Typer informasjonssystem: MIS, TPS, DSS, Pyramid Diagram

En typisk organisasjon er delt inn i operasjonelt, mellomnivå og øvre nivå. Informasjonskravene til brukere på hvert nivå er forskjellige. Mot dette formålet finnes det en rekke informasjonssystemer som støtter hvert nivå i en organisasjon.

Denne opplæringen vil utforske de forskjellige typene informasjonssystemer, organisasjonsnivået som bruker dem og egenskapene til det aktuelle informasjonssystemet.

Pyramidediagram over organisasjonsnivåer og informasjonskrav

Å forstå de ulike nivåene i en organisasjon er avgjørende for å forstå informasjonen som kreves av brukerne som opererer på deres respektive nivåer.

Følgende diagram illustrerer de ulike nivåene i en typisk organisasjon.

Operanasjonalt ledernivå

Det operative nivået er opptatt av å utføre daglige forretningstransaksjoner i organisasjonen.

Eksempler på brukere på dette ledelsesnivået inkluderer kasserere på et utsalgssted, banktellere, sykepleiere på sykehus, kundebehandlere osv.

Brukere på dette nivået bruker ta strukturerte beslutninger. Dette betyr at de har definert regler som veileder dem mens de tar beslutninger.

For eksempel hvis en butikk selger varer på kreditt og de har en kredittpolicy som har en viss grense på låneopptaket. Alt selgeren trenger for å bestemme seg for å gi kreditt til en kunde eller ikke, er basert på gjeldende kredittinformasjon fra systemet.

Taktisk ledelsesnivå

Dette organisasjonsnivået domineres av ledere på mellomnivå, avdelingsledere, veiledere osv. Brukerne på dette nivået fører vanligvis tilsyn med brukernes aktiviteter på operativt ledernivå.

Taktiske brukere tar semistrukturerte avgjørelser. Avgjørelsene er delvis basert på fastsatte retningslinjer og skjønnsoppfordringer. Som et eksempel kan en taktisk leder sjekke kredittgrensen og betalingshistorikken til en kunde og bestemme seg for å gjøre et unntak for å heve kredittgrensen for en bestemt kunde. Avgjørelsen er delvis strukturert i den forstand at den taktiske lederen må bruke eksisterende informasjon for å identifisere en betalingshistorikk som gagner organisasjonen og en tillatt økningsprosent.

Strategisk ledelsesnivå

Dette er det høyeste nivået i en organisasjon. Brukerne på dette nivået tar ustrukturerte beslutninger. Ledere på seniornivå er opptatt av langsiktig planlegging av organisasjonen. De bruker informasjon fra taktiske ledere og eksterne data for å veilede dem når de tar ustrukturerte beslutninger.

Transaksjonsbehandlingssystem (TPS)

Transaksjonsbehandlingssystemer brukes til å registrere daglige forretningstransaksjoner i organisasjonen. De brukes av brukere på operativt ledelsesnivå. Hovedmålet med et transaksjonsbehandlingssystem er å svare på rutinespørsmål som;

• Hvordan ble skrivere solgt i dag?
• Hvor mye inventar har vi for hånden?
• Hva er det utestående beløpet for John Doe?

Ved å registrere de daglige forretningstransaksjonene gir TPS-systemet svar på spørsmålene ovenfor i tide.

• Beslutningene som tas av operative ledere er rutinemessige og svært strukturerte.
• Informasjonen som produseres fra transaksjonsbehandlingssystemet er svært detaljert.

For eksempel krever banker som gir ut lån at selskapet som en person jobber for skal ha et memorandum of understanding (MoU) med banken. Dersom en person hvis arbeidsgiver har en MoU i banken søker om lån, er det bare driftspersonalet som skal verifisere de innsendte dokumentene. Hvis de oppfyller kravene, behandles lånesøknadsdokumentene. Hvis de ikke oppfyller kravene, anbefales klienten å oppsøke taktiske ledere for å se muligheten for å signere en MoU.

Eksempler på transaksjonsbehandlingssystemer inkluderer;

• Salgssteder – registrerer daglig salg
• Lønnsystemer – behandling av ansattes lønn, låneforvaltning mv.
• Lagerkontrollsystemer – holde styr på lagernivåer
• Bookingsystemer for flyselskaper – administrasjon av flybestillinger

Management Information System (MIS)

Management Information Systems (MIS) brukes av taktiske ledere for å overvåke organisasjonens nåværende prestasjonsstatus. Utdata fra et transaksjonsbehandlingssystem brukes som input til et styringsinformasjonssystem.

MIS-systemet analyserer input med rutinealgoritmer, dvs. aggregerer, sammenligner og oppsummerer resultatene til produserte rapporter som taktiske ledere bruker til å overvåke, kontrollere og forutsi fremtidig ytelse.

For eksempel kan inndata fra et salgsstedsystem brukes til å analysere trender for produkter som gir gode resultater og de som ikke gir gode resultater. Denne informasjonen kan brukes til å foreta fremtidige lagerbestillinger, dvs. øke bestillinger på produkter med gode resultater og redusere bestillinger av produkter som ikke gir gode resultater.

Eksempler på styringsinformasjonssystemer inkluderer;

• Salgsstyringssystemer – de får innspill fra kassasystemet
• Budsjettsystemer – gir en oversikt over hvor mye penger som brukes i organisasjonen på kort og lang sikt.
• Personalledelsessystem – de ansattes overordnede velferd, personalskifte mv.

Taktiske ledere er ansvarlige for den semistrukturerte beslutningen. MIS-systemer gir den informasjonen som trengs for å ta den strukturerte beslutningen, og basert på erfaringene til de taktiske lederne, foretar de dømmekraft, dvs. forutsi hvor mye av varer eller varelager som skal bestilles for andre kvartal basert på salget i første kvartal.

Decision Support System (DSS)

Beslutningssystemer brukes av toppledelsen til å ta ikke-rutinemessige beslutninger. Beslutningsstøttesystemer bruker input fra interne systemer (transaksjonsbehandlingssystemer og styringsinformasjonssystemer) og eksterne systemer.

Hovedmålet med beslutningsstøttesystemer er å gi løsninger på problemer som er unike og endres ofte. Beslutningsstøttesystemer svarer på spørsmål som;

• Hvilken effekt vil de ansattes ytelse få hvis vi dobler produksjonspartiet på fabrikken?
• Hva ville skje med salget vårt hvis en ny konkurrent kom inn på markedet?

Beslutningsstøttesystemer bruker sofistikerte matematiske modeller, og statistiske teknikker (sannsynlighet, prediktiv modellering, etc.) for å gi løsninger, og de er veldig interaktive.

Eksempler på beslutningsstøttesystemer inkluderer;

• Økonomiske planleggingssystemer – det gjør det mulig for ledere å vurdere alternative måter å nå mål på. Målet er å finne den optimale måten å nå målet på. For eksempel beregnes nettoresultatet for en virksomhet ved å bruke formelen Totalt salg minus (varekostnad + utgifter). Et økonomiplanleggingssystem vil gjøre det mulig for ledende ansatte å stille hva hvis-spørsmål og justere verdiene for totalt salg, varekostnad osv. for å se effekten av beslutningen og på nettoresultatet og finne den mest optimale måten.
• Banklånsstyringssystemer – den brukes til å verifisere kreditten til lånesøkeren og forutsi sannsynligheten for at lånet blir tilbakebetalt.

Kunstig intelligens-teknikker i næringslivet

Kunstig intelligens systemer etterligner menneskelig ekspertise for å identifisere mønstre i store datasett. Bedrifter som f.eks Amazon, Facebook og Google osv. bruker kunstig intelligens-teknikker for å identifisere data som er mest relevante for deg.

La oss bruke Facebook som et eksempel, Facebook gir vanligvis svært nøyaktige spådommer om folk du kanskje kjenner eller gikk sammen med på skolen. De bruker dataene du gir dem, dataene som vennene dine gir, og basert på denne informasjonen lager de spådommer om personer du kanskje kjenner.

Amazon bruker kunstig intelligens-teknikker også for å foreslå produkter du bør kjøpe også basert på hva du får for øyeblikket.

Google bruker også kunstig intelligens for å gi deg de mest relevante søkeresultatene basert på din interaksjon med Google og posisjonen din.

Disse teknikkene har i stor grad bidratt til å gjøre disse selskapene svært vellykkede fordi de er i stand til å gi verdi til kundene sine.

Online analytisk prosessering (OLAP)

Online analytisk behandling (OLAP) brukes til å spørre og analysere flerdimensjonale data og produsere informasjon som kan sees på forskjellige måter ved hjelp av flere dimensjoner.

La oss si at et selskap selger bærbare datamaskiner, stasjonære og Mobil enheten. De har fire (4) grener A, B, C og D. OLAP kan brukes til å se det totale salget av hvert produkt i alle regioner og sammenligne det faktiske salget med det forventede salget.

Hver del av informasjonen som produkt, antall salg, salgsverdi representerer en annen dimensjon

Hovedmålet med OLAP-systemer er å gi svar på ad hoc-spørsmål på kortest mulig tid uavhengig av størrelsen på datasettene som brukes.