Fysisk varelager i SAP MM: MI01, MI04, MI07

Hva er fysisk inventar?

Fysisk lagerbeholdning er prosessen med å avgjøre om lagermengder registrert i SAP samsvare med mengdene som fysisk finnes på lageret. Når den fysiske varelagerbeholdningen er fullført, SAP Systembalanser og den faktiske fysiske beholdningen skal stemme overens.

Det er obligatorisk av juridiske årsaker, og i de fleste tilfeller gjennomføres det én gang i året.

For å forenkle prosessen viser diagrammet nedenfor de vanligste trinnene for en fysisk lagersyklus (ikke bare i SAP ERP).

Utover samsvar med lover og regler er det ekstremt verdifullt å ha korrekte lagermengder i systemet som samsvarer med det fysiske lageret. Ledelsen får nøyaktig informasjon om verdien av lagerførte materialer, ATP for salg gjenspeiler virkeligheten, og MRP kjører med de riktige inngangsparameterne.

Uten riktige lagernivåer skjer det motsatte. Ledelsen ser et misvisende økonomisk bilde av lagerbeholdningen, ATP bruker dårlige data (salget kan kanskje ikke selge noe som er fysisk tilstede, eller systemet kan tillate salg av noe som mangler på lageret), og MRP blir unøyaktig, noe som forårsaker problemer med produksjonsplanlegging og innkjøp som avhenger av lagernivåer.

Nøyaktige lagernivåer er tydeligvis avgjørende for mange bedriftsprosesser. De følgende avsnittene viser hvordan fysisk lagerbeholdning utføres i MM-modulen.

Typer av fysisk inventar

SAP støtter følgende prosedyrer for fysisk lagerbeholdning.

• Periodisk inventar
• Kontinuerlig inventar
• Syklustelling
• Inventarprøvetaking

Periodisk lagerbeholdning. De fleste selskaper bruker denne tilnærmingen. Det gjøres vanligvis én gang i året og kalles årlig fysisk varelagertelling. Varelager telles én gang i året, oftest på slutten av regnskapsåret eller etter at en sesong er avsluttet (for sesongbaserte bransjer).

Kontinuerlig lagerbeholdning. Alt materiale telles på et tidspunkt i løpet av året, på en hvilken som helst valgt dag. Ett materiale kan telles i februar, et annet i april, og så videre, men et enkelt materiale telles bare på én dato. Denne tilnærmingen brukes hovedsakelig i lagerstyrte lagre, men den kan også brukes i lagerstyring.

Syklustelling. Det angis et regelmessig intervall for fysisk lagerbeholdning på materialnivå. Et raskt omløpende materiale med høy verdi kan telles fire ganger i året, mens et sakte omløpende materiale med lav verdi kan telles én gang i året. Indikatoren angis i materialstamdata, visning av anlegg/lagerlokasjon 1, i feltet. CC fysisk faktura ind.

Lagerprøvetaking. Bare et antall tilfeldig utvalgte materialer telles på balansedatoen. Hvis disse prøvene viser små nok forskjeller, anses de gjenværende materialene også å ha korrekte lagernivåer. Dette er i hovedsak en tilnærming og brukes sjelden.

De neste avsnittene utforsker den vanligste metoden – årlig periodisk opptelling.

Opprette fysisk inventardokument

Med den valgte lagermetoden er neste trinn å opprette det fysiske lagerbeholdningsdokumentet som skal inneholde telleplanen og resultatene.

Trinn 1)

1. Utfør transaksjonen MI01.
2. Angi dokumentdatoen og den planlagte opptellingsdatoen (behold standardinnstillingen for i dag).
3. Angi anlegg, lagersted og indikator for spesiallager.
4. Velg om du vil Posteringsblokk (aktiver dette hvis noen kan bokføre en bevegelse mens lagerbeholdningen pågår), Frys bokbeholdning (gjeldende bokført saldo registreres i dokumentet når det er aktivert), og om det skal telles bunker med slettingsflagget. Trykk Enter.

Trinn 2)

1. Angi materialnummeret/-numrene som skal inkluderes i dette dokumentet for fysisk lagerbeholdning.
2. Lagre transaksjonsdataene.

SAP bekrefter med det nyopprettede dokumentnummeret for fysisk lagerbeholdning.

Trinn 3) Valgfritt

1. Utfør transaksjonen MI02 å gjøre endringer i dokumentet om nødvendig.
2. Double-klikk på et element for å sjekke om tellingen allerede er utført.
3. Hvis dokumentet ikke lenger er nødvendig, kan du angi sletteindikatoren.

Trinn 4) Valgfritt

1. På varenivå viser materialstatusen at det ennå ikke er telt.

Trinn 5) Valgfritt

1. På overskriftsnivå kan du redigere dataene som ble lagt inn under opprettelsen av fysisk inventardokument.

Du er nå ferdig med å opprette og endre dokumentet for fysisk lagerbeholdning. Du kan vise dokumentet når som helst ved hjelp av transaksjonsfunksjonen. MI03.

Legge inn telleresultater

Når dokumentet er på plass, er neste fase å registrere de faktisk opptelte mengdene. Prosessen er enkel, men må utføres nøyaktig, fordi feil her forårsaker dårlig lagerbeholdning nedstrøms. Både telling og dataregistrering må være presis.

Trinn 1)

1. Utfør transaksjonskode MI04.
2. Skriv inn dokumentnummeret for fysisk lagerbeholdning og regnskapsår.
3. Angi telledatoen hvis den er forskjellig fra den foreslåtte.
4. Angi avviksprosenten. Hvis for eksempel 100 stk. var på lager før beholdning og du angir 107 stk. som telleresultat, viser systemet en advarsel om differansen mellom tidligere lagerbeholdning og opptelt antall. Trykk på Enter.

Trinn 2)

1. Angi den opptelte mengden for dette materialet.
2. Press Enter.

Hvis det oppdages en forskjell på 20 brikker og inntastingen er riktig, trykk på Enter for å omgå advarselen. Hvis oppføringen var en takkping feil, rett den (til 124 brikker i dette eksemplet) og trykk Enter en gang til.

Hvis du mistenker en tellefeil i stedet for en jevnbyrdigping feil, telle om og korrigere resultatet (transaksjonen MI05og MI11 om nødvendig). Etter å ha korrigert oppføringen til 124 deler, lagre transaksjonsdataene.

Legger ut forskjellene

Etter mulige omtellinger og korrigeringer er det siste trinnet å bokføre differansene ved hjelp av transaksjonen. MI07.

Trinn 1)

1. Utfør transaksjonen MI07.
2. Angi dokumentet for fysisk lagerbeholdning og regnskapsåret.
3. Angi bokføringsdatoen. Varebokføring utføres på denne datoen. Mange selskaper bruker 31. desember som årlig lagerbeholdningsdato, den siste dagen i regnskapsåret.
4. Du kan angi en terskelverdi for å definere den maksimalt tillatte differansen i lokal valuta. La det stå tomt hvis du ikke vil ha noen grense. Materialet må ha en standard- eller variabelpris for at dette alternativet skal fungere.
5. Press Enter.

Trinn 2)

1. Differansemengden vises. I dette eksemplet ble det funnet fire flere brikker enn systemet hadde registrert.
2. Ingen verdi vises fordi kontroll-/regnskapsteamet ennå ikke har publisert priser for dette materialet. I produksjon er dette obligatorisk – du kan ikke bokføre en differanse på fire deler med en verdi på 0.00 EUR.

Bokføringen er nå fullført, og et vesentlig dokument som f.eks. 4900547510 genereres.

Trinn 3) Valgfritt

Du kan bekrefte materialdokumentet i MB03.

1. Antallet på fire stykker er synlig i materialdokumentet.
2. Bevegelsestype 701 brukes for varemottaket som følge av differansen i fysisk lagerbeholdning.

Dette legger til fire deler til inventaret.

Bevegelsestyper for fysisk varelager

Til referanse viser tabellen nedenfor standarden SAP Bevegelsestyper som brukes i posteringer av fysisk lagerbeholdning.

Bevegelsestype	Formål
701	Varekvittering for ubegrenset lager
702	Vareutstedelse for ubegrenset lager
703	Varekvittering for kvalitetsinspeksjonslager
704	Vareutstedelse for kvalitetsinspeksjonslager
707	Varekvittering for sperret lagerbeholdning
708	Vareutstedelse for sperret lagerbeholdning

Den fysiske lagerstyringssyklusen er nå fullført, og lageret kan gjenoppta vanlige aktiviteter.

Spørsmål og svar