Een inkooporder ME21N aanmaken in SAP

Inkooporders worden gebruikt voor een aantal processen in de inkoop. Ze kunnen worden gebruikt voor interne inkoop (van de ene fabriek naar de andere), externe inkoop van goederen (directe consumptie of voorraad) en diensten. Het kan ook worden gebruikt voor onderaanneming, derde partijen en consignatieprocessen. De verwerking van inkooporders wordt weergegeven in het volgende diagram. Inkooporders kunnen worden gemaakt met verwijzing naar een inkoopaanvraag, RFQ, offerte, een andere inkooporder, contract, verkooporder.

Hoe u een inkooporder kunt aanmaken

Inkooporders worden gemaakt met behulp van standaardtransacties ME21N (of ME21 – het oude exemplaar van de transactie).

Stap 1)

1. Voer transactiecode in ME21N.
2. Voer leverancier in.
3. Voer het materiaalnummer in dat moet worden aangeschaft.
4. Voer de hoeveelheid en maateenheid in (optioneel – systeem gebruikt hoeveelheid uit aankoopinformatierecord).
5. Media ENTER om de ingevoerde gegevens te bevestigen.

Het inkooporderitem wordt nu gevuld met informatie uit het inkoopinformatierecord en de materiaalstam, in combinatie met de stamgegevens van de leverancier. Dit is te zien op de volgende paar schermen.

De leveringsdatum en nettoprijs worden ingevuld op basis van informatie uit de stamgegevens.

In onderstaande schermafbeelding, Blokken 1 en 2 werden ingevuld vanuit het aankoopinformatierecord, while 3 is ingevuld vanuit de leveranciersmaster.

Standaardteksten ingevuld via stamgegevens van aankoopinformatie.

1. Inforecord PO-tekst – tekst ingevuld vanuit de inforecordmaster.
2. Info record notitie – ingevuld vanuit inforecordmaster.
3. De tekst in dit veld is dezelfde als in onze inforecord.

Stap 2)

1. U ziet dat de inkooporder meerdere tabbladen bevat op headerniveau. Op het tabblad “Status” vindt u enige informatie over de status van de inkooporder.
2. In dit blok vindt u de algemene status (Actief), de orderbevestiging (Nog niet verzonden), de leveringsstatus en de factuurstatus.
3. Dit is informatie over hoeveelheden en waarde, bestelde hoeveelheid en waarde, geleverde hoeveelheid en waarde, nog te leveren hoeveelheid en waarde, gefactureerde hoeveelheid en waarde, en ten slotte informatie over de aanbetaling.

Andere tabbladen bevatten informatie over Organisatiegegevens, Importeren, Aanvullende gegevens, Partners, Communicatie, Adres, Teksten, Voorwaarden, Leverings-/factuurinformatie.

Stap 3) Het tabblad Levering/Factuur bevat gegevens over betalingsvoorwaarden en handelsvoorwaarden. U kunt hier betalingsvoorwaarden invoeren (zoals =D06 – betaling 30 dagen na levering), handelsvoorwaarden (in twee incoterms-velden – bijvoorbeeld EXW Wien).

Stap 4) Organisatiegegevens bevatten informatie over de inkooporganisatie, inkoopgroep en bedrijfscode. Indien nodig kunt u een andere inkoopgroep kiezen.

Andere tabbladen

• In Klachten tabblad vindt u op headerniveau gegevens over prijzen en voorwaarden.
• teksten Het tabblad wordt gebruikt om teksten op koptekstniveau bij te houden.
• Adres tabblad bevat de adresgegevens van de leverancier.
• In de Aanvullende gegevens Op het tabblad vindt u het Verzamelnummer en het BTW-registratienummer van de leverancier.

Op artikelniveau bevat de inkooporder aanvullende informatie over artikelen

• Op de leveringsschema tabblad kunnen wij het gewenste leveringsschema en de hoeveelheden die op een bepaalde datum geleverd moeten worden, invoeren.

• Materiële gegevens Het tabblad bevat informatie over het materiaalnummer van de leverancier, batch, leveranciersbatch, EAN-code enz. Sommige gegevens worden ingevuld vanuit het aankoopinformatierecord.
• Op de leveringstabblad, u kunt leveringstolerantiepercentages instellen (over- en onderlevering), leveringsstatus, instellingen voor leveringsresten en andere informatie.
• Factuur tabblad bevat informatie over factuurgerelateerde gegevens en een veld “Belasting” dat indien van toepassing moet worden ingevuld (in ons geval is de belastingcode V1 voor beide artikelen).
• Klachten tabblad wordt gebruikt om voorwaarden op artikelniveau op te geven.
• Afleveradres – ons bedrijfsadres, dit kan gewijzigd worden als wij het materiaal elders geleverd willen hebben.

• Bevestiging Het tabblad bevat gegevens die specifiek zijn voor de itembevestigingscontrole en de afwijzingsindicator.

Zodra alle gegevens nogmaals gecontroleerd zijn op fouten en correct zijn ingevoerd, kunnen we de inkooporder opslaan.