Introduksjon til innkjøp og innkjøpsrekvisisjon i SAP

Innkjøp er en del av SAP MM-modulen og dens prosess kan grovt avbildes i diagrammet nedenfor.

MRP (materiell ressursplanlegging) lager anskaffelsesforslag og blir senere konvertert til innkjøpsrekvisisjon. Neste trinn er å tilordne kilde til innkjøpsrekvisisjon, og frigivelse av innkjøpsrekvisisjon. PR-en blir konvertert til innkjøpsordre og ved varemottak kan en fakturamottak utføres for å fullføre kjøpsprosessen. I tillegg behandles betalingen (i FI-modulen).

Innkjøp trenger ikke å starte av MRP, det kan initieres av forbruksbasert planlegging eller ved direkte opprettelse av PR eller PO.

MRP er en systemfunksjon for å bestemme materialkravene både på material- og BoM-nivå. En BoM (Bill av materialer) er en liste over komponenter og underkomponenter et enkelt materiale består av.

Et av de grunnleggende dokumentene i Innkjøp i SAP er en innkjøpsrekvisisjon.

Innkjøpsrekvisisjon

Innkjøpsrekvisisjoner kan opprettes automatisk av systemet eller manuelt. De kan konverteres til innkjøpsordrer, men kun ved frigivelse (godkjenning av innkjøpsrekvisisjon).

Vi vil dekke flere emner i denne leksjonen som kan hjelpe deg med å forstå og lage innkjøpsrekvisisjonen.

Nummerområder i innkjøpsrekvisisjoner kreves akkurat som i andre dokumenter, for å tildele dokumentnummeret til nyopprettede dokumenter.

Later, blir disse nummerområdene tilordnet ulike dokumenttyper vi kan definere som skal brukes i innkjøpsrekvisisjonsbehandling.

Vi vil også dekke kravsporingsnummer, som i utgangspunktet er en tall/bokstav-kombinasjon som unikt kan tildeles flere dokumenter for å spore visse viktige krav.

Du vil se hvordan kildebestemmelsen fungerer og hvorfor den er nyttig, samt hvordan denne kilden kan tilordnes til vårt kjøpsdokument.

Til slutt vil du finne ut hvordan du behandler innkjøpsrekvisisjonen, fra den opprettes til du konverterer den til en innkjøpsordre.

Nummerområder for innkjøpsrekvisisjon

Tildeling av nummerområder for innkjøpsrekvisisjon fungerer på dokumenttype. Flere forskjellige nummerserier kan opprettes og i etterkant tilordnes en bestemt innkjøpsrekvisisjonstype.

Dette gjøres i tilpasning. Rekvisisjonsdokumenttyper kan ha to nummerområder tilordnet. Ett internt og ett eksternt område er tilordnet hver dokumenttype. Interne nummerområder økes automatisk av systemet, og eksterne tildeles manuelt.

Skjermbildet nedenfor representerer en liste over nummerområder for innkjøpsrekvisisjon.

Fra nummer er det første tallet i området, Til nummer er det siste tilgjengelige nummeret og gjeldende nummer er det sist tildelte nummeret til et dokument.

I tillegg er det en avmerkingsboks som angir om dette er et eksternt nummerområde.

For eksempel kan et internt nummerområde defineres som et område fra 20000000 til 30000000, i dette tilfellet vil dokumenter av dokumenttypen som er tilordnet dette intervallet bli nummerert fra 20000001 og vil økes med 1 for hvert nytt dokument som opprettes. Det siste tallet som er tilgjengelig for dette intervallet vil være 30000000, og hvis dokumentene dine fyller opp hele nummerområdet, må det utvides. Det vil sjelden skje da det ville bety at du ville ha 10 millioner innkjøpsrekvisisjonsdokumenter.

Definisjon av dokumenttype

Dokumenttypedefinisjon er en handling for å definere ulike dokumenttyper for en innkjøpsrekvisisjon. Det er nyttig for å gruppere innkjøpsrekvisisjoner og spesifisere bruken mer detaljert. For eksempel kan vi ha standard PR-er, underleverandører og lageroverføring. Hver dokumenttype dekker et spesielt behov og er konfigurert til å brukes på den måten.

I dokumenttypedefinisjon kan du definere en rekke alternativer. Antall intervaller (internt og eksternt), vareintervall, feltvalgtast, kontrollindikator, total frigivelsesindikator (definerer om alle elementene i PR frigis samtidig eller individuelt).

Standard innkjøpsrekvisisjonsdokument skriv inn SAP er i alle installasjoner definert som NB.

Krav sporingsnummer

Dette nummeret brukes til å spore spesifikke krav. Den kan legges inn under opprettelse av innkjøpsrekvisisjon og kopieres til innkjøpsordredokumentet. Det opprettholdes på varenivå og varer kan velges med dette nummeret i flere rapporter som MELB.

• Henrette MELB transaksjon.
• Klikk på Velg knapp.

Når du klikker Fortsett, vil du være tilbake til den innledende utvalgsskjermen.. Du har også en rekke utvalgsalternativer og bør velge de mest passende alternativene for å begrense søket.

• Skriv inn kravsporingsnummer(r).
• Henrette.

Du vil bli presentert en liste over dokumenter som inneholder sporingsnummeret.

Kildebestemmelse

Kildebestemmelse hjelper til med å finne den mest passende kilden for et krav, for eksempel kan den foreslå hvilken skisseavtale, hvilken intern innkjøpskilde (anlegg) eller hvilken leverandør som kan brukes til å bestille spesifikke materialer på gitt tidspunkt.

Kildebestemmelse tar ulike data som parametere for selve bestemmelsesprosessen. Disse inkluderer disposisjonsavtale, kjøpsinfopost, anlegg i vårt selskap, kvoteordning, kildeliste.

Alt dette blir tatt i betraktning mens man bestemmer best mulig kilde for et krav.

Første sjekk gjøres via Kvoteordning hvor systemet avgjør om det er en passende kilde med den relevante kvoteordningen for materialet, og hvis passende kilde blir funnet, velges den, og ytterligere søk etter kilden avbrytes.

Hvis ikke, tar systemet kildeliste ta hensyn og søkte etter gyldige kilder der. En kildeliste består av faste og blokkerte poster. Faste poster er for faste leverandører for spesifikt materiale gyldig for en viss periode. Blokkerte poster kan ikke brukes som kilde mens de er i denne statusen.

Til slutt ser systemet opp skisseavtale og info rekord for troverdige kilder og tildeler dem rekvisisjonen. Du har sett i forrige leksjon hva som er en kjøpsinfopost, og disposisjonsavtale er en planleggingsavtale eller kontrakt som også brukes i kildebestemmelsesprosessen som inputinformasjon.

For å bruke kildebestemmelsen, må du merke av for Bestem kilde på startskjermbildet for innkjøpsrekvisisjon.

Tildeling av kilde

Systemet kan utføre bakgrunns- eller forgrunnskildetilordning.

Hvis søket gjøres i forgrunnsmodus, og mer enn én gyldig kilde blir funnet, vises en utvalgsliste som brukeren skal velge riktig kilde fra. Hvis bare én passende kilde blir funnet, tildeles den automatisk.

Hvis søket gjøres i bakgrunnen, må en enkelt kilde bestemmes og for å oppnå at systemet vil utføre ulike funksjoner i oppslaget.

For eksempel har disposisjonsavtaler prioritet over kilden til kjøpsinfoposten, og i tilfelle konflikt velges en disposisjonsavtalekilde.

Hvis det finnes mer enn én gyldig kilde i oversiktsavtaler, vil unik gyldig kilde være den for den vanlige leverandøren, og hvis ingen av postene er for en vanlig leverandør, må kilden bestemmes manuelt.

Du kan se hvordan to kilder tilbys av systemet, hvorfra vi må velge den beste manuelt.