8 BESTE software voor onkostenbeheer (2024)

Bedrijven gebruiken software voor onkostenbeheer om uitgaven te beheren, plannen en voorspellen. De meeste oplossingen voor onkostenbeheer kunnen complex onkostengoedkeuringen, vereisen handmatige invoer om te kunnen functioneren en missen tools voor goede prognoses.

Het kiezen van een onkostenbeheerservice met voldoende gebruikers om uw weegschaal te beheren is altijd het beste. Het zou helpen als u vertrouwde op een oplossing die het kaartbeheer van medewerkers, budgettering, automatisering, workflowbeheer en vele integraties ondersteunt. Het kiezen van de beste tools voor onkostenbeheer kan u veel helpen bij het beheren van uw zakelijke behoeften.

Ons team heeft zorgvuldig de acht beste software uitgekozen om eenvoudig uitgaven bij te houden. De evaluaties waren gebaseerd op reis-/onkostenbeheer, budgetteringstools, goedkeuringsworkflows en prijzen.

Beste software voor onkostenbeheer: topkeuzes!

leverancier Ondersteuning voor regio/valuta Mobile Apps Free Trial Geïntegreerde betalingen en reiskosten Link
Ramp 195 landen met meer dan 40 valuta's Android en iOS Levenslang gratis basisabonnement Ja Lees Meer
Expensify 58 valuta's iOS, iPadOS en Android Gratis abonnement Ja Lees Meer
Gelukkig 150 + Landen Android en iOS, iPadOS Levenslang gratis basisabonnement Ja Lees Meer
Rydoo 19 Landen iOS, iPadOS en Android Nee Nee Lees Meer
DivvyPay USD Android en iOS Ja, 14 dagen Nee Lees Meer

1) Ramp

Beste voor automatisering bij het beheren van uitgaven

Ramp is een van de beste software voor onkostenbeheer die alle kleine en grote zakelijke transacties bijhoudt. De geavanceerde algoritmen leren en passen zich aan uw gedrag aan en categoriseren alle uitgaven on-the-fly. AI-gestuurde data-analyses en inzichten helpen verspilling te minimaliseren en uw middelen efficiënt te gebruiken.

Ramp Hiermee kunt u aangepast beleid en regels maken voor het beheren van de reiskosten van werknemers. Bovendien kunt u ingewikkelde logica creëren voor het instellen van personeelskostenlimieten voor elke categorie. U kunt het gebruiken om uw dagelijkse workflowroutines, goedkeuringen en transactiebeoordelingen te automatiseren. Het beschikt over een zeer bekwaam team van deskundigen die u kunnen begeleiden en adviseren bij eventuele problemen.

Ramp

Kenmerken:

  • Ontvangstovereenstemming: Robuuste AI-aangedreven algoritmen kunnen gegevens extraheren uit afbeeldingen van bonnen en dienovereenkomstig actie ondernemen.
  • Autopilot: U kunt het verzamelen van bonnen versnellen door belangrijke de direct op te halentails vanaf 3rd feestdiensten zoals Lyft, Gmail en Amazon.
  • inloggen: It heeft native ondersteuning voor snelle aanmeldingen via SSO van services zoals Okta, Google en Azure. U kunt het ook gebruiken om 2-factor-authenticatie te implementeren.
  • Automatisering: Een breed scala aan tools voor de goedkeuring van onkosten, beleidsimplementatie en naleving besparen u tijd en verkleinen de kans op handmatige fouten.
  • Digitalisering: U kunt uw activiteiten digitaliseren, waardoor facturen van medewerkers en aangesloten bedrijven papierloos kunnen worden ingediend.
  • Onboarding-bronnen: Biedt uitgebreide begeleiding en trainingen voor beginners om aan de slag te gaan en vertrouwd te raken met het platform.
  • Data Syncing: Het voert realtime gegevens uit syncing, ervoor zorgend dat alle gegevens van leveranciers, klanten, leveranciers en aangesloten bedrijven up-to-date zijn.
  • Voorkom fraude: Biedt uitgebreide controle over kaarten, zodat fraude onmiddellijk kan worden opgespoord en voorkomen.
  • Uitgaven vooraf goedkeuren: U kunt uw werknemers beter financieel ondersteunen door bepaalde kritieke uitgaven vooraf goed te keuren met passende limieten.
  • Toepasbaar op: Deze service is compatibel met verschillende tech-stacks, rekeningen en banken, waardoor volledige dekking binnen uw bedrijf wordt gegarandeerd.
  • Bruikbare inzichten: It biedt robuuste, bruikbare inzichten voor uw bedrijf die uw financiële prestaties drastisch kunnen verbeteren.
  • Reglement: Hiermee kunt u nauwkeurige regels definiëren voor de personeelsuitgaven in elke categorie en met voorwaardelijke voorwaarden op meerdere niveaus voor ontvangstbewijzen en memo's.

VOORDELEN

  • Hiermee kunt u werknemers vergoeden voor eigen risico bills, inclusief internationale uitgaven, snel.
  • Intelligent AI-gestuurd chatbot doet taken zoals het beheren van uitgaven, compliance en boekhouding.
  • Kan worden geïntegreerd met een breed scala aan services van derden, zoals FreshBooks, Sage en XERO.

NADELEN

  • Beperkte klantenondersteuning met een gebrek aan tijdige reacties op kritieke problemen.

Prijzen:

  • Gratis proefversie: Levenslang gratis basisplan
  • Prijs: Neem contact op met de klantenservice voor prijzen

Bezoek Ramp >>


2) Expensify

Beste voor het volgen en beheren van ontvangstbewijzen

Expensify is een ideale service voor onkostenbeheer die helpt bij het beheren van alle aspecten van het bedrijfsleven en het optimaliseren van de kosten. Dankzij de robuuste tracking van bonnen blijft u op de hoogte van de status van uw bonnen. U kunt het gebruiken om diepgaande audits uit te voeren, dubbele tickets te beperken, transacties te verifiëren en te zorgen voor een correct gebruik van de wisselkoers.

Expensify houdt uw gegevens veilig en privé door following alle moderne beveiligingsnormen, inclusief AVG en naleving van de Privacy Shield-normen. U kunt gratis Expensify-kaarten uitdelen voor uw hele team en verschillende inzichten verkrijgen. Het heeft ook functies om u te helpen met boekhouding, loonadministratie en belastingen.

Expensify

Kenmerken:

  • Ontvangst scannen: Met de bonnenscanner kunnen u en uw medewerkers op hun apparaten op foto's van bonnen klikken/uploaden. De geavanceerde algoritmen halen gegevens uit de afbeeldingen en slaan deze op in de database.
  • Transacties importeren: Om nauwkeurige gegevens bij te houden, kunt u eenvoudig uw financiële transacties van persoonlijke en visitekaartjes importeren en samenvoegen.
  • Meerdere goedkeurders: U kunt ingewikkelde goedkeuringsworkflows creëren met verschillende parameters en logica om aan uw behoeften te voldoen. Het zal markeer op intelligente wijze uitgaven die uw aandacht nodig hebben.
  • Tweezijdig Synchronisatie: Voer realtime uit syncing van uw gegevens met boekhoud- en belastingsoftware, zodat alle gegevens in de hele software up-to-date zijn.
  • Belastingberekening: Het helpt u bij het uitvoeren van belastingberekeningen volgens uw landwet. U kunt aangepaste belastingplaten, tarieven, codes en andere parameters configureren.
  • Gedelegeerde toegang: U kunt uw CA, advocaat en andere medewerkers gemachtigde toegang geven tot al uw gegevens. Dit zorgt ervoor dat ze alles kunnen bekijken, maar geen wijzigingen kunnen aanbrengen zonder uw toestemming.
  • PCI-conformiteit: Alle gegevens worden beschermd door middel van moderne beveiligingsnormen, waaronder PCI-compliance en GDPR.
  • Onkostendeclaraties voor de volgende dag: Bied prikkels aan werknemers door tijdige onkostendeclaraties in te dienen en terugbetalingen met minimale vertraging uit te voeren.
  • Medische nooddiensten: Ramp biedt gratis medische en veiligheidsadvies en hulpdiensten voor binnenlandse en internationale reizen.
  • Reisvoorkeuren: Het past zich aan en leert uw voorkeuren kennen, inclusief de voorkeur voor luchtvaartmaatschappijen, stoelen, hotels en tijdstippen, om de meest geschikte plannen voor u te creëren.
  • Kosteninzichten: Beheerders krijgen realtime onkostenrapportage waarmee ze diepgaande inzichten krijgen in de reiskosten van alle medewerkers.
  • integraties: Het kan eenvoudig worden geïntegreerd met standaard 3rd feestdiensten zoals Oracle, Financiële kracht en Salie.

VOORDELEN

  • Hiermee kunt u snel uw GL-codes importeren om uitgaven te taggen met detaillering op meerdere niveaus.
  • Met Expenify-kaarten kunt u beloningen, vergoedingen en voordelen effectief beheren.
  • Beheerders kunnen hun beleid en limieten voor uitgaven in verschillende categorieën definiëren.

NADELEN

  • Ontbreekt aan geavanceerde boekhoudhulpmiddelen en -functies.

Prijzen

  • Gratis proefversie: Levenslang gratis basisabonnement
  • Prijs: Ze hebben drie plannen voor het bedrijf. Gratis, Collect en Control vanaf respectievelijk $ 0, $ 5 en $ 9 per maandelijkse gebruiker.

Link: https://use.expensify.com/expense-management


3) Gelukkig

Beste voor het breedste scala aan integraties

Met Happay kunt u goedkeuringsworkflows voor uw bedrijf opzetten en zorgt u voor een naadloze stroom. U kunt het ook configureren om kleine uitgaven direct goed te keuren en om aanvullende goedkeuringen te vragen bij grotere kosten. Alle transacties, inclusief lopende goedkeuringen, worden in realtime beschikbaar gesteld aan beheerders.

Het biedt geautomatiseerde onkostenrapportage en analyses in tabellen, staafdiagrammen en grafieken die kunnen worden geëxporteerd als PNG-, CSV- of PDF-indeling. Dit is een van de beste softwareoplossingen voor onkostenbeheer om de efficiëntie te verbeteren en tijdige betalingen/vergoedingen te garanderen, waardoor werknemers en leveranciers tevreden blijven.

Gelukkig

Kenmerken:

  • Slimme audits: De on-cloud intelligentie controleert al uw financiële transacties om de prestaties te analyseren, ruimte voor verbetering te ontdekken en wijzigingen voor te stellen.
  • Kennisgevingen: Tijdens elk goedkeuringsproces worden er pushmeldingen verzonden naar betrokken medewerkers, leveranciers en beheerders, zodat iedereen op één lijn zit.
  • Geautomatiseerde gegevensregistratie: Medewerkers kunnen de mobiele app gebruiken om afbeeldingen te uploaden die gemakkelijk worden verwerkt. AI-gestuurde tools helpen u snel alle gegevens uit facturen vast te leggen, te extraheren en te verwerken.
  • Goedkeuringsworkflows: U kunt hier geavanceerde multivariabelen makenarchiCal Logic-workflows gebaseerd op kostenplaats, afdeling en historie.
  • Gegevensanalyse: Het biedt volledig inzicht in al uw uitgaven en analyseert alle transacties tussen afdelingen, medewerkers en teams.
  • Real-time rapportage: Het dashboard biedt realtime inzicht in alle bedrijfsactiviteiten. Dit geldt ook voor goedkeuringen die in behandeling zijn, goedkeuringen die in behandeling zijn en kostenoverschrijdingen.
  • Beleidskosten: U kunt een strikt beleid instellen om ervoor te zorgen dat werknemers niet worden betaald voor uitgaven die buiten het beleid vallen.
  • herinneringen: Tijdige herinneringen houden u op de hoogte van urgente taken/taken met hoge prioriteit die u mogelijk over het hoofd hebt gezien. Het kan pushmeldingen verzenden via mobiel, bijvoorbeeldmail, en web-apps.
  • Uitgavenanalyse: Analyseer periodiek al uw uitgaven in het hele bedrijf om de risico's van budgetoverschrijdingen te beperken, uw leveranciersselectie te verbeteren en betere beleidsbeslissingen te nemen.
  • Geïntegreerd reisbeheer: Voeg reismanagementkosten naadloos samen met andere uitgaven om snelle indieningen/goedkeuringen van reiskosten te garanderen.
  • Analyseer prestaties: Het helpt u hiaten in goedkeuringen, onkostendeclaraties en terugbetalingen te minimaliseren en zorgt voor een snellere en nauwkeurigere verwerking van financiën.
  • Ondehoud: U kunt al uw medewerkers voorzien van een vooraf gedefinieerde zorgstandaard die ervoor zorgt dat de juiste procedures en beleid worden gevolgd voor maximale veiligheid.
  • Tarief bevriezen: Het kan tickets blokkeren wanneer ze tegen lagere prijzen aanbieden, waardoor minimale goedkeuringsvertragingen en kosteneffectieve budgettickets worden gegarandeerd.

VOORDELEN

  • Biedt een compleet beeld van het goedkeuringstraject voor diepgaande audits van financiële transacties.
  • Native mobiele apps voor Android, iOS en iPadOS zijn ideaal om op de hoogte te blijven van alle evenementen.
  • Native integraties met Oracle Net Suite, Tally, SAP en Microsoft Dynamics 365

NADELEN

  • Beperkte opties voor het genereren, aanpassen en configureren van rapporten.

Prijzen: Neem contact op met de klantenservice voor prijzen

Link: https://happay.com/expense-management-software/


4) Rydoo

Het beste voor het beheren van de behoeften van kleine bedrijven

Rydoo is ideale software voor het bijhouden van uitgaven waarmee u uitgaven en beheer kunt uitvoeren, zodat u geen extra lasten aan het einde van de maand/jaar krijgt. Medewerkers kunnen snel alle onkostenbewijzen vanaf hun telefoon scannen en uploaden met behulp van Easy Scan-technologie. Easy Scan extraheert, vult en verwerkt alle benodigde bestandentails zoals datum, bedrag en valuta in realtime voor alle facturen.

U kunt uw bedrijfsbeleid, zoals kilometerstanden, configureren om ervoor te zorgen dat de kosten in realtime zichtbaar zijn terwijl de werknemers reizen. Hierdoor blijft iedereen beter op de hoogte van de uitgaven en zorgt voor een snellere verwerking. Het helpt u volledig te voldoen aan de grondwet door u strikt te houden aan de BTW- en omzetbelastingregels.

Rydoo

Kenmerken:

  • Realtime data-inzichten: Dit helpt u het bestedingsgedrag van uw bedrijf beter te begrijpen, zodat u betere financiële beslissingen kunt nemen. Het verzamelt alle gegevens om een ​​uitgebreid overzicht te bieden van alle details.
  • Papierloze operaties: Volledig papierloze bewerkingen zorgen voor een snellere verwerking, minimalisering van handmatige fouten en een probleemloze ervaring. Het minimaliseert ook de kans op onverwachte fouten of ontbrekende gegevens met nauwkeurige gegevensextractie.
  • Per Diems-beheer: Stel uw dagvergoedingstarieven in en upload de standaardwaarden van uw rechtsgebied, zodat deze dynamisch voor uw reizigers worden weergegeven.
  • Geautomatiseerde onkostengoedkeuringen: Configureer parameters en regels om dagelijkse uitgaven goed te keuren zonder dat dit uw aandacht vereist.
  • Beperk de buitenbeleidskosten: U kunt strikte regels opstellen om de uitgaven te definiëren die onder uw polis vallen. Facturen voor kosten die buiten de polis vallen, worden afgewezen, waardoor u onnodige uitgaven bespaart.
  • Rijke inzichten: De AI-gestuurde systemen analyseren en bieden kritische inzichten in de bedrijfsprestaties. Het helpt je met alle vestigingen, medewerkers en projecten de goede kant op.
  • Snelle introductie: Het team van experts van Rydoo helpt u met een snelle en moeiteloze initiële installatie door het perfecte onboardingplan voor uw behoeften te creëren.
  • Snap: Hiermee kunt u foto's van uw bonnen opslaan en deze indien nodig in de toekomst uit de cloud ophalen.
  • Voorspellende kostenprognoses: U krijgt een realtime overzicht van alle financiële activiteiten in uw bedrijf en krijgt nauwkeurige prognoses van de uitgaven voor de komende weken/maanden. Hierdoor kunt u vooraf plannen en budgetten maken, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.
  • Geautomatiseerde controles: Rydoo voert diepgaande site-audits uit en signaleert verdacht gedrag. Het houdt u op de hoogte van eventuele waarschuwingen en bedreigingen.
  • Rydoo-kaarten: Het biedt virtuele merkkaarten en visitekaartjes voor verschillende zakelijke toepassingen, waaronder eenmalige, terugkerende of doorlopende uitgaven.
  • integraties: Je kunt het integreren met meer dan 100+ ERP- en 3rd partij integraties.

VOORDELEN

  • Blijf voldoen aan de belastingwetten en zorg ervoor dat het gehele onkostenbeheerproces wordt gestroomlijnd.
  • We zijn ontworpen om intuïtief en beginnersvriendelijk te zijn en door iedereen te kunnen worden gebruikt.
  • Het biedt prognoses voor de uitgaven voor de komende maanden en helpt u bij het plannen ervan.

NADELEN

  • Ontbreekt aan tools voor nichegebruik, zoals vergoedingsbeheer en SSO.

Prijzen:

  • Gratis proefversie: Ja, 14 dagen
  • Prijs: Het abonnement begint bij € 8,- per maand, billed jaarlijks.

Link: https://www.rydoo.com/expense/


5) DivvyPay

Beste vanwege Zeer schaalbare software voor onkostenbeheer.

DivvyPay is een van de beste software voor het bijhouden van uitgaven die u beschermt tegen fraude via geavanceerde risico-evaluatiesystemen. Het handhaaft uw budgetten strikt, voert geschillenbeslechting uit en beschermt uw bedrijf tegen fraude en bescherming tegen te hoge kosten. U kunt de gratis vergoedingen gebruiken om uitgaven zoals kilometers en incentives eenvoudig te beheren.

Met de rapporten en grafieken kunt u uw uitgaven beter beoordelen en begrijpen, zodat u de juiste actie kunt ondernemen. Dankzij de geavanceerde filters kunt u betere beslissingen nemen bij het goedkeuren of weigeren van transacties. Beleidshandhavingstools zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat er geen betalingen worden gedaan die buiten het beleid vallen aan de werknemers, waardoor het een ideale software voor het bijhouden van uitgaven is.

DivvyPay

Kenmerken:

  • Budgetafstemming: U kunt uw budgetten vervolgens op één lijn brengenwing uw zakelijke vereisten door limieten in te stellen per afdeling, team of project.
  • goedkeuringen: Beheerders kunnen elk fondsverzoek op afstand bekijken, beheren, goedkeuren of weigeren via hun telefoon of webapp.
  • Onkosten bijhouden: Hiermee kunt u uw bedrijfsprestaties en realtime uitgaven volgen en passende maatregelen nemen om binnen de toegewezen budgetten te blijven.
  • Onkostendeclaratie: U beschikt over rapporten die snel kunnen worden gesorteerd en gefilterd om prestaties te analyseren op basis van een bepaalde afdeling, project, team of individueel budget.
  • Budgetbeheer: Met budgetteringstools kunt u budgetten vooraf definiëren en huidige en verwachte uitgaven vergelijken. U kunt deze tools ook gebruiken om de komende kosten te voorspellen en uw bedrijf dienovereenkomstig te plannen.
  • Vrijheid: U kunt managers en teamleiders hun budgetten laten bepalen en dienovereenkomstig financiële plannen maken.
  • Vooraf gedefinieerde goedkeuringsworkflows: Het vermindert door last door allowing u kunt goedkeuringsworkflows definiëren voor het goedkeuren van dagelijkse uitgaven aan werknemers, zoals verkooplunches of koffiepauzes.
  • Afdwingbare budgetten: Al uw vergoedingen worden betaald vanuit een vooraf bepaald budget. Zo weet u zeker dat u nooit uw budget overschrijdt als gevolg van te hoge vergoedingen.
  • Ontvangst uploaden: Medewerkers kunnen bonnen rechtstreeks uploaden via de mobiele applicaties van DivvyPay. Het leest en analyseert op intelligente wijze bonnen om relevante documenten te vinden en op te slaantails.
  • Gratis vergoedingen: DivvyPay biedt gratis te gebruiken vergoedingen, ideaal voor het beheren van uitgaven buiten de kaart, zoals kilometervergoedingen of contante terugbetalingen.
  • Naadloze workflow: U kunt DivvyPay configureren om uw rekeningoverzichten te spiegelen, waardoor u tijd bespaart bij handmatige invoer en nauwkeurigheid wordt gegarandeerd.
  • Onkostenbeheerrapporten: Het genereert onkostendeclaraties door het matchen van bonnen en op regels gebaseerde categorisering.
  • Transactiegoedkeuringen in twee stappen: Budgeteigenaren geven initiële acceptatie of afwijzing van terugbetalingsverzoeken in een tweestaps goedkeuringssysteem, en beheerders worden gewaarschuwd om definitieve goedkeuring te verlenen.

VOORDELEN

  • Biedt native mobiele meldingen wanneer de status van de facturen verandert.
  • Voert real-time 2-weg uit sync van alle uitgaven met uw boekhoudsoftware.
  • Moeiteloze integraties met populaire diensten zoals Slack, Oracle Net Suite en Sage Intact

NADELEN

  • Ingewikkelde tools voor het budgetteren en configureren van uitgavenlimieten.

Prijzen:

  • Gratis proefversie: Levenslang gratis basisabonnement.
  • Prijs: Levenslang gratis

Link: https://getdivvy.com/expenses/


6) Lucht basis

Het beste voor het uitvoeren van een gedetailleerde onkostenaudit

Airbase is een van de beste oplossingen voor onkostenbeheer voor bedrijfsanalyse en planning. Hiermee kunnen medewerkers bonnen rechtstreeks via de app uploaden. Alle bonafbeeldingen worden digitaal verwerkt met gegevensextractie en -opslag, waardoor minimale menselijke tussenkomst wordt gegarandeerd.

Met Airbase kunt u bedrijfsbeleid configureren voor alle uitgaven, inclusief het tijdvenster voor het uploaden van bonnen, verplichte velden, budgetbeperkingen en vergoedingen. Het markeert/blokkeert ook eventuele uitgaven die buiten het beleid vallen. U kunt het gebruiken om diepgaande audittrails te verkennen voor het analyseren van uw bedrijfsprestaties. Met geautomatiseerde transacties kunt u ervoor zorgen dat alle werknemers en leveranciers op tijd betalen, zonder dat dit veel moeite kost.

Lucht basis

Kenmerken:

  • Audittraject: Het legt elk onkostendetail in realtime vast en gebruikt deze voor het uitvoeren van een periodieke audittrail met aantekeningen, ontvangstbewijzen en andere documentatie.
  • Ontvangstbeheer: Uw medewerkers kunnen het gebruiken om onkostendeclaraties vast te leggen en in te vullentails met behulp van OCR-technologie, allowing voor snellere indiening en goedkeuringen.
  • Mobile App: Het heeft een native app voor Android en iOS waarmee je op afstand toegang hebt tot bedrijfsgegevens en activiteiten kunt beheren.
  • Realtime uitgavenrapportage: U kunt realtime uitgaven volgen door al uw uitgaven bij te houden. Het kan verder worden gebruikt om elke transactie van geval tot geval goed te keuren of te weigeren.
  • prognoses: Het gebruikt uw bestaande gegevens om bestedingspatronen en gebruikersgedrag te begrijpen. Dit wordt gebruikt om toekomstige uitgaven nauwkeurig te voorspellen, zodat u nooit het budget overschrijdt.
  • Voorkom fraude en oplichting: De geavanceerde patroonherkenningstechnieken detecteren verdachte activiteiten of abnormale transacties en rapporteren deze zo snel mogelijk.
  • Virtuele creditcards: Met Airbase kunt u creëren en distribueren virtuele creditcards voor uw medewerkers. U behoudt de volledige administratieve controle en kunt bestedingslimieten instellen.
  • Operations: Het helpt bij het beheren en stroomlijnen van processen door aanvragen voor goedkeuring rechtstreeks door te sturen naar de verantwoordelijke goedkeurder via email en Slack. Dit zorgt voor minimale vertragingen en snelle doorlooptijden.
  • Categorieën en labels: Aan alle uitgaven en transacties kunnen specifieke tags en categorieën worden toegewezen, zodat vergelijkbare transacties gemakkelijk kunnen worden teruggehaald.
  • Volledige stapel: Alle onkostenbeheer, rapportage, betalingen en analyses gebeuren in één enkele interface, waardoor er geen interne communicatiekanalen meer nodig zijn.
  • Directe betalingen: Het heeft ingebouwde tools en systemen om goedgekeurde betalingen te verwerken en deze rechtstreeks naar de rekeningen van de werknemer te sturen.
  • Vang alles Emails: Medewerkers kunnen bonnen naar een vooraf geconfigureerd verzamelpunt sturenmail adres dat overeenkomt met de respectievelijke transactiegegevens en deze opslaat.

VOORDELEN

  • Behoudt volledige beveiliging en gegevensprivacy door following standaarden zoals SOC 2 Type II en SOC 1 Type II.
  • Stroomlijnt de loonadministratie door betalingen rechtstreeks op de bankrekening van de werknemer te doen
  • Met een dashboard kunnen werknemers eenvoudig terugbetalingen, betalingen en andere verzoeken volgen.

NADELEN

  • Slecht ontworpen automatiseringsworkflows kunnen lastig te configureren zijn voor beginners.

Prijzen: Neem contact op met de klantenservice voor prijzen

Link: https://www.airbase.com/modules/expense-management


7) Navan

Beste reis- en onkostenbeheersysteem

Navan (voorheen TripActions) is een ideale oplossing voor onkostenbeheer waarmee u al uw uitgaven in realtime kunt rapporteren. U kunt uw transacties eenvoudig volgen voor alle kaarten en terugbetalingen. Het biedt datagestuurde inzichten die u helpen het weglekken van uitgaven te minimaliseren, financiële prognoses te verbeteren en een betere optimalisatie van financiële middelen te garanderen.

Navan heeft ingebouwde mogelijkheden om uw belastingheffing te beheren in overeenstemming met de landwetten. U kunt eenvoudig details gerelateerd aan BTW en andere belastingen. Alle transacties zijn onderverdeeld in vooraf gedefinieerde labels, zodat handmatige invoer niet nodig is. Het biedt versnelde betalingen voor alle terugbetalingen in meer dan 40 landen en 25 valuta's.

Navan

Kenmerken:

  • schaalbaarheid: Digitale afstemmingen, AI-gestuurde scans van bonnen en automatisch gegenereerde onkostendeclaraties zorgen ervoor dat de software meegroeit met uw bedrijf en minimale extra inspanningen vereist.
  • Real-time analyse: U kunt uw zakelijke uitgaven volgen en beheren door in realtime op de hoogte te blijven van de nieuwste financiële activiteiten.
  • Controle: U kunt eenvoudig alle uitgavenregels beheren en al uw bedrijfsbeleid voor alle werknemersbetalingen afdwingen.
  • Mondiale kaartkoppeling: Uw medewerkers kunnen hun bestaande kaarten van Visa of Mastercard koppelen om al hun uitgaven bij te houden met behoud van de kaartvoordelen.
  • Uniform dashboard: Het biedt een uniform dashboard voor het beheren van zakelijke uitgaven met gegevensfiltering, bijvarching en ondersteuning voor live kaarten.
  • Productiviteit: U kunt het gebruiken om de bedrijfsproductiviteit te verbeteren door afstemmingen te automatiseren en de noodzaak voor onkostendeclaraties via in te eliminerennovatechnologie voor kostenbeheer.
  • Analytics: Alle zakelijke uitgaven worden bijgehouden en gemonitord door krachtige Analytics-tools. Op AI gebaseerde systemen gebruiken deze gegevens om bruikbare inzichten in uw bedrijf te bieden.
  • Geautomatiseerd onkostenbeheer: Deze software voor bedrijfsonkostenbeheer categoriseert automatisch transacties en onkostentails, waarvoor geen menselijke tussenkomst nodig is.
  • MFA en SSO: Het heeft native ondersteuning voor Multi-Factor Authenticatie die uitstekende beveiliging biedt voor kritieke zakelijke accounts. SSO vereenvoudigt het inlogproces en is een groot gemak voor gebruikers.
  • Back-ups: Navan voert dagelijks back-ups uit, waardoor de veiligheid van uw gegevens tegen onverwachte verliezen wordt gewaarborgd. Er worden meerdere geografisch verschillende servers gebruikt om geografische redundantie te implementeren.
  • Beloningsprogramma's: Werknemers verdienen beloningen als ze zakenreizen maken met Navan Cards. Ze kunnen deze beloningen in de toekomst inwisselen voor persoonlijk gebruik.
  • De begeleiding: Het team van experts van Navan zorgt voor de juiste begeleiding via één-op-één sessies, conferenties, online evenementen en documentatie.
  • Dynamische limieten: Met het actieve beleid kunt u de bestedingsbudgetten dynamisch aanpassen op basis van verschillende factoren en omstandigheden.
  • Reiskosten: Verlaag de reiskosten door incentivesvizwerknemers die minder uitgeven tijdens zakenreizen.
  • Ondersteuning: Hun AI-gestuurde assistent beantwoordt uw veelgestelde vragen en veelvoorkomende problemen en helpt u met minimale inspanning snelle oplossingen te vinden.

VOORDELEN

  • Het integreert met 3rd partydiensten zoals QuickBooks, Oracleen Google Suite om de onkostendeclaratie te automatiseren
  • Helpt bij het stroomlijnen van betalingen via virtuele bedrijfskaarten die aan Navan zijn gekoppeld voor vluchten of hotelboekingen.
  • Hiermee kunt u voor alle medewerkers virtuele of fysieke kaarten uitgeven voor eenmalig gebruik of terugkerende betalingen.

NADELEN

  • Het is moeilijk om wijzigingen aan te brengen of databasefouten handmatig te corrigeren.

Prijzen:

  • Gratis proefversie: Levenslang gratis basisplan
  • Prijs: Neem contact op met de klantenservice voor prijzen

Link: https://navan.com/expense-management


8) Brex

Beste AI-gedreven bedrijf expense tracker gebruiken

Brex is een van de beste softwareoplossingen voor onkostenbeheer voor het beheren van het wereldwijde personeelsbestand, met ondersteuning voor snelle internationale transacties. Het biedt vergoedingen in lokale valuta voor meer dan 70 landen. U kunt het gebruiken om de financiën van elke afdeling, team en individu live bij te houden.

Brex helpt bij het verzamelen van gegevens, waardoor u de boeken sneller kunt sluiten. Het koppelt de bonnen aan transacties, genereert memo's, verzendt goedkeuringsmeldingen en bereidt zich voorares gegevens voor belastingaangiften. U kunt de OCR-technologie gebruiken om tokens in verschillende talen en valuta's te controleren.

Brex

Kenmerken:

  • Belastinginning: Het verzamelt en bewaart alle belastinginformatie, inclusief BTW, die kan worden gebruikt voor belastingaangiften bij uw lokale overheidsinstanties.
  • Personalisatie: De boekingssoftware leert op dynamische wijze de voorkeuren van werknemers kennen en zoekt in de toekomst naar hun favoriete luchtvaartmaatschappijen en hotels.
  • Iternair beheer: Met Brex kunnen gebruikers zonder problemen onbeperkt hun reisschema wijzigen op basis van hun vereisten.
  • Beleidscontrole: Het biedt aangepaste controles voor het instellen van limieten voor kaarten, terugbetalingen, reisplatforms, afdelingen, enz.
  • Goedkeuringshiërarchie: U kunt de goedkeuringshiërarchie zo definiëren dat elke transactie waarvoor handmatige goedkeuring vereist is, direct kan worden doorgestuurd naar de betrokken persoon. Het kan ook worden gebruikt voor het afhandelen van grote aanbestedingen waarvoor meerdere licenties nodig zijn.
  • Onkostenregels: Hiermee kunt u gemakkelijk te begrijpen onkostenregels opstellen die de goedkeuring/afwijzing van onkosten regelen.
  • stipendia: Met behulp van vooraf gedefinieerde regels kunt u eenmalige of terugkerende stipendia uitreiken voor verschillende gebruiksscenario's, zoals welzijn, prestaties en gedrag.
  • Gegevens importeren/exporteren: Het biedt ingebouwde functionaliteit om transactiegegevens rechtstreeks te exporteren met de ERP CSV-overdrachtsfunctie.
  • Automatisering: Het kan goed worden geïntegreerd met toonaangevende automatiseringsplatforms om de productiviteit en efficiëntie te verbeteren. Dit stroomlijnt de onkostenbeheerprocessen, de boekhouding, de salarisadministratie en het HR-beheer.
  • 2 Way Sync: Brex syncroniseert alle gegevens met uw boekhoudsoftware, waardoor minimale gegevensverschillen tussen platforms worden gegarandeerd.
  • Uitgavencontrole en goedkeuringen: Helpt bij het implementeren van uitgavencontroles, zodat geen enkele afdeling of vestiging het budget overschrijdt. Het goedkeuringssysteem biedt noodzakelijke uitgaven waarvoor handmatige goedkeuring nodig is voordat ze worden verwerkt.
  • Live ondersteuning: Hun team van ervaren professionals kan u helpen met de initiële installatie, het beheer en veelvoorkomende problemen via email, 24×7 oproepen of livechat.
  • Onkosten vastleggen: Met de tools voor het vastleggen van onkosten kunnen werknemers foto's van bonnen rechtstreeks naar de server uploaden. De geavanceerde systemen extraheren, slaan op en verwerken de gegevens.

VOORDELEN

  • Biedt onbeperkte terugbetalingen zonder transactiekosten.
  • Integreert met top ERP's zoals NetSuite, Oracleen QuickBooks.
  • Hiermee kunt u beleid op maat configureren op basis van gebruiksscenario, niveau, regio en afdeling.

NADELEN

  • Er worden beperkte rapporten en data-inzichten beschikbaar gesteld.

Prijzen:

  • Gratis proefversie: Nee
  • Prijzen: Neem contact op met de klantenservice voor prijzen

Link: https://www.brex.com/product/spend-management

Veelgestelde vragen

Enkele van de belangrijkste verschillen tussen boekhoudsoftwareoplossingen en onkostenbeheersoftware voor kleine bedrijven zijn als volgt:

Accountsoftware Software voor onkostenbeheer
Het wordt gebruikt om alle financiële transacties bij te houden en een goede boekhouding uit te voeren. Het wordt gebruikt om de uitgaven te optimaliseren en de bestedingsplatforms beter te begrijpen.
U kunt het gebruiken om de salarisadministratie te beheren en geld te verzenden/ontvangen. Veel tools worden geleverd met ingebouwde factureringsmogelijkheden. U kunt het gebruiken om financiële beperkingen te begrijpen en onnodige uitgaven te beheren.
Helpt bij het berekenen en betalen van belastingen en zorgt voor volledige naleving. Voert diepgaande audits uit om rapporten te verstrekken over de bedrijfsprestaties en verbeterpunten.
Hiermee kunt u de cashflow beter beheren en behouden, het werkkapitaal verbeteren en aangesloten bedrijven tevreden houden. Helpt u bij het maken van budgetten voor uw zakelijke/financiële doelstellingen.

Enkele van de belangrijkste parameters waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van software voor onkostendeclaratie zijn:

  • Rapporten/analyses: U moet altijd een tool kiezen die diepgaande financiële audits uitvoert en robuuste rapporten biedt om verbeterpunten te identificeren en de prestaties te helpen vergelijken.
  • Budgetteringstools: Geef altijd de voorkeur aan software voor onkostendeclaraties, maar selecteer liever diensten met budgetteringstools waarmee u vooraf eventuele toekomstige uitgaven kunt plannen en besparen.
  • Toepasbaar op: Geef altijd de voorkeur aan tools die compatibel zijn met uw bestaande technologiestapel en die kunnen worden geïntegreerd met uw andere services, zoals boekhoud- en beheertools.
  • Prijzen: U moet altijd vertrouwen op services die kosteneffectieve tariefplannen bieden voor uw huidige zakelijke behoeften en die eenvoudig kunnen worden opgeschaald volgens uw vereisten.

Beste software voor het bijhouden van uitgaven: topkeuzes!

leverancier Ondersteuning voor regio/valuta Mobile Apps Free Trial Geïntegreerde betalingen en reiskosten Link
Ramp 195 landen met meer dan 40 valuta's Android en iOS Levenslang gratis basisabonnement Ja Lees Meer
Expensify 58 valuta's iOS, iPadOS en Android Gratis abonnement Ja Lees Meer
Gelukkig 150 + Landen Android en iOS, iPadOS Levenslang gratis basisabonnement Ja Lees Meer
Rydoo 19 Landen iOS, iPadOS en Android Nee Nee Lees Meer
DivvyPay USD Android en iOS Ja, 14 dagen Nee Lees Meer

Het Verdict

We hebben enkele van de beste softwareoplossingen voor het bijhouden van uitgaven besproken. Hoewel ze allemaal geweldig zijn, zijn sommige meer gericht op specifieke gebruiksscenario’s. Ons eindoordeel zou van groot belang moeten zijn om u te helpen de juiste keuze te maken.

  • Als u uw onkostenbeheer wilt automatiseren en de menselijke input wilt minimaliseren, Ramp is uw beste keuze.
  • Expensify is ideaal voor het volgen en beheren van bonnen om een ​​tijdige verwerking te garanderen.
  • Als u een klein bedrijf leidt, Rydoo is de ideale software voor onkostenbeheer voor uw behoeften.