Korespondencja w SAP – Konfiguracja i typy

Dostępne są różne standardowe typy korespondencji, takie jak druk faktury, wyciąg z konta itp. Można również tworzyć niestandardowe typy korespondencji.

Korespondencja może być tworzona w momencie przetwarzania określonej transakcji biznesowej lub na późniejszym etapie w przypadku już utworzonych księgowań transakcji.

Korespondencja może być wysyłana do klienta/sprzedawcy w różnych formatach, takich jak e-mail i faks. Korespondencja to zasadniczo listy itp., które są wysyłane z SAP do dostawcy/klienta itp.

Korespondencja może być tworzona indywidualnie lub zbiorowo, ad hoc lub poprzez zautomatyzowane zadanie wsadowe.

Rodzaje korespondencji

Poniżej znajduje się przykładowa lista różnych standardowych typów korespondencji, które można skopiować, aby utworzyć określony niestandardowy formularz, program itp.

Typ korespondencji	Korespondencja Descriptjon	Program do drukowania	Wymagane dane	Przykładowy standard SAP Formularz skryptu
SAP01	Powiadomienia o płatnościach	RFKORD00	Numer dokumentu	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Wyciągi z konta	RFKORD10	Numer konta i data	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill zestawień opłat giełdowych	RFKORD20	Numer dokumentu	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Dokumenty wewnętrzne	RFKORD30	Numer dokumentu	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Pojedyncze litery	RFKORD40	Numer konta	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Wyciągi dokumentów	RFKORD50	Numer dokumentu	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Oświadczenia klientów	RFKORD11	Numer i data klienta	F140_CUS_STAT_01

Jak wykonać konfigurację korespondencji

Konfiguracja korespondencji w SAP można wykonać w następujących krokach poniżej

Krok 1) Zdefiniuj rodzaj korespondencji

Ścieżka: – SPRO > Rachunkowość finansowa (nowa) > Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami > Konta odbiorców > Pozycje pojedyncze > Korespondencja > Utwórz i sprawdź ustawienia korespondencji > Zdefiniuj typy korespondencji

Kod transakcji:-OB77

Tutaj różne SAP dostępne są standardowe typy korespondencji. Możesz także tworzyć własne typy korespondencji. Możesz określić, jakie dane są wymagane do wygenerowania korespondencji, np. dla wyciągu możesz określić, że główny klient/sprzedawca jest niezbędny do wyciągu. Można także określić parametry daty i tekst wyświetlany przy wyborze daty.

Krok 2) Przypisz program do typu korespondencji

Ścieżka:-SPRO > Rachunkowość finansowa (nowa) > Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami > Konta klientów > Pozycje pojedyncze > Korespondencja > Utwórz i sprawdź ustawienia korespondencji > Przypisz programy dla typów korespondencji

Kod transakcji: -OB78

Tutaj musisz połączyć program generatora korespondencji z typem korespondencji. Możesz również określić różne programy dla różnych kodów firm. (Możesz również określić tutaj domyślną wersję dla programu do wykonania. Możesz utworzyć taką wersję z transakcji SE38/ SA38 dla programu.)

Można także stworzyć własny program niestandardowy jako kopię programu standardowego i wprowadzić odpowiednie zmiany, aby spełnić wszelkie specyficzne potrzeby klienta.

Krok 3) Określ funkcje wywołujące dla typu korespondencji

Ścieżka:-SPRO > Rachunkowość finansowa (nowa) > Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami > Konta klientów > Pozycje pojedyncze > Korespondencja > Utwórz i sprawdź ustawienia korespondencji > Określ funkcje wywoływania

Kod transakcji:-OB79

W tym miejscu należy określić, w jakim momencie można wygenerować dany rodzaj korespondencji. Można także określić inne ustawienia dla różnych kodów firm. Dostępne są różne opcje: -

• W momencie wprowadzania dokumentu (np. FB50, FB60 itp.)
• W momencie księgowania płatności (np. F-28, F-26 itp.)
• W momencie wyświetlania lub zmiany dokumentu (np. FB02, FB03 itp.)
• W momencie wyświetlenia konta (np. FBL1N, FBL5N itp.)

Krok 4) Przypisz formularz korespondencyjny do programu drukowania korespondencji

Ścieżka:-SPRO > Rachunkowość finansowa (nowa) > Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami > Konta odbiorców > Pozycje pojedyncze Korespondencja > Utwórz i sprawdź ustawienia korespondencji > Zdefiniuj nazwy formularzy do drukowania korespondencji

Kod transakcji: -OB96

W tym miejscu należy określić, jaka definicja formularzy będzie używana przez program do drukowania korespondencji. Można także określić inne ustawienia dla różnych kodów firm. (T SAP Forma skryptu definiowana jest za pomocą transakcji SE71, gdzie różne dane są układane w formacie wyjściowym w celu ich przetworzenia. Ten SAP Formularz skryptu definiuje układ danych wyjściowych.)

Można także używać dwucyfrowych identyfikatorów formularzy, dzięki którym można wywoływać różne formularze dla różnych identyfikatorów formularzy w tym samym kodzie firmy.

Identyfikator tego formularza można podać w oknie wyboru programu drukującego generującego korespondencję. Dla danego rodzaju korespondencji można wybrać jednocześnie tylko jeden identyfikator formularza. Możesz utworzyć wiele typów korespondencji, wywołując różne identyfikatory formularzy.

Krok 5) Zdefiniuj dane nadawcy dla korespondencji

Ścieżka:-SPRO > Rachunkowość finansowa (nowa) > Należności i zobowiązania > Konta klientów > Pozycje > Korespondencja > Ustawienia tworzenia i sprawdzania korespondencji > Definiowanie danych nadawcy dla formularza korespondencji

Kod transakcji:-OBB1

Tutaj możesz połączyć szczegóły nagłówka, stopki, podpisu i nadawcy. Ten tekst jest definiowany przy użyciu transakcji SO10 z identyfikatorem tekstu, jak podano powyżej (np. ADRS). Możesz również określić różne ustawienia dla różnych kodów firm. (Można również zdefiniować dwucyfrowy wariant nadawcy, który można podać w parametrach wyboru programu drukowania. Umożliwi to różne szczegóły nadawcy w ramach tego samego kodu firmy.)

Krok 6) Zdefiniuj warianty sortowania korespondencji

Ścieżka:-SPRO > Rachunkowość finansowa (nowa) > Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami > Konta odbiorców > Pozycje pojedyncze > Korespondencja > Utwórz i sprawdź ustawienia korespondencji > Zdefiniuj warianty sortowania korespondencji

Kod transakcji: -O7S4

Możesz tutaj określić, w jakiej kolejności będą generowane listy korespondencyjne. Np. jeśli generujesz wyciąg z konta dla wielu dostawców, dostawcy zostaną posortowani w tej kolejności, a następnie zostanie wygenerowany list. Ten wariant sortowania można podać na ekranie wyboru programu drukującego generującego korespondencję.

Krok 7) Zdefiniuj warianty sortowania dla pozycji pojedynczych w korespondencji

Ścieżka:-SPRO > Rachunkowość finansowa (nowa) > Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami > Konta odbiorców > Pozycje pojedyncze > Korespondencja > Utwórz i sprawdź ustawienia korespondencji > Zdefiniuj warianty sortowania dla pozycji pojedynczych

Kod transakcji: -O7S6

Możesz tutaj określić, w jakiej kolejności będą pojawiać się różne pozycje w listach korespondencyjnych. Np. jeśli wyciąg z konta dostawcy zawiera wiele faktur, faktury zostaną posortowane w tej kolejności, a następnie zostanie wygenerowany list.

Ten wariant sortowania można podać na ekranie wyboru programu drukującego generującego korespondencję.

Generacja korespondencji

Jak pokazano wcześniej, również podczas konfigurowania punktu wywołania, korespondencję można wygenerować w poniższych momentach: -

1. W momencie wprowadzania dokumentu (np. FB50, FB60 itp.)
2. W momencie księgowania płatności (np. F-28, F-26 itp.)
3. W momencie wyświetlania lub zmiany dokumentu (np. FB02, FB03 itp.)
4. W momencie wyświetlenia konta (np. FBL1N, FBL5N itp.)

Korespondencja może być generowana dla konkretnego dokumentu lub dla konta dostawcy/klienta/klienta. Kolejne slajdy wyjaśnią generowanie korespondencji różnymi sposobami i jej drukowanie.

Generowanie korespondencji (metoda A): -

Korespondencję można wygenerować podczas tworzenia, zmiany lub wyświetlania dokumentu.

W tym celu przejdź do Środowisko > Korespondencja i wybierz odpowiedni rodzaj korespondencji, np. patrz poniższy ekran FB70 tworzenie faktury dla klienta: -

Podobnie możesz tworzyć korespondencję z wyświetlania dokumentu/zmiany z transakcji, jak w FB02/ FB03/ FBl1N/FLB5N itp.

Generowanie korespondencji (metoda B)

Dla istniejących rachunkowość dokumentów, możesz użyć kodu transakcji FB12.

Po wpisaniu kodu firmy zostanie wyświetlony monit o rodzaj korespondencji. Wybierz Typ korespondencji, a zostaniesz poproszony o podanie numeru dokumentu/nr konta. itp. w zależności od ustawienia typu korespondencji. Następnie prosimy o korespondencję.

Generowanie korespondencji (metoda C)

Z transakcji F.27 można wygenerować korespondencję (wyciąg z konta) dla dostawcy(ów)/klienta(ów).

W przypadku „Wskaźnika w rekordzie głównym” podana wartość powinna odpowiadać wartości podanej w danych podstawowych klienta/dostawcy > Kod firmy > Korespondencja.

Jeśli zaznaczysz pole wyboru „Indywidualne żądanie”, to w sytuacji, gdy ten sam dostawca/klient ma pozycje zamówienia w wielu kodach firmy, dla każdego kodu firmy zostanie wygenerowane osobne zestawienie.

Druk korespondencji

Druk korespondencji (metoda A): -

Użyj kodu transakcji F.61 aby wydrukować odpowiedni typ korespondencji już wygenerowanej. Podczas wykonywania po prostu wydrukuje korespondencję (jeśli skonfigurowano E-mail/Faks itp., dane wyjściowe zostaną wygenerowane w tym formacie)

Druk korespondencji (metoda B):-

Z transakcji F.64, możesz zobaczyć wygenerowany list korespondencyjny (Spool) i wydrukować go. (Różnica w stosunku do F.61 polega na tym, że w F.64 możesz także wykonywać inne operacje (takie jak usuwanie, podgląd wydruku itp.) dla już wygenerowanego żądania korespondencji.)

Wygenerowaną szpulę można zobaczyć i wydrukować z transakcji SP02 lub System > Żądanie własnej buforowania.

Korespondencja za pośrednictwem poczty elektronicznej

Zachowaj adres e-mail w ustawieniu w customer/ mistrz sprzedawcy > Dane ogólne > Karta Adres > Komunikacja i wybierz metodę komunikacji: e-mail.

Zachowaj także identyfikator e-mail w karcie klienta/dostawcy > Dane kodu firmy > Karta Korespondencja.

Następnie korespondencja dla tego klienta/dostawcy będzie generowana w formacie wiadomości e-mail, a nie w formie wydruku (biorąc pod uwagę ustawienia wyjścia użytkownika służące do określenia metody komunikacji w wyjściu użytkownika podanym na następnym slajdzie).

(Uwaga: Podobnie możesz skonfigurować wyjście faksu, wybierając standardową komunikację jako FAX i zachowując numer faksu.)