Hoe u een draaitabel maakt in Excel: beginnershandleiding

Er zullen momenten zijn waarop u grote hoeveelheden gegevens moet analyseren en gemakkelijk leesbare en begrijpelijke rapporten moet opstellen. Met draaitabellen kunnen we dergelijke gegevens analyseren en rapporten produceren die voldoen aan onze zakelijke rapportagevereisten.

Wat is een draaitabel?

Een draaitabel is een samenvatting van een grote dataset die doorgaans de totaalcijfers, het gemiddelde, het minimum, het maximum, etc. bevat. Stel dat u verkoopgegevens voor verschillende regio's hebt. Met een draaitabel kunt u de gegevens per regio samenvatten en de gemiddelde verkoop per regio, de maximale en minimale verkoop per regio, etc. vinden. Met draaitabellen kunnen we alleen relevante gegevens analyseren, samenvatten en weergeven in onze rapporten.

Stapsgewijze zelfstudie over het maken van draaitabellen

De onderstaande afbeelding toont de voorbeeldverkoopgegevens verzameld uit de North Wind Access-database.

U kunt de voorbeeld-Excel-gegevens hier downloaden.

Download het bovenstaande Excel-gegevensbestand

Zoals u in de bovenstaande afbeelding kunt zien, bevat onze spreadsheet veel gegevens. Stel dat we een overzicht van klanten willen maken, al hun bestellingen per product willen groeperen en de hoeveelheden, eenheidsprijs en subtotalen voor alle transacties willen weergeven.

• Open het Excel-bestand dat u hebt gedownload
• Klik op het tabblad INVOEGEN op het lint

• U krijgt het volgende venster

• Klik op de knop Tabel/bereik selecteren, zoals weergegeven in de afbeelding hierboven
• U krijgt het volgende mini-venster

• Klik in celadres A1
• Druk op Ctrl + A op het toetsenbord om alle gegevenscellen te selecteren
• Het weergegeven minivenster ziet er nu als volgt uit

• Klik op de knop Sluiten om terug te keren naar het optievenster
• Klik op de OK-knop

• Selecteer de volgende velden
  • Bedrijfsnaam
  • Productnaam
  • Eenheid prijs
  • Aantal
  • Subtotaal
• Uw werkblad zou er nu als volgt uit moeten zien

• Let op: de bovenstaande gegevens zijn gegroepeerd op bedrijfsnaam van de klant, productnaam, eenheidsprijs, som van hoeveelheden en de som van de subtotalen.
• Let op de vervolgkeuzeknop naast Rijlabels. Met deze knop kunnen we onze gegevens sorteren/filteren. Laten we aannemen dat we alleen geïnteresseerd zijn in Alfreds Futterkiste
• Klik op de vervolgkeuzelijst Rijlabels, zoals hieronder weergegeven

• Verwijder het vinkje bij (Alles selecteren)
• kies Alfreds Futterkiste
• Klik op de OK-knop
• U krijgt de volgende gegevens

2-dimensionale draaitabellen

Een tweedimensionale draaitabel is een tabel met velden in zowel rijen als kolommen. Stel dat we de namen van werknemers in rijen willen weergeven en kolommen willen gebruiken om de namen van klanten weer te geven en de cellen willen invullen met de totale omzet.

• Activeer het verkoopgegevensblad
• Klik op het tabblad INVOEGEN
• Klik op de knop Draaigrafiek en tabel
• Selecteer alle gegevens. Excel zou nu het vorige bereik moeten onthouden, dus u hoeft alleen maar op de knop OK te klikken
• Er wordt een nieuw blad gemaakt met de draaitabelhulpmiddelen
• Selecteer de velden zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding

Uw draaitabel ziet er nu als volgt uit

Visualiseer draaitabelgegevens met behulp van grafieken

Met Excel 2013 hoeft u de diagrammen niet handmatig te maken. Excel maakt de grafieken voor u bij het maken van uw draaitabellen, het wijzigen van aggregatiefuncties, het toepassen van filters, enz.

Het onderstaande diagram is automatisch voor ons gemaakt op basis van de eenvoudige draaigrafiekoefening waarvoor gegevens zijn gefilterd AlfredAlleen Futterkiste.

Samenvatting

Draaitabellen en grafieken stellen ons in staat om grote datasets samen te vatten en te analyseren. We kunnen geaggregeerde functies gebruiken zoals SUM, MINIMUM, MAXIMUM, AVERAGE, etc. De grafieken worden automatisch voor ons gemaakt en bijgewerkt door Excel terwijl we met de data werken.