Inteligentne podsumowanie
Proces analizy biznesowej prowadzi analityka biznesowego od rozpoczฤcia projektu aลผ do zatwierdzenia wymagaล, obejmujฤ c zbieranie informacji, przeglฤ d interesariuszy, analizฤ dokumentรณw, okreลlenie domeny problemu i ustrukturyzowanฤ prezentacjฤ dla kierownikรณw projektu i sponsorรณw.
Jakie kroki naleลผy wykonaฤ w procesie analizy biznesowej?
Poniลผej przedstawiono kroki procesu analizy biznesowej. Poprowadzi Ciฤ od pierwszego dnia procesu analizy biznesowej do koลca etapu planowania.
Krok 1) Zbierz wszystkie informacje na temat projektu
To jest Analityk biznesowy odpowiedzialnoลฤ za zebranie wszystkich szczegรณลรณw zwiฤ zanych z projektem poprzez zadawanie pytaล osobom z nim powiฤ zanym (kierownikowi projektu, sponsorowi projektu, kierownikowi funkcyjnemu lub wลaลcicielowi firmy).
Zebrane informacje powinny obejmowaฤ nastฤpujฤ ce tematy:
- Zakres i granice projektu
- Aktualne czynniki wpลywajฤ ce na organizacjฤ
- Ryzyko i ograniczenia projektu
- Szerszy kontekst organizacyjny
Zidentyfikuj interesariuszy aktywnie zaangaลผowanych w projekt. To rรณwnieลผ dobry moment na przeprowadzenie analizy. Analiza potrzeb interesariuszy.
Po zebraniu tych informacji przeanalizuj swojฤ rolฤ w projekcie i stwรณrz listฤ kontrolnฤ , ktรณrฤ jako analityk biznesowy moลผesz uwzglฤdniฤ, takฤ jak:
- Jakie wnioski z poprzednich doลwiadczeล moลผesz zastosowaฤ w obecnym projekcie?
- Dokumentacja i planowanie wymagane dla bieลผฤ cego projektu
- Omรณwienie moลผliwych rezultatรณw projektu z interesariuszami
- Zidentyfikuj czลonkรณw zaangaลผowanych w projekt
- Zorganizuj spotkanie z klientem i interesariuszami, jeลli potrzebne sฤ dodatkowe informacje
- Oczekiwane rezultaty i format, w jakim sฤ wymagane
- Istniejฤ cฤ dokumentacjฤ, ktรณrฤ moลผesz przejrzeฤ, aby lepiej zrozumieฤ projekt
- Metodologia (Zwinny lub wodospad) ktรณry bฤdzie najbardziej odpowiedni dla projektu
Krok 2) Zidentyfikuj interesariuszy i utwรณrz Revspotkanie wizjowe
W drugim kroku skonfiguruj spotkanie przeglฤ dowe z kierownikiem projektu, interesariuszami i czลonkami zespoลu. Niejasny plan dziaลania czฤsto prowadzi do niepowodzenia projektu.
- Okreลl dokลadnie, czego oczekujesz od projektu.
- Zaangaลผuj kierownika projektu, interesariuszy i czลonkรณw zespoลu w spotkanie i zadaj pytania zwiฤ zane z projektem.
- Jeลli pracujesz nad zupeลnie nowym projektem, skonsultuj siฤ z kierownikiem projektu lub osobฤ kontaktowฤ , ktรณra wczeลniej pracowaลa w tej dziedzinie.
Krok 3) Przeanalizuj wszystkie dokumenty istotne dla projektu
Nastฤpnie, wลaลciwie analizowaฤ wszystkie dokumenty istotne dla projektu, takie jak:
- Dokumentacja procesรณw biznesowych
- Dokumenty wymagaล biznesowych i systemowych
- Sprawy biznesowe
- Wykresy i diagramy przepลywu
- Plany projektowe
- Schemat organizacyjny
- Dokumenty strategiczne i biznesplany
- Polityka i ustawodawstwo
Odkryj wszelkie informacje ukryte w dokumencie wymagaล biznesowych i tracLuki w obecnych systemach, procesach, procedurach i operacjach. Dostarczony dokument moลผe byฤ nieaktualny, dlatego przed uznaniem go za ostateczny naleลผy zweryfikowaฤ kaลผdy odkryty fakt.
Krok 4) Zapisz wszystkie odkryte fakty i informacje
Podczas badaล i analiz odkryjesz wiele przydatnych faktรณw dotyczฤ cych projektu, ktรณre wymagajฤ zmiany lub wdroลผenia. Rejestruj wszystkie ustalenia, aby mรณc je pรณลบniej przejrzeฤ.
- Wymagania biznesowe, w tym wymogi dotyczฤ ce raportowania
- Procesy biznesowe i systemy wspierajฤ ce
- Wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne
- Problemy i ryzyka, ktรณre aktualnie wpลywajฤ na projekt
Krok 5) Zrozum domenฤ problemu
W tym momencie masz juลผ solidne zrozumienie projektu, wiฤc moลผesz zidentyfikowaฤ domenฤ problematycznฤ . Musisz siฤ dowiedzieฤ:
- Ktรณra funkcja biznesowa bฤdzie objฤta wpลywem
- Ryzyka i czynniki wpลywajฤ ce na dziaลalnoลฤ gospodarczฤ
- Zasady i ograniczenia majฤ ce wpลyw na projekt
- Wartoลci okreลlajฤ ce poziom waลผnoลci projektu
- Systemy, ktรณre obecnie wspierajฤ dziaลalnoลฤ biznesowฤ
- Dokumenty podsumowujฤ ce dziedzinฤ problemu, np. Sprawozdanie roczne
- Problemy, ktรณre obecnie blokujฤ firmie osiฤ gniฤcie poลผฤ danych rezultatรณw
- Czy proponowana zmiana ma wpลyw na domenฤ problemu
Krok 6) Przedstaw wymagania biznesowe
Po zebraniu wszystkich wymagaล biznesowych i zrozumieniu dziedziny problemu, nastฤpnym krokiem jest przedstawienie wymagaล biznesowych do interesariuszy lub kierownika projektu. Typowe techniki prezentacji obejmujฤ :
- Tabela lub arkusz kalkulacyjny
- Diagram lub wykres
- Prototyp lub symulacja
- Szablon tekstu strukturalnego lub zdanie strukturalne
Sลownik pojฤฤ umoลผliwiajฤ cy szybki przeglฤ d procesu analityka biznesowego:
- Cel: Okreลla cel dziaลaล zwiฤ zanych z analizฤ biznesowฤ wymaganych dla proponowanej inicjatywy
- Zakres: Definiuje elementy dostarczane, ktรณre sฤ uwzglฤdnione i wykluczone
- Gลรณwna przyczyna: Definiuje gลรณwne przyczyny zidentyfikowanych problemรณw
- Obecny stan: Definiuje problem powodujฤ cy potrzebฤ zmiany
- Zaplanowane zajฤcia: Okreลla przyczynฤ dziaลania, elementy dostarczane i daty dostaw
- Plan zaangaลผowania interesariuszy: Daje przeglฤ d procesu angaลผowania interesariuszy
- Zarzฤ dzanie jakoลciฤ : Opisuje dziaลania, ktรณre zapewniฤ jakoลฤ produktรณw projektu.
- Target Stan: Definiuje sposรณb rozwiฤ zania zidentyfikowanych problemรณw krytycznych
Szybkie wskazรณwki dla analityka biznesowego
- Zadawaj pytania na spotkaniach
- Bฤ dลบ przygotowany przed spotkaniem lub przeglฤ dem interesariuszy
- Bฤ dลบ elastyczny wobec zmian i nowych doลwiadczeล
- Zarzฤ dzaj oczekiwaniami
- Odpowiedz na opinie
Typowe produkty dostarczane w trakcie procesu analizy biznesowej
Kaลผdy proces analizy biznesowej pozostawia po sobie zestaw dokumentรณw, ktรณre zespรณล projektu, sponsorzy i audytorzy mogฤ wykorzystaฤ tracPowrรณt do. Spรณjne dostarczanie tych produktรณw sprawia, ลผe โโproces ten moลผna powtarzaฤ w rรณลผnych projektach.
- Plan analizy biznesowej: Opisuje podejลcie, harmonogram i plan zaangaลผowania interesariuszy w prace analityczne.
- Rejestr interesariuszy: Wypisuje wszystkie strony zainteresowane wraz z ich rolฤ , wpลywem, oczekiwaniami i preferowanym kanaลem komunikacji.
- Dokument wymagaล biznesowych (BRD): Opisuje najwaลผniejsze potrzeby, cele i kryteria sukcesu przedsiฤbiorstwa w jฤzyku zrozumiaลym dla interesariuszy nieposiadajฤ cych wiedzy technicznej.
- Wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne: Przetลumacz BRD na zachowania systemu, atrybuty jakoลci i ograniczenia, na podstawie ktรณrych programiลci i testerzy bฤdฤ mogli tworzyฤ oprogramowanie.
- Modele procesรณw i przypadki uลผycia: Zaprezentuj obecny i przyszลy stan przepลywรณw pracy, korzystajฤ c z diagramรณw BPMN, przypadkรณw uลผycia UML lub diagramรณw aktywnoลci.
- wymagania TracMacierz moลผliwoลci (RTM): ลฤ czy kaลผde wymaganie z jego ลบrรณdลem, elementem projektu i testami, ktรณre je weryfikujฤ .
- Rejestr ลผฤ daล zmian: Rejestruje kaลผdฤ zmianฤ zakresu wraz z jej wpลywem, decyzjฤ i osobฤ zatwierdzajฤ cฤ , dziฤki czemu ลlad audytu pozostaje nienaruszony.
Te elementy powinny byฤ przechowywane we wspรณลdzielonym repozytorium, takim jak Confluence, SharePoint lub dedykowanym narzฤdziu do zarzฤ dzania wymaganiami, aby kaลผdy czลonek zespoลu mรณgล pracowaฤ na tej samej wersji.
Typowe bลฤdy, ktรณrych naleลผy unikaฤ w procesie analizy biznesowej
Nawet doลwiadczeni analitycy biznesowi wpadajฤ w te same puลapki pod presjฤ realizacji. Uwaลผanie na poniลผsze bลฤdy zapobiega wiฤkszoลci niespodzianek zwiฤ zanych z poprawkami i zakresem prac na pรณลบniejszym etapie projektu.
- jumping do rozwiฤ zania przed sformuลowaniem problemu: Proponowanie systemu, narzฤdzia lub funkcji przed zrozumieniem ich pierwotnej przyczyny prowadzi do kosztownych przerรณbek i rozwiฤ zania, ktรณre nie odpowiada rzeczywistym potrzebom biznesowym.
- Skipping walidacja interesariuszy: Rejestrowanie wymagaล bez zgody osรณb, ktรณre bฤdฤ korzystaฤ z systemu, prowadzi do powstawania luk, ktรณre ujawniajฤ siฤ dopiero podczas testรณw akceptacyjnych uลผytkownikรณw.
- Traktowanie wymagaล jako statycznych: Potrzeby biznesowe zmieniajฤ siฤ w trakcie projektu. Analityk biznesowy, ktรณry nie prowadzi repozytorium wymagaล i tracMacierz moลผliwoลci wkrรณtce traci kontrolฤ nad zakresem.
- Nadmierna dokumentacja zamiast wspรณลpracy: Przygotowanie 200-stronicowego BRD, ktรณrego nikt nie przeczyta, jest gorsze niลผ przygotowanie krรณtkiego dokumentu w ramach regularnych sesji roboczych i modeli wizualnych.
- Skupiajฤ c siฤ tylko na szczฤลliwej ลcieลผce: Brak wyjฤ tkรณw, obsลugi bลฤdรณw i niefunkcjonalnych wymagaล powoduje, ลผe defekty przechodzฤ do produkcji i podwaลผajฤ zaufanie uลผytkownikรณw.
- Praca w silosie: Analiza wymagaล bez udziaลu programistรณw, testerรณw i zespoลรณw operacyjnych pomija ryzyka wykonalnoลci i ograniczenia, ktรณre moลผna by wychwyciฤ podczas wspรณlnej analizy.
- Uลผywanie jฤzyka niejasnego lub dwuznacznego: Sลowa takie jak โprzyjazny dla uลผytkownikaโ, โszybkiโ lub โelastycznyโ bez mierzalnych kryteriรณw akceptacji powodujฤ spory, ktรณre ujawniajฤ siฤ dopiero po zaprezentowaniu danej funkcji.
Popularne narzฤdzia wspomagajฤ ce proces analizy biznesowej
Odpowiedni zestaw narzฤdzi wspiera kaลผdy etap procesu analizy biznesowej, od pozyskiwania danych po zatwierdzenie. Wiฤkszoลฤ zespoลรณw ลฤ czy lekkie narzฤdzie do zarzฤ dzania backlogiem, narzฤdzie do modelowania i platformฤ dokumentacji.
- Jira i Azure DevOps: Track epikรณw, historii uลผytkownikรณw i defektรณw w ramach zwinnych zespoลรณw dostarczajฤ cych rozwiฤ zania oraz ลฤ czenie wymagaล z pracฤ sprinterskฤ .
- Confluence, SharePoint i Notion: Przechowuj plan analizy biznesowej, notatki ze spotkaล, decyzje i dokumenty BRD w przestrzeni z moลผliwoลciฤ wyszukiwania, do ktรณrej dostฤp bฤdฤ miaลy zainteresowane strony.
- Microsoft Visio, Lucidcharti draw.io: Rysuj przepลywy procesรณw BPMN, diagramy przypadkรณw uลผycia i modele danych, ktรณre uลatwiajฤ widocznoลฤ przepลywรณw pracy i przekazรณw.
- Jama Connect, IBM DRZWI, Modern Requirementsi Visure: Zarzฤ dzaj wymaganiami na duลผฤ skalฤ, korzystajฤ c z danych bazowych, tracanaliza moลผliwoลci i wpลywu projektรณw regulowanych.
- Miro i Mural: Uลatwianie zdalnego odkrywania, mapa podrรณลผy uลผytkownikapingi mapa powinowactwaping warsztaty w czasie rzeczywistym.
- Balsamiq i Figma: Twรณrz szkielety o niskiej wiernoลci i prototypy o wysokiej wiernoลci, ktรณre pozwolฤ na weryfikacjฤ proponowanych ekranรณw z uลผytkownikami biznesowymi przed rozpoczฤciem prac rozwojowych.
Maลe zespoลy czฤsto zaczynajฤ od Jira, Confluence i LucidchartWiฤksze lub regulowane programy dodajฤ dedykowane narzฤdzie do zarzฤ dzania wymaganiami raz tracobowiฤ zkowe stajฤ siฤ: funkcjonalnoลฤ, dane bazowe i ลlady audytu.
