Soorten informatiesystemen: MIS, TPS, DSS, piramidediagram

Een typische organisatie is onderverdeeld in operationeel, midden- en hoger niveau. De informatiebehoefte voor gebruikers verschilt per niveau. Om dat doel te bereiken, zijn er een aantal informatiesystemen die elk niveau in een organisatie ondersteunen.

Deze tutorial onderzoekt de verschillende soorten informatiesystemen, het organisatieniveau dat ze gebruikt en de kenmerken van het specifieke informatiesysteem.

Piramidediagram van organisatieniveaus en informatievereisten

Het begrijpen van de verschillende niveaus van een organisatie is essentieel om de informatie te begrijpen die nodig is voor de gebruikers die op hun respectieve niveaus opereren.

De following diagram illustreert de verschillende niveaus van een typische organisatie.

Piramidediagram
Piramidediagram

Operationeel management niveau

Het operationele niveau houdt zich bezig met het uitvoeren van dagelijkse zakelijke transacties van de organisatie.

Voorbeelden van gebruikers op dit managementniveau zijn kassamedewerkers op een verkooppunt, bankbedienden, verpleegkundigen in een ziekenhuis, personeel van de klantenservice, enz.

Gebruikers op dit niveau nemen gestructureerde beslissingen. Dit betekent dat ze regels hebben gedefinieerd die hen begeleiden bij het nemen van beslissingen.

Als een winkel bijvoorbeeld artikelen op krediet verkoopt en een kredietbeleid heeft dat een bepaalde limiet op de borro heeftwing. Het enige dat de verkoper hoeft te beslissen of hij een klant wel of niet krediet wil geven, is gebaseerd op de huidige kredietinformatie uit het systeem.

Tactisch managementniveau

Dit organisatieniveau wordt gedomineerd door middenmanagers, afdelingshoofden, toezichthouders etc. De gebruikers op dit niveau houden doorgaans toezicht op de activiteiten van de gebruikers op operationeel managementniveau.

Tactische gebruikers nemen semi-gestructureerde beslissingen. De beslissingen zijn deels gebaseerd op vastgestelde richtlijnen en oordelen. Een tactisch manager kan bijvoorbeeld de kredietlimiet en betalingsgeschiedenis van een klant controleren en besluiten een uitzondering te maken om de kredietlimiet voor een bepaalde klant te verhogen. De beslissing is deels gestructureerd in die zin dat de tactisch manager bestaande informatie moet gebruiken om een ​​betalingsgeschiedenis te identificeren die de organisatie ten goede komt en een toegestaan ​​stijgingspercentage.

Strategisch managementniveau

Dit is het hoogste niveau binnen een organisatie. De gebruikers op dit niveau nemen ongestructureerde beslissingen. Senior level managers houden zich bezig met de langetermijnplanning van de organisatie. Ze gebruiken informatie van tactische managers en externe gegevens om hen te begeleiden bij het nemen van ongestructureerde beslissingen.

Transactieverwerkingssysteem (TPS)

Transactieverwerkingssystemen worden gebruikt om de dagelijkse zakelijke transacties van de organisatie vast te leggen. Ze worden gebruikt door gebruikers op operationeel managementniveau. Het hoofddoel van een transactieverwerkingssysteem is het beantwoorden van routinevragen zoals;

  • Hoe werden printers vandaag de dag verkocht?
  • Hoeveel voorraad hebben we bij de hand?
  • Wat is het openstaande bedrag voor John Doe?

Door de dagelijkse zakelijke transacties vast te leggen, geeft het TPS-systeem tijdig antwoord op bovenstaande vragen.

  • De beslissingen die operationele managers nemen zijn routinematig en zeer gestructureerd.
  • De informatie die door het transactieverwerkingssysteem wordt geproduceerd, is zeer gedetailleerd.

Banken die leningen verstrekken, vereisen bijvoorbeeld dat het bedrijf waarvoor iemand werkt, een Memorandum of Understanding (MoU) met de bank heeft. Als iemand wiens werkgever een MoU met de bank heeft, een lening aanvraagt, hoeft de operationele staf alleen maar de aangeleverde documenten te verifiëren. Als zij aan de eisen voldoen, worden de leningaanvraagdocumenten in behandeling genomen. Indien deze niet aan de eisen voldoen, wordt de opdrachtgever geadviseerd contact op te nemen met het tactisch management om de mogelijkheid te bekijken om een ​​MoU te ondertekenen.

Voorbeelden van transactieverwerkingssystemen zijn onder meer;

  • Point of Sale Systems – registreert de dagelijkse omzet
  • Salarissystemen – verwerken van salaris van medewerkers, beheer van leningen, etc.
  • Voorraadbeheersystemen – het bijhouden van de voorraadniveaus
  • Boekingssystemen voor luchtvaartmaatschappijen – beheer van vluchtboekingen

Management Informatie Systeem (MIS)

Management Informatie Systemen (MIS) worden gebruikt door tactische managers om de huidige prestatiestatus van de organisatie te monitoren. De output van een transactieverwerkingssysteem wordt gebruikt als input voor een managementinformatiesysteem.

Het MIS-systeem analyseert de invoer met routinematige algoritmen, dat wil zeggen dat de resultaten worden samengevoegd, vergeleken en samengevat in rapporten die tactische managers gebruiken om toekomstige prestaties te monitoren, controleren en voorspellen.

De input van een kassasysteem kan bijvoorbeeld worden gebruikt om trends te analyseren van producten die goed presteren en producten die niet goed presteren. Deze informatie kan worden gebruikt om toekomstige voorraadbestellingen te plaatsen, dat wil zeggen het verhogen van de bestellingen voor goed presterende producten en het verminderen van de bestellingen van producten die niet goed presteren.

Voorbeelden van managementinformatiesystemen zijn onder meer;

  • Verkoopbeheersystemen – ze krijgen input van het kassasysteem
  • Budgetteringssystemen – geeft een overzicht van hoeveel geld er binnen de organisatie wordt uitgegeven voor de korte en lange termijn.
  • Systeem voor personeelsbeheer – algemeen welzijn van de werknemers, personeelsverloop, enz.

Tactische managers zijn verantwoordelijk voor de semi-gestructureerde beslissing. MIS-systemen leveren de informatie die nodig is om de gestructureerde beslissing te nemen en op basis van de ervaring van de tactische managers maken zij een oordeel, dat wil zeggen voorspellen hoeveel goederen of inventaris er voor het tweede kwartaal moet worden besteld, op basis van de omzet van het eerste kwartaal.

Beslissingsondersteunend systeem (DSS)

Decision support-systemen worden door het senior management gebruikt om niet-routinematige beslissingen te nemen. Beslissingsondersteunende systemen maken gebruik van input van interne systemen (transactieverwerkingssystemen en managementinformatiesystemen) en externe systemen.

Het hoofddoel van beslissingsondersteunende systemen is het bieden van oplossingen voor problemen die uniek zijn en vaak veranderen. Beslissingsondersteunende systemen beantwoorden vragen als;

  • Wat zou de impact zijn van de prestaties van medewerkers als we double de productiepartij in de fabriek?
  • Wat zou er met onze omzet gebeuren als er een nieuwe concurrent op de markt zou komen?

Beslissingsondersteunende systemen maken gebruik van geavanceerde wiskundige modellen en statistische technieken (waarschijnlijkheid, voorspellende modellen, enz.) om oplossingen te bieden, en ze zijn zeer interactief.

Voorbeelden van beslissingsondersteunende systemen zijn onder meer;

  • Financiële planningssystemen – het stelt managers in staat alternatieve manieren te evalueren om doelen te bereiken. Het doel is om de optimale manier te vinden om het doel te bereiken. De nettowinst voor een bedrijf wordt bijvoorbeeld berekend met behulp van de formule Totale omzet minus (kosten van goederen + uitgaven). Een systeem voor financiële planning zal senior managers in staat stellen om vragen te stellen en de waarden voor de totale omzet, de kosten van goederen, enz. aan te passen om het effect van de beslissing op de nettowinst te zien en de meest optimale manier te vinden.
  • Beheersystemen voor bankleningen – het wordt gebruikt om het krediet van de leningaanvrager te verifiëren en de waarschijnlijkheid te voorspellen dat de lening wordt teruggevorderd.

Kunstmatige intelligentietechnieken in het bedrijfsleven

kunstmatige intelligentie systemen bootsen menselijke expertise na om patronen in grote datasets te identificeren. Bedrijven zoals Amazon, Facebook en Google enz. gebruiken technieken van kunstmatige intelligentie om gegevens te identificeren die voor u het meest relevant zijn.

Laten we Facebook als voorbeeld nemen. Facebook doet doorgaans zeer nauwkeurige voorspellingen van mensen die je misschien kent of waarmee je naar school bent geweest. Ze gebruiken de gegevens die u aan hen verstrekt, de gegevens die uw vrienden verstrekken en doen op basis van deze informatie voorspellingen over mensen die u mogelijk kent.

Amazon maakt ook gebruik van kunstmatige intelligentietechnieken om producten voor te stellen die u moet kopen, ook op basis van wat u momenteel krijgt.

Google gebruikt ook kunstmatige intelligentie om u de meest relevante zoekresultaten te bieden op basis van uw interacties met Google en uw locatie.

Deze technieken hebben er in grote mate toe bijgedragen dat deze bedrijven zeer succesvol zijn geworden, omdat ze waarde kunnen bieden aan hun klanten.

Online analytische verwerking (OLAP)

Online analytische verwerking (OLAP) wordt gebruikt om multidimensionale gegevens op te vragen en te analyseren en informatie te produceren die op verschillende manieren kan worden bekeken met behulp van meerdere dimensies.

Laten we zeggen dat een bedrijf laptops, desktops en Mobile apparaat. Ze hebben vier (4) vestigingen A, B, C en D. OLAP kan worden gebruikt om de totale verkoop van elk product in alle regio's te bekijken en de werkelijke verkoop te vergelijken met de verwachte verkoop.

Elk stukje informatie, zoals product, aantal verkopen, verkoopwaarde, vertegenwoordigt een andere dimensie

Het hoofddoel van OLAP-systemen is om binnen de kortst mogelijke tijd antwoorden te geven op ad-hocvragen, ongeacht de grootte van de gebruikte datasets.