Slik konverterer du PR til PO i SAP (Innkjøpsrekvisisjon)
Olivia Turner
⚡ Smart oppsummering
Konverter en innkjøpsrekvisisjon til en bestilling i SAP gjennom transaksjon ME21N. Et frigitt rekvisisjonsnummer oppgis som referanse, og SAP kopierer varedata mens informasjonspostpris og ordreenhet brukes.
Hva skjer når en rekvisisjon blir en ordre?
Konvertering gjør en intern forespørsel om til en ekstern forpliktelse. Rekvisisjonen ba innkjøpsavdelingen om å kjøpe noe; bestillingen ber en navngitt leverandør om å levere det til en avtalt pris på en avtalt dato.
SAP kopierer ikke rekvisisjonen blindt. Tre sett med stamdata overstyrer det rekvirenten skrev inn:
- Kjøpsinformasjonspost: Oppgir nettoprisen, ordreenheten, planlagt leveringstid og toleransegrensene for leverandør- og materialparet.
- Leverandørmester: Leverer betalingsbetingelser, Incoterms og data om innkjøpsorganisasjonen som brukes i ordrehodet.
- Materialmester: Oppgir innkjøpsgruppen, innstillinger for over- og underlevering og behandlingstid for varemottak.
Dette er grunnen til at et antall som er angitt i stykk, kan vises i paller på ordren, og hvorfor nettoprisen kan avvike fra verdsettelsesprisen som vises på rekvisisjonen. Begge deler er forventet atferd, ikke feil. Vedlikehold av kjøpsinformasjonslogg riktig er derfor den største enkeltstående påvirkningen på konverteringsnøyaktigheten.
Prosess for å konvertere PR til PO inn SAP
Ved frigivelse kan innkjøpsrekvisisjoner konverteres til innkjøpsordrer. Dette kan gjøres i transaksjonskode ME21NProsessen for å konvertere en PR til en PO er enkel, og trinnene for å utføre den er som følger:
Trinn 1)
- Henrette transaksjonskode ME21N.
- Velg riktig innkjøpsordretype: i vårt tilfelle NB – standard PO.
- Organisasjonsnivåer: legg dem inn etter behov.
- Innkjøpsrekvisisjon: skriv inn kjøpsrekvisisjonsnummeret som ble frigitt i forrige leksjon.
Trykk ENTER. Du må kanskje trykke ENTER ganske mange ganger for å gå gjennom flere advarselsmeldinger.
Som skjermbildet ovenfor viser, legges rekvisisjonsnummeret inn i dokumentoversikten til venstre, hvorfra elementene tas inn i ordren.
Trinn 2)
- PO mengde: du kan se at PO-antallet er rundet ned til 2 PAL. Det er fordi vi har lagt inn 30stk på PR, og vi har satt vår ordreenhet til å være PAL i infoposten vår, så vi må bestille i paller, og systemet runder det ned.
- Nettpris: Nettoprisfeltet fylles ut fra kjøpsinfoposten.
Lagre PO og du er ferdig med å konvertere en innkjøpsrekvisisjon til innkjøpsordre.
⚠️ Advarsel: Sjekk det konverterte antallet før du lagrer. Avrunding til infopostens ordreenhet kan redusere det bestilte beløpet til under den forespurte etterspørselen, som i eksemplet ovenfor der 30 stk ble til 2 paller. Korriger antallet på ordrevaren hvis underskuddet har betydning.
Massekonvertering: ME57, ME58 og ME59N
Konvertering av én rekvisisjon om gangen i ME21N passer for ad hoc-kjøp. En kjøper som tømmer en daglig arbeidsliste bruker i stedet én av tre samletransaksjoner.
| transaksjon | Hva det gjør | Kilde nødvendig? | Best brukt til |
|---|---|---|---|
| ME57 | Tildel en forsyningskilde, og konverter deretter interaktivt | Nei, kilden er tilordnet i transaksjonen | Rekvisisjoner der leverandøren ennå ikke er bestemt |
| ME58 | Opprett ordrer fra rekvisisjoner som allerede har en kilde | Ja | Daglig innkjøperarbeidsliste med kjente leverandører |
| ME59N | Automatisk konvertering, kjører interaktivt eller som en bakgrunnsjobb | Ja, og det må være unikt | Gjentatte innkjøp i høyt volum uten manuell gjennomgang |
ME59N konverterer bare der nøyaktig én gyldig kilde finnes, og rekvisisjonen er flagget som relevant for automatisk ordreoppretting. Alt tvetydig hoppes over og rapporteres, slik at den aldri gjetter en leverandør. Å opprette en ordre direkte mot et kildedokument er dekket i opprette en bestillingsordre med referanse.
Hvorfor en rekvisisjon ikke vil konvertere
Konverteringsfeil nesten alltid tracGå tilbake til et lite sett med årsaker. Gå gjennom disse før du antar en systemfeil.
- Rekvisisjonen er ikke frigitt. En utgivelsesstrategi gjelder, og minst én utgivelseskode er fortsatt åpen. Utgi den i ME54N eller samlet i ME55, og prøv deretter på nytt.
- Ingen forsyningskilde. Kildebestemmelse fant ingen kvoteordning, kildelisteoppføring, contract, eller infopost gyldig for leveringsdatoen og anlegget. Opprett en kildeliste oppføring eller en informasjonspost.
- Varen er allerede ferdigbestilt. En rekvisisjonsvare har et bestilt antall. Når det tilsvarer det forespurte antallet, vises ikke lenger varen i arbeidslisten.
- Slettingsflagg er satt. Et element som er markert for sletting i ME52N, ekskluderes fra konvertering selv om dokumentet fortsatt finnes.
- Lukket indikatorsett. Varen ble lukket manuelt, noe som forteller SAP Det forventes ingen ytterligere ordre mot den.
- Manglende data om innkjøpsorganisasjon. Leverandøren finnes, men har ingen data for innkjøpsorganisasjonen angitt, så ordrehodet kan ikke opprettes.
Etter en vellykket konvertering fortsetter bestillingen gjennom varemottak og fakturaverifisering. Later rettelser gjøres i endre bestilling, og den bredere prosessen er kartlagt i oversikt over kjøp.
