Hvordan lage kredittnota i SAP
Jessica Blake
⚡ Smart oppsummering
Oppretting av kreditnota i SAP sender en kreditnotaforespørsel som refunderer eller reduserer en kundes gebyr under klagebehandling. Denne ressursen forklarer hva en kreditnota er, hvordan den skiller seg fra en debetnota og hvordan man oppretter en.
Hva er kredittnota?
En kreditnota er et dokument som reduserer beløpet en kunde skylder. SAP Salg og distribusjon, prosessen starter med en kreditnotaforespørsel, som er et salgsdokument som brukes i klagebehandling for å be om kreditt for en kunde. Når forespørselen faktureres, blir den en kreditnota som reduserer kundens kundefordring.
Nedenfor er noen situasjoner der en kreditnota utstedes:
- Prisen som er beregnet for kunden er ikke riktig – for eksempel var det ikke inkludert en rabatt i salgsdokumentet.
- Antallet er ikke riktig i salgsdokumentet.
For å opprettholde kontrollen kan kreditnotaforespørselen holdes med en fakturasperre, slik at den kontrolleres og godkjennes før kunden får kreditt. Først etter godkjenning, når sperren fjernes, faktureres forespørselen. Dette gjør kreditnotaen til en kontrollert måte å korrigere en overbelastning uten å endre den opprinnelige fakturaen, og den registrerer årsaken til kreditten for senere revisjon. Transaksjonskoden som brukes er VA01 med kreditnotaforespørselsordretypen.
Kreditnota vs. debetnota i SAP
Kreditnotaer og debetnotaer er motsatte korreksjoner i SAP fakturering. Begge justerer et beløp etter den opprinnelige fakturaen, men de flytter kundens saldo i forskjellige retninger, så det er viktig å velge riktig.
| Sammenligningsgrunnlag | Kreditnota | Debetnota |
|---|---|---|
| Effekt på kunden | Refusjonerer eller reduserer gebyret | Tar mer betalt av kunden |
| Typisk årsak | Overfakturering, tapt rabatt eller retur | Underlading eller manglende lading |
| Forespørsel om bestillingstype | Forespørsel om kreditnota (G2) | Forespørsel om debetnota (L2) |
| opprettet i | VA01 | VA01 |
| Resultat av fakturering | Reduserer kundefordringen | Øker kundefordringen |
Kort sagt, bruk en kreditnota når kunden skal betale mindre, og en debetnota når kunden skal betale mer. Begge opprettes i VA01 med samsvarende forespørselsordretype og faktureres deretter. Regnskapsmessig sett posterer en kreditnota en reduksjon på kundekontoen, mens en debetnota poster en tilleggsavgift, slik at begge kan være tractilbake til fakturaen de korrigerer.
Fremgangsmåte for å opprette kreditnota
Følg disse trinnene for å opprette en kreditnotaforespørsel i transaksjon VA01, med referanse til en salgsordre.
Trinn 1) Skriv inn T-koden og overskriftsdataene.
- Skriv inn T-kode VA01 i kommandofeltet.
- Skriv inn ordretypeverdien som «Forespørsel om kreditnota».
- Angi salgsorganisasjon, distribusjonskanal og divisjon i organisasjonsdataene.
- Klikk på knappen «Opprett med referanse».
Trinn 2) Kopi fra referansedokumentet.
- Skriv inn ordrenummeret i Bestilling-fanen i popup-vinduet.
- Klikk på Kopier-knappen.
Trinn 3) Fullfør forespørselen om kreditnota.
- Angi Billing-blokk, prisdato, bestillingsårsak og Billingdato i salgsfanen.
- Skriv inn materialet og Target Antall du vil opprette kreditnotaen for.
Trinn 4) Klikk på Lagre 
knapp.
Meldingen «Kreditnotaforespørsel 60000189 er lagret» vises.
Når brukes en kreditnota? Vanlige scenarier
En kreditnota er nyttig når en kunde trenger pengene tilbake eller en lavere saldo etter den opprinnelige fakturaen. De vanligste scenariene inkluderer:
- Mistet rabatt: En avtalt rabatt ble utelatt, slik at kunden ble overfakturert.
- Feil mengde: Fakturaen inneholdt flere enheter enn det som faktisk ble levert.
- Prisfeil: Det ble brukt en for høy sats, og denne må korrigeres.
- Returnerer: Kunden returnerte varene og har krav på en kreditt for dem.
- Goodwill eller klage: Det gis en kreditt for å løse en kundeklage.
I hvert tilfelle registrerer kreditnotaforespørselen beløpet og årsaken til bestillingen, og en faktureringssperre sikrer at kreditten gjennomgås før den når kunden. Registrering av årsaken på hver forespørsel gir også bedriften nyttige data om hvorfor kreditter oppstår, noe som bidrar til å redusere gjentatte klager over tid.
