Korrespondanse i SAP – Konfigurasjon og typer

Det er forskjellige standard korrespondansetyper tilgjengelig som fakturautskrift, kontoutskrift osv. Tilpassede korrespondansetyper kan også opprettes.

Korrespondanser kan opprettes på tidspunktet for en bestemt forretningstransaksjonsbehandling eller på et senere tidspunkt for allerede opprettede transaksjonsposteringer.

Korrespondanse kan sendes til kunde/leverandør i ulike formater som e-post og faks. Korrespondanse er i utgangspunktet brev etc. som sendes fra SAP til leverandør/kunde etc.

Korrespondanse kan opprettes individuelt eller samlet, ad-hoc eller via automatisert batchjobb.

Typer korrespondanse

Følgende er en eksempelliste over forskjellige standard korrespondansetyper, som kan kopieres for å lage et spesifikt tilpasset skjema, program osv.

Korrespondansetype	Korrespondanse Description	Utskriftsprogram	Nødvendige data	Eksempel standard SAP Skriptskjema
SAP01	Betalingsoppslag	RFKORD00	Dokumentnummer	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Kontoutskrifter	RFKORD10	Kontonummer og dato	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill erklæringer om vekslingsgebyrer	RFKORD20	Dokumentnummer	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Interne dokumenter	RFKORD30	Dokumentnummer	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Individuelle bokstaver	RFKORD40	Kontonummer	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Dokumenteksemplartracts	RFKORD50	Dokumentnummer	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Kundeuttalelser	RFKORD11	Kundenummer og dato	F140_CUS_STAT_01

Slik gjør du korrespondansekonfigurasjon

Konfigurasjon av korrespondanse i SAP kan utføres i følgende trinn nedenfor

Trinn 1) Definer korrespondansetype

Bane: – SPRO > Finansiell regnskap (ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Definer korrespondansetyper

transaksjon Code:-OB77

Her ulike SAP standard korrespondansetyper er tilgjengelige. Du kan også lage tilpassede korrespondansetyper. Du kan spesifisere at hvilke data som kreves for å generere en korrespondanse, for eksempel for kontoutskrift kan du spesifisere at kunde/leverandørmaster er nødvendig for kontoutskriften. Du kan også spesifisere datoparametrene og teksten som skal vises for datovalg.

Trinn 2) Tilordne program til korrespondansetype

Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Tilordne programmer for korrespondansetyper

transaksjon Code: -OB78

Her må du koble korrespondansegeneratorprogrammet til korrespondansetypen. Du kan også angi ulike programmer for ulike firmakoder. (Du kan også angi standardvarianten her for programmet som skal kjøres. Du kan opprette en slik variant fra transaksjon SE38/ SA38 for programmet.)

Du kan også lage ditt eget tilpassede program som en kopi av standardprogrammet og kan gjøre passende endringer for å møte ethvert kundespesifikke behov.

Trinn 3) Bestem oppkallingsfunksjoner for korrespondansetype

Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (Ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeelementer > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Bestem innkallingsfunksjoner

transaksjon Code:-OB79

Her må du spesifisere at på hvilket tidspunkt du kan generere den aktuelle korrespondansetypen. Du kan også angi en annen innstilling for forskjellige firmakoder. De ulike tilgjengelige alternativene er: -

• På tidspunktet for dokumentinnføring (f.eks. FB50, FB60, etc.)
• På tidspunktet for postering av betalinger (f.eks. F-28, F-26, osv.)
• På tidspunktet for dokumentvisning eller endring (f.eks. FB02, FB03, etc.)
• På tidspunktet for kontovisning (f.eks. FBL1N, FBL5N, etc.)

Trinn 4) Tilordne korrespondanseskjema til korrespondanseutskriftsprogram

Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Definer skjemanavn for korrespondanse Skriv ut

transaksjon Code: -OB96

Her må du spesifisere hvilken skjemadefinisjon som skal brukes av korrespondanseutskriftsprogrammet. Du kan også angi en annen innstilling for forskjellige firmakoder. (De SAP Skriptform er definert ved hjelp av transaksjonen SE71, hvor de ulike dataene er ordnet i utdataformatet for å bli behandlet. Dette SAP Skriptform definerer oppsettet i utdataene.)

Du kan også bruke tosifrede skjema-ID-er, hvor du kan ringe ulike skjemaer for ulike skjema-ID-er i samme firmakode.

Denne skjema-ID-en kan gis i valgskjermen til utskriftsprogrammet som genererer korrespondanse. Du kan bare velge én skjema-ID om gangen for en korrespondansetype. Du kan opprette flere korrespondansetyper, og utløse forskjellige skjema-ID-er.

Trinn 5) Definer avsenderdetaljer for korrespondanse

Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Definer avsenderdetaljer for korrespondanseskjema

transaksjon Code:-OBB1

Her kan du koble til detaljene for topptekst, bunntekst, signatur og avsender. Denne teksten er definert ved hjelp av transaksjonen SO10 med tekst-ID som lenket ovenfor (f.eks. ADRS). Du kan også spesifisere en annen innstilling for forskjellige firmakoder. (Det kan også defineres tosifret avsendervariant, som du kan gi til valgparameterne til utskriftsprogrammet. Dette vil muliggjøre forskjellige avsenderdetaljer innenfor samme firmakode.)

Trinn 6) Definer sorteringsvarianter for korrespondanse

Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Definer sorteringsvarianter for korrespondanse

transaksjon Code: -O7S4

Du kan her spesifisere i hvilken rekkefølge korrespondansebrevene skal genereres. Hvis du f.eks. genererer kontoutskrift for flere leverandører, vil leverandører bli sortert i denne rekkefølgen og deretter vil brevet bli generert. Denne sorteringsvarianten kan angis i valgskjermen til utskriftsprogrammet som genererer korrespondanse.

Trinn 7) Definer sorteringsvarianter for linjeelementer i korrespondanse

Bane:-SPRO > Finansiell regnskap (Ny) > Kundefordringer og leverandørgjeld > Kundekontoer > Linjeposter > Korrespondanse > Lag og kontroller innstillinger for korrespondanse > Definer sorteringsvarianter for linjeelementer

transaksjon Code: -O7S6

Du kan her spesifisere at i hvilken rekkefølge de ulike linjeelementene skal vises i en korrespondansebokstav. For eksempel hvis en leverandørkontoutskrift har flere fakturaer, vil fakturaene bli sortert i denne rekkefølgen, og deretter vil brevet bli generert.

Denne sorteringsvarianten kan angis i valgskjermen til utskriftsprogrammet som genererer korrespondanse.

Korrespondansegenerering

Som vist tidligere mens du konfigurerer oppkallingspunktet, kan korrespondansen genereres på følgende tidspunkter:-

1. På tidspunktet for dokumentinnføring (f.eks. FB50, FB60, etc.)
2. På tidspunktet for postering av betalinger (f.eks. F-28, F-26, osv.)
3. På tidspunktet for dokumentvisning eller endring (f.eks. FB02, FB03, etc.)
4. På tidspunktet for kontovisning (f.eks. FBL1N, FBL5N, etc.)

Korrespondanse kan genereres for et bestemt dokument eller for leverandør(er)/kunde(r) konto. Påfølgende lysbilder vil forklare generering av korrespondanse via forskjellige måter og utskrift.

Generering av korrespondanse (metode A):-

Korrespondansen kan genereres mens du oppretter, endrer eller viser dokumentet.

For dette, gå til Miljø > Korrespondanse og velg relevant korrespondansetype, se f.eks. skjermbildet nedenfor i FB70 opprettelse av kundefaktura:-

På samme måte kan du opprette korrespondansen fra dokumentvisning/endring fra transaksjonen, som i FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N, etc.

Generering av korrespondanse (metode B)

For eksisterende regnskap dokumenter du kan bruke transaksjonskode FB12.

Etter å ha tastet inn firmakoden, vil den spørre korrespondansetypen. Velg Korrespondansetype og den vil be deg om å angi dokumentnummer/kontonr. etc. basert på korrespondansetypeinnstillingen. Etter dette etterspørres korrespondansen.

Korrespondansegenerering (metode C)

Fra transaksjon F.27 kan du generere korrespondansen (Kontoutskrift) for leverandør(er)/kunde(r).

Her, «Indikator i hoveddata», skal verdien som er oppgitt samsvare med verdien som er oppgitt i kunde-/leverandørstamdata > Firma Code > Korrespondanse.

Hvis du velger "Individuell forespørsel", og hvis samme leverandør/kunde har linjeelementer i flere firmakoder, vil det genereres en separat erklæring for hver firmakode.

Korrespondanseutskrift

Korrespondanseutskrift (metode A):-

Bruk transaksjonskode F.61 for å skrive ut den relevante korrespondansetypen som allerede er generert. Ved utførelse vil den ganske enkelt skrive ut korrespondansen (hvis e-post/faks, etc. er konfigurert, vil utdata bli generert i det formatet)

Korrespondanseutskrift (metode B):-

Fra transaksjon F.64, kan du se korrespondansebrevet (spool) generert og kan skrive det ut. (Forskjellen fra F.61 er at i F.64 kan du også gjøre andre operasjoner (som sletting, forhåndsvisning osv.) for korrespondanseforespørsel som allerede er generert.)

Den genererte spolen kan sees og skrives ut fra transaksjonen SP02 eller System > Egen spoleforespørsel.

Korrespondanse via e-post

Oppretthold e-postadressen i innstillingen i kunde/ leverandørmester > Generelle data > Adresse-fanen > Kommunikasjon og velg kommunikasjonsmetoden som e-post.

Oppretthold også e-postadressen i kunde-/leverandørmaster > Firma Code Data > Korrespondanse-fanen.

Da vil korrespondansen for denne kunden/leverandøren bli generert i e-postformat i stedet for utskrift (som tar hensyn til brukerutgangsinnstillingen for å bestemme kommunikasjonsmetoden i brukerutgangen gitt i neste lysbilde.)

(Merk: På samme måte kan du gjøre innstilling for faksutgang ved å velge standardkommunikasjon som FAX og opprettholde faksnr.)

Spørsmål og svar