Componenten en rol van MIS (Management Informatie Systeem)

Facebook is een van de meest winstgevende bedrijven ter wereld en het hele bestaan ​​ervan is afhankelijk van het gebruik van informatietechnologie en informatiesystemen.

Andere succesvolle bedrijven zoals Google, Amazon, eBay en financiële instellingen: het grootste deel van hun succes is te danken aan technologie.

In deze tutorial wordt gekeken naar de rollen van MIS in de organisatie en hoe een organisatie kan profiteren van MIS om concurrentievoordeel te behalen.

Definitie van gegevens en informatie en kenmerken van goede informatie

Gegevens zijn ruwe basisfeiten, zoals de prijs van een product, het aantal gekochte producten, etc. die nog niet verwerkt zijn.

Een prijs van € 6 en een hoeveelheid van € 10 hebben bijvoorbeeld geen enkele betekenis voor een klant in een verkooppunt. Informatie moet verwerkte gegevens zijn die betekenis overbrengen aan de ontvanger.

Als u bijvoorbeeld $ 6 met 10 vermenigvuldigt, krijgt u $ 60. Dit is het totale bedrag dat de klant moet betalen.

Goede informatie moet op het juiste moment beschikbaar zijn en beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.

Goede informatie heeft de volgende kenmerken:

• accuraat – informatie moet vrij zijn van fouten en vergissingen. Dit wordt bereikt door strikte standaarden te volgen voor het verwerken van gegevens tot informatie. Bijvoorbeeld, $6 + 10 optellen zou ons onnauwkeurige informatie geven. Nauwkeurige informatie voor ons voorbeeld is het vermenigvuldigen van $6 met 10.
• Volledige – alle informatie die nodig is om een ​​goede beslissing te nemen moet beschikbaar zijn. Er mag niets ontbreken. Als BELASTING een toepassing is op de berekening van het totale bedrag dat de klant moet betalen, moet deze ook worden opgenomen. Als u dit achterwege laat, kan de klant worden misleid door te denken dat hij slechts € 60,- hoeft te betalen, terwijl hij in werkelijkheid ook belasting moet betalen.
• Rendabele – de kosten voor het verkrijgen van informatie mogen het voordeel van de informatie in geldelijke termen niet overschrijden.
• Gebruikersgericht – de informatie moet op een manier worden gepresenteerd dat het voldoet aan de informatiebehoeften van de doelgebruiker. Bijvoorbeeld, operationele managers hebben zeer gedetailleerde informatie nodig, en dit moet in overweging worden genomen bij het presenteren van informatie aan operationele managers. Dezelfde informatie zou niet geschikt zijn voor senior managers, omdat zij het opnieuw zouden moeten verwerken. Voor hen zou het data zijn en geen informatie.
• Relevant – de informatie moet relevant zijn voor de ontvanger. De informatie moet direct verband houden met het probleem waarmee de beoogde ontvanger wordt geconfronteerd. Als de ICT-afdeling een nieuwe server wil kopen, is informatie die spreekt over 35% korting op laptops in een dergelijk scenario niet relevant.
• gezaghebbend – de informatie moet afkomstig zijn van een betrouwbare bron. Stel dat u een bankrekening heeft en geld wilt overboeken naar een andere bankrekening die een andere valuta gebruikt dan de uwe. Het gebruik van de wisselkoers van een wisselkantoor zou niet als gezaghebbend worden beschouwd in vergelijking met het rechtstreeks van uw bank verkrijgen van de wisselkoers.
• Tijdig – informatie moet beschikbaar zijn wanneer dat nodig is. Stel dat uw bedrijf wil fuseren met een ander bedrijf. Informatie ter beoordeling van het andere bedrijf waarmee u wilt fuseren, moet vóór de fusie worden verstrekt en u moet voldoende tijd hebben om de informatie te verifiëren.

Concurrentievoordeel van informatie en MIS

Concurrentievoordeel is een positie die een bedrijf winstgevender maakt dan zijn concurrenten. Als u bijvoorbeeld producten tegen lagere kosten produceert dan uw concurrenten, wordt u winstgevender.

Informatiesystemen hebben de capaciteit om een ​​organisatie in zo'n positie te helpen. Ze doen dat op de volgende manieren

Operationele uitmuntendheid – operationele excellentie streeft ernaar de bedrijfsvoering te verbeteren. Laten we een voorbeeld nemen van een winkel. Een winkel kan informatiesystemen gebruiken om automatisch een bestelling te plaatsen bij een leverancier zodra het voorraadniveau de bestellimiet bereikt. Dit zorgt ervoor dat de winkel nooit zonder voorraad komt te zitten en klanten er altijd op kunnen rekenen dat ze vinden wat ze nodig hebben.

Nieuwe bedrijfsmodellen, producten en diensten – laten we doorgaan met het voorbeeld van een winkel. De winkel kan een webgebaseerd bestelsysteem of smartphone-applicatie ontwikkelen waarmee klanten artikelen kunnen kopen vanuit het comfort van hun huis of waar ze ook zijn. Het bestelsysteem kan gekoppeld worden aan een bezorgbedrijf en biedt ondersteuning voor online betalingen. Dit is een nieuw bedrijfsmodel vergeleken met klanten die binnenkomen om aankopen te doen in plaats van dit te doen via webgebaseerde apps of smartphone-apps.

Verbeterde relaties met leveranciers en klanten – historische gegevens worden gebruikt om de behoeften van klanten en leveranciers te begrijpen. Deze gegevens worden vervolgens gebruikt om diensten en producten te creëren die in de behoeften voorzien. Dit leidt tot langdurige relaties met klanten en bedrijven, waardoor een organisatie in een meer winstgevende positie komt.

Verbeterde besluitvorming – informatie is cruciaal bij het nemen van beslissingen. Informatiesystemen die efficiënt zijn ontworpen en worden gebruikt, leveren informatie op die alle kenmerken van goede informatie heeft die in de bovenstaande sectie zijn beschreven. Dit stelt een organisatie in staat om beslissingen te nemen die de organisaties ten goede komen.

Onderdelen van MIS en hun relatie

Een managementinformatiesysteem bestaat uit vijf hoofdcomponenten, namelijk mensen, bedrijfsprocessen, gegevens, hardware en software. Al deze componenten moeten samenwerken om bedrijfsdoelstellingen te bereiken.

Mensen – dit zijn de gebruikers die het informatiesysteem gebruiken om de dagelijkse zakelijke transacties vast te leggen. De gebruikers zijn veelal gekwalificeerde professionals zoals accountants, personeelsmanagers etc. De ICT-afdeling beschikt doorgaans over ondersteunend personeel dat ervoor zorgt dat het systeem goed draait.

Zakelijke procedures – dit zijn overeengekomen best practices die de gebruikers en alle andere componenten begeleiden bij het efficiënt werken. Bedrijfsprocedures worden ontwikkeld door de mensen, dat wil zeggen gebruikers, consultants, enz.

Data – de geregistreerde dagelijkse zakelijke transacties. Voor een bank worden gegevens verzameld over activiteiten zoals stortingen, opnames, enz.

Hardware – hardware bestaat uit computers, printers, netwerkapparaten, enz. De hardware levert de rekenkracht voor het verwerken van gegevens. Het biedt ook netwerk- en afdrukmogelijkheden. De hardware versnelt de verwerking van gegevens tot informatie.

Software – dit zijn programma's die op de hardware draaien. De software is onderverdeeld in twee hoofdcategorieën, namelijk systeemsoftware en applicatiesoftware. Systeemsoftware verwijst naar de besturingssysteem dat wil zeggen Windows, MacOS en Ubuntu, enz. Applicatiesoftware verwijst naar gespecialiseerde software voor het uitvoeren van zakelijke taken zoals a Loonlijst programma, banksysteem, kassasysteem, enz.

Porters waardeketen

Denk aan een bedrijf als Apple Inc. Waarom zijn ze succesvol? Waarom houden klanten van de iPhone en kopen ze deze? Het is omdat de iPhone waarde toevoegt aan hun leven. Dit is de reden waarom Apple Inc. een succesvol bedrijf is. Waardeketen verwijst naar activiteiten die een bedrijf uitvoert om waarde voor zijn klanten te creëren.

Het concept van een waardeketen is ontwikkeld door Michael Porter. De waardeketen van Porter kent twee activiteiten namelijk;

• Primaire activiteiten – dit zijn activiteiten die gerelateerd zijn aan het creëren van producten/diensten, marketing en verkoop, en ondersteuning. Primaire activiteiten bestaan ​​uit inbound logistiek, operations, outbound logistiek, marketing en verkoop, en service.
• Ondersteunende activiteiten – dit zijn activiteiten die de primaire activiteiten ondersteunen. Ondersteunende activiteiten bestaan ​​uit inkoop (inkoop), human resource management, technologische ontwikkeling en infrastructuur.

Het volgende diagram geeft de waardeketen weer

De volgende illustratie toont de waardeketen voor Apple Inc.

Het algemene doel van de waardeketen is om een ​​bedrijf te helpen concurrentievoordeel te behalen. Concurrentievoordeel is de positie van een bedrijf op een markt die het winstgevender maakt dan zijn directe concurrenten.

Invloed van IT op organisatiedoelen

Organisatiedoelen verwijzen naar doelstellingen en de missie van de organisatie, vooral op de lange termijn. Ongeacht het soort bedrijf waarmee een organisatie zich bezighoudt, het algemene doel is het creëren van waarde voor de klanten of opdrachtgevers, zoals vermeld in het bovenstaande gedeelte.

Business Information Technology-alignment heeft betrekking op het gebruik van informatietechnologie om bedrijfsdoelen effectief te bereiken.

Twee van de meest gebruikelijke manieren waarop een organisatie waarde kan bieden, is door een kwaliteitsproduct aan te bieden tegen een lagere prijs dan de concurrent of tegen een hoge prijs, maar met meer functies die waarde toevoegen aan de klanten.

Informatietechnologie stelt bedrijven in staat grote hoeveelheden gegevens tegen lagere kosten en binnen de kortst mogelijke tijd te verwerken en analyseren. Hierdoor kunnen organisaties kwaliteitsproducten tegen een lagere prijs leveren.

Laten we een bankvoorbeeld nemen. Een bank kan geldautomaten gebruiken om klanten geld op te laten nemen en andere geautomatiseerde middelen om geld te storten. Klanten met vragen kunnen worden doorverwezen naar een website met veelgestelde vragen. Zowel particulieren als bedrijven kunnen de afschriften online inzien als zij een abonnement hebben op internetbankieren.

De bovengenoemde IT-bedrijfspraktijken leiden tot lagere kosten voor het zakendoen en het creëren van nieuwe producten en diensten. Door de lagere kosten van zakendoen kan een bank de bankkosten verlagen en daardoor een kwaliteitsproduct of -dienst tegen een goedkoper tarief aanbieden.

Samenvatting

Bedrijfsentiteiten zijn er om winst te maken. Organisaties zonder winstoogmerk zijn er om op kosteneffectieve wijze kwaliteitsdiensten of producten te leveren.

Ongeacht het type organisatie speelt MIS een grote rol bij het behalen van de doelstellingen.

MIS stelt organisaties in staat goede beslissingen te nemen door besluitvormers van informatie te voorzien.