Hoe converteer je een inkoopaanvraag (PR) naar een inkooporder (PO)? SAP (Inkoopaanvraag)
Olivia Turner
⚡ Slimme samenvatting
Een inkoopaanvraag omzetten naar een inkooporder in SAP via transactie ME21N. Een vrijgegeven aanvraagnummer wordt als referentie ingevoerd, en SAP Kopieert artikelgegevens en past daarbij de prijs en de besteleenheid van het informatierecord toe.
Wat gebeurt er als een aanvraag een bestelling wordt?
Een conversie zet een intern verzoek om in een externe verplichting. De aanvraag vroeg de inkoopafdeling om iets te kopen; de inkooporder draagt een specifieke leverancier op om het te leveren tegen een overeengekomen prijs op een overeengekomen datum.
SAP Het aanvraagformulier wordt niet blindelings gekopieerd. Drie sets stamgegevens overschrijven wat de aanvrager heeft ingevoerd:
- Aankoopgegevens: Geeft de nettoprijs, de bestelhoeveelheid, de geplande levertijd en de tolerantiegrenzen voor de leverancier en het materiaalpaar weer.
- Verkoper meester: Levert betalingsvoorwaarden, Incoterms en de gegevens van de inkooporganisatie die in de orderkop worden gebruikt.
- Materiaal meester: Levert de inkoopgroep, instellingen voor over- en onderlevering en de verwerkingstijd van de goederenontvangst.
Dit is de reden waarom een hoeveelheid die in stuks is ingevoerd, op de order in pallets kan verschijnen, en waarom de nettoprijs kan afwijken van de waarderingsprijs die op de aanvraag staat vermeld. Beide zijn normaal gedrag, geen fouten. Het onderhouden van de aankoopgegevens Correctheid is daarom de belangrijkste factor die de conversienauwkeurigheid beïnvloedt.
Proces om PR naar PO te converteren SAP
Bij vrijgave kunnen inkoopaanvragen worden omgezet in inkooporders. Dit kan worden bereikt in transactiecode ME21NHet proces voor het omzetten van een inkoopaanvraag (PR) naar een inkooporder (PO) is eenvoudig en de stappen hiervoor zijn als volgt:
Stap 1)
- Uitvoeren transactie code ME21N.
- Kies het juiste inkoopordertype: in ons geval NB – standaard PO.
- Organisatorische niveaus: voer ze in volgens uw behoeften.
- Aankoopaanvraag: voer het inkoopaanvraagnummer in dat in de vorige les is vrijgegeven.
Druk op ENTER. Het kan zijn dat u een aantal keren op ENTER moet drukken om verschillende waarschuwingsberichten te doorlopen.
Zoals in bovenstaand scherm te zien is, wordt het aanvraagnummer ingevoerd in het documentoverzicht aan de linkerkant, van waaruit de bijbehorende artikelen in de bestelling worden opgenomen.
Stap 2)
- PO-hoeveelheid: je kunt zien dat de PO-hoeveelheid naar beneden is afgerond op 2 PAL. Dat komt omdat we 30 stuks hebben ingevoerd op PR, en we hebben onze besteleenheid in ons infobestand ingesteld op PAL, dus we moeten in pallets bestellen, en het systeem rondt het naar beneden af.
- Nettoprijs: het veld nettoprijs wordt ingevuld vanuit de record met aankoopinformatie.
Sla de inkooporder op en u bent klaar met het omzetten van een inkoopaanvraag in de bestelling.
⚠️ Waarschuwing: Controleer de omgerekende hoeveelheid voordat u opslaat. Afronding in de ordereenheid van het informatiebestand kan ertoe leiden dat de bestelde hoeveelheid onder de gevraagde hoeveelheid komt, zoals in het bovenstaande voorbeeld waar 30 stuks 2 pallets werden. Corrigeer de hoeveelheid in het orderartikel als het tekort significant is.
Massaconversie: ME57, ME58 en ME59N
Het omzetten van één aanvraag tegelijk in ME21N is geschikt voor ad-hoc aankopen. Een inkoper die een dagelijkse takenlijst afhandelt, gebruikt in plaats daarvan een van de drie gecombineerde transacties.
| transactie | Wat het doet | Bron nodig? | Best gebruikt voor |
|---|---|---|---|
| ME57 | Wijs een leveringsbron toe en converteer vervolgens interactief. | Nee, de bron wordt toegewezen in de transactie. | Aanvragen waarbij de leverancier nog niet is vastgesteld. |
| ME58 | Maak orders aan op basis van aanvragen die al een broncode bevatten. | Ja | Dagelijkse takenlijst voor inkopers met bekende leveranciers |
| ME59N | Automatische conversie, kan interactief of als achtergrondtaak worden uitgevoerd. | Ja, en het moet uniek zijn. | Grote volumes herhaalde inkoop zonder handmatige controle |
ME59N converteert alleen wanneer er precies één geldige bron bestaat en de aanvraag is gemarkeerd als relevant voor automatische orderaanmaak. Alles wat onduidelijk is, wordt overgeslagen en gerapporteerd, zodat er nooit een leverancier wordt geraden. Het rechtstreeks aanmaken van een order op basis van een brondocument wordt behandeld in [verwijzing naar documentatie]. Een inkooporder aanmaken met referentie.
Waarom een aanvraag niet wordt omgezet
Conversiefouten komen bijna altijd voor. tracGa terug naar een klein aantal oorzaken. Werk deze af voordat je een systeemfout veronderstelt.
- Het verzoek is niet vrijgegeven. Er is een vrijgavestrategie van toepassing en er is nog minstens één vrijgavecode open. Geef deze vrij in ME54N of gezamenlijk in ME55 en probeer het vervolgens opnieuw.
- Geen leveringsbron. Bronbepaling heeft geen quotaregeling gevonden, vermelding op de bronnenlijst, contract, of informatierecord geldig voor de leveringsdatum en fabriek. Maak een bronnenlijst invoer of een informatierecord.
- Het artikel is reeds besteld. Een bestelitem heeft een bestelde hoeveelheid. Zodra deze gelijk is aan de bestelde hoeveelheid, verdwijnt het item uit de werklijst.
- Verwijderingsvlag ingesteld. Een item dat in ME52N is gemarkeerd voor verwijdering, wordt uitgesloten van de conversie, ook al bestaat het document nog steeds.
- Indicatorenset gesloten. Het item werd handmatig gesloten, wat aangeeft dat SAP Er worden geen verdere bevelen tegen het betreffende bevel verwacht.
- Ontbrekende gegevens van de inkooporganisatie. De leverancier bestaat wel, maar er zijn geen gegevens voor de inkooporganisatie ingevoerd, waardoor de orderkop niet kan worden opgebouwd.
Na een succesvolle conversie wordt de bestelling verder verwerkt via goederenontvangst en factuurcontrole. Later correcties worden aangebracht in inkooporder wijzigenen het bredere proces wordt in kaart gebracht in de aankoopoverzicht.
