Typer informasjonssystem: MIS, TPS, DSS, Pyramid Diagram

En typisk organisasjon er delt inn i operative nivåer, mellomnivåer og øvre nivåer. Informasjonskravene for brukere på hvert nivå er forskjellige. Med det for øye finnes det en rekke informasjonssystemer som støtter hvert nivå i en organisasjon.

Denne veiledningen vil utforske de ulike typene informasjonssystemer, organisasjonsnivået som bruker dem, og egenskapene til det spesifikke informasjonssystemet.

Pyramidediagram over organisasjonsnivåer og informasjonskrav

Å forstå de ulike nivåene i en organisasjon er avgjørende for å forstå informasjonen som kreves av brukerne som opererer på deres respektive nivåer.

Følgende diagram illustrerer de ulike nivåene i en typisk organisasjon.

Operanasjonalt ledernivå

Det operative nivået er opptatt av å utføre organisasjonens daglige forretningstransaksjoner.

Eksempler på brukere på dette ledelsesnivået inkluderer kasserere på et utsalgssted, banktellere, sykepleiere på sykehus, kundebehandlere osv.

Brukere på dette nivået tar strukturerte beslutninger. Dette betyr at de har definerte regler som veileder dem når de tar beslutninger.

Hvis for eksempel en butikk selger varer på kreditt og har en kredittpolicy med en fastsatt grense for lånebeløpet, trenger selgeren bare å avgjøre om de vil gi kreditt til en kunde eller ikke, basert på gjeldende kredittinformasjon fra systemet.

Taktisk ledelsesnivå

Dette organisasjonsnivået domineres av mellomledere, avdelingsledere, veiledere osv. Brukerne på dette nivået fører vanligvis tilsyn med aktivitetene til brukerne på det operative ledelsesnivået.

Taktiske brukere tar semistrukturerte avgjørelser. Avgjørelsene er delvis basert på fastsatte retningslinjer og skjønnsoppfordringer. Som et eksempel kan en taktisk leder sjekke kredittgrensen og betalingshistorikken til en kunde og bestemme seg for å gjøre et unntak for å heve kredittgrensen for en bestemt kunde. Avgjørelsen er delvis strukturert i den forstand at den taktiske lederen må bruke eksisterende informasjon for å identifisere en betalingshistorikk som gagner organisasjonen og en tillatt økningsprosent.

Strategisk ledelsesnivå

Dette er det høyeste nivået i en organisasjon. Brukerne på dette nivået tar ustrukturerte beslutninger. Ledere på seniornivå er opptatt av langsiktig planlegging av organisasjonen. De bruker informasjon fra taktiske ledere og eksterne data for å veilede dem når de tar ustrukturerte beslutninger.

Transaksjonsbehandlingssystem (TPS)

Transaksjonsbehandlingssystemer brukes til å registrere daglige forretningstransaksjoner i organisasjonen. De brukes av brukere på operativt ledelsesnivå. Hovedmålet med et transaksjonsbehandlingssystem er å svare på rutinemessige spørsmål som:

• Hvor mange skrivere ble solgt i dag?
• Hvor mye inventar har vi for hånden?
• Hva er det utestående beløpet for John Doe?

Ved å registrere de daglige forretningstransaksjonene gir et TPS-system svar på spørsmålene ovenfor på en rettidig måte.

• Beslutningene som tas av operative ledere er rutinemessige og svært strukturerte.
• Informasjonen som produseres fra transaksjonsbehandlingssystemet er svært detaljert.

For eksempel krever banker som gir ut lån at selskapet en person jobber for har en intensjonsavtale (MoU) med banken. Hvis en person hvis arbeidsgiver har en intensjonsavtale med banken søker om et lån, er alt det operative personalet trenger å gjøre å bekrefte de innsendte dokumentene. Hvis de oppfyller kravene, blir lånesøknadsdokumentene behandlet. Hvis de ikke oppfyller kravene, anbefales klienten å kontakte taktisk ledelse for å se på muligheten for å signere en intensjonsavtale.

Eksempler på transaksjonsbehandlingssystemer inkluderer:

• Salgssteder – registrerer daglig salg.
• Lønnsystemer – behandling av ansattes lønn, lånehåndtering osv.
• Lagerkontrollsystemer – keeping track av lagernivåer.
• Bookingsystemer for flyselskaper – administrasjon av flybookinger.

Management Information System (MIS)

Management Information Systems (MIS) brukes av taktiske ledere for å overvåke organisasjonens nåværende prestasjonsstatus. Utdata fra et transaksjonsbehandlingssystem brukes som input til et styringsinformasjonssystem.

MIS-systemet analyserer inputen med rutinealgoritmer, dvs. aggregerer, sammenligner og oppsummerer resultatene for å produsere rapporter som taktiske ledere bruker til å overvåke, kontrollere og forutsi fremtidig ytelse.

For eksempel kan input fra et salgssystem brukes til å analysere trender for produkter som presterer bra og de som ikke presterer bra. Denne informasjonen kan brukes til å lage fremtidige lagerbestillinger, dvs. øke bestillinger for produkter med god ytelse og redusere bestillinger for produkter som ikke presterer bra.

Eksempler på styringsinformasjonssystemer inkluderer:

• Salgsstyringssystemer – de får innspill fra salgsstedet.
• Budsjettsystemer – gir en oversikt over hvor mye penger som brukes i organisasjonen på kort og lang sikt.
• Personalledelsessystem – de ansattes overordnede velferd, personalskifte mv.

Taktiske ledere er ansvarlige for semistrukturerte beslutninger. MIS-systemer gir informasjonen som trengs for å ta den strukturerte beslutningen, og basert på de taktiske ledernes erfaring foretar de vurderinger, dvs. forutsier hvor mye varer eller varelager som bør bestilles for andre kvartal basert på salget i første kvartal.

Decision Support System (DSS)

Beslutningssystemer brukes av toppledelsen til å ta ikke-rutinemessige beslutninger. Beslutningsstøttesystemer bruker input fra interne systemer (transaksjonsbehandlingssystemer og styringsinformasjonssystemer) og eksterne systemer.

Hovedmålet med beslutningsstøttesystemer er å tilby løsninger på problemer som er unike og endrer seg ofte. Beslutningsstøttesystemer svarer på spørsmål som:

• Hvilken effekt vil de ansattes ytelse få hvis vi dobler produksjonspartiet på fabrikken?
• Hva ville skje med salget vårt hvis en ny konkurrent kom inn på markedet?

Beslutningsstøttesystemer bruker sofistikerte matematiske modeller og statistiske teknikker (sannsynlighet, prediktiv modellering osv.) for å tilby løsninger, og de er svært interaktive.

Eksempler på beslutningsstøttesystemer inkluderer:

• Økonomiske planleggingssystemer – de gjør det mulig for ledere å evaluere alternative måter å nå mål på. Målet er å finne den optimale måten å nå målet på. For eksempel beregnes nettoresultatet for en bedrift ved hjelp av formelen Totalsalg minus (varekostnad + utgifter). Et økonomisk planleggingssystem vil gjøre det mulig for toppledere å stille «hva om»-spørsmål og justere verdiene for totalt salg, varekostnad osv. for å se effekten av beslutningen på nettoresultatet og finne den mest optimale måten.
• Banklånsstyringssystemer – den brukes til å verifisere kreditten til lånesøkeren og forutsi sannsynligheten for at lånet blir tilbakebetalt.

Kunstig intelligens-teknikker i næringslivet

Kunstig intelligens systemer etterligner menneskelig ekspertise for å identifisere mønstre i store datasett. Bedrifter som f.eks Amazon, Facebook, og Googleosv., bruk kunstig intelligens-teknikker for å identifisere data som er mest relevante for deg.

La oss bruke Facebook som et eksempel. Facebook lager vanligvis svært nøyaktige spådommer om folk du kanskje kjenner eller har gått på skole med. De bruker dataene du gir dem, dataene vennene dine gir dem, og basert på denne informasjonen lager de spådommer om folk du kanskje kjenner.

Amazon bruker også kunstig intelligens-teknikker for å foreslå produkter du bør kjøpe basert på hva du får for øyeblikket.

Google bruker også kunstig intelligens for å gi deg de mest relevante søkeresultatene basert på dine interaksjoner med Google og posisjonen din.

Disse teknikkene har i stor grad bidratt til å gjøre disse selskapene svært vellykkede fordi de er i stand til å gi verdi til kundene sine.

Online analytisk prosessering (OLAP)

Online analytisk behandling (OLAP) brukes til å spørre og analysere flerdimensjonale data og produsere informasjon som kan sees på forskjellige måter ved hjelp av flere dimensjoner.

La oss si at et selskap selger bærbare datamaskiner, stasjonære og Mobil enheter. De har fire (4) grener: A, B, C og D. OLAP kan brukes til å se det totale salget av hvert produkt i alle regioner og sammenligne det faktiske salget med det anslåtte salget.

Hver opplysning, som produkt, antall salg og salgsverdi, representerer en annen dimensjon.

Hovedmålet med OLAP-systemer er å gi svar på ad hoc-spørsmål på kortest mulig tid uavhengig av størrelsen på datasettene som brukes.

Spørsmål og svar