Hva er MIS? Introduksjon og definisjon

Behovet for MIS

Følgende er noen av begrunnelsene for å ha en MIS system.

• Beslutningstakere trenger informasjon for å ta effektive beslutninger. Management Information Systems (MIS) gjør dette mulig.
• MIS-systemer forenkler kommunikasjon i og utenfor organisasjonen – ansatte i organisasjonen har lett tilgang til nødvendig informasjon for den daglige driften. Tilrettelegginger som Short Message Service (SMS) & Email gjør det mulig å kommunisere med kunder og leverandører fra MIS-systemet som en organisasjon bruker.
• Registrering – styringsinformasjonssystemer registrerer alle forretningstransaksjoner i en organisasjon og gir et referansepunkt for transaksjonene.

Komponenter av MIS

Hovedkomponentene i en typisk MIS-langform (Management Information System) er:

• Ansatte – personer som bruker informasjonssystemet
• Data – dataene som informasjonssystemet registrerer
• Forretningsprosedyrer – prosedyrer satt på plass for hvordan man registrerer, lagrer og analyserer data
• maskinvare – disse inkluderer servere, arbeidsstasjoner, nettverksutstyr, skrivere, etc.
• Software – dette er programmer som brukes til å håndtere dataene. Disse inkluderer programmer som regnearkprogrammer, databaseprogramvare, etc.

Typer informasjonssystemer

Hvilken type informasjonssystem en bruker bruker avhenger av nivået i en organisasjon. Følgende diagram viser de tre hovednivåene av brukere i en organisasjon og typen informasjonssystem de bruker.

Transaksjonsbehandlingssystemer (TPS)

Denne typen informasjonssystem brukes til å registrere de daglige transaksjonene til en virksomhet. Et eksempel på et transaksjonsbehandlingssystem er et POS-system (Point of Sale). Et POS-system brukes til å registrere det daglige salget.

Management Information Systems (MIS)

Management Information Systems forkortet til MIS, brukes til å veilede taktikkledere til å ta semistrukturerte beslutninger. Utdata fra transaksjonsbehandlingssystemet brukes som input til MIS-systemet.

Decision Support Systems (DSS)

Beslutningsstøttesystemer brukes av toppledere for å ta semistrukturerte beslutninger. Utdataene fra Management Information System brukes som input til beslutningsstøttesystemet.DSS-systemer får også datainndata fra eksterne kilder som aktuelle markedskrefter, konkurranse osv.

Manuelle informasjonssystemer VS datastyrte informasjonssystemer (MIS)

Data er blodstrømmen til enhver forretningsenhet. Alle i en organisasjon trenger informasjon for å ta beslutninger. Et informasjonssystem er en organisert måte å registrere, lagre data og hente informasjon på.

I denne delen skal vi se på manuelle informasjonssystemer vs. datastyrte informasjonssystemer.

Manuelt informasjonssystem

Et manuelt informasjonssystem bruker ingen datastyrte enheter. Registrering, lagring og henting av data gjøres manuelt av personene som er ansvarlige for informasjonssystemet.

Følgende er hovedkomponentene i et manuelt informasjonssystem

• Mennesker -mennesker er mottakere av informasjonssystem
• Forretningsprosedyrer –dette er tiltak iverksatt som definerer reglene for behandling av data, lagring, analyse og produksjon av informasjon
• Data -dette er de registrerte daglige transaksjonene
• Arkivsystem – dette er en organisert måte å lagre informasjon på
• Rapporter –rapportene genereres etter å ha analysert dataene fra arkivsystemet manuelt og kompilert dem.

Følgende diagram illustrerer hvordan et typisk manuelt informasjonssystem fungerer

Fordeler og ulemper med et manuelt informasjonssystem

Fordeler:

Følgende er fordelene med manuelle informasjonssystemer

• Kostnadseffektiv - det er billigere sammenlignet med et datastyrt system fordi det ikke er nødvendig å kjøpe dyrt utstyr som servere, arbeidsstasjoner, skrivere osv.
• Fleksibel –Utviklende forretningskrav kan enkelt implementeres i forretningsprosedyrene og implementeres umiddelbart

Ulemper:

Følgende er noen av ulempene med et manuelt informasjonssystem.

• Tidkrevende –alle dataoppføringer må verifiseres før arkivering, dette er en tidkrevende oppgave når det gjøres av mennesker. Å hente data fra arkivsystemet tar også mye tid
• Utsatt for feil – Nøyaktigheten av dataene når verifisert og validert av mennesker er mer utsatt for feil sammenlignet med verifisering og validering utført av datastyrte systemer.
• Mangel på sikkerhet – sikkerheten til manuelle systemer implementeres ved å begrense tilgangen til filrommet. Erfaring viser at uvedkommende enkelt kan få tilgang til arkivrommet
• Duplisering av data –de fleste avdelinger i en organisasjon må ha tilgang til de samme dataene. I et manuelt system er det vanlig å duplisere disse dataene for å gjøre det lett tilgjengelig for alle autoriserte brukere. Utfordringen kommer når de samme dataene må oppdateres
• Datainkonsekvens – på grunn av duplisering av data er det svært vanlig å oppdatere data i én fil og ikke oppdatere de andre filene. Dette fører til datainkonsekvens
• Mangel på sikkerhetskopier – hvis filen går tapt eller blir mishandlet, er sjansen for å gjenopprette dataene nesten null.

Datastyrt informasjonssystem

Datastyrte systemer ble utviklet for å møte utfordringene ved manuelle informasjonssystemer. Den største forskjellen mellom et manuelt og datastyrt informasjonssystem er et datastyrt system som bruker en kombinasjon av programvare og maskinvare for å registrere, lagre, analysere og hente informasjon.

Fordeler og ulemper med et datastyrt informasjonssystem (MIS)

Følgende er noen av ulempene med et datastyrt informasjonssystem.

Fordeler:

Følgende er fordelene med datastyrte informasjonssystemer

• Rask databehandling og informasjonsinnhenting – dette er en av de største fordelene med et datastyrt informasjonssystem. Den behandler data og henter informasjon raskere. Dette fører til forbedret kunde-/kundeservice
• Forbedret datanøyaktighet – enkelt å implementere datavalidering og verifikasjonskontroller i et datastyrt system sammenlignet med et manuelt system.
• Forbedret sikkerhet – i tillegg til å begrense tilgangen til databaseserveren, kan det datastyrte informasjonssystemet implementere andre sikkerhetskontroller som brukerens autentisering, biometriske autentiseringssystemer, tilgangsrettighetskontroll, etc.
• Redusert dataduplisering – databasesystemer er utformet på en slik måte at duplisering av data minimeres. Dette betyr at oppdatering av data i en avdeling automatisk gjør det tilgjengelig for de andre avdelingene
• Forbedrede sikkerhetskopieringssystemer – med moderne teknologi kan sikkerhetskopier lagres i skyen, noe som gjør det enkelt å gjenopprette dataene hvis noe skulle skje med maskinvaren og programvaren som ble brukt til å lagre dataene
• Enkel tilgang til informasjon – de fleste bedriftsledere trenger å reise og fortsatt kunne ta en avgjørelse basert på informasjonen. Internett og Mobil teknologier gjør det mulig å få tilgang til data fra hvor som helst.

Ulemper:

• Det er dyrt å sette opp og konfigurere – organisasjonen må kjøpe maskinvare og nødvendig programvare for å kjøre informasjonssystemet. I tillegg til det vil forretningsprosedyrer måtte revideres, og personalet må få opplæring i hvordan man bruker det datastyrte informasjonssystemet.
• Stor avhengighet av teknologi – hvis noe skjer med maskinvaren eller programvaren som gjør at den slutter å fungere, kan ikke informasjonen nås før nødvendig maskinvare eller programvare er erstattet.
• Risiko for svindel – hvis riktige kontroller og kontroller ikke er på plass, kan en inntrenger legge inn uautoriserte transaksjoner som en faktura for varer som aldri ble levert osv.

Sammendrag

• MIS står for Management Information System. Det er en samling av mennesker, prosedyrer, data og informasjonsteknologi som hjelper ledere til å ta informerte beslutninger.
• Datastyrte informasjonssystemer er mer effektive sammenlignet med manuelle informasjonssystemer. Manuelle informasjonssystemer er billigere sammenlignet med datastyrte informasjonssystemer.
• Transaksjonsbehandlingssystemer (TPS) er av operative ansatte for å registrere daglige forretningstransaksjoner, og de brukes til å ta strukturerte beslutninger
• Management Information Systems (MIS) brukes av ledere på mellomnivå for å ta semistrukturerte beslutninger
• Beslutningsstøttesystemer brukes av ledere på toppnivå, og de hjelper ledere på toppnivå med å ta ustrukturerte beslutninger.