SAP Veiledning for fysisk inventar: MI01, MI02, MI04, MI07

Hva er fysisk inventar?

Fysisk beholdning er en prosess for å fastslå at beholdningsmengdene er nøyaktige, eller om det er forskjeller i mengde nevnt fysisk tilstede og det som er nevnt i SAP system. I utgangspunktet, etter at du er ferdig med fysisk inventar, må systemet og fysiske lagernivåer være de samme.

Det er obligatorisk av juridiske årsaker, og i de fleste tilfeller gjennomføres det en gang i året.

For å forenkle prosessen, sjekk diagrammet nedenfor, dette er de vanligste trinnene for å gjøre fysisk inventar (ikke bare i SAP ERP).

I tillegg til de juridiske grunnene er det svært nyttig å ha de riktige lagermengdene i systemet som samsvarer med det fysiske lageret. Ledelsen kan ha riktig informasjon om verdien av lagermaterialer. ATP for salg er riktig. MRP gjøres ved å bruke riktige inngangsparametere (materialelagermengder).

Å ikke ha de riktige lagerbeholdningene i systemet betyr det motsatte. Ledelsen har feil bilde på det økonomiske aspektet av aksjen i besittelse. ATP bruker feil data (salg kan kanskje ikke selge noe fysisk på lager, men som ikke eksisterer i systemet, eller systemet kan tillate salg av noe som ikke er fysisk tilstede på lageret). MRP er unøyaktig (produksjonsplanlegging og andre materialplanleggingsprosesser kan være i et stort problem ettersom de kreves for å beregne behovene for produksjon/innkjøp basert på lagernivåer og flere andre opplysninger).

Nå ser du at det å ha en klar og korrekt lagerbeholdning er av enorm betydning for mange prosesser i en bedrift. Nå vil du se hvordan fysisk inventar gjøres i MM-modulen.

Typer av fysisk inventar

Følgende fysiske inventarprosedyrer kan brukes i SAP system:

• Periodisk inventar
• Kontinuerlig inventar
• Syklustelling
• Inventarprøvetaking

Periodisk inventar Mesteparten av tiden bruker bedrifter denne typen inventar. I de fleste tilfeller gjøres det en gang i året, og denne typen inventar kalles årlig fysisk inventar. Det betyr at materiallager telles en gang i året. De fleste gangene på slutten av året eller etter at sesongen er slutt (i sesongbaserte bransjer).

Kontinuerlig inventar Alt materiale telles på et tidspunkt i året, men det kan gjøres når som helst. Så vi kan telle noe materiale i februar, annet i april og så videre. Et enkelt materiale kan telles på en enkelt dato. Denne typen inventar brukes hovedsakelig i lagerstyringsbaserte varehus, men det kan også gjøres i lagerstyring.

Syklustelling Denne typen varelager lar oss sette en periode for regelmessige intervaller for fysisk varelager på materialnivå. Så et materiale som beveger seg raskt og med høy verdi kan telles fire ganger i året, mens materiale med lav verdi kan telles en gang i året. Indikatoren for dette settes i materialmaster i Anlegg/Lagringssted 1 Visning, i feltet

CC fys. Inv. Ind. Inventarprøvetaking Kun et antall tilfeldig utvalgte materialer telles på balansedagens nøkkeldato, og dersom disse materialene viser små nok forskjeller, kan også de andre materialene anses å ha riktige lagernivåer. Egentlig ikke brukt så ofte, da det i hovedsak er en tilnærming, men i noen tilfeller kan det brukes hvis material og lagerstruktur tilsier det.

Vi vil utforske det vanligste – årlige inventaralternativet i følgende emne.

Opprette fysisk inventardokument

Følgende prosedyre kan brukes til å opprette og behandle det fysiske inventardokumentet.

Trinn 1)

1. Utfør transaksjonen MI01.
2. Angi dokumentdato og planlagt dato for telling (la standard for i dag).
3. Angi fabrikk/lagerplass/spesiell lagerindikator.
4. Velg om du vil ha bokføringsblokkering (hvis det er en mulighet for at noen vil foreta en kontering mens fysisk inventar pågår, aktiver dette – materialnivå), Frys bokbeholdning (nåværende bokbeholdningssaldo vil bli registrert i det fysiske inventardokumentet hvis dette alternativet er aktivert), og hvis du ønsker å telle batcher med sletteflagg (selvforklarende). Pressen ENTER.

Trinn 2)

1. Skriv inn materialnummeret(e) du vil inkludere i dette lagerbeholdningsdokumentet.
2. Lagre transaksjonsdataene.

Du vil bli informert om det nyopprettede dokumentnummeret for varelageret.

Trinn 3) Valgfritt trinn.

1. Utfør transaksjonen MI02 for å gjøre endringer i dokumentet (om nødvendig).
2. Double klikk på elementet hvis du vil sjekke om tellingen allerede er utført.ž
3. Hvis du trenger å slette dokumentet, kan du stille inn sletteindikatoren.

Trinn 4) Valgfritt trinn.

1. Du kan se på varenivået at vårt materiale ennå ikke er talt opp.

Trinn 5) Valgfritt trinn.

1. På overskriftsnivå kan du redigere dataene som ble lagt inn under opprettelsen av fysisk inventardokument.

Du er nå ferdig med å opprette (og endre det fysiske inventardokumentet). Du kan vise dokumentet med MI03 transaksjonskode.

Legge inn telleresultater

I det følgende emnet vil jeg vise deg hvordan du kan legge inn telleresultatene i det fysiske inventardokumentet.

Prosessen er ganske enkel, men den må utføres nøyaktig fordi feilen ved å legge inn tellingen resulterer i dårlige lagersaldoer senere. Så det er et stort behov for at både telleprosessen og innføringsprosessen er nøyaktige.

Trinn 1)

1. Utfør transaksjonskoden MI04.
2. Skriv inn fysisk dokumentnummer og regnskapsår.
3. Skriv inn telledatoen hvis den er forskjellig fra den som er foreslått.
4. Angi avviksprosenten. Dette betyr at dersom du hadde 100 stk på lager før den fysiske inventarprosessen, og du legger inn 107 stk som telleresultat, vil du bli informert med en advarsel om forskjellen mellom forrige lagerantall og opptalt kvantum.

   Press ENTER.

Trinn 2)

1. Angi mengden som telles for dette materialet.
2. Trykk enter.

Du vil få beskjed om at det er en mengdeforskjell på 20 stk, hvis du ikke har gjort en feil ved inntasting av antall, kan du omgå advarselen ved å trykke ENTER. Hvis du gjorde en feil under inntastingen av antallet, kan du rette på oppføringen (124 stk i mitt tilfelle) og trykke ENTER igjen.

Hvis du får varselmeldingen, og du tror at det kan være en feil i telleprosessen, kan du telle varen på nytt og korrigere resultatene (sjekk ut MI05 transaksjonskode, og MI11 hvis nødvendig).

Etter at jeg har rettet oppføringen min til 124 stk, skal jeg lagre transaksjonsdataene.

Legger ut forskjellene

Etter at du muligens har gjenfortalt og lagt inn mengdeinformasjon for problematisk materiale, kan du bokføre forskjellene ved å bruke transaksjonen MI07.

Trinn 1)

1. Utfør transaksjonen MI07.
2. Angi din fysiske beholdning og regnskapsår.
3. Skriv inn postdato. Varepostering vil skje i henhold til denne datoen. Noen selskaper bruker 31.12. I den årlige fysiske beholdningen som siste dag i regnskapsåret.
4. Du kan bruke terskelverdien til å angi maksimalt tillatte differanseverdier i lokal valuta. Hvis du ikke vil ha en grense, la dette feltet stå tomt. For at dette skal fungere, må materialer ha standard eller variabel pris opprettholdt.
5. Press ENTER.

Trinn 2)

1. Du kan se forskjellen kvantitet. Det betyr at vi har funnet 4 stk flere enn det tidligere var oppgitt i systemet.
2. Verdien vises ikke siden vår kontroll-/regnskapsavdeling ennå ikke har gitt ut prisene for dette materialet. Dette må gjøres i et produksjonsmiljø. Du kan ikke legge inn en forskjell på 4 stykker med den respektive verdien på 0,00 Eur.

Vi kan se at bokføringen vår gjøres ved å lage det resulterende materialdokumentet 4900547510.

Trinn 3) Valgfri.

Vi kan sjekke materialdokumentet inn MB03.

1. Vi kan se et kvantum på 4 stk i materialdokumentet.
2. Bevegelsestype som brukes for varemottak fra fysisk beholdningsdifferansepostering er 701.

Det betyr at 4 stk legges til varelageret.

For en referanse av standard bevegelsestyper, brukt for fysisk inventar, se tabellen nedenfor.

• 701 – Varemottak for ubegrenset lager
• 702 – Vareutstedelse for ubegrenset lager
• 703 – Varemottak for kvalitetskontrolllager
• 704 – Vareutstedelse for kvalitetskontrolllager
• 707 – Varemottak for sperret lager
• 708 – Vareutstedelse for blokkert lager

Du er ferdig med fysisk inventar. Du kan nå fortsette med vanlige lageraktiviteter.