Hvordan importere SQL-databasedata til Excel-fil [Eksempel]

Importer SQL-data til Excel-fil

I denne opplæringen skal vi importere data fra en ekstern SQL-database. Denne øvelsen forutsetter at du har en fungerende forekomst av SQL Server og grunnleggende om SQL Server.

Først lager vi SQL fil som skal importeres i Excel. Hvis du allerede har SQL-eksportert fil klar, kan du hoppe over to trinn og gå til neste trinn.

1. Opprett en ny database med navnet EmployeesDB
2. Kjør følgende spørring

USE EmployeeDB
GO

CREATE TABLE [dbo].[employees](
	[employee_id] [numeric](18, 0) NOT NULL,
	[full_name] [nvarchar](75) NULL,
	[gender] [nvarchar](50) NULL,
	[department] [nvarchar](25) NULL,
	[position] [nvarchar](50) NULL,
	[salary] [numeric](18, 0) NULL,
 CONSTRAINT [PK_employees] PRIMARY KEY CLUSTERED
(
	[employee_id] ASC
)WITH (PAD_INDEX = OFF, STATISTICS_NORECOMPUTE = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF, ALLOW_ROW_LOCKS = ON, ALLOW_PAGE_LOCKS = ON) ON [PRIMARY]
) ON [PRIMARY]

GO

INSERT INTO employees(employee_id,full_name,gender,department,position,salary)
VALUES
('4','Prince Jones','Male','Sales','Sales Rep',2300)
,('5','Henry Banks','Male','Sales','Sales Rep',2000)
,('6','Sharon Burrock','Female','Finance','Finance Manager',3000);

GO

Hvordan importere data til Excel ved hjelp av Wizard Dialog

• Opprett en ny arbeidsbok i MS Excel
• Klikk på DATA-fanen

1. Velg fra knappen Andre kilder
2. Velg fra SQL Server som vist i bildet ovenfor

1. Skriv inn servernavnet/IP-adressen. For denne opplæringen kobler jeg til localhost 127.0.0.1
2. Velg påloggingstype. Siden jeg er på en lokal maskin og har Windows-autentisering aktivert, vil jeg ikke oppgi bruker-ID og passord. Hvis du kobler til en ekstern server, må du oppgi disse opplysningene.
3. Klikk på neste-knappen

Når du er koblet til databaseserveren. Et vindu åpnes, du må angi alle detaljene som vist på skjermbildet

• Velg EmployeesDB fra rullegardinlisten
• Klikk på medarbeidertabellen for å velge den
• Klikk på neste-knappen.

Det vil åpne en datatilkoblingsveiviser for å lagre datatilkobling og fullføre prosessen med å koble til den ansattes data.

• Du får opp følgende vindu

• Klikk på OK-knappen

Last ned SQL- og Excel-filen

Hvordan importere MS Access-data til Excel med eksempel

Her skal vi importere data fra en enkel ekstern database drevet av Microsoft Access-database. Vi vil importere produkttabellen til excel. Du kan laste ned Microsoft Access-database.

• Åpne en ny arbeidsbok
• Klikk på DATA-fanen
• Klikk på fra Access-knappen som vist nedenfor

• Du får opp dialogvinduet vist nedenfor

• Bla til databasen du lastet ned og
• Klikk på Åpne-knappen

• Klikk på OK-knappen
• Du vil få følgende data

Last ned databasen og Excel-filen

Oppdatere og administrere databasetilkoblingen

Fordelen med å importere fremfor å lime inn er at Excel beholder en aktiv forbindelse til databasen, slik at en enkelt oppdatering henter inn de nyeste radene uten å gjenta veiviseren. Ved å administrere denne forbindelsen holdes rapporten både oppdatert og sikker.

1. Oppdater dataene: Klikk på en hvilken som helst celle i den importerte tabellen, åpne DATA-fanen og velg Oppdater eller Oppdater alle for å oppdatere alle tilkoblinger.
2. Oppdater ved åpning: I Tilkoblingsegenskaper merker du av for «Oppdater data når filen åpnes», slik at rapporten er oppdatert hver gang den åpnes.
3. Administrer tilkoblinger: Bruk Spørringer og tilkoblinger til å gi nytt navn til, redigere eller slette en tilkobling, og til å sjekke serveren og databasen den peker til.
4. Beskytt legitimasjon: Kjøp helst Windows autentisering der det er mulig, og aldri lagre et databasepassord i en delt arbeidsbok.

⚠️ Advarsel: En arbeidsbok som har en aktiv databasetilkobling kan eksponere servernavnet og spørringen. Fjern tilkoblingen med Spørringer og tilkoblinger før du deler filen utenfor organisasjonen, eller lim inn verdiene som statiske data først.

Spørsmål og svar