Wat is MIS? Inleiding en definitie

Wat is MIS?

MIS is het gebruik van informatietechnologie, mensen en bedrijfsprocessen om gegevens vast te leggen, op te slaan en te verwerken om informatie te produceren die besluitvormers kunnen gebruiken om dagelijkse beslissingen te nemen. De volledige vorm van MIS is Management Information Systems. Het doel van MIS is om gegevens uit verschillende bronnen te extraheren en inzichten te verkrijgen die de bedrijfsgroei stimuleren.

De behoefte aan MIS

De following zijn enkele van de rechtvaardigingen voor het hebben van een MIS-systeem.

  • Beslissers hebben informatie nodig om effectieve beslissingen te kunnen nemen. Management Informatie Systemen (MIS) maken dit mogelijk.
  • MIS-systemen faciliteren de communicatie binnen en buiten de organisatie – medewerkers binnen de organisatie hebben eenvoudig toegang tot de benodigde informatie voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Faciliteert zoals Short Message Service (SMS) en Email maken het mogelijk om te communiceren met klanten en leveranciers vanuit het MIS-systeem dat een organisatie gebruikt.
  • Record houden – managementinformatiesystemen registreren alle zakelijke transacties van een organisatie en bieden een referentiepunt voor de transacties.

Onderdelen van MIS

De belangrijkste componenten van een typische lange MIS-vorm (managementinformatiesysteem) zijn:

  • Mensen – mensen die het informatiesysteem gebruiken
  • Data – de gegevens die het informatiesysteem registreert
  • Zakelijke procedures – procedures voor het vastleggen, opslaan en analyseren van gegevens
  • Hardware – dit zijn onder meer servers, werkstations, netwerkapparatuur, printers, enz.
  • Software – dit zijn programma's die worden gebruikt om de gegevens te verwerken. Deze omvatten programma's zoals spreadsheetprogramma's, databasesoftware, enz.

Soorten informatiesystemen

Het type informatiesysteem dat een gebruiker gebruikt, is afhankelijk van zijn of haar niveau in een organisatie. De volgendewing Het diagram toont de drie belangrijkste gebruikersniveaus in een organisatie en het type informatiesysteem dat zij gebruiken.

Soorten informatiesystemen

Transactieverwerkingssystemen (TPS)

Dit type informatiesysteem wordt gebruikt om de dagelijkse transacties van een bedrijf vast te leggen. Een voorbeeld van een transactieverwerkingssysteem is een Point of Sale (POS)-systeem. Voor het registreren van de dagelijkse verkopen wordt gebruik gemaakt van een kassasysteem.

Management Informatie Systemen (MIS)

Managementinformatiesystemen, afgekort als MIS, worden gebruikt om tactiekmanagers te begeleiden bij het nemen van semi-gestructureerde beslissingen. De output van het transactieverwerkingssysteem wordt gebruikt als input voor het MIS-systeem.

Beslissingsondersteunende systemen (DSS)

Beslissingsondersteunende systemen worden door topmanagers gebruikt om semi-gestructureerde beslissingen te nemen. De output van het Management Informatie Systeem wordt gebruikt als input voor het beslissingsondersteunende systeem. DSS-systemen krijgen ook data-input uit externe bronnen zoals de huidige marktwerking, concurrentie, etc.

Handmatige informatiesystemen versus geautomatiseerde informatiesystemen (MIS)

Gegevens vormen de bloedbaan van elke zakelijke entiteit. Iedereen in een organisatie heeft informatie nodig om beslissingen te kunnen nemen. Een informatiesysteem is een georganiseerde manier om gegevens vast te leggen, op te slaan en informatie op te halen.

In dit gedeelte zullen we kijken naar handmatige informatiesystemen versus geautomatiseerde informatiesystemen.

Handmatig informatiesysteem

Een handmatig informatiesysteem maakt geen gebruik van geautomatiseerde apparaten. Het vastleggen, opslaan en ophalen van gegevens gebeurt handmatig door de mensen die verantwoordelijk zijn voor het informatiesysteem.

De following zijn de belangrijkste componenten van een handmatig informatiesysteem

  • Mensen -mensen zijn de ontvangers van informatiesystemen
  • Bedrijfsprocedures –dit zijn maatregelen die de regels definiëren voor het verwerken van gegevens, het opslaan ervan, het analyseren ervan en het produceren van informatie
  • Gegevens -dit zijn de geregistreerde dagelijkse transacties
  • Vulsysteem - dit is een georganiseerde manier om informatie op te slaan
  • Rapporten -de rapporten worden gegenereerd nadat de gegevens uit het archiefsysteem handmatig zijn geanalyseerd en samengesteld.

De following diagram illustreert hoe een typisch handmatig informatiesysteem werkt

Handmatige informatiesystemen versus geautomatiseerde informatiesystemen (MIS)

Voor- en nadelen van een handmatig informatiesysteem

voordelen:

De following zijn de voordelen van handmatige informatiesystemen

  • Kostenefficiënt - het is goedkoper in vergelijking met een geautomatiseerd systeem omdat er geen dure apparatuur hoeft te worden aangeschaft, zoals servers, werkstations, printers, enz.
  • Flexibel -evoluerende bedrijfsvereisten kunnen eenvoudig in de bedrijfsprocedures worden geïmplementeerd en onmiddellijk worden geïmplementeerd

nadelen:

De following zijn enkele van de nadelen van een handmatig informatiesysteem.

  • Tijdrovend -alle gegevensinvoer moet worden geverifieerd voordat deze wordt opgeslagen; dit is een tijdrovende taak als dit door mensen wordt gedaan. Ook het ophalen van gegevens uit het archiefsysteem kost veel tijd
  • Foutgevoelig - de nauwkeurigheid van de gegevens wanneer deze door mensen worden geverifieerd en gevalideerd, is gevoeliger voor fouten in vergelijking met verificatie en validatie door geautomatiseerde systemen.
  • Gebrek aan beveiliging - de beveiliging van handmatige systemen wordt geïmplementeerd door de toegang tot de dossierruimte te beperken. De ervaring leert dat onbevoegden gemakkelijk toegang kunnen krijgen tot de archiefruimte
  • Duplicatie van gegevens –de meeste afdelingen in een organisatie moeten toegang hebben tot dezelfde gegevens. In een handmatig systeem is het gebruikelijk om deze gegevens te dupliceren, zodat deze gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle geautoriseerde gebruikers. De uitdaging ontstaat wanneer dezelfde gegevens moeten worden bijgewerkt
  • Gegevensinconsistentie – vanwege de duplicatie van gegevens is het heel gebruikelijk om gegevens in één bestand bij te werken en de andere bestanden niet bij te werken. Dit leidt tot inconsistentie van gegevens
  • Gebrek aan back-ups – als het bestand verloren gaat of verkeerd wordt gebruikt, is de kans op herstel van de gegevens vrijwel nul.

Geautomatiseerd informatiesysteem

Er werden geautomatiseerde systemen ontwikkeld om de uitdagingen van handmatige informatiesystemen aan te pakken. Het belangrijkste verschil tussen een handmatig en een geautomatiseerd informatiesysteem is dat een geautomatiseerd systeem een ​​combinatie van software en hardware gebruikt om informatie vast te leggen, op te slaan, te analyseren en op te halen.

Voor- en nadelen van een geautomatiseerd informatiesysteem (MIS)

De following zijn enkele van de nadelen van een geautomatiseerd informatiesysteem.

voordelen:

De following zijn de voordelen van geautomatiseerde informatiesystemen

  • Snelle gegevensverwerking en ophalen van informatie – dit is een van de grootste voordelen van een geautomatiseerd informatiesysteem. Het verwerkt gegevens en haalt informatie sneller op. Dit leidt tot een betere klant/klantenservice
  • Verbeterde gegevensnauwkeurigheid – eenvoudig te implementeren gegevensvalidatie- en verificatiecontroles in een geautomatiseerd systeem vergeleken met een handmatig systeem.
  • Verbeterde beveiliging – Naast het beperken van de toegang tot de databaseserver, kan het geautomatiseerde informatiesysteem andere beveiligingscontroles implementeren, zoals gebruikersauthenticatie, biometrische authenticatiesystemen, controle van toegangsrechten, enz.
  • Verminderde gegevensduplicatie – databasesystemen zijn zo ontworpen dat duplicatie van gegevens tot een minimum wordt beperkt. Dit betekent dat het bijwerken van gegevens op de ene afdeling deze automatisch beschikbaar maakt voor de andere afdelingen
  • Verbeterde back-upsystemen – met moderne technologie kunnen back-ups in de cloud worden opgeslagen, waardoor het gemakkelijk wordt om de gegevens te herstellen als er iets gebeurt met de hardware en software die wordt gebruikt om de gegevens op te slaan
  • Gemakkelijke toegang tot informatie – de meeste bedrijfsleiders moeten reizen en toch een beslissing kunnen nemen op basis van de informatie. Het internet en Mobile technologieën maken toegang tot gegevens overal mogelijk.

nadelen:

  • Het is duur om in te stellen en te configureren – de organisatie moet hardware en de benodigde software kopen om het informatiesysteem te laten draaien. Daarnaast zullen de bedrijfsprocedures moeten worden herzien en zal het personeel moeten worden getraind in het gebruik van het geautomatiseerde informatiesysteem.
  • Grote afhankelijkheid van technologie – als er iets met de hardware of software gebeurt waardoor deze niet meer functioneert, is de informatie pas toegankelijk als de benodigde hardware of software is vervangen.
  • Risico op fraude – als er geen goede controles en controles plaatsvinden, kan een indringer ongeautoriseerde transacties posten, zoals een factuur voor goederen die nooit zijn geleverd, enz.

Samengevat

  • MIS staat voor Management Informatie Systeem. Het is een verzameling mensen, procedures, gegevens en informatietechnologie die managers helpt weloverwogen beslissingen te nemen.
  • Geautomatiseerde informatiesystemen zijn efficiënter vergeleken met handmatige informatiesystemen. Handmatige informatiesystemen zijn goedkoper in vergelijking met geautomatiseerde informatiesystemen.
  • Transactieverwerkingssystemen (TPS) worden door operationeel personeel gebruikt om dagelijkse zakelijke transacties vast te leggen en worden gebruikt om gestructureerde beslissingen te nemen
  • Management Informatie Systemen (MIS) worden door managers op het middenniveau gebruikt om semi-gestructureerde beslissingen te nemen
  • Decision Support Systems worden gebruikt door topmanagers en helpen topmanagers bij het nemen van ongestructureerde beslissingen.