Korrespondanse i SAP – Konfigurasjon og typer
Mason Garcia
Det er forskjellige standard korrespondansetyper tilgjengelig som fakturautskrift, kontoutskrift osv. Tilpassede korrespondansetyper kan også opprettes.
Korrespondanser kan opprettes på tidspunktet for en bestemt forretningstransaksjonsbehandling eller på et senere tidspunkt for allerede opprettede transaksjonsposteringer.
Korrespondanse kan sendes til kunde/leverandør i ulike formater som e-post og faks. Korrespondanse er i utgangspunktet brev etc. som sendes fra SAP til leverandør/kunde etc.
Korrespondanse kan opprettes individuelt eller samlet, ad-hoc eller via automatisert batchjobb.
Typer korrespondanse
Følgende er en eksempelliste over forskjellige standard korrespondansetyper, som kan kopieres for å lage et spesifikt tilpasset skjema, program osv.
| Korrespondansetype | Korrespondanse Description | Utskriftsprogram | Nødvendige data | Eksempel standard SAP Skriptskjema |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Betalingsoppslag | RFKORD00 | Dokumentnummer | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Kontoutskrifter | RFKORD10 | Kontonummer og dato | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Bill erklæringer om vekslingsgebyrer | RFKORD20 | Dokumentnummer | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interne dokumenter | RFKORD30 | Dokumentnummer | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Individuelle bokstaver | RFKORD40 | Kontonummer | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Dokumentutdrag | RFKORD50 | Dokumentnummer | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Kundeuttalelser | RFKORD11 | Kundenummer og dato | F140_CUS_STAT_01 |
Slik gjør du korrespondansekonfigurasjon
Konfigurasjon av korrespondanse i SAP kan utføres i følgende trinn nedenfor
Trinn 1) Definer korrespondansetype
Bane: – SPRO > Finansiell regnskap (ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Definer korrespondansetyper
Transaksjonskode:-OB77
Her ulike SAP standard korrespondansetyper er tilgjengelige. Du kan også lage tilpassede korrespondansetyper. Du kan spesifisere at hvilke data som kreves for å generere en korrespondanse, for eksempel for kontoutskrift kan du spesifisere at kunde/leverandørmaster er nødvendig for kontoutskriften. Du kan også spesifisere datoparametrene og teksten som skal vises for datovalg.
Trinn 2) Tilordne program til korrespondansetype
Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Tilordne programmer for korrespondansetyper
Transaksjonskode: –OB78
Her må du koble korrespondansegeneratorprogrammet til korrespondansetypen. Du kan også angi ulike programmer for ulike firmakoder. (Du kan også angi standardvarianten her for programmet som skal kjøres. Du kan opprette en slik variant fra transaksjon SE38/ SA38 for programmet.)
Du kan også lage ditt eget tilpassede program som en kopi av standardprogrammet og kan gjøre passende endringer for å møte ethvert kundespesifikke behov.
Trinn 3) Bestem oppkallingsfunksjoner for korrespondansetype
Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (Ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeelementer > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Bestem innkallingsfunksjoner
Transaksjonskode:-OB79
Her må du spesifisere at på hvilket tidspunkt du kan generere den aktuelle korrespondansetypen. Du kan også angi en annen innstilling for forskjellige firmakoder. De ulike tilgjengelige alternativene er: -
- På tidspunktet for dokumentinnføring (f.eks. FB50, FB60, etc.)
- På tidspunktet for postering av betalinger (f.eks. F-28, F-26, osv.)
- På tidspunktet for dokumentvisning eller endring (f.eks. FB02, FB03, etc.)
- På tidspunktet for kontovisning (f.eks. FBL1N, FBL5N, etc.)
Trinn 4) Tilordne korrespondanseskjema til korrespondanseutskriftsprogram
Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Definer skjemanavn for korrespondanse Skriv ut
Transaksjonskode: –OB96
Her må du spesifisere hvilken skjemadefinisjon som skal brukes av korrespondanseutskriftsprogrammet. Du kan også angi en annen innstilling for forskjellige firmakoder. (De SAP Skriptform er definert ved hjelp av transaksjonen SE71, hvor de ulike dataene er ordnet i utdataformatet for å bli behandlet. Dette SAP Skriptform definerer oppsettet i utdataene.)
Du kan også bruke tosifrede skjema-ID-er, hvor du kan ringe ulike skjemaer for ulike skjema-ID-er i samme firmakode.
Denne skjema-ID-en kan gis i valgskjermen til utskriftsprogrammet som genererer korrespondanse. Du kan bare velge én skjema-ID om gangen for en korrespondansetype. Du kan opprette flere korrespondansetyper, og utløse forskjellige skjema-ID-er.
Trinn 5) Definer avsenderdetaljer for korrespondanse
Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Definer avsenderdetaljer for korrespondanseskjema
Transaksjonskode:-OBB1
Her kan du koble til detaljene for topptekst, bunntekst, signatur og avsender. Denne teksten er definert ved hjelp av transaksjonen SO10 med tekst-ID som lenket ovenfor (f.eks. ADRS). Du kan også spesifisere en annen innstilling for forskjellige firmakoder. (Det kan også defineres tosifret avsendervariant, som du kan gi til valgparameterne til utskriftsprogrammet. Dette vil muliggjøre forskjellige avsenderdetaljer innenfor samme firmakode.)
Trinn 6) Definer sorteringsvarianter for korrespondanse
Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Definer sorteringsvarianter for korrespondanse
Transaksjonskode: –O7S4
Du kan her spesifisere i hvilken rekkefølge korrespondansebrevene skal genereres. Hvis du f.eks. genererer kontoutskrift for flere leverandører, vil leverandører bli sortert i denne rekkefølgen og deretter vil brevet bli generert. Denne sorteringsvarianten kan angis i valgskjermen til utskriftsprogrammet som genererer korrespondanse.
Trinn 7) Definer sorteringsvarianter for linjeelementer i korrespondanse
Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (Ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Definer sorteringsvarianter for linjeelementer
Transaksjonskode: –O7S6
Du kan her spesifisere at i hvilken rekkefølge de ulike linjeelementene skal vises i en korrespondansebokstav. For eksempel hvis en leverandørkontoutskrift har flere fakturaer, vil fakturaene bli sortert i denne rekkefølgen, og deretter vil brevet bli generert.
Denne sorteringsvarianten kan angis i valgskjermen til utskriftsprogrammet som genererer korrespondanse.
Korrespondansegenerering
Som vist tidligere mens du konfigurerer oppkallingspunktet, kan korrespondansen genereres på følgende tidspunkter:-
- På tidspunktet for dokumentinnføring (f.eks. FB50, FB60, etc.)
- På tidspunktet for postering av betalinger (f.eks. F-28, F-26, osv.)
- På tidspunktet for dokumentvisning eller endring (f.eks. FB02, FB03, etc.)
- På tidspunktet for kontovisning (f.eks. FBL1N, FBL5N, etc.)
Korrespondanse kan genereres for et bestemt dokument eller for leverandør(er)/kunde(r) konto. Påfølgende lysbilder vil forklare generering av korrespondanse via forskjellige måter og utskrift.
Generering av korrespondanse (metode A):-
Korrespondansen kan genereres mens du oppretter, endrer eller viser dokumentet.
For dette, gå til Miljø > Korrespondanse og velg relevant korrespondansetype, se f.eks. skjermbildet nedenfor i FB70 opprettelse av kundefaktura:-
På samme måte kan du opprette korrespondansen fra dokumentvisning/endring fra transaksjonen, som i FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N, etc.
Generering av korrespondanse (metode B)
For eksisterende regnskap dokumenter du kan bruke transaksjonskode FB12.
Etter å ha tastet inn firmakoden, vil den spørre korrespondansetypen. Velg Korrespondansetype og den vil be deg om å angi dokumentnummer/kontonr. etc. basert på korrespondansetypeinnstillingen. Etter dette etterspørres korrespondansen.
Korrespondansegenerering (metode C)
Fra transaksjon F.27 kan du generere korrespondansen (Kontoutskrift) for leverandør(er)/kunde(r).
Her "Indikator i Master Record", skal verdien som er gitt samsvare med verdien gitt i kunde/leverandørstamdata > Firmakode > Korrespondanse.
Hvis du velger "Individuell forespørsel", og hvis samme leverandør/kunde har linjeelementer i flere firmakoder, vil det genereres en separat erklæring for hver firmakode.
Korrespondanseutskrift
Korrespondanseutskrift (metode A):-
Bruk transaksjonskode F.61 for å skrive ut den relevante korrespondansetypen som allerede er generert. Ved utførelse vil den ganske enkelt skrive ut korrespondansen (hvis e-post/faks, etc. er konfigurert, vil utdata bli generert i det formatet)
Korrespondanseutskrift (metode B):-
Fra transaksjon F.64, kan du se korrespondansebrevet (spool) generert og kan skrive det ut. (Forskjellen fra F.61 er at i F.64 kan du også gjøre andre operasjoner (som sletting, forhåndsvisning osv.) for korrespondanseforespørsel som allerede er generert.)
Den genererte spolen kan sees og skrives ut fra transaksjonen SP02 eller System > Egen spoleforespørsel.
Korrespondanse via e-post
Oppretthold e-postadressen i innstillingen i kunde/ leverandørmester > Generelle data > Adresse-fanen > Kommunikasjon og velg kommunikasjonsmetoden som e-post.
Oppretthold også e-post-ID-en i kunde-/leverandørmaster > Firmakodedata > Korrespondanse-fanen.
Da vil korrespondansen for denne kunden/leverandøren bli generert i e-postformat i stedet for utskrift (som tar hensyn til brukerutgangsinnstillingen for å bestemme kommunikasjonsmetoden i brukerutgangen gitt i neste lysbilde.)
(Merk: På samme måte kan du gjøre innstilling for faksutgang ved å velge standardkommunikasjon som FAX og opprettholde faksnr.)
