Hvordan lage pivottabell i Excel: Nybegynneropplæring

Det vil være tider når du vil bli bedt om å analysere store mengder data og produsere enkle å lese og forstå rapporter. Pivottabeller lar oss analysere slike data og produsere rapporter som oppfyller våre forretningsrapporteringskrav.

Hva er et pivottabell?

En pivottabell er et sammendrag av et stort datasett som vanligvis inkluderer de totale tallene, gjennomsnitt, minimum, maksimum, osv. la oss si at du har salgsdata for forskjellige regioner, med en pivottabell kan du oppsummere dataene etter region og finne gjennomsnittlig salg per region, maksimum og minimum salg per region, osv. Pivottabeller lar oss analysere, oppsummere og vise bare relevante data i våre rapporter.

Trinn for trinn veiledning om å lage pivottabeller

Bildet nedenfor viser eksempelsalgsdata samlet fra North Wind Access-database.

Du kan laste ned eksempler på Excel-data her.

Last ned Excel-datafilen ovenfor

Som du kan se fra bildet ovenfor, inneholder regnearket vårt mye data. La oss si at vi ønsker å lage et sammendrag av kunder, gruppere alle bestillingene deres etter produkt, og vise mengdene, enhetsprisen og delsummene for alle transaksjonene.

• Åpne Excel-filen du lastet ned
• Klikk på INSERT-fanen på båndet

• Du får opp følgende vindu

• Klikk på velg tabell/område-knappen som vist på bildet ovenfor
• Du får følgende minivindu

• Klikk i celleadresse A1
• Trykk Ctrl + A på tastaturet for å velge alle datacellene
• Minivinduet som vises nå vises som følger

• Klikk på Lukk-knappen for å gå tilbake til alternativvinduet
• Klikk på OK-knappen

• Velg følgende felt
  • Selskapsnavn
  • Produktnavn
  • Enhetspris
  • Antall
  • Subtotal
• Regnearket ditt skal nå se ut som følger

• Merk at dataene ovenfor er gruppert etter kundebedriftsnavn, produktnavn, enhetspris, summen av mengder og summen av delsummene.
• Legg merke til rullegardinknappen ved siden av Radetiketter. Denne knappen lar oss sortere/filtrere dataene våre. La oss anta at vi bare er interessert i Alfreds Futterkiste
• Klikk på rullegardinlisten Radetiketter som vist nedenfor

• Fjern haken fra (Velg alle)
• Velg Alfreds Futterkiste
• Klikk på OK-knappen
• Du vil få følgende data

2-dimensjonale dreiebord

En todimensjonal pivottabell er en tabell som har felt på både rader og kolonner. La oss si at vi ønsker å liste ansattes navn som rader og bruke kolonner til å representere kundenavn og fylle ut cellene med det totale salget.

• Aktiver salgsdataarket
• Klikk på INSERT-fanen
• Klikk på Pivot Chart & Table-knappen
• Velg alle dataene. Excel skal nå huske det forrige området, så du må bare klikke på OK-knappen
• Et nytt ark vil bli opprettet med pivottabellverktøyene
• Velg feltene som vist på bildet nedenfor

Pivottabellen din vil nå se ut som følger

Visualisering av pivottabelldata ved hjelp av diagrammer

Med Excel 2013 trenger du ikke lage diagrammene manuelt. Excel vil lage diagrammer for deg når du lager pivottabeller, endrer aggregatfunksjoner, bruker filtre osv.

Diagrammet nedenfor ble automatisk opprettet for oss fra den enkle pivotdiagramøvelsen som filtrerte data for Alfreds bare Futterkiste.

Sammendrag

Pivottabeller og diagrammer gjør det mulig for oss å oppsummere og analysere store datasett. Vi kan bruke aggregerte funksjoner som SUM, MINIMUM, MAXIMUM, AVERAGE osv. diagrammene blir automatisk opprettet og oppdatert for oss av excel mens vi jobber med dataene.