Eenmalige leverancier FK01 aanmaken in SAP

Niet elke leverancier verdient een masterrecord. SAPEen leverancier die één of twee keer per jaar een factuur ontvangt, kan via een gedeelde eenmalige rekening worden geboekt, en de gegevens die de betaling mogelijk maken, kunnen worden vastgelegd. tracDe gegevens worden in het document zelf vastgelegd.

Wat is een eenmalige leverancier in SAP?

Een eenmalige leverancier is een collectief stamrecord dat wordt gebruikt voor leveranciers die niet vaak transacties hebben en geen eigen record rechtvaardigen. Omdat hetzelfde record voor veel verschillende leveranciers geldt, worden er geen leverancierspecifieke gegevens in opgeslagen. De naam, het adres, het telefoonnummer en de bankgegevens worden ingevoerd wanneer het document wordt geboekt.

De transactie gedraagt ​​zich verder in alle opzichten als een gewone leveranciersrekening. Het behoort tot een bedrijfscode, het heeft een afstemmingsrekening en de openstaande posten worden weergegeven in de gebruikelijke overzichten. rekeningen betalen rapporten.

De afweging is gemak versus inzicht. Minder stamgegevens betekenen minder onderhoud, maar uitgavenanalyses per leverancier worden lastiger, omdat elke boeking onder hetzelfde rekeningnummer valt.

De eenmalige leveranciersaccountgroep en de bijbehorende indicator

Vanuit een gewone accountgroep kan geen eenmalige leverancier worden aangemaakt. Dit gedrag is het gevolg van een enkele aanpassingsinstelling, waardoor de accountgroep moet bestaan ​​voordat transactie FK01 wordt gestart.

In de leveranciersaccountgroep De definitie, die wordt bereikt met transactie OBD3, stelt een eenmalige rekeningindicator in voor de groep. Deze indicator heeft twee functies: hij onderdrukt de leveranciersspecifieke velden op de stamgegevensschermen en hij geeft de boekingsprocessen de opdracht om deze gegevens in plaats daarvan op het document op te vragen. De instelling wordt opgeslagen in elk leveranciersrecord in veld XCPDK van tabel LFA1.

SAP biedt kant-en-klare groepen voor dit doel, en de meeste systemen gebruiken er een in plaats van een nieuwe te definiëren.

• CPD: Eenmalige leveranciersgroep met interne nummering, waardoor het systeem het accountnummer uitgeeft.
• CPDL: Eenmalige leveranciersgroep met externe nummering, dus het nummer wordt handmatig ingevoerd.
• 0099: De eenmalige leveranciersgroep die in de onderstaande stappen wordt gebruikt, is weergegeven met het bijbehorende vinkje in de lijst met accountgroepen.

Voordat u begint, is het raadzaam om nog twee voorwaarden te controleren. Het toegewezen nummerbereik van de groep bepaalt of het leveranciersnummer überhaupt kan worden ingevoerd, en de afstemmingsrekening die later wordt ingevoerd, moet bestaan ​​in het rekeningschema van de gebruikte bedrijfscode.

Hoe maak je een eenmalige leverancier aan in SAP Gebruikmakend van FK01

Zodra de rekeninggroep is ingesteld, wordt de record aangemaakt in de transactie voor stamgegevens crediteurenadministratie.

Stap 1) Voer transactiecode FK01 in bij de SAP opdrachtveldZoals hieronder aangegeven.

Stap 2) Plaats op het scherm 'Leverancier aanmaken: beginscherm' de cursor in het veld 'Accountgroep' en druk op F4 om de zoekhulp te openen, zoals hieronder weergegeven.

Stap 3) In het dialoogvenster dat verschijnt, selecteert u de accountgroep waarvan de eigenschap 'Eenmalige account' is aangevinkt. In de onderstaande lijst markeert de kolom 'OTA' de eenmalige groepen, en groep 0099 'Eenmalige leveranciers' is de groep die is geselecteerd.

Stap 4) Ga terug naar het beginscherm en voer de volgende gegevens in, zoals hieronder aangegeven.

1. Voer de leveranciers-ID overeenkomstig het nummerbereik dat aan de accountgroep is toegewezen.
2. Voer de bedrijfscode in waaronder de stamgegevens moeten worden aangemaakt.

Stap 5) Voer op het volgende scherm, 'Leverancier aanmaken: Adres', de volgende gegevens in bij de algemene informatie, zoals hieronder aangegeven.

1. Voer een naam in waarmee het collectieve record kan worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld "Eenmalige leverancier nieuw".
2. Voer een zoekterm in zodat het account snel gevonden kan worden tijdens het plaatsen van berichten.
3. Voer de communicatietaal in.

De velden voor straat- en postadressen blijven hier opzettelijk leeg, omdat ze toebehoren aan de individuele leverancier en niet aan de collectieve rekening.

Stap 6) Voer op het scherm met bedrijfsgegevens, onder 'Leverancier aanmaken: Boekhoudkundige informatie', de volgende gegevens in, zoals hieronder aangegeven.

1. Voer de afstemming in GL-account nummer, dat de leveranciersboekingen koppelt aan het grootboek.
2. Ga naar de cashmanagementgroep die wordt gebruikt voor liquiditeitsprognoses.

Stap 7) Druk op 'Opslaan' in de standaardwerkbalk (zie hieronder) om het nieuwe eenmalige leveranciersstamrecord aan te maken.

Stap 8) Controleer de statusbalk voor het bevestigingsbericht. Het onderstaande voorbeeld laat zien dat leverancier 0000088888 is aangemaakt in bedrijfscode 1000.

Het account is nu klaar voor gebruik en de leveranciersgegevens worden automatisch ingevuld bij de eerste boeking.

Een factuur boeken voor een eenmalige leverancier

Er gebeurt niets bijzonders totdat de collectieve rekening wordt gebruikt. Door deze als verkoper in te voeren op een verkopersfactuur Bij FB60 of F-43 zorgt dit ervoor dat het systeem een ​​extra adresscherm opent voordat de regelitems kunnen worden voltooid.

Het scherm vraagt ​​om de details die opzettelijk uit het hoofdrecord zijn weggelaten.

• Naam en adres: Titel, naam, straat, postcode, plaats en land van de daadwerkelijke leverancier.
• Communicatie: Telefoonnummer en andere contactgegevens, indien relevant.
• Bankgegevens: Het land, de bankcode en het rekeningnummer, die het betalingsprogramma vervolgens gebruikt.
• Belastingnummers: De velden voor fiscale identificatie, indien vereist door de lokale rapportagedienst.

Deze gegevens worden per document opgeslagen in tabel BSEC, het segment met eenmalige rekeninggegevens, in plaats van in de stamgegevens van de leverancier. Dat maakt dezelfde rekening bruikbaar voor meerdere leveranciers en verklaart ook waarom een ​​rapport op leveranciersniveau niet zomaar LFA1 kan lezen. Het adres moet uit het document worden gehaald. uitgaande betaling Het systeem verzamelt de bankgegevens op dezelfde manier.

Dit heeft twee gevolgen. Dubbele betalingen zijn moeilijker te detecteren, omdat twee facturen van dezelfde leverancier twee verschillende adresgegevens bevatten. Hierdoor is elke controle die gebaseerd is op leveranciersstamgegevens – bijvoorbeeld een controle op wijzigingen in bankgegevens – niet van toepassing. Veel financiële afdelingen beperken eenmalige boekingen daarom tot transacties met een lage waarde en controleren deze afzonderlijk tijdens de verwerking. rapportage aan het einde van de periode fiets.

In SAP In S/4HANA blijft het eenmalige account bestaan, maar het wordt aangemaakt als een businesspartner. Een speciale businesspartnergroepping wordt gekoppeld aan de eenmalige leveranciersaccountgroep in de aanpassingsinstellingen voor klant-/leveranciersintegratie, de record wordt beheerd met transactie BP in de leveranciersrol en het adresscherm op documentniveau gedraagt ​​zich exact zoals in SAP ERP. Het equivalente object aan de klantzijde werkt op dezelfde manier in debiteuren.

Veelgestelde vragen