SAP Veiledning for kundestamdata: Opprett, vis, blokker og slett
Mason Garcia
⚡ Smart oppsummering
Kundestamdata i SAP FI lagrer de sentrale postene som driver posteringer, fakturering og purring av kundefordringer. Denne gjennomgangen forklarer hva postene inneholder, hvorfor de er viktige, og hvordan du oppretter, viser endringer, blokkerer og sletter en kunde ved hjelp av standard FD-transaksjonskodene.
Hva er kundestamdata i SAP?
Kundesjefen holder all informasjon SAP må fakturere, innkreve og rapportere mot en kunde. Den er delt inn i tre visninger: generelle data (adresse, kontakt, kontrollfelt) som deles på tvers av klienten, firmakodedata (avstemmingskonto, betalingsbetingelser, purring) som er finansspesifikke, og salgsområdedata (forsendelseping, prising, fakturering) som vedlikeholdes når posten brukes i SD. Én enkelt post styrer kundefordringsposter, purringkjøringer, kredittsjekker og lovpålagte rapporter, så nøyaktighet her sprer seg gjennom hele ordre-til-innkasseringssyklusen.
Hvorfor masterdatakvalitet er viktig
Dupliserte poster, manglende skatte-ID-er eller feil avstemmingskontoer forårsaker mislykkede posteringer, blokkerte fakturaer og revisjonsfunn. De fleste opprydningsprosjekter for kundefordringer tractilbake til dårlig disiplin hos kunden. Å sette opp posten riktig første gang, og gjennomgå endringer med FD04, holder underreskontroen avstemt med hovedboken og forhindrer overraskelser nedstrøms under månedsavslutningen.
Transaksjoner du vil bruke
- FD01 – Opprett kunde (kun finansvisning, generelle data og firmakodedata).
- XD01 – Opprett kunde (sentralt, inkluderer data om salgsområde).
- FD02 / XD02 – Bytt kunde.
- FD03 / XD03 – Vis kunde.
- FD04 – Vis kundendringer.
- FD05 – Blokker en kunde.
- FD06 – Merk en kunde for sletting.
I denne opplæringen lærer du:
- Slik oppretter du en kundestamdata
- Slik viser du endringer i kundemalen
- Slik blokkerer eller sletter du en kunde
Hvordan lage en kundestamdata
Bruk transaksjon FD01 for å opprette en kundepost kun for finans. Hvis kunden også brukes i Salg og distribusjon, bruk XD01 i stedet registreres dataene for salgsområdet i samme flyt.
Trinn 1) Skriv inn transaksjonskode FD01 i SAP kommandofeltet.
Trinn 2) I det første skjermbildet skriver du inn følgende:
- Velg kontogruppen.
- Angi en unik kunde-ID i henhold til nummerområdet som er tilordnet kontogruppen.
- Skriv inn firmakoden du vil opprette kunden i.
Trinn 3) Press Enter.
Trinn 4) Velg det neste skjermbildet Adresse tabulator og skriv inn:
- Kundens navn.
- Et søkeord som brukes til å slå opp kunde-ID-en senere.
- Gate og husnummer.
- Postnummer og by.
- Land og region.
Trinn 5) Velg Kontrolldata Hvis kunden tilhører en bedriftsgruppe, angi bedriftsgruppenøkkelen her, slik at konsolidert rapportering kan samle opp posten riktig.
Trinn 6) Klikk på Selskap Code Data -knappen for å gå fra generelle data til de finansspesifikke visningene.
Trinn 7) Velg Account Management fanen og skriv inn avstemmingskontoen. Dette er hovedbokskontoen som alle posteringer på denne kunden vil treffe, så den må samsvare med oppsettet for kontoplanen din.
Trinn 8) Velg Betalingstransaksjoner fanen og angi betalingsbetingelsene. Disse er standard i alle fakturaer for denne kunden og driver purring- og kontantstrømprognoser.
Trinn 9) Velg Spar.
Trinn 10) Sjekk statuslinjen nederst på skjermen for å bekrefte at kundens stamdata er opprettet. Kundenummeret for den nye dataene vises her.
Slik viser du endringer i Customer Master
Når en post er publisert, må hver redigering gjøres tracmulig. Transaksjon FD04 viser revisjonssporet for hvilke felt som ble endret, hvem som endret dem, og de gamle kontra nye verdiene. Dette er viktig for internrevisjon og for å løse tvister når en kunde krever en annen betalingsbetingelse eller adresse.
Trinn 1) Skriv inn transaksjonskoden FD04 i SAP kommandofeltet.
Trinn 2) På neste skjerm skriver du inn følgende:
- Kundens kontonummer.
- Selskapskoden.
Trinn 3) På neste skjermbilde velger du feltet fra listen over endrede felt du vil gjennomgå.
Trinn 4) Det neste skjermbildet viser den nye og gamle verdien for feltet, sammen med bruker-ID og tidsstempel for endringen.
Hvordan blokkere eller slette en kunde
Når en kunde ikke lenger er aktiv, er den riktige handlingen sjelden en umiddelbar sletting. SAP skiller blokkering fra sletting slik at dataene forblir i systemet for rapportering samtidig som det forhindrer nye innlegg eller bestillinger.
- Blokker en kunde til å stoppe videre innlegg eller salgsaktivitet.
- Merk for sletting når journalen skal arkiveres og fjernes.
Blokker en kunde
Trinn 1) Skriv inn transaksjonskode FD05 i SAP kommandofeltet.
Trinn 2) På neste skjerm skriver du inn følgende:
- Kunde-ID-en som skal blokkeres.
- Firmakoden til kunden som firmakodedataene skal blokkeres for.
Trinn 3) På neste skjermbilde merker du av for blokkeringsindikatoren for dataene som skal blokkeres. Du kan blokkere på generelt nivå (alle firmakoder) eller på spesifikt firmakodenivå.
Trinn 4) Press Spar å begå blokkeringen.
Slett en kunde
Trinn 1) Skriv inn transaksjonskode FD06 i SAP kommandofeltet.
Trinn 2) På neste skjerm skriver du inn følgende:
- Kunde-ID-en som skal slettes.
- Firmakoden til kunden som firmakodedataene skal slettes for.
Trinn 3) På neste skjermbilde merker du av for sletteflagget for dataene som skal slettes. Posten forblir i systemet til arkiveringsprogrammet kjører.
Trinn 4) Press Spar for å markere oppføringen for sletting.
Bekreft at posten oppfører seg riktig
Etter lagring, kjør en rask bekreftelsessyklus: åpne FD03 For å bekrefte at generelle data og firmakodedata er utfylt, legg ut en testfaktura i en sandkasseklient for å validere avstemmingskontoen og betalingsbetingelsene, og kjør deretter FD04 for å bekrefte at endringsloggen registrerte opprettelsen. For en blokkert eller slettet post, prøv å legge ut en FB70-faktura og bekreft SAP returnerer den forventede blokkmeldingen.
