Przebieg procesu analizy biznesowej: samouczek krok po kroku

Dla każdego analityka biznesowego największym wyzwaniem po otrzymaniu projektu jest to, jak i od czego zacząć projekt? Lub jakie produkty mogą zostać utworzone i jak pomyślnie ukończyć projekt?

Aby pomóc Ci w przypadku wszelkiego rodzaju pytań, wymieniliśmy niektóre z kluczowych technik skutecznej analizy procesów biznesowych.

Jakie kroki należy wykonać w procesie analizy biznesowej?

Poniżej przedstawiono kroki procesu analizy biznesowej. Poprowadzi Cię od pierwszego dnia procesu analizy biznesowej do końca etapu planowania.

Krok 1) Zbierz wszystkie informacje na temat projektu

Jest analityk biznesowy odpowiedzialność za zebranie wszystkich szczegółów związanych z projektem. Zadając pytania osobom związanym z projektem (kierownikowi projektu, sponsorowi projektu, kierownikowi lub właścicielowi firmy).

Zebrane informacje powinny obejmować te tematy

Zakres i granice projektu
Aktualne czynniki wpływające na organizację
Ryzyko i ograniczenia projektu
Szerszy kontekst organizacyjny

Interesariusze, którzy aktywnie się w to angażują. To byłby dobry moment na przeprowadzenie Analiza potrzeb interesariuszy

Po zebraniu wszystkich tych informacji przeanalizuj swój udział w projekcie i utwórz listę kontrolną, którą jako analityk biznesowy możesz uwzględnić

Z Twojego poprzedniego doświadczenia, co możesz wdrożyć w swoim obecnym projekcie
Dokumentacja i planowanie wymagane w bieżącym projekcie
Omówienie możliwych rezultatów projektu z zainteresowanymi stronami
Wyróżnij członków zaangażowanych w projekt
Poszukaj jakiejkolwiek pomocy ze strony klienta – umów się na spotkanie z interesariuszami
Jakie są oczekiwane rezultaty i w jakim formacie są wymagane
Jaką istniejącą dokumentację możesz przejrzeć, aby uzyskać lepszy pomysł na projekt
Dowiedz się, jaka metodologia (Zwinny lub wodospad) będzie odpowiedni dla Twojego projektu

Krok 2) Zidentyfikuj interesariuszy i zorganizuj spotkanie przeglądowe

W drugim kroku skonfiguruj a spotkanie przeglądowe z kierownikiem projektu/interesariuszem/członkami zespołu. Niejasny program może skutkować fiaskiem projektu.

Określ szczegółowo, czego oczekujesz od projektu.
Zaangażuj kierownika projektu/interesariusza/członków zespołu w spotkanie i zadawaj pytania związane z projektem
Jest bardzo prawdopodobne, że pracujesz nad zupełnie nowym projektem, w takim przypadku zapytaj kierownika projektu lub osobę kontaktową, która pracowała wcześniej w tej dziedzinie

Krok 3) Przeanalizuj wszystkie dokumenty istotne dla projektu

Dalej, prawidłowo Analizować wszystkie dokumenty istotne dla projektu, takie jak:

Dokumentacja procesów biznesowych
Dokumenty wymagań biznesowych i systemowych
Sprawy biznesowe
Wykresy i diagramy przepływu
Plany projektowe
Schemat organizacyjny
Dokumenty strategiczne i biznesplany
Polityka i ustawodawstwo

Odkryj informacje ukryte w dokumencie wymagań biznesowych i prześledź wszelkie luki w obecnych systemach, procesach, procedurach i operacjach. Możliwe, że dostarczony Ci dokument jest nieaktualny, więc sprawdź informacje, które odkryjesz.

Krok 4) Zapisz wszystkie fakty i informacje, które odkryjesz

Na podstawie swoich badań i analiz możesz odkryć wiele przydatnych informacji istotnych dla projektu, które należy zmienić lub wdrożyć w projekcie. Nagraj je.

Wymagania biznesowe, w tym wymogi dotyczące raportowania
Procesy biznesowe i systemy wspierające
Wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne
Problemy i ryzyka, które aktualnie wpływają na projekt

Krok 5) Zrozumienie domeny problemu

Do tej pory będziesz miał dobry wgląd w projekt, teraz możesz zidentyfikować domenę problematyczną w projekcie. Musisz się dowiedzieć

Dokładnie, na którą funkcję biznesową będzie to miało wpływ
Ryzyka i czynniki wpływające na działalność przedsiębiorstwa
Zasady i ograniczenia mające wpływ na projekt
Wartości określające poziom ważności projektu
System aktualnie wspiera działalność biznesową
Dokument zawierający krótki opis domeny problemowej – np. raport roczny
Problemy aktualnie blokujące biznes w osiągnięciu pożądanych rezultatów
Czy proponowana zmiana ma jakikolwiek wpływ na domenę problematyczną

Krok 6) Przedstawienie wymagań biznesowych

Po zebraniu wszystkich wymagań biznesowych i zrozumieniu dziedziny, w której występuje problem. Następnym krokiem jest przedstawiając swoje wymagania biznesowe do interesariuszy lub kierownika projektu. Istnieje wiele technik, które można zastosować do prezentacji wymagań, np

Tabela lub arkusz kalkulacyjny
Diagram lub wykres
Prototyp lub symulacja
Szablon tekstu strukturalnego lub zdanie strukturalne

Słowniczek słów, który daje szybki przegląd procesu analityka biznesowego

Cel: Określa cel działań związanych z analizą biznesową wymaganych dla proponowanej inicjatywy
Zakres: Definiuje elementy dostarczane, które są uwzględnione i wykluczone
Główna przyczyna: Zdefiniuj pierwotne przyczyny zidentyfikowanych problemów
Obecny stan: Definiuje problem, który powoduje potrzebę zmiany
Zaplanowane zajęcia: Określa przyczynę działania, elementy dostarczane i daty dostaw
Plan zaangażowania interesariuszy: Daje przegląd procesu angażowania interesariuszy
Zarządzanie jakością: Opisuje działania, które zapewnią jakość rezultatów projektu
Target Stan: Określa, w jaki sposób zostaną rozwiązane zidentyfikowane krytyczne problemy

Szybkie wskazówki dla analityka biznesowego

Zadawaj pytania na spotkaniach
Bądź przygotowany przed spotkaniem lub przeglądem interesariuszy
Bądź gotowy na zmiany i nowe doświadczenia
Zarządzaj oczekiwaniami
Odpowiedz na opinie