Soorten informatiesystemen: MIS, TPS, DSS, piramidediagram

Een typische organisatie is onderverdeeld in operationele, midden- en hogere managementlagen. De informatiebehoeften van gebruikers op elk niveau verschillen. Daarom zijn er diverse informatiesystemen die elk niveau binnen een organisatie ondersteunen.

In deze handleiding worden de verschillende soorten informatiesystemen, de organisatieniveaus waarop ze worden gebruikt en de kenmerken van het specifieke informatiesysteem besproken.

Piramidediagram van organisatieniveaus en informatievereisten

Kennis van de verschillende niveaus binnen een organisatie is essentieel om te begrijpen welke informatie gebruikers op hun respectieve niveaus nodig hebben.

Het onderstaande diagram illustreert de verschillende niveaus van een typische organisatie.

Operationeel managementniveau

Het operationele niveau betreft de uitvoering van de dagelijkse zakelijke transacties van de organisatie.

Voorbeelden van gebruikers op dit managementniveau zijn kassamedewerkers op een verkooppunt, bankbedienden, verpleegkundigen in een ziekenhuis, personeel van de klantenservice, enz.

Gebruikers op dit niveau nemen gestructureerde beslissingen. Dit betekent dat ze zich laten leiden door vastgestelde regels bij het nemen van beslissingen.

Als een winkel bijvoorbeeld artikelen op krediet verkoopt en een kredietbeleid hanteert met een vastgestelde leenlimiet, hoeft de verkoper alleen maar te beslissen of hij een klant krediet verleent of niet, op basis van de actuele kredietinformatie in het systeem.

Tactisch managementniveau

Dit organisatieniveau wordt gedomineerd door managers op middenniveau, afdelingshoofden, supervisors, enzovoort. De gebruikers op dit niveau houden doorgaans toezicht op de activiteiten van de gebruikers op het operationele managementniveau.

Tactische gebruikers nemen semi-gestructureerde beslissingen. De beslissingen zijn deels gebaseerd op vastgestelde richtlijnen en oordelen. Een tactisch manager kan bijvoorbeeld de kredietlimiet en betalingsgeschiedenis van een klant controleren en besluiten een uitzondering te maken om de kredietlimiet voor een bepaalde klant te verhogen. De beslissing is deels gestructureerd in die zin dat de tactisch manager bestaande informatie moet gebruiken om een ​​betalingsgeschiedenis te identificeren die de organisatie ten goede komt en een toegestaan ​​stijgingspercentage.

Strategisch managementniveau

Dit is het hoogste niveau binnen een organisatie. De gebruikers op dit niveau nemen ongestructureerde beslissingen. Senior level managers houden zich bezig met de langetermijnplanning van de organisatie. Ze gebruiken informatie van tactische managers en externe gegevens om hen te begeleiden bij het nemen van ongestructureerde beslissingen.

Transactieverwerkingssysteem (TPS)

Transactieverwerkingssystemen worden gebruikt om de dagelijkse zakelijke transacties van een organisatie vast te leggen. Ze worden gebruikt door gebruikers op operationeel managementniveau. Het belangrijkste doel van een transactieverwerkingssysteem is het beantwoorden van routinematige vragen zoals:

• Hoeveel printers zijn er vandaag verkocht?
• Hoeveel voorraad hebben we bij de hand?
• Wat is het openstaande bedrag voor John Doe?

Door de dagelijkse zakelijke transacties vast te leggen, geeft een TPS-systeem tijdig antwoord op bovenstaande vragen.

• De beslissingen die operationele managers nemen, zijn routinematig en zeer gestructureerd.
• De informatie die door het transactieverwerkingssysteem wordt geproduceerd, is zeer gedetailleerd.

Banken die leningen verstrekken, vereisen bijvoorbeeld dat het bedrijf waar iemand werkt een samenwerkingsovereenkomst (Memorandum of Understanding, MoU) met de bank heeft. Als iemand wiens werkgever een MoU met de bank heeft een lening aanvraagt, hoeft het operationele personeel alleen de ingediende documenten te controleren. Voldoen deze aan de eisen, dan worden de documenten voor de leningaanvraag verwerkt. Voldoen ze niet aan de eisen, dan wordt de klant geadviseerd contact op te nemen met de medewerkers van het managementteam om de mogelijkheden voor het tekenen van een MoU te bespreken.

Voorbeelden van transactieverwerkingssystemen zijn:

• Point of Sale Systems – registreert de dagelijkse verkoopcijfers.
• Salarissystemen – het verwerken van salarissen van werknemers, het beheren van leningen, enz.
• Voorraadbeheersystemen – keeping track van voorraadniveaus.
• Boekingssystemen voor luchtvaartmaatschappijen – Beheer van vluchtboekingen.

Management Informatie Systeem (MIS)

Management Informatie Systemen (MIS) worden gebruikt door tactische managers om de huidige prestatiestatus van de organisatie te monitoren. De output van een transactieverwerkingssysteem wordt gebruikt als input voor een managementinformatiesysteem.

Het MIS-systeem analyseert de invoer met behulp van standaardalgoritmen, dat wil zeggen dat de resultaten worden samengevoegd, vergeleken en samengevat om rapporten te genereren die tactische managers gebruiken om de prestaties te monitoren, te controleren en toekomstige prestaties te voorspellen.

Input van een kassasysteem kan bijvoorbeeld worden gebruikt om trends te analyseren van producten die goed presteren en producten die minder goed presteren. Deze informatie kan worden gebruikt om toekomstige voorraadbestellingen te plaatsen, bijvoorbeeld door de bestellingen van goed presterende producten te verhogen en de bestellingen van minder goed presterende producten te verlagen.

Voorbeelden van managementinformatiesystemen zijn:

• Verkoopbeheersystemen – ze ontvangen gegevens van het kassasysteem.
• Budgetteringssystemen – geeft een overzicht van hoeveel geld er binnen de organisatie wordt uitgegeven voor de korte en lange termijn.
• Systeem voor personeelsbeheer – algemeen welzijn van de werknemers, personeelsverloop, enz.

Tactische managers zijn verantwoordelijk voor semi-gestructureerde beslissingen. MIS-systemen leveren de informatie die nodig is om de gestructureerde beslissing te nemen. Op basis van de ervaring van de tactische managers maken zij vervolgens inschattingen, bijvoorbeeld door te voorspellen hoeveel goederen of voorraad er voor het tweede kwartaal besteld moet worden op basis van de verkoopcijfers van het eerste kwartaal.

Beslissingsondersteunend systeem (DSS)

Decision support-systemen worden door het senior management gebruikt om niet-routinematige beslissingen te nemen. Beslissingsondersteunende systemen maken gebruik van input van interne systemen (transactieverwerkingssystemen en managementinformatiesystemen) en externe systemen.

Het hoofddoel van beslissingsondersteunende systemen is het bieden van oplossingen voor problemen die uniek zijn en regelmatig veranderen. Beslissingsondersteunende systemen beantwoorden vragen zoals:

• Wat zou het effect op de prestaties van werknemers zijn als we de productiehoeveelheid in de fabriek zouden verdubbelen?
• Wat zou er met onze omzet gebeuren als er een nieuwe concurrent op de markt zou komen?

Beslissingsondersteunende systemen maken gebruik van geavanceerde wiskundige modellen en statistische technieken (waarschijnlijkheid, voorspellende modellen, enz.) om oplossingen te bieden, en ze zijn zeer interactief.

Voorbeelden van beslissingsondersteunende systemen zijn:

• Financiële planningssystemen Ze stellen managers in staat alternatieve manieren te evalueren om doelen te bereiken. Het doel is om de optimale manier te vinden om het doel te bereiken. De nettowinst van een bedrijf wordt bijvoorbeeld berekend met de formule Totale omzet minus (Kosten van verkochte goederen + Kosten). Een financieel planningssysteem stelt senior managers in staat om 'wat als'-vragen te stellen en de waarden voor de totale omzet, de kosten van verkochte goederen, enzovoort aan te passen om het effect van de beslissing op de nettowinst te zien en de meest optimale manier te vinden.
• Beheersystemen voor bankleningen – het wordt gebruikt om het krediet van de leningaanvrager te verifiëren en de waarschijnlijkheid te voorspellen dat de lening wordt teruggevorderd.

Kunstmatige intelligentietechnieken in het bedrijfsleven

Kunstmatige intelligentie systemen bootsen menselijke expertise na om patronen in grote datasets te identificeren. Bedrijven zoals Amazon, Facebook en Googleenzovoort, gebruiken technieken uit de kunstmatige intelligentie om gegevens te identificeren die voor u het meest relevant zijn.

Laten we Facebook als voorbeeld nemen. Facebook doet meestal zeer accurate voorspellingen over mensen die je misschien kent of met wie je op school hebt gezeten. Ze gebruiken de gegevens die jij verstrekt, de gegevens die je vrienden verstrekken, en op basis van deze informatie doen ze voorspellingen over mensen die je mogelijk kent.

Amazon Het maakt ook gebruik van technieken uit de kunstmatige intelligentie om producten voor te stellen die je zou moeten kopen op basis van wat je momenteel koopt.

Google maakt ook gebruik van kunstmatige intelligentie om u de meest relevante zoekresultaten te geven op basis van uw interacties met Google en uw locatie.

Deze technieken hebben in grote mate bijgedragen aan het succes van deze bedrijven, omdat ze waarde kunnen leveren aan hun klanten.

Online analytische verwerking (OLAP)

Online analytische verwerking (OLAP) wordt gebruikt om multidimensionale gegevens op te vragen en te analyseren en informatie te produceren die op verschillende manieren kan worden bekeken met behulp van meerdere dimensies.

Laten we zeggen dat een bedrijf laptops, desktops en Mobile apparaten. Ze hebben vier (4) vestigingen: A, B, C en D. OLAP kan worden gebruikt om de totale verkoop van elk product in alle regio's te bekijken en de werkelijke verkoop te vergelijken met de verwachte verkoop.

Elk stukje informatie, zoals product, aantal verkopen en verkoopwaarde, vertegenwoordigt een andere dimensie.

Het hoofddoel van OLAP-systemen is om binnen de kortst mogelijke tijd antwoorden te geven op ad-hocvragen, ongeacht de grootte van de gebruikte datasets.

Veelgestelde vragen