Aankoop en aankoopaanvraag in SAP MM

Wat is inkopen in SAP MM?

Inkoop is daar een onderdeel van SAP De MM-module en zijn proces kunnen grofweg worden weergegeven in het onderstaande diagram.

MRP (material resource planning) creëert procurement proposal en wordt later omgezet in Purchase Requisition. De volgende stap is het toewijzen van de bron aan Purchase Requisition en het vrijgeven van Purchase Requisition. De PR wordt omgezet in Purchase Order en bij ontvangst van de goederen kan een factuurontvangst worden gedaan om het inkoopproces te voltooien. Daarnaast wordt de betaling verwerkt (in de FI-module).

Inkoop hoeft niet te beginnen bij de MRP, maar kan worden geïnitieerd door op verbruik gebaseerde planning of door directe PR of PO.

MRP is een systeemfunctie om de materiaalbehoeften op zowel materiaal- als BoM-niveau te bepalen. Een bom (Bill van materialen) is een lijst met componenten en subcomponenten waaruit één materiaal bestaat.

Een van de basisdocumenten bij Inkoop in SAP is een aankoopaanvraag.

Aankoopaanvraag

Aanvragen tot inkoop kunnen automatisch door het systeem of handmatig worden aangemaakt. Ze kunnen worden omgezet in inkooporders, maar alleen bij vrijgave (goedkeuring van de aanvraag tot bestellen).

In deze les behandelen we verschillende onderwerpen die kunnen helpen bij het begrijpen en opstellen van een inkoopaanvraag.

Nummerbereiken in inkoopaanvragen zijn net als in andere documenten vereist om het documentnummer aan nieuw aangemaakte documenten toe te wijzen.

Laterworden deze nummerbereiken toegewezen aan verschillende documenttypen die we kunnen definiëren voor gebruik bij de verwerking van inkoopaanvragen.

We zullen ook de vereisten behandelen. traceen koningsnummer, wat in principe een combinatie van een cijfer en een letter is die uniek kan worden toegewezen aan meerdere documenten om tracbepaalde belangrijke vereisten.

Je zult zien hoe de bronbepaling werkt en waarom deze nuttig is, en hoe deze bron aan ons inkoopdocument kan worden toegewezen.

Ten slotte leest u hoe u de aanvraag tot bestellen kunt verwerken, vanaf het aanmaken ervan tot aan de omzetting ervan in een bestelling.

Nummerbereiken voor inkoopaanvragen

Het toewijzen van nummerbereiken voor inkoopaanvragen werkt op basis van het documenttype. Er kunnen verschillende nummerreeksen worden aangemaakt en achteraf worden toegewezen aan een specifiek type inkoopaanvraag.

Dit gebeurt in maatwerk. Aan aanvraagdocumenttypen kunnen twee nummerbereiken worden toegewezen. Aan elk documenttype wordt één intern en één extern bereik toegewezen. Interne nummerreeksen worden automatisch door het systeem verhoogd, en externe nummerreeksen worden handmatig toegewezen.

Het onderstaande scherm toont een lijst met nummerbereiken voor inkoopaanvragen.

Het 'van'-nummer is het eerste nummer in het bereik, het 'tot'-nummer is het laatst beschikbare nummer en het 'huidige'-nummer is het laatst toegewezen nummer aan een document.

Bovendien is er een selectievakje dat aangeeft of dit een extern nummerbereik is.

Een intern nummerbereik kan bijvoorbeeld worden gedefinieerd als een bereik van 20000000 tot 30000000. In dit geval worden documenten van het documenttype waaraan dit interval is toegewezen, genummerd vanaf 20000001 en worden ze voor elk nieuw aangemaakt document met 1 verhoogd. Het laatste beschikbare nummer voor dit interval is 30000000, en als uw documenten het hele nummerbereik beslaan, moet dit worden uitgebreid. Dit zal zelden gebeuren, omdat dit zou betekenen dat u 10 miljoen inkoopaanvraagdocumenten zou hebben.

Getallenreeksen krijgen pas betekenis als ze aan een documenttype zijn gekoppeld, wat de volgende configuratiestap is.

Definitie van documenttype

Het definiëren van een documenttype is een actie waarbij verschillende documenttypen voor een inkoopaanvraag worden gedefinieerd. Het is handig in groepen.ping Inkoopaanvragen en het gebruik ervan gedetailleerder specificeren. We kunnen bijvoorbeeld standaard inkoopaanvragen hebben, onderaannemers...tracTransacties en voorraadtransfers. Elk documenttype is geschikt voor een specifieke behoefte en is geconfigureerd om op die manier te worden gebruikt.

In de definitie van het documenttype kunt u een aantal opties definiëren. Nummerintervallen (intern en extern), iteminterval, veldselectiesleutel, controle-indicator, algemene vrijgave-indicator (definieert of alle items in PR gelijktijdig of afzonderlijk worden vrijgegeven).

Standaard documenttype inkoopaanvraag in SAP wordt in alle installaties gedefinieerd als NB.

eis trackoningsnummer

Dit nummer wordt gebruikt voor trackoningsspecifieke vereisten. Deze kunnen worden ingevoerd tijdens het aanmaken van een inkoopaanvraag en worden gekopieerd naar het inkooporderdocument. Ze worden op artikelniveau bijgehouden en artikelen kunnen op basis van dit nummer worden geselecteerd in verschillende rapporten, zoals MELB.

• Uitvoeren MELB transactie.
• Klik op de Kies knop.

Wanneer u klikt op DoorgaanU keert dan terug naar het beginscherm voor de selectie. Ook hier heeft u verschillende selectiemogelijkheden. Kies de meest geschikte opties om de zoekopdracht te verfijnen.

• Voer de vereiste in trackoningsnummer(s).
• Uitvoeren.

U krijgt een lijst met documenten te zien die de volgende inhoud bevatten: trackoningsnummer.

Bronbepaling

Bronbepaling helpt bij het vinden van de meest geschikte bron voor een vereiste. Het kan bijvoorbeeld voorstellen welke hoofdlijnenovereenkomst, welke interne inkoopbron (fabriek) of welke leverancier op een bepaald moment kan worden gebruikt voor het bestellen van specifieke materialen.

Voor de bepaling van de leverancier worden diverse gegevens als parameters gebruikt. Deze omvatten onder andere de raamovereenkomst, het inkoopinformatiebestand, de vestigingen binnen ons bedrijf, de quotaregeling en de leverancierslijst.

Met dit alles wordt rekening gehouden bij het bepalen van de best mogelijke bron voor een vereiste.

De eerste controle gebeurt via Quotumregeling waarbij het systeem bepaalt of er een geschikte bron is met de relevante quotaregeling voor het materiaal, en als er een geschikte bron wordt gevonden, wordt deze geselecteerd en wordt het verdere zoeken naar de bron afgebroken.

Als dit niet het geval is, neemt het systeem bronnenlijst Houdt rekening met de gegevens en zoekt daar naar geldige bronnen. Een bronnenlijst bestaat uit vaste en geblokkeerde records. Vaste records zijn voor vaste leveranciers voor specifiek materiaal geldig voor een bepaalde periode. Geblokkeerde records kunnen niet als bron worden gebruikt zolang ze zich in deze status bevinden.

Ten slotte zoekt het systeem de schets overeenkomst en info opnemen voor geloofwaardige bronnen en wijst hen het verzoek toe. In de vorige les heb je gezien wat een aankoopgegevensen een raamovereenkomst is een planningsovereenkomst of contract, wat ook gebruikt wordt als inputinformatie in het proces van bronbepaling.

Om de bronbepaling te gebruiken, moet u het selectievakje 'Bron bepalen' aanvinken op het beginscherm van de inkoopaanvraag.

Brontoewijzing

Het systeem kan een achtergrond- of voorgrondbrontoewijzing uitvoeren.

Als de zoekopdracht in de voorgrondmodus wordt uitgevoerd en er meer dan één geldige bron wordt gevonden, verschijnt er een selectielijst waaruit de gebruiker de juiste bron moet selecteren. Als er slechts één geschikte bron wordt gevonden, wordt deze automatisch toegewezen.

Als de zoekopdracht op de achtergrond wordt uitgevoerd, moet er één enkele bron worden bepaald. Om dat te bereiken zal het systeem tijdens het zoeken verschillende functies uitvoeren.

Hoofdlijnenovereenkomsten hebben bijvoorbeeld voorrang op de recordbron voor aankoopinformatie en in geval van conflict wordt een hoofdlijnenovereenkomstbron geselecteerd.

Als er in hoofdlijnenovereenkomsten meer dan één geldige bron wordt aangetroffen, zal de unieke geldige bron die van de reguliere leverancier zijn, en als geen van beide records voor een reguliere leverancier geldt, zal de bron handmatig moeten worden bepaald.

Je kunt zien hoe het systeem twee bronnen aanbiedt, waaruit we handmatig de betere moeten kiezen.

Hoe maak je een inkoopaanvraag aan en verwerk je deze?

De configuratie is nu voltooid, dus de aanvraag zelf kan worden aangemaakt. Transactie ME51N is het standaard invoerpunt en volgt een vaste reeks van vijf acties.

1. Open ME51N en kies het documenttype. Het type dat bovenaan het scherm is geselecteerd, bepaalt het nummerbereik, de veldselectie en of de vrijgave per item of voor het hele document plaatsvindt. NB is de standaard aanvraag.
2. Voer de artikelgegevens in. Elke regel moet een artikelnummer, hoeveelheid, leveringsdatum en vestiging bevatten. Voor een artikel zonder stamrecord kunt u in plaats daarvan een kostenplaatscategorie met een korte tekst en een materiaalgroep gebruiken.
3. Vul de tabbladen met artikeldetails in. Het tabblad 'Leverancieringsbron' bevat de leverancier of raamovereenkomst die is opgesteld na de bepaling van de leveranciersbron. Het tabblad 'Waardering' bevat de prijs die is gebruikt voor de goedkeuringslimieten. De vereiste tracHet hierboven beschreven koningsnummer wordt ook in de artikeldetails ingevoerd.
4. Controleren en opslaan. Met de knop 'Controleren' worden de rekeningtoewijzing, de leveringsdatum en de bron gevalideerd voordat de wijzigingen worden opgeslagen. Na het opslaan, SAP Kent het documentnummer toe uit het eerder geconfigureerde bereik.
5. Geef het verzoek vrij. Individuele vrijgave gebruikt ME54N en collectieve vrijgave gebruikt ME55. Een aanvraag die onder een vrijgavestrategie valt, kan pas worden omgezet nadat alle vrijgavecodes zijn ingesteld.

Na vrijgave is de conversie eenvoudig. ME57 wijst een bron toe en maakt de order interactief aan, ME58 plaatst bestellingen die al een toegewezen bron hebben, en ME59N voert automatische ordercreatie uit als achtergrondtaak voor bestellingen waar een unieke bron bestaat. Het resultaat is in alle gevallen een document dat verdergaat via verwerking van inkooporders, goederenontvangst en factuurcontrole.

Inkoopaanvraag versus inkooporder

Beide documenten vermelden een materiaal, een hoeveelheid en een datum, waardoor beginners ze vaak door elkaar halen. Het verschil is juridisch en richtinggevend, niet cosmetisch.

Parameter	Aanvraag tot aankoop	Direct bestellen
Natuur en wandelen	Intern verzoek tot inkoop	Externe verplichting jegens een leverancier
Toehoorders	Verspreidt zich binnen het bedrijf.	Verzonden naar de leverancier
Verkoper	Optioneel, kan worden achterhaald door middel van bronbepaling.	Verplicht
Prijs	Geschatte taxatieprijs	Afgesproken prijs uit het informatiedossier of contracttract
Transactie aanmaken	ME51N	ME21N
Standaard type	NB	NB
Effect van vrijgave	Maakt omzetting in een bestelling mogelijk	Geeft toestemming voor verzending naar de leverancier

Simpel gezegd, een aanvraag vraagt ​​de inkoopafdeling om iets te kopen, terwijl een bestelling de leverancier opdraagt ​​het te leveren. Verdere stappen in de cyclus worden verderop in dit artikel behandeld. SAP MM-handleiding series.

Veelgestelde vragen