SAP Parker, hold og legg ut dokument med referanse

Hva er Park, Hold og Post med referanse i SAP?

SAP FI gir brukerne tre fleksible måter å håndtere et hovedbokdokument på før det endelig bokføres. Parkering lagrer et innlegg som en bruker ennå ikke er autorisert til å legge ut, holder lagrer et ufullstendig utkast, og innlegg med referanse bruker et eksisterende dokument på nytt som en mal. Alle tre nås fra FB50 G/L-konteringsskjermen.

Disse alternativene reduserer feil og omarbeid, fordi funksjonærer kan forberede posteringer for godkjenning, lagre delvis arbeid eller kopiere en regelmessig postering i stedet for å typing det igjen.

Parkering vs. Holding: Viktige forskjeller

Parkering og venting lagrer begge et dokument uten å oppdatere hovedboken, men de tjener forskjellige formål:

Aspekt	Parkdokument	Hold dokument
Formål	Vent på godkjenning eller autorisasjon	Lagre et ufullstendig utkast
Dokumentnummer	Permanent nummer tildelt	Kun midlertidig nummer
Typisk bruk	Intern godkjenningsarbeidsflyt	Kortsiktig personlig utkast
Postet av	Autorisert godkjenner	Samme bruker, senere

Hvordan parkere en artsdokumentpostering

In SAP, kan en bruker få et begrenset beløp for bokføringsautorisasjon. For eksempel kan en regnskapsmedarbeider få tillatelse til å bokføre dokumenter på opptil maksimalt 5,000 dollar. Hvis et dokumentbeløp er 10 000 dollar, som overstiger medarbeiderens fullmakt, SAP gir Park funksjon, som lar brukeren lagre dokumentet uten å bokføre beløpet på artskontoene. En høyere myndighet med riktig bokføringsgrense kan senere gjennomgå og bokføre det.

Her er en demonstrasjon av parkering av et artskontodokument.

Trinn 1) Skriv inn transaksjonskoden FB50 for bokføring av finanskonto i SAP Kommandofelt.

Trinn 2) I neste skjermbilde skriver du inn følgende:

1. Skriv inn dokumentdato.
2. Angi artskonto som skal krediteres.
3. Skriv inn kredittbeløp.
4. Angi artskontoen som skal debiteres.
5. Skriv inn debetbeløp.

Trinn 3) Trykk på Park-knappen.

Trinn 4) Sjekk statusen for det parkerte dokumentnummeret.

Hvordan holde en artsdokumentpostering

En bruker kan ønske å lagre dokumentet midlertidig under følgende betingelser:

• Finansdokumentet er ikke fullstendig.
• Brukeren har ikke fullstendig eller nøyaktig informasjon.
• Brukeren ønsker å fullføre eller korrigere dokumentet på et senere tidspunkt.

I slike situasjoner kan du holde et dokument i HOLD uten å postere beløpet på artskontoene. Her er en demonstrasjon av hvordan du holder et artskontodokument.

Trinn 1) Skriv inn transaksjonskoden FB50 for bokføring av finanskonto i SAP Kommandofelt.

Trinn 2) I neste skjermbilde skriver du inn følgende:

1. Skriv inn dokumentdato.
2. Angi artskonto som skal krediteres.
3. Skriv inn kredittbeløp.
4. Angi artskontoen som skal debiteres.
5. Skriv inn debetbeløp.

Trinn 3) Trykk på Hold-knappen.

Trinn 4) I neste skjermbilde skriver du inn det midlertidige dokumentnummeret og trykker på Hold dokument.

Trinn 5) Sjekk statuslinjen for dokumentet som skal holdes.

Hvordan legge inn et dokument med referanse i SAP

Publisering med referanse bruker et dokument som allerede er publisert som en mal på nytt, slik at gjentatte oppføringer ikke trenger å skrives inn på nytt fra bunnen av.

Trinn 1) Skriv inn transaksjonskoden FB50 i SAP Kommandofelt.

Trinn 2) I neste skjermbilde velger du Gå til -> Publiser med referanse fra SAP Standard menylinje.

Trinn 3) I neste skjermbilde skriver du inn følgende:

1. Skriv inn referansedokumentnummeret.
2. Gå inn i selskapet Code der dokumentet ble lagt ut.
3. Angi regnskapsåret det ble postert i.
4. Trykk enter.

Trinn 4) På neste skjermbilde gjør du nødvendige endringer i dokumentet.

Trinn 5) Trykk Enter. Sjekk dokumentet på neste skjermbilde.

Trinn 6) Trykk Lagre for å legge ut det nye dokumentet.

Du har lagt ut et dokument med referanse i SAP.

Spørsmål og svar