Hvordan legge til, oppdatere og endre signatur i Outlook: 4 metoder

Outlook er en e-postklient og personopplysningsansvarlig utviklet av Microsoft Selskap. Outlook tilbyr et bredt spekter av funksjoner for å administrere e-post. Evnen til legg til en signatur Outlook e-post er en av de mest nyttige funksjonene. Hvis du bruker signaturfunksjonen, forstår du sannsynligvis hvor viktig det er å opprettholde en profesjonell e-postsignatur. Signaturen din representerer din personlighet og bildet du ønsker å formidle til andre, så det er avgjørende å oppdatere den regelmessig.

En e-postsignatur er en tekstblokk som vanligvis legges til nederst i en e-post. Det inkluderer ofte navn, stillingstittel, firmanavn, kontakt og e-postadresse til avsenderen. Den kan også inneholde en logo eller andre merkevareelementer. E-postsignaturen din kan fungere som et merkevare- og kommunikasjonsverktøy uavhengig av yrke.

Man kan enkelt redigere en signatur i Outlook ved å følge noen få enkle trinn. I denne opplæringen viser vi deg hvordan du endrer Microsoft Outlook signatur trinn for trinn.

Metode 1: Hvordan endre signaturen i outlook på nettet

Outlook på nettet er tilgjengelig via alle nettlesere, noe som gjør det enkelt å få tilgang til e-posten din fra hvor som helst. Til oppdater en signatur i Outlook nettapp, følg disse trinnene:

Trinn 1) Besøk login.microsoftonline.com på nettleseren din og logg på din Microsoft konto. Skriv inn din Microsoft e-post og klikk "Neste".

Endre signaturen Outlook på internett

Trinn 2) Skriv inn kontopassordet ditt og klikk på "logg på".

Endre signaturen Outlook på internett

Trinn 3) Klikk eller trykk på Outlook ikonet fra menyen til venstre i "Microsoft 365" side. Den tar deg til Outlook-kontoen din.

Endre signaturen Outlook på internett

Trinn 4) Klikk på tannhjulikonet øverst til høyre på siden for å åpne innstillingsmenyen for Outlook.

Endre signaturen Outlook på internett

Trinn 5) I "Innstillinger"-vinduet velger du "Vis alle Outlook innstillinger», som ligger nederst på listen.

Endre signaturen Outlook på internett

Trinn 6) På venstre side av siden

  1. Velg "Mail".
  2. Velg "Skriv og svar" fra alternativene som vises.

Endre signaturen Outlook på internett

Trinn 7) Velg signaturen du vil endre ved å klikke på rullegardinmenyen under "Ny signatur".

Endre signaturen Outlook på internett

Trinn 8) Klikk på "Lagre"-knappen nederst i redigeringssignaturboksen når du endrer signaturdelen. Den vil lagre din nye signatur.

Endre signaturen Outlook på internett

Merk: Det er mange nettsteder og ressurser tilgjengelig på internett som tilbyr en rekke Outlook signaturmaler. Du kan kopiere en hvilken som helst signaturmal og lime den inn i signaturredigeringsboksen.

Metode 2: Slik endrer du signaturen i Outlook Desktop-appen

Outlook desktop app har flere funksjoner og tilpasningsmuligheter enn outlook på nettet.

Her er trinnene for å endre signaturen i Outlook Desktop-appen:

Trinn 1) Start eller åpne Outlook app på skrivebordet ditt.

Endre signaturen i Outlook Desktop App

Trinn 2) Klikk på "Fil"-fanen øverst i venstre hjørne av Outlook applikasjonens menylinje.

Endre signaturen i Outlook Desktop App

Trinn 3) På venstre side av skjermen velger du "Alternativer" fra menyen.

Endre signaturen i Outlook Desktop App

Trinn 4) Klikk på "Mail"-alternativet i popup-vinduet Alternativer.

Endre signaturen i Outlook Desktop App

Trinn 5) Under "Skriv meldinger"-delen klikker du på "Signaturer"-knappen.

Endre signaturen i Outlook Desktop App

Trinn 6) I Signaturer og skrivesaker-vinduet velger du signaturen du vil redigere fra listen.

Endre signaturen i Outlook Desktop App

Trinn 7) Rediger signaturblokken i 'signaturtekstboksen'/'Rediger signaturboksen' etter ønske.

Endre signaturen i Outlook Desktop App

Trinn 8) Hvis du blir bedt om det, velger du om du vil angi den redigerte signaturen som standard for nye meldinger, svar eller videresendinger.

Endre signaturen i Outlook Desktop App

Trinn 9) Når du er ferdig med å redigere signaturen din, klikker du "OK" for å lagre endringene.

Endre signaturen i Outlook Desktop App

Din redigerte signatur skal nå være lagret og klar til bruk i din Outlook e-postmeldinger.

Metode 3: Slik endrer du signaturen i outlook-mobilappen

De Outlook appen er tilgjengelig for både iOS og Android enheter. Ved å bruke mobilappen kan du enkelt sjekke e-posten din og oppdatere e-postsignaturen din i outlook raskere. Prosessen med å oppdatere signaturen din i Outlook Android og iOS-apper er i hovedsak det samme.

For å redigere eller legg til en signatur i Outlook mobilapp du kan følge disse trinnene:

Trinn 1) Åpne Outlook applikasjonen på din mobile enhet.

Endre signaturen i Outlook Mobile App

Trinn 2) Klikk på Microsoft Kontorikonet i øvre venstre hjørne for å åpne sidefeltmenyen.

Endre signaturen i Outlook Mobile App

Trinn 3) Rull ned til bunnen av menyen og trykk på innstillingene eller tannhjulikonet. Det tar deg til skjermbildet for Outlook-innstillinger.

Endre signaturen i Outlook Mobile App

Trinn 4) Under "Mail"-delen av innstillinger, trykk på "Signatur"-alternativet for å åpne signaturredigering.

Endre signaturen i Outlook Mobile App

Trinn 5) Skriv inn en ny e-postsignatur eller rediger en eksisterende signatur i tekstboksen på signaturskjermen.

Endre signaturen i Outlook Mobile App

Trinn 6) Når du er ferdig med å redigere, trykk på "✓" eller hakeknappen for å lagre endringene.

Endre signaturen i Outlook Mobile App

Din Oppdatert signatur inn Outlook vil bli lagret og lagt til i nye meldinger eller e-poster du skriver.

Metode 4: Legg til et "visitkort" til din Outlook signatur

En digital representasjon av din personlige informasjon og kontaktinformasjon kan refereres til som et visittkort. Bruke et visittkort i din Outlook signatur er en profesjonell måte å dele informasjonen din med andre.

Disse trinnene kan følges for å legge til et visittkort til ditt Outlook signatur:

Trinn 1) Start Outlook app, og klikk deretter på "Fil"-fanen.

Legg til et visittkort til din Outlook signatur

Trinn 2) Klikk nå på "Alternativer" fra menyen for å åpne Outlook Alternativer popup-vindu.

Legg til et visittkort til din Outlook signatur

Trinn 3) Klikk på "Mail”-alternativet fra menyen i det åpnede Alternativer-vinduet.

Legg til et visittkort til din Outlook signatur

Trinn 4) Klikk på "Signatur"-knappen under "Skriv meldinger".

Legg til et visittkort til din Outlook signatur

Trinn 5) I Signaturer og skrivesaker-vinduet velger du en eksisterende signatur fra "Velg signatur for å redigere"-boksen. Hvis ingen finnes eller er tilgjengelig, kan du opprette en.

Legg til et visittkort til din Outlook signatur

Trinn 6) I Rediger signatur-boksen klikker du på "Visittkort"-knappen på verktøylinjen.

Legg til et visittkort til din Outlook signatur

Trinn 7) I "Sett inn visittkort"-vinduet velger du en kontakt som skal inkluderes som et visittkort til din Outlook signatur.

Legg til et visittkort til din Outlook signatur

Trinn 8) Klikk "OK" for å lagre endringene i din valgte signatur etter å ha lagt til og redigert visittkortet.

Legg til et visittkort til din Outlook signatur

Tips: Din nye signatur med visittkortet skal nå lagres. Den vil også automatisk legges til i alle nye meldinger eller e-poster du skriver i Outlook.

Merk: Hvis det ikke er noe visittkort tilgjengelig i din Outlook Kontakter, du må opprette den først.

Tips for en god e-signatur

Her er noen tips for å lage en god e-postsignatur:

  • Hold det enkelt: Det er best å holde e-postsignaturen din enkel. Bruk av for mange farger, fonter og grafikk kan få det til å se rotete og mindre interaktivt ut.
  • Ta med relevant informasjon: Du bør legge til korrekt informasjon om navn, stillingstittel, firmanavn, kontakt osv.
  • Bruk et profesjonelt bilde: Hvis du bestemte deg for å legge til et bilde i e-postsignaturen din, velg et vakkert portrett som ser profesjonelt ut. Du kan også bruke firmalogoen din hvis du vil.
  • Bruk konsekvent merkevarebygging: Det er en god praksis å få e-postsignaturinnholdet ditt til å samsvare med bedriftens merkevarebygging. Dette kan inkludere farger og logoer.
  • Ta med en handlingsfremmende oppfordring: Inkluder lenker til sosiale medieprofiler i e-postsignaturene dine. Det vil gi e-postklienter eller mottakere flere muligheter til å engasjere eller samhandle med deg.
  • Gjør det mobilvennlig: E-postsignaturene dine bør være mobilskjermoptimalisert. Dette er fordi mange brukere sjekker e-postene sine på mobile enheter.

Spørsmål og svar

Det er flere grunner til at du kan vurdere å endre e-postsignaturene dine. Følgende er noen gode grunner:

  • En profesjonelt utformet e-postsignatur kan hjelpe deg med å gjøre et positivt inntrykk på mottakerne. Det presenterer deg også som en troverdig og pålitelig person.
  • Hvis du er en del av en organisasjon, kan det hende du må bruke en spesifikk e-postsignatur som overholder retningslinjene for merkevarebygging.
  • Oppdatering av e-postsignaturer med oppdatert informasjon bidrar til å unngå forvirring.

Du kan lage forskjellige signaturer i Outlook og tilordne dem til bestemte e-postkontoer eller typer e-poster. Følg disse trinnene for å gjøre det:

Trinn 1) Åpen Outlook og gå til 'Melding'-vinduet ved å klikke på "Ny e-post" fra øvre venstre hjørne.

Trinn 2) Klikk på "Signatur" på verktøylinjen under fanen "Melding", og velg deretter "Signaturer".

Trinn 3) Klikk "Ny" i "Signaturer og skrivesaker"-vinduet for å legge til en ny e-postsignatur.

Trinn 4) For å bruke en signatur for en spesifikk e-postkonto, velg den e-postkontoen under "Velg standardsignatur"-delen.

Trinn 5) Velg signaturen du opprettet fra rullegardinmenyen under «Nye meldinger» og «Svar/videresending».

Trinn 6) Klikk "OK" for å lagre signaturen din og lukke vinduet.

Trinn 7) Gjenta trinn 3-6 for å opprette og tilordne signaturer til andre e-postkontoer eller typer e-poster.

OBS: Din oppdaterte outlook-signatur vil automatisk settes inn når du skriver en ny e-postmelding eller svarer/vidersender. Hvis du ønsker å endre signaturen, gå til verktøylinjen og velg en annen fra rullegardinmenyen "Signatur".

For å legge til en håndskrevet signatur i en e-post i Outlook, kan du skanne din håndskrevne signatur. Du kan også bruke en digital pekepenn til å skrive signaturen din på en berøringsskjermenhet og lagre den som en bildefil. Du kan deretter sette inn signaturbildet i din Outlook signatur og bruk den når du skriver e-poster.

konklusjonen

  • Outlook signaturer gjenspeiler ens personlighet og image til andre.
  • Vi kan endre outlook-signaturen enten vi bruker den elektroniske webappen, PC-skrivebordsappen eller mobilappen.
  • Å legge til et visittkort i signaturen din kan være en fin måte å dele kontaktinformasjonen din med andre. Her er en liste over beste gratis programvare for elektronisk signatur du kan finne nyttig.