Hvordan opprette en leverandørkontogruppe i SAP Fico
Mason Garcia
⚡ Smart oppsummering
Leverandørkontogrupper i SAP kontrollerer nummerintervallet et leverandørnummer hentes fra og feltstatusen til hvert leverandørhovedskjermbilde, og de opprettes ved tilpasning gjennom transaksjonen SPRO eller OBD3.
Før en enkelt leverandør kan opprettes, SAP trenger å vite hva slags leverandør det er. Den klassifiseringen er kontogruppen, og den settes opp én gang i tilpasningen.
Hva er en leverandørkontogruppe i SAP?
En leverandørkontogruppe er et tilpasningsobjekt som klassifiserer leverandørstamdata som brukes på tvers av innkjøp og regnskap, og den kontrollerer hvordan disse postene opprettes. Hver leverandør er tilordnet nøyaktig én kontogruppe ved opprettelse, og den tilordningen kan ikke endres fritt etterpå.
Kontogruppen styrer tre ting.
- Tallområde: Intervallet leverandørkontonummeret hentes fra, og om nummeret tildeles internt av systemet eller angis eksternt av brukeren.
- Feltstatus: Hvilke felt på skjermbildene for generell informasjon, firmakode og innkjøp er obligatoriske, valgfrie, kun viste eller fullstendig utelatt.
- Engangsindikator: Om gruppen er en kollektiv konto for engangsleverandører, der navn og adresse er registrert på dokumentet i stedet for i hovedposten.
De fleste prosjekter definerer separate grupper for innenlandske leverandører, utenlandske leverandører, ansatte betalt gjennom leverandørgjeldog engangsleverandører, fordi hver populasjon trenger et annet sett med obligatoriske felt. Trinnene nedenfor oppretter en slik gruppe.
Slik oppretter du en leverandørkontogruppe i SAP
Kontogruppen opprettes i tilpasning, så en tilpasningsforespørsel og tilhørende autorisasjon er nødvendig før start.
Trinn 1) Skriv inn transaksjonskoden SPRO i SAP kommandofeltet, som vist under.
Trinn 2) På neste skjermbilde velger du 'SAP Knappen «Referanse IMG» som vises nedenfor, åpner implementeringsveiledningen.
Trinn 3) I neste skjermbilde, «Vis IMG», velger du menybanen Finansregnskap → Kundefordringer og leverandørgjeld → Leverandørkontoer → Stamdata → Forberedelser for oppretting av leverandørstamdata → Definer kontogrupper med skjermoppsett (leverandører). Aktiviteten kan også nås direkte med transaksjonskoden OBD3. Den utvidede banen ser slik ut.
Trinn 4) På neste skjermbilde velger du knappen «Nye oppføringer» fra menylinjen i applikasjonen, uthevet nedenfor.
Trinn 5) På neste skjermbilde skriver du inn følgende på skjermbildet for nye oppføringer som vises nedenfor.
- Skriv inn en unik nøkkel som kontogruppenøkkel.
- Skriv inn en kort beskrivelse av kontogruppen.
- Velg indikatoren for engangskonto når gruppen opprettes for engangsleverandører.
- Velg stamdatadelen som feltstatusen skal vedlikeholdes for.
Trinn 6) Trykk på knappen «Rediger feltstatus» for å beholde feltstatusen til den valgte stamdatadelen, som vist nedenfor.
Trinn 7) I neste skjermbilde velger du gruppen med felt som feltstatusen skal vedlikeholdes for. De tilgjengelige feltgruppene er listet opp nedenfor.
Trinn 8) I neste skjermbilde vedlikeholder du feltstatusen til feltene i den valgte gruppen, som vist nedenfor.
På samme måte kan feltstatusen til de andre stamdataseksjonene og deres grupper opprettholdes. Etter at feltstatusen er vedlikeholdt, trykker du på «Lagre» i SAP standardmenyen, vist nedenfor, for å opprette kontogruppen.
Trinn 9) På neste skjermbilde skriver du inn nummeret for tilpasningsforespørselen for å opprette leverandørkontogruppen. Spørsmålet vises nedenfor.
Kontogruppen finnes nå, men den kan ikke brukes før et tallområde er knyttet til den.
Nummerområder og feltstatus for leverandørkontogrupper
To oppfølgingsaktiviteter fullfører konfigurasjonen. Nummerområdet bestemmer hvilke kontonumre gruppen kan bruke, og feltstatusen bestemmer hva en bruker må skrive inn når de oppretter leverandøren.
| T-kode | Aktivitet | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|---|
| OBD3 | Definer kontogrupper med skjermoppsett (leverandører) | Aktiviteten som ble utført i trinnene ovenfor. |
| XKN1 | Opprett nummerområder for leverandørkontoer | Definerer intervallet og om nummereringen er ekstern. |
| OBAS | Tilordne nummerområder til leverandørkontogrupper | Kobler intervallet til gruppen slik at tall kan utstedes. |
Et enkelt nummerområde kan betjene hver kontogruppe, eller hver gruppe kan ha sitt eget intervall. Separate intervaller er det vanlige valget, fordi selve kontonummeret da avslører hva slags leverandør det er. Når intervallet er markert som eksternt, skriver brukeren inn leverandørnummeret; ellers tildeler systemet det neste ledige nummeret.
Feltstatus vedlikeholdes per stamdataseksjon, og seksjonene speiler segmentene i leverandørstamdataposten: generelle data, firmakodedata og innkjøpsdata. Inne i en seksjon grupperes felt, og hvert felt har én av fire innstillinger.
- Undertrykk: Feltet er fullstendig skjult.
- Obligatorisk oppføring: Posten kan ikke lagres før feltet er utfylt.
- Valgfri oppføring: Feltet vises og kan stå tomt.
- Skjerm: Feltet er synlig, men kan ikke endres.
Feltstatus bestemmes ikke bare av kontogruppen. Statusinnstillingene for felt på transaksjonsnivå og firmakodenivå kombineres med den, og den mest restriktive innstillingen vinner. En konflikt, for eksempel et felt som er undertrykt ett sted og obligatorisk et annet, gir en feil, og det er også grunnen til at det er begrenset å flytte en eksisterende leverandør til en annen kontogruppe.
Standard leverandørkontogrupper og S/4HANA-forretningspartnergruppepings
SAP leverer flere kontogrupper i standardsystemet, og de fleste prosjekter kopierer én av dem i stedet for å starte fra en tom post.
- 0001: Den generelle leverandørgruppen som brukes som modell for vanlige leverandører.
- KRED og LIEF: Leverte leverandørgrupper hvis nummereringsatferd avhenger av nummerområdet som er tildelt dem.
- CPD og CPDA: Engangskontogrupper, der én samlet hovedpost betjener mange sporadiske leverandører.
- 0002 til 0006: Rollespesifikke grupper som vareleverandør, alternativ betalingsmottaker, faktureringsmottaker og speditør.
In SAP I S/4HANA er leverandøren en forretningspartner, og leverandørstamdata vedlikeholdes med transaksjon BP i stedet for FK- og XK-transaksjonene. Kontogruppen forsvinner ikke. Hver forretningspartnergruppeping er tilordnet til en leverandørkontogruppe i tilpasning av kunde-/leverandørintegrasjon, og tallområdene bak gruppenping og kontogruppen må holde seg på linje, ellers mislykkes synkroniseringen under opprettelse eller under en konvertering fra SAP ERP-utvidelse.
Når gruppen og tallrekken er på plass, er de neste trinnene å opprette leverandørens hovedpost og senere til blokker eller flagg den for sletting når forholdet avsluttes. Den tilsvarende klassifiseringen på kundesiden brukes på samme måte i kundefordringer.
