Datavalidering i Excel: Filtre, gruppering, sorteringseksempler
Charlotte Miller
Datavalidering
Datavalidering er veldig viktig i den forstand at det hjelper oss å unngå feil som kan unngås. La oss anta at du registrerer studenteksamenskarakterer og du vet at minimum er 0 og maksimum er 100. Du kan dra nytte av valideringsfunksjoner for å sikre at bare verdier mellom 0 og 100 legges inn.
Legg til et nytt ark i arbeidsboken ved å klikke på plussknappen nederst i regnearket.
Legg til en kolonne for S/N, Navn og Score. Arket ditt skal se ut som følger
| S / N | Navn | Resultat |
|---|---|---|
| 1 | Jane | |
| 2 | James | |
| 3 | Jones | |
| 4 | Jonathan | |
| 5 | John |
- Klikk på DATA-fanen
- Velg cellene C2 til C6 (cellene som skal brukes til å registrere poengsummene)
- Klikk på rullegardinlisten for datavalidering.
- Klikk på Datavalidering.
- Du får opp følgende dialogvindu
- Klikk på kategorien Feilvarsel
- Skriv inn varseltittelen og meldingen som vist i diagrammet nedenfor.
- Klikk på OK-knappen
- Prøv å angi en poengsum på over 200. Du vil få følgende feilmelding
Datafiltre
Datafiltre lar oss få data som samsvarer med våre ønskede kriterier. La oss si at vi ønsker å vise resultatene til alle elevene hvis navn starter med "ja" eller får skårer som er mindre enn, større enn eller lik en viss verdi, vi kan bruke filtre for å få slike data.
Velg kolonnene med navn og poeng som vist nedenfor
- Klikk på DATA-fanen på båndet
- Klikk på Sorter og filtrer rullegardinlisten som vist på bildet nedenfor
- Klikk på navnefilteret
- Velg tekstfiltre
- Velg begynner med
- Du får opp følgende vindu.
- Skriv inn "ja" og klikk på "OK"-knappen
- Du skal bare kunne se resultatene for Jane og James.
Gruppe og dele opp
Grupper lar oss enkelt se og skjule unødvendige detaljer fra enten kolonner eller rader. I tillegg til det kan vi også bruke grupper til å analysere data som tilhører en felles kategori. La oss illustrere dette med et eksempel. Vi vil bruke eksempelet på studentpoeng ovenfor.
- Høyreklikk på partituret og velg sett inn kolonne. Gi navn i kolonnen kjønn.
- Bytt James til Juanita. Sett hunn for Janet og Juanita. Sett hann for resten av elevene. Arket ditt skal se ut som følger.
Vi vil nå gruppere hunnene sammen og vise deres gjennomsnittlige poengsum og gjøre det samme for hannene.
- Klikk på DATA-fanen på båndet
- Velg alle kolonnene og radene med data
- Klikk på rullegardinknappen Gruppe som vist på bildet nedenfor
Du får opp følgende vindu
- Sørg for at alternativer for rader er valgt
- Klikk på OK-knappen
- Du får følgende forhåndsvisning
- Vi skal nå beregne gjennomsnittsskårene for kvinner og menn
- Velg hele data som vist nedenfor
Klikk på Deltotal-rullegardinknappen under DATA-fanen
Du får opp følgende vindu
- Sett «Ved hver endring» til kjønn
- Sett "Bruk funksjon" til gjennomsnitt
- Velg "Legg til delsum" for å score
- Klikk på "OK"-knappen
Legge til bilder i regneark
Noen ganger vil du gjerne merke dokumentene trykt i excel med brevhodeinformasjon og skrive ut med firmalogo osv. Excel har funksjoner som lar deg importere bilder til Excel. Kommandoen for å legge til bilder finner du under INSERT-fanen på båndet.
Du får opp følgende dialogvindu
- Du kan bla til en hvilken som helst mappe på datamaskinen din som har bilder, og du kan velge hvilket som helst bilde du ønsker.
- Du vil få resultater som ligner på de som vises nedenfor
Opplæringsøvelse 4
Bruk kommandoen INSERT tab pictures for å legge til et bilde du ønsker i regnearket.
Sammendrag
I denne artikkelen har vi lært hvordan du utfører grunnleggende aritmetiske operasjoner ved hjelp av Excel, formaterer dataene og bruker valideringsregler, filtrerer data og hvordan du kan dra nytte av grupper for å analysere data ytterligere og forbedre presentasjonen.