ME23N i SAPServiceordre (innkjøpsordre)

Hva er tjenestekjøpsordre?

Tjenesteinnkjøpsordrer legges inn for tjenester som anskaffes internt eller eksternt. Disse innkjøpsordrene er forskjellige fra standardbestillingene siden de ikke krever varemottak siden de ikke har noe lager. Bortsett fra det er det noen få små forskjeller i opprettelse av PO. Først er dokumenttypen for disse bestillingene. Det skal være FO – Rammeordre. For å anskaffe en tjeneste direkte for et kostnadssted, følger vi prosedyren nedenfor.

Trinn 1) Gå til transaksjon ME21N.

1. Velg dokumenttype FO – Rammeordre.
2. Velg leverandør.
3. Velg gyldighetsstart for PO.
4. Velg kontotildelingskategori – K og varekategori – D.
5. Skriv inn beskrivelsen for tjenesten.
6. Angi mengde og måleenhet.
7. Skriv inn prisen for tjenesten (f.eks. 900 EUR per 1 AU – aktivitetsenhet).

Trinn 2) På varenivå er det få felt du trenger å vedlikeholde for å opprette en gyldig PO for service. På fanen "Tjenester" skriver du inn informasjonen om tjenesten din, mengde og pris.

Du kan bli bedt om kontotilordningsinformasjon.

Trinn 3) Her kan du gå inn på artskonto (det vil bli foreslått i de fleste tilfeller), og kostnadssted for tjenestekostnad som skal tildeles.

1. artskonto.
2. Kostnadssenter.

Trinn 4) På fanen Grenser kan du angi grensen for ikke-planlagte tjenester. Forventet verdi som tjenestene ikke bør overstige.

Trinn 5) Velg nå kategorien Levering og fjern merket for Varemottak. Tjenester har ikke varemottak da de ikke er relevante for lagerstyring (de har ikke lager).

Trinn 6) Kontotilordning-fanen viser informasjonen vi ble bedt om å angi i popup-vinduet. Hvis du ikke blir bedt om å gå inn via pop-up kan du legge inn informasjon her.

Trinn 7) Vi trenger ikke oppbevaringssted for varen vår da den ikke er lagerrelevant.

Du kan lagre endringene og få dokumentnummeret.

Endring og visningsmodus er tilgjengelig gjennom de samme transaksjonene som for en standard innkjøpsordre, ME22N og ME23N.

Forklaring av elementkategori D og kontotildeling K

Disse to feltene med én bokstav gjør mesteparten av arbeidet på en serviceordre, og det å skrive inn feil kombinasjon er den vanlige grunnen til at Tjenester-fanen aldri vises.

Varekategori D – Tjeneste. Innstilling D forteller SAP Varen beskriver arbeid snarere enn materiale. Tre ting endres umiddelbart: Tjenester-fanen blir tilgjengelig for å legge inn individuelle tjenestelinjer, Grenser-fanen blir tilgjengelig for uplanlagt arbeid, og lagerstyring er slått av for varen.

Kontotildelingskategori K – Kostnadssenter. Fordi en tjeneste forbrukes i det øyeblikket den utføres, registreres den aldri på lager og har derfor ingen lagerkonto å postere til. K sender kostnaden til et kostnadssenter og krever en artskonto. Andre kategorier betjener andre mottakere:

• K – Kostnadssenter: Rutinemessige tjenester som vedlikehold, rengjøring og rådgivning.
• F – Ordre: Arbeid som tilhører en intern ordre eller vedlikeholdsordre.
• P – Prosjekt: Tjenester belastet et WBS-element i prosjektsystemet.
• A – Eiendel: Arbeid aktivert på et anleggsmiddel i stedet for å kostnadsføres.

Paringen er viktig. Varekategori D uten en kontotildelingskategori forlater SAP uten mottaker for kostnaden, og ordren kan ikke lagres. Kostnadssenterets stamdata er dekket i opprette et kostnadssenter.

Hvordan en tjeneste-innkjøpsordre skiller seg fra en standard innkjøpsordre

Mesteparten av ME21N-skjermen ser kjent ut, men seks atferder endres når elementkategori D brukes.

Gyldighetsperioden på en FO-ordre er det som gjør den til et rammeverk. Tjenester kan avbestilles gjentatte ganger mot den inntil enten gyldighetsdatoen er over eller grenseverdien er forbrukt.

Tjenesteregistreringsskjema: Bekreftelse av mottatte tjenester

Artikkelen ovenfor avsluttes med å lagre ordren, men ordren alene forplikter ingenting til regnskapet. Fordi det ikke finnes noen varemottak, er det tjenesteregistreringsarket som registrerer at arbeidet faktisk ble utført og frigir kostnaden. Hopp overping det gir fakturaen ingenting å matche mot.

1. Åpne transaksjon ML81N. Angi serviceordrenummeret og, dersom ordren har flere linjer, varen som skal bekreftes.
2. Opprett et nytt inntastingsskjema. Gi den en kort tekst som beskriver perioden eller arbeidet som er utført, for eksempel måneden som faktureres.
3. Ta i bruk de planlagte tjenestene. Bruk Servicevalg til å hente ut linjene som allerede er spesifisert på ordren, og angi deretter antallet som faktisk er levert. Delvis bekreftelse er normalt for en rammeordre.
4. Legg til uplanlagte tjenester om nødvendig. Arbeid som ikke var forutsett da ordren ble innhentet, registreres direkte på registreringsskjemaet. Totalsummen kontrolleres mot den totale grensen og avvises hvis den overstiger denne.
5. Sjekk kontotildelingen. Kostnadssenteret og artskontoen er som standard fra ordreposten og kan deles på flere mottakere hvis arbeidet kom mer enn én avdeling til gode.
6. Godta påmeldingsskjemaet. Godkjenning er øyeblikket kostnaden bokføres. Det oppretter et materialdokument og et regnskapsdokument som debiterer kostnadssenteret og krediterer GR/IR-avregningskontoen, akkurat som en varemottak ville gjort for materiale.

Godkjenning kan være underlagt sin egen frigivelsesstrategi, og i så fall håndterer ML85 samlet frigivelse før kostnaden posteres. Først etter godkjenning finner fakturaverifiseringen et samsvarende antall, og eventuelle avvik blokkerer dokumentet inntil noen kan frigi fakturaenRelatert materiale er dekket på tvers av SAP MM-opplæring serien.

Spørsmål og svar