Inleiding tot inkoop en inkoopaanvraag in SAP

Inkoop is daar een onderdeel van SAP De MM-module en zijn proces kunnen grofweg worden weergegeven in het onderstaande diagram.

MRP (material resource planning) creëert procurement proposal en wordt later omgezet in Purchase Requisition. De volgende stap is het toewijzen van de bron aan Purchase Requisition en het vrijgeven van Purchase Requisition. De PR wordt omgezet in Purchase Order en bij ontvangst van de goederen kan een factuurontvangst worden gedaan om het inkoopproces te voltooien. Daarnaast wordt de betaling verwerkt (in de FI-module).

Inkoop hoeft niet te beginnen bij de MRP, maar kan worden geïnitieerd door op verbruik gebaseerde planning of door directe PR of PO.

MRP is een systeemfunctie om de materiaalbehoeften op zowel materiaal- als BoM-niveau te bepalen. Een bom (Bill van materialen) is een lijst met componenten en subcomponenten waaruit één materiaal bestaat.

Een van de basisdocumenten bij Inkoop in SAP is een aankoopaanvraag.

Aankoopaanvraag

Aanvragen tot inkoop kunnen automatisch door het systeem of handmatig worden aangemaakt. Ze kunnen worden omgezet in inkooporders, maar alleen bij vrijgave (goedkeuring van de aanvraag tot bestellen).

In deze les behandelen we verschillende onderwerpen die kunnen helpen bij het begrijpen en opstellen van de inkoopaanvraag.

Nummerbereiken in inkoopaanvragen zijn net als in andere documenten vereist om het documentnummer aan nieuw aangemaakte documenten toe te wijzen.

Laterworden deze nummerbereiken toegewezen aan verschillende documenttypen die we kunnen definiëren voor gebruik bij de verwerking van inkoopaanvragen.

We bespreken ook het trackingnummer van de vereisten. Dit is in feite een combinatie van cijfers en letters die op unieke wijze aan meerdere documenten kan worden toegewezen om bepaalde belangrijke vereisten bij te houden.

U ziet hoe de bronbepaling werkt en waarom dit nuttig is, en hoe deze bron kan worden toegewezen aan ons inkoopdocument.

Ten slotte leest u hoe u de aanvraag tot bestellen kunt verwerken, vanaf het aanmaken ervan tot aan de omzetting ervan in een bestelling.

Nummerbereiken voor inkoopaanvragen

Het toewijzen van nummerbereiken voor inkoopaanvragen werkt op basis van het documenttype. Er kunnen verschillende nummerreeksen worden aangemaakt en achteraf worden toegewezen aan een specifiek type inkoopaanvraag.

Dit gebeurt in maatwerk. Aan aanvraagdocumenttypen kunnen twee nummerbereiken worden toegewezen. Aan elk documenttype wordt één intern en één extern bereik toegewezen. Interne nummerreeksen worden automatisch door het systeem verhoogd, en externe nummerreeksen worden handmatig toegewezen.

Het onderstaande scherm toont een lijst met nummerbereiken voor inkoopaanvragen.

Van nummer is het eerste nummer in het bereik, Tot nummer is het laatst beschikbare nummer en het huidige nummer is het laatst toegewezen nummer aan een document.

Bovendien is er een selectievakje dat aangeeft of dit een extern nummerbereik is.

Een intern nummerbereik kan bijvoorbeeld worden gedefinieerd als een bereik van 20000000 tot 30000000. In dit geval worden documenten van het documenttype waaraan dit interval is toegewezen, genummerd vanaf 20000001 en worden ze voor elk nieuw aangemaakt document met 1 verhoogd. Het laatste beschikbare nummer voor dit interval is 30000000, en als uw documenten het hele nummerbereik beslaan, moet dit worden uitgebreid. Dit zal zelden gebeuren, omdat dit zou betekenen dat u 10 miljoen inkoopaanvraagdocumenten zou hebben.

Definitie van documenttype

De definitie van documenttype is een actie waarbij verschillende documenttypen voor een opdracht tot inkoop worden gedefinieerd. Het is handig om inkoopaanvragen te groeperen en het gebruik ervan gedetailleerder te specificeren. Zo kunnen wij bijvoorbeeld standaard PR’s, uitbesteding en voorraadoverdracht verzorgen. Elk documenttype voldoet aan een speciale behoefte en is geconfigureerd om op die manier te worden gebruikt.

In de definitie van het documenttype kunt u een aantal opties definiëren. Nummerintervallen (intern en extern), iteminterval, veldselectiesleutel, controle-indicator, algemene vrijgave-indicator (definieert of alle items in PR gelijktijdig of afzonderlijk worden vrijgegeven).

Standaard documenttype inkoopaanvraag in SAP wordt in alle installaties gedefinieerd als NB.

Vereiste trackingnummer

Dit nummer wordt gebruikt voor het volgen van specifieke vereisten. Deze kan worden ingevoerd tijdens het aanmaken van de inkoopaanvraag en worden gekopieerd naar het inkooporderdocument. Het wordt bijgehouden op artikelniveau en artikelen kunnen op dit nummer worden geselecteerd in verschillende rapporten, zoals MELB.

• Uitvoeren MELB transactie.
• Klik op de Kies knop.

Wanneer u klikt op voortzetten, keert u terug naar het initiële selectiescherm. U heeft ook een verscheidenheid aan selectieopties en moet de meest geschikte opties kiezen om de zoekopdracht te verfijnen.

• Voer het vereiste trackingnummer(s) in.
• Uitvoeren.

U krijgt een lijst met documenten te zien met het trackingnummer.

Bronbepaling

Bronbepaling helpt bij het vinden van de meest geschikte bron voor een vereiste. Het kan bijvoorbeeld voorstellen welke hoofdlijnenovereenkomst, welke interne inkoopbron (fabriek) of welke leverancier op een bepaald moment kan worden gebruikt voor het bestellen van specifieke materialen.

Bronbepaling neemt verschillende gegevens als parameters voor het daadwerkelijke bepalingsproces. Deze omvatten Hoofdovereenkomst, Aankoopinformatierecord, Installatie in ons bedrijf, Quotaregeling, Bronlijst.

Met dit alles wordt rekening gehouden bij het bepalen van de best mogelijke bron voor een vereiste.

De eerste controle gebeurt via Quotumregeling waarbij het systeem bepaalt of er een geschikte bron is met de relevante quotaregeling voor het materiaal, en als er een geschikte bron wordt gevonden, wordt deze geselecteerd en wordt het verdere zoeken naar de bron afgebroken.

Als dit niet het geval is, neemt het systeem bronnenlijst in aanmerking genomen en daar naar geldige bronnen gezocht. Een bronnenlijst bestaat uit vaste en geblokkeerde records. Vaste records zijn voor vaste leveranciers voor specifiek materiaal geldig voor een bepaalde periode. Geblokkeerde records kunnen niet als bron worden gebruikt zolang ze zich in deze status bevinden.

Ten slotte zoekt het systeem de schets overeenkomst en info opnemen naar geloofwaardige bronnen en wijst hen de vordering toe. U heeft in de vorige les gezien wat een inkoopinformatierecord is, en hoofdlijnenovereenkomst is een planningsovereenkomst of contract dat ook wordt gebruikt in het bronbepalingsproces als invoerinformatie.

Om de bronbepaling te gebruiken, moet u het selectievakje Bron bepalen aanvinken op het beginscherm van de inkoopaanvraag.

Brontoewijzing

Het systeem kan een achtergrond- of voorgrondbrontoewijzing uitvoeren.

Als de zoekopdracht in de voorgrondmodus wordt uitgevoerd en er meer dan één geldige bron wordt gevonden, verschijnt er een selectielijst waaruit de gebruiker de juiste bron moet selecteren. Als er slechts één geschikte bron wordt gevonden, wordt deze automatisch toegewezen.

Als de zoekopdracht op de achtergrond wordt uitgevoerd, moet er één enkele bron worden bepaald. Om dat te bereiken zal het systeem tijdens het zoeken verschillende functies uitvoeren.

Hoofdlijnenovereenkomsten hebben bijvoorbeeld voorrang op de recordbron voor aankoopinformatie en in geval van conflict wordt een hoofdlijnenovereenkomstbron geselecteerd.

Als er in hoofdlijnenovereenkomsten meer dan één geldige bron wordt aangetroffen, zal de unieke geldige bron die van de reguliere leverancier zijn, en als geen van beide records voor een reguliere leverancier geldt, zal de bron handmatig moeten worden bepaald.

Je kunt zien hoe het systeem twee bronnen aanbiedt, waaruit we handmatig de betere moeten kiezen.