Komponenter i MIS (Management Information System)

Facebook er en av de mest lønnsomme virksomhetene i verden, og hele eksistensen avhenger av bruk av informasjonsteknologi og informasjonssystemer.

Andre suksessrike selskaper som f.eks. Google, Amazon, eBay og finansinstitusjoner skylder teknologi mesteparten av suksessen sin.

Denne opplæringen vil se på rollene til MIS i organisasjonen og hvordan en organisasjon kan utnytte MIS for å oppnå konkurransefortrinn.

Definisjon av data og informasjon og egenskaper ved god informasjon

Data refererer til grunnleggende rådata, dvs. prisen på et produkt, antall kjøpte produkter osv., som ennå ikke er bearbeidet.

For eksempel, en pris på $6 og en mengde på 10 gir ingen mening til en kunde på et salgssted. Informasjon bør være behandlet data som formidler mening til mottakeren.

For eksempel, å multiplisere $6 med 10 gir oss $60, som er den totale regningen som kunden skal betale.

God informasjon bør være tilgjengelig i tide og når den trengs. Følgende er kjennetegnene på god informasjon.

• Nøyaktig – informasjonen må være fri for feil og mangler. Dette oppnås ved å følge et strengt sett med standarder for bearbeiding av data til informasjon. For eksempel vil det å legge til 6 dollar + 10 gi oss unøyaktig informasjon. Nøyaktig informasjon for vårt eksempel er å multiplisere 6 dollar med 10.
• Komplett – all informasjon som trengs for å ta en god beslutning må være tilgjengelig. Ingenting skal mangle. Hvis MVA gjelder for beregningen av det totale beløpet kunden skal betale, bør det også inkluderes. Å utelate det kan villede kunden til å tro at de bare skal betale 60 dollar, når de faktisk også må betale skatt.
• Kostnadseffektiv – kostnadene ved å innhente informasjon må ikke overstige nytten av informasjonen i pengemessige termer.
• Brukerfokusert – informasjonen må presenteres på en slik måte at den imøtekommer målbrukerens informasjonsbehov. For eksempel krever driftsledere svært detaljert informasjon, og dette bør tas i betraktning når informasjon presenteres for dem. Den samme informasjonen ville ikke være passende for toppledere, fordi de måtte behandle den på nytt. For dem ville det være data og ikke informasjon.
• Aktuell – informasjonen må være relevant for mottakeren. Den må være direkte relatert til problemet som den tiltenkte mottakeren står overfor. Hvis IKT-avdelingen ønsker å kjøpe en ny server, ville informasjon som snakker om 35 % rabatt på bærbare datamaskiner ikke være relevant i et slikt scenario.
• Autoritær – informasjonen må komme fra en pålitelig kilde. La oss si at du har en bankkonto og ønsker å overføre penger til en annen bankkonto som bruker en annen valuta enn din. Å bruke valutakursen fra et vekslingskontor vil ikke anses som autoritativ sammenlignet med å få valutakursen direkte fra banken din.
• Timely – informasjonen skal være tilgjengelig når den trengs. La oss si at selskapet ditt ønsker å fusjonere med et annet selskap. Informasjon som evaluerer det andre selskapet må gis før fusjonen, og du må ha tilstrekkelig tid til å bekrefte informasjonen.

Konkurransefortrinn av informasjon og MIS

Konkurransefortrinn er en posisjon som gjør en bedrift mer lønnsom enn konkurrentene. For eksempel, å produsere produkter til en lavere kostnad enn konkurrentene dine gjør deg mer lønnsom.

Informasjonssystemer har kapasitet til å hjelpe en organisasjon inn i en slik posisjon. De gjør det på følgende måter:

Operanasjonal fortreffelighet – operasjonell fortreffelighet søker å forbedre driften av virksomheten. La oss ta et eksempel på en butikk. En butikk kan bruke informasjonssystemer for automatisk å legge inn en bestilling hos en leverandør når lagernivået når grensen for gjenbestilling. Dette sikrer at butikken aldri går tom for varelager, og kundene kan alltid stole på at den finner det de trenger.

Nye forretningsmodeller, produkter og tjenester – la oss fortsette med eksemplet med en butikk. Butikken kan utvikle et nettbasert bestillingssystem eller en smarttelefonapplikasjon som kunder kan bruke til å kjøpe varer hjemmefra eller hvor de enn er. Bestillingssystemet kan kobles til en leveringsbedrift og ha støtte for online betalinger. Dette er en ny forretningsmodell sammenlignet med kunder som kommer inn for å handle.

Forbedrede leverandør- og kunderelasjoner – historiske data brukes til å forstå kundenes og leverandørenes behov. Disse dataene brukes deretter til å lage tjenester og produkter som dekker disse behovene. Dette fører til langsiktige relasjoner med kunder og bedrifter, noe som setter en organisasjon i en mer lønnsom posisjon.

Forbedret beslutningstaking – informasjon er avgjørende når man skal ta beslutninger. Informasjonssystemer, hvis de er utformet og drevet effektivt, produserer informasjon som har alle egenskapene til god informasjon beskrevet i avsnittet ovenfor. Dette gjør det mulig for en organisasjon å ta beslutninger som vil være til fordel for organisasjonen.

Komponenter av MIS og deres forhold

Et styringsinformasjonssystem består av fem hovedkomponenter, nemlig mennesker, forretningsprosesser, data, maskinvare og programvare. Alle disse komponentene må fungere sammen for å oppnå forretningsmål.

Ansatte – dette er brukerne som bruker informasjonssystemet til å registrere de daglige forretningstransaksjonene. Brukerne er vanligvis kvalifiserte fagfolk som regnskapsførere, personalledere osv. IKT-avdelingen har vanligvis støttepersonell som sørger for at systemet fungerer som det skal.

Forretningsprosedyrer – dette er avtalte beste praksiser som veileder brukerne og alle andre komponenter om hvordan de kan jobbe effektivt. Forretningsprosedyrer utvikles av menneskene, dvs. brukere, konsulenter osv.

Data – de registrerte daglige forretningstransaksjonene. For en bank samles data inn fra aktiviteter som innskudd, uttak osv.

maskinvare – maskinvaren består av datamaskiner, skrivere, nettverksenheter osv. Maskinvaren gir datakraft for behandling av data. Det gir også nettverks- og utskriftsmuligheter. Maskinvaren øker hastigheten på behandlingen av data til informasjon.

Software – dette er programmer som kjører på maskinvaren. Programvaren er delt inn i to hovedkategorier, nemlig systemprogramvare og applikasjonsprogramvare. Systemprogramvare refererer til operativsystem, dvs, Windows, Mac OS og Ubuntu, etc. Applikasjonsprogramvare refererer til spesialisert programvare for å utføre forretningsoppgaver som f.eks lønn program, banksystem, utsalgssystem osv.

Porters verdikjede

Tenk på et selskap som Apple Inc. Hvorfor er de vellykkede? Hvorfor elsker og kjøper kunder iPhone? Det er fordi iPhone tilfører verdi til livene deres. Dette er grunnen til at Apple Inc. er en vellykket bedrift. Verdikjede refererer til aktiviteter som et selskap utfører for å skape verdi for sine kunder.

Konseptet med en verdikjede ble utviklet av Michael Porter. Porters verdikjede har to typer aktiviteter, nemlig:

• Primæraktiviteter – dette er aktiviteter som er relatert til å lage produkter/tjenester, markedsføring og salg, og support. Primæraktiviteter består av inngående logistikk, drift, utgående logistikk, markedsføring og salg, og service.
• Støtteaktiviteter – dette er aktiviteter som støtter de primære aktivitetene. Støtteaktiviteter består av anskaffelser (innkjøp), personalforvaltning, teknologisk utvikling og infrastruktur.

Følgende diagram viser verdikjeden:

Følgende illustrasjon viser verdikjeden for Apple Inc.

Det overordnede målet med verdikjeden er å hjelpe en bedrift med å oppnå konkurransefortrinn. Konkurransefortrinn er en bedrifts posisjon i et marked som gjør den mer lønnsom enn sine direkte konkurrenter.

Innflytelse av IT på organisasjonens mål

Organisasjonsmål refererer til organisasjonens mål og oppdrag, spesielt på lang sikt. Uansett hvilken type virksomhet en organisasjon driver med, er det overordnede målet å skape verdi for kundene eller klientene, som nevnt i avsnittet ovenfor.

Business Information Technology alignment er opptatt av å bruke informasjonsteknologi for å effektivt oppnå forretningsmål.

To av de vanligste måtene en organisasjon kan tilby verdi på, er ved å tilby et kvalitetsprodukt til en lavere pris enn konkurrenten, eller til en høy pris, men med flere funksjoner som gir kundene merverdi.

Informasjonsteknologi gjør det mulig for virksomheter å behandle og analysere store mengder data til en billigere kostnad og på kortest mulig tid. Dette gjør det mulig for organisasjoner å tilby kvalitetsprodukter til en billigere pris.

La oss ta et bankeksempel. En bank kan bruke en minibank for å la kundene ta ut penger og andre automatiserte metoder for å sette inn penger. Kunder med spørsmål kan bli henvist til et nettsted med ofte stilte spørsmål. Både enkeltpersoner og bedrifter kan se kontoutskriftene sine på nett hvis de abonnerer på nettbank.

Ovennevnte IT-forretningspraksis fører til reduserte forretningskostnader og utvikling av nye produkter og tjenester. Reduserte forretningskostnader gjør det mulig for en bank å redusere bankgebyrene, og dermed tilby et kvalitetsprodukt eller en tjeneste til en billigere pris.

Spørsmål og svar