Komponenter og rolle til MIS (Management Information System)

Facebook er en av de mest lønnsomme virksomhetene i verden, og hele eksistensen avhenger av bruk av informasjonsteknologi og informasjonssystemer.

Andre vellykkede selskaper som Google, Amazon, eBay og finansinstitusjoner - det meste av suksessen deres skyldes teknologi.

Denne opplæringen vil se på rollene til MIS i organisasjonen og hvordan en organisasjon kan utnytte MIS for å oppnå konkurransefortrinn.

Definisjon av data og informasjon og egenskaper ved god informasjon

Data refererer til rå grunnleggende fakta, dvs. prisen på et produkt, antall kjøpte produkter osv. som ennå ikke er behandlet.

For eksempel, en pris på $6 og en mengde på 10 gir ingen mening til en kunde på et salgssted. Informasjon bør være behandlet data som formidler mening til mottakeren.

For eksempel, å multiplisere $6 med 10 gir oss $60, som er den totale regningen som kunden skal betale.

God informasjon skal være tidsriktig og tilgjengelig når den er nødvendig.

Følgende er kjennetegn ved god informasjon.

Nøyaktig – informasjon skal være fri for feil og feil. Dette oppnås ved å følge strenge fastsatte standarder for behandling av data til informasjon. For eksempel vil det å legge til $6 + 10 gi oss unøyaktig informasjon. Nøyaktig informasjon for vårt eksempel er å multiplisere $6 med 10.
Komplett – all informasjon som trengs for å ta en god beslutning må være tilgjengelig. Ingenting skal mangle. Hvis SKATT er en applikasjon for å beregne totalbeløpet som kunden skal betale da, bør den også inkluderes. Å utelate det kan villede kunden til å tro at de bare skal betale $60 når de faktisk også må betale skatt.
Kostnadseffektiv – kostnadene ved å innhente informasjon må ikke overstige nytten av informasjonen i pengemessige termer.
Brukerfokusert – informasjonen må presenteres på en slik måte at den skal dekke informasjonskravene til målbrukeren. For eksempel krevde operative ledere svært detaljert informasjon, og dette bør vurderes ved presentasjon av informasjon til operative ledere. Den samme informasjonen ville ikke være hensiktsmessig for toppledere fordi de ville måtte behandle den på nytt. For dem ville det være data og ikke informasjon.
Aktuell – opplysningene skal være relevante for mottakeren. Informasjonen må være direkte relatert til problemet som den tiltenkte mottakeren står overfor. Dersom IKT-avdelingen ønsker å kjøpe en ny server, vil informasjon som snakker om 35 % rabatt på bærbare datamaskiner ikke være relevant i et slikt scenario.
Autoritær – informasjonen må komme fra en pålitelig kilde. La oss si at du har en bankkonto og ønsker å overføre penger til en annen bankkonto som bruker en annen valuta enn din. Å bruke valutakursen fra et vekslingskontor vil ikke anses som autoritativ sammenlignet med å få valutakursen direkte fra banken din.
Timely – informasjon skal være tilgjengelig når det er nødvendig. La oss si at bedriften din ønsker å slå seg sammen med et annet selskap. Informasjon som vurderer det andre selskapet du ønsker å fusjonere med må gis før fusjonen, og du må ha tilstrekkelig tid til å verifisere informasjonen.

Konkurransefortrinn av informasjon og MIS

Konkurransefortrinn er en posisjon som gjør en bedrift mer lønnsom enn konkurrentene. For eksempel, å produsere produkter til en lavere kostnad enn konkurrentene dine gjør deg mer lønnsom.

Informasjonssystemer har kapasitet til å hjelpe en organisasjon inn i en slik posisjon. De gjør det på følgende måter

Operanasjonal fortreffelighet – operasjonell fortreffelighet søker å forbedre driften av virksomheten. La oss ta et eksempel på en butikk. En butikk kan bruke informasjonssystemer for automatisk å legge inn en bestilling hos en leverandør når lagernivået når grensen for gjenbestilling. Dette sikrer at butikken aldri går tom for varelager, og kundene kan alltid stole på at den finner det de trenger.

Nye forretningsmodeller, produkter og tjenester – la oss fortsette med eksemplet med en butikk. Butikken kan utvikle et nettbasert bestillingssystem eller smarttelefonapplikasjon som kundene kan bruke til å kjøpe varer hjemmefra eller hvor de er. Ordresystemet kan knyttes til en leveringsbedrift og ha støtte for nettbetalinger. Dette er en ny forretningsmodell sammenlignet med kunder som går inn for å foreta kjøp kontra å gjøre det fra nettbaserte apper eller smarttelefonapper.

Forbedrede leverandør- og kunderelasjoner – historiske data brukes til å forstå behovene til kundene og leverandørene. Disse dataene brukes så til å lage tjenester og produkter som dekker behovene. Dette fører til langsiktige relasjoner med kunder og virksomhet som setter en organisasjon i en mer lønnsom posisjon.

Forbedret beslutningstaking – informasjon er avgjørende når du skal ta beslutninger. Informasjonssystemer, hvis de er utformet og drevet effektivt, gir informasjon som har alle egenskapene til god informasjon beskrevet i avsnittet ovenfor. Dette gjør en organisasjon i stand til å ta beslutninger som vil tjene organisasjonene.

Komponenter av MIS og deres forhold

Et ledelsesinformasjonssystem består av fem hovedkomponenter, nemlig mennesker, forretningsprosesser, data, maskinvare og programvare. Alle disse komponentene må fungere sammen for å oppnå forretningsmål.

Ansatte – dette er brukerne som bruker informasjonssystemet til å registrere de daglige forretningstransaksjonene. Brukerne er vanligvis kvalifiserte fagfolk som regnskapsførere, personalansvarlige osv. IKT-avdelingen har vanligvis støttepersonell som sørger for at systemet fungerer som det skal.

Forretningsprosedyrer – disse er avtalte beste praksiser som veileder brukerne og alle andre komponenter om hvordan de kan arbeide effektivt. Forretningsprosedyrer utvikles av personene, dvs. brukere, konsulenter, etc.

Data – de registrerte daglige forretningstransaksjonene. For en bank samles data inn fra aktiviteter som innskudd, uttak mv.

maskinvare – maskinvaren består av datamaskiner, skrivere, nettverksenheter osv. Maskinvaren gir datakraft for behandling av data. Det gir også nettverks- og utskriftsmuligheter. Maskinvaren øker hastigheten på behandlingen av data til informasjon.

Software – dette er programmer som kjører på maskinvaren. Programvaren er delt inn i to hovedkategorier, nemlig systemprogramvare og applikasjonsprogramvare. Systemprogramvare refererer til operativsystem dvs. Windows, Mac OS og Ubuntu, etc. Applikasjonsprogramvare refererer til spesialisert programvare for å utføre forretningsoppgaver som f.eks lønn program, banksystem, utsalgssystem osv.

Porters verdikjede

Tenk på et selskap som Apple Inc. Hvorfor er de vellykkede? Hvorfor elsker og kjøper kunder iPhone? Det er fordi iPhone tilfører verdi til livene deres. Dette er grunnen til at Apple Inc. er en vellykket bedrift. Verdikjede refererer til aktiviteter som et selskap utfører for å skape verdi for sine kunder.

Konseptet med en verdikjede ble utviklet av Michael Porter. Porters verdikjede har to aktiviteter nemlig;

Primæraktiviteter – dette er aktiviteter som er relatert til å lage produkter/tjenester, markedsføring og salg og support. Primæraktiviteter består av inngående logistikk, drift, utgående logistikk, markedsføring og salg og service.
Støtteaktiviteter – dette er aktiviteter som støtter opp under primæraktivitetene. Støtteaktiviteter består av innkjøp (innkjøp), personalledelse, teknologisk utvikling og infrastruktur.

Følgende diagram viser verdikjeden

Følgende illustrasjon viser verdikjeden for Apple Inc.

Det overordnede målet for verdikjeden er å hjelpe en virksomhet med å oppnå konkurransefortrinn. Konkurransefortrinn er en bedrifts posisjon i et marked som gjør at den er mer lønnsom enn sine direkte konkurrenter.

Innflytelse av IT på organisasjonens mål

Organisasjonsmål refererer til mål og oppdrag til organisasjonen, spesielt på lang sikt. Uavhengig av hvilken type virksomhet en organisasjon engasjerer seg i, er det overordnede målet å skape verdi for kundene eller klientene som angitt i avsnittet ovenfor.

Business Information Technology alignment er opptatt av å bruke informasjonsteknologi for å effektivt oppnå forretningsmål.

To av de vanligste måtene en organisasjon kan gi verdi på, er ved å tilby et kvalitetsprodukt til en lavere pris enn konkurrenten eller til en høy pris, men med flere funksjoner som gir verdi til kundene.

Informasjonsteknologi gjør det mulig for virksomheter å behandle og analysere store mengder data til en billigere kostnad og på kortest mulig tid. Dette gjør det mulig for organisasjoner å tilby kvalitetsprodukter til en billigere pris.

La oss ta et bankeksempel. En bank kan bruke minibank for å la kundene ta ut penger og andre automatiserte måter å sette inn penger på. Kunder med spørsmål kan henvises til et nettsted som har ofte stilte spørsmål. Både enkeltpersoner og bedrifter kan se kontoutskriftene på nettet hvis de abonnerer på nettbank.

Ovennevnte IT-forretningspraksis fører til reduserte kostnader ved å gjøre forretninger og skape nye produkter og tjenester. Reduserte kostnader ved å gjøre forretninger gjør det mulig for en bank å redusere bankkostnadene, og tilbyr derfor et kvalitetsprodukt eller -tjeneste til en billigere pris.

Sammendrag

Forretningsenheter eksisterer for å tjene penger. Ikke for profittorganisasjoner eksisterer for å levere kvalitetstjenester eller -produkter kostnadseffektivt.

Uavhengig av type organisasjon har MIS en stor rolle å spille for å nå målene.

MIS gjør det mulig for organisasjoner å ta gode beslutninger ved å gi beslutningstakere informasjon.