Hvordan opprette en forespørsel om fakturakorrigering i SAP SD
Jessica Blake
⚡ Smart oppsummering
Fakturakorrigering i SAP er en prosess som fastsetter mengden eller prisen på en fakturas linjeposter. Denne ressursen forklarer hva en fakturakorrigeringsforespørsel er, hvordan den genererer en kredit- eller debetnota, og hvordan man oppretter en.
Hva er fakturakorrigering?
Fakturakorrigering er prosessen med å korrigere mengden eller prisene på én eller flere linjeposter i en faktura. I stedet for å kansellere den opprinnelige fakturaen, SAP oppretter en forespørsel om fakturakorrigering, et salgsdokument (ordretype RK) som registrerer de korrigerte verdiene og kun avregner differansen med kunden.
Systemet beregner differansen mellom det opprinnelige beløpet og det korrigerte beløpet. For å opprettholde kontrollen blokkeres forespørselen om fakturakorrigering automatisk av systemet med en fakturasperre inntil den er kontrollert. Når den er godkjent, kan blokkeringen fjernes. Avhengig av forespørselens totale verdi oppretter systemet enten en kreditnota eller en debetnota. På denne måten gir fakturakorrigering en ren og reviderbar måte å rette faktureringsfeil på, fordi forespørselen alltid refererer tilbake til det opprinnelige fakturadokumentet og registrerer nøyaktig hva som endret seg og hvorfor. Dette er grunnen til at økonomiteam foretrekker det fremfor å redigere eller kansellere den opprinnelige fakturaen, noe som ville bryte revisjonssporet.
Hvordan en fakturakorrigering oppretter en kredit- eller debetnota
Når du oppretter en forespørsel om fakturakorrigering, SAP kopierer hver vare fra den opprinnelige fakturaen to ganger. Den første varen er alltid en kreditpost, som krediterer kunden med den opprinnelige verdien, og den andre er en debetpost, som belaster den korrigerte verdien. Fordi de to varene utligner hverandre, gjenstår bare nettodifferansen.
Hvis nettoverdien er negativ, som betyr at kunden ble overfakturert, resulterer forespørselen i en kreditnota. Hvis nettoverdien er positiv, som betyr at kunden ble underfakturert, resulterer det i en debetnota. Denne designen med parede elementer er det som gjør fakturakorrigering så nyttig: en enkelt forespørsel kan øke både kredit- og debetbeløp på tvers av mange linjer, men kunden blir bare belastet eller refundert den nøyaktige differansen. Du justerer debetpostene til det korrigerte antallet eller prisen, lar kreditpostene være urørt, og systemet beregner saldoen automatisk. Dette holder korreksjonen transparent for både bedriften og kunden.
Fremgangsmåte for å opprette en forespørsel om fakturakorrigering
Følg disse trinnene for å opprette en forespørsel om fakturakorrigering i transaksjon VA01, med referanse til fakturadokumentet som skal korrigeres.
Trinn 1) Start forespørselen.
- Skriv inn T-kode VA01 i kommandofeltet.
- Skriv inn «Forespørsel om fakturakorrigering» i feltet Ordretype.
- Angi salgsorganisasjon, distribusjonskanal og divisjon i organisasjonsdataene.
- Klikk på knappen «Opprett med referanse» for å opprette fakturakorreksjonen med referanse til fakturadokumentet.
Trinn 2) Kopi fra fakturaen.
- Skriv inn nummeret på fakturaen som må korrigeres.
- Klikk på Kopier-knappen.
Trinn 3) Bruk og lagre korrigeringen.
- Leveringsmottakeren og innkjøpsordrenummeret kan endres.
- Skriv inn ønsket leveringsdato.
- Ordremengden kan endres til den korrigerte verdien.
- Klikk på Lagre-knappen.
Meldingen «Dataene ble lagret» vises.
Viktige punkter om forespørsler om fakturakorrigering
Noen få kjennetegn gjør at forespørselen om fakturakorrigering er forskjellig fra en vanlig kredit- eller debetnota. Husk disse viktige punktene:
- Ordretype RK: Fakturakorrigeringsforespørselen bruker salgsdokumenttypen RK og opprettes i transaksjon VA01.
- Referanse til et fakturadokument: En RK-forespørsel må opprettes med referanse til en eksisterende faktura, som har et tydelig revisjonsspor.
- Automatisk faktureringsblokkering: Forespørselen blokkeres inntil den er kontrollert, slik at ingen kreditt- eller debetkort når kunden uten godkjenning.
- Resultat av kreditt eller debet: Nettoverdien av forespørselen avgjør om det opprettes en kreditnota eller en debetnota.
- Parede elementer: Hver fakturapost kopieres som en kreditpost og en debetpost, slik at bare den korrigerte differansen utlignes.
Sammen gjør disse punktene fakturakorrigering til en kontrollert, ett-dokuments måte å rette faktureringsfeil på uten å kansellere og utstede den opprinnelige fakturaen på nytt, noe som beskytter revisjonssporet og gjør tvisteløsning raskere og mer oversiktlig.
