SAP PA03: Handleiding voor salarisadministratie
Kaelyn Flynn
⚡ Slimme samenvatting
SAP PA03 beheert het salarisadministratierecord, dat van toepassing is op elke salarisverwerking voor een salarisgebied. Deze handleiding legt de vier schermsecties, de statusfasen, het belang van het record en het vrijgeven, corrigeren en afsluiten van salarisverwerkingen met PA03 uit.
De Loonlijst Controlerecord definieert de huidige loonperiode en het loonverleden voor boekhouding met terugwerkende kracht.
- Het vergrendelt de SAP HR-stamgegevens worden bijgewerkt naar wijzigingen die tijdens een salarisverwerking zijn doorgevoerd. Dit geldt voor zowel de salarisverwerking in het verleden als in het heden. Wijzigingen die van invloed zijn op de toekomst zijn nog steeds mogelijk.
- Het definieert de grootste vroegste terugwerkende kracht Accounting periode.
Looncontrolerecord
Het scherm Payroll Control Record is verdeeld in 4 secties:
- Payrollgebied: In dit gedeelte wordt aangegeven voor welk salarisgebied het salariscontrolebestand van toepassing is. Per salarisgebied kan er slechts één salariscontrolebestand tegelijk bestaan.
- Salarisstatus: Deze sectie geeft met een groen vinkje aan in welk stadium een loonadministratie zich momenteel bevindt. Het definieert ook de huidige loonperiode met exacte data en geeft aan hoe vaak een loonadministratie is uitgevoerd.
- Vroegste retro-rekeningperiode: In deze sectie wordt de langste vroegste loonperiode voor boekhouding met terugwerkende kracht aangegeven.
- Laatste wijziging in personeelscontrolerecord: In dit gedeelte wordt aangegeven wie de wijziging in het salarisadministratiebestand heeft veroorzaakt, wanneer en welke wijziging er heeft plaatsgevonden.
In het scherm Payroll Control Record kunt u de volgende knoppen gebruiken:
- Onjuist Pers. Nrs: Klik op deze knop om een lijst met medewerkers te zien SAP HR afgewezen tijdens de laatste salarisverwerking.
- Lijst personeel Numbers: Klik op deze knop om een lijst te krijgen van de werknemers die in het loongebied zijn opgenomen.
- Vergrendeld Pers. Nrs: Klik op deze knop om een lijst met medewerkers te verkrijgen, in SAP De HR-afdeling heeft geen toegang meer tot de salarisadministratie in infotype 0003 (Salarisstatus), waardoor het niet mogelijk is om voor hen een salarisrun uit te voeren.
Statusfasen van de loonadministratie
Het salariscontrolebestand doet meer dan alleen gegevens vergrendelen; het stuurt de salarisverwerking door een gedefinieerde reeks statussen. Elke status bepaalt wat u kunt doen en wat er met de stamgegevens gebeurt:
- Salarisbetalingen vrijgeven: Het controlerecord is ingesteld op "Vrijgeven voor salarisverwerking". Stamgegevens uit het verleden en heden zijn vergrendeld en de salarisverwerkingsperiode is geopend voor verwerking.
- Start salarisadministratie: De salarisverwerkingsdriver wordt uitgevoerd voor het salarisgebied. Afgekeurde werknemers worden verzameld onder Matchcode W voor correctie.
- Vrijgegeven voor correctie: De stamgegevens worden tijdelijk ontgrendeld, zodat u de tijdens de run gevonden fouten kunt corrigeren. Daarna kunt u de gegevens vrijgeven en de salarisverwerking opnieuw starten.
- Verlaat de salarisadministratie: De periode is afgesloten, de stamgegevens zijn ontgrendeld en de controlegegevens worden doorgeschoven naar de volgende salarisperiode.
U kunt zo vaak als nodig schakelen tussen Vrijgeven en Correctie, maar alleen Afsluiten sluit de periode af en verplaatst de controle-record naar de volgende cyclus.
Waarom het loonadministratieoverzicht belangrijk is
Omdat er per salarisgebied slechts één controlerecord kan bestaan, fungeert dit als de enige poortwachter voor elke salarisverwerking in dat gebied. De status ervan bepaalt of de salarisverwerking kan starten, of stamgegevens kunnen worden bewerkt en hoe ver terug het systeem de berekening uitvoert.
Keeping Het is belangrijk dat de controlegegevens de juiste status hebben, omdat:
- Het voorkomt dat wijzigingen in stamgegevens een lopende salarisverwerking verstoren.
- Dit zorgt ervoor dat de terugwerkende kracht van de boekhouding alleen geldt voor de vroegst toegestane periode.
- Het biedt beheerders een duidelijk en controleerbaar overzicht van wie de salarisstatus heeft gewijzigd en wanneer.
- Het coördineert grote teams zodat er slechts één salarisverwerkingscyclus per gebied tegelijk plaatsvindt.
Als het controlerecord in de verkeerde status blijft staan – bijvoorbeeld nog open in 'Correctie' – kan de salarisverwerking voor het hele gebied vastlopen. Daarom houden beheerders het gedurende het hele proces nauwlettend in de gaten.
Hoe het loonadministratiecontroleformulier (PA03) bij te houden
U beheert het salarisadministratierecord met transactie PA03. Dit is het scherm waar een beheerder een salarisverwerking voor een salarisgebied vrijgeeft, start, corrigeert of afsluit.
Volg deze stappen om het controlerecord te openen en te wijzigen:
Stap 1) Voer transactie PA03 in de SAP opdrachtveld en druk op Enter.
Stap 2) Voer het salarisgebied in waarvan u het controlerecord wilt beheren. Omdat er slechts één controlerecord per gebied bestaat, SAP De huidige status wordt automatisch geladen.
Stap 3) RevBekijk de vier secties – Salarisgebied, Salarisstatus, Vroegste terugwerkende boekhoudperiode en Laatste wijziging – om de huidige periode en fase te bevestigen.
Stap 4) Kies de gewenste actie. Gebruik de statusknoppen om de record te verplaatsen naar 'Salarisverwerking vrijgeven', 'Vrijgegeven voor correctie' of 'Salarisverwerking verlaten', afhankelijk van waar u zich in de cyclus bevindt.
Stap 5) Gebruik de hulpprogrammaknoppen: Onjuiste personeelsnummers, Personeelslijst NumbersEn vergrendelde personennummers – om te controleren welke medewerkers zijn afgewezen, welke tot het gebied behoren en welke zijn vergrendeld in infotype 0003.
Stap 6) Sla je wijzigingen op. In het gedeelte 'Laatste wijziging' worden vervolgens je gebruikersnaam, de datum en de uitgevoerde actie vastgelegd.
Omdat het controlebestand van invloed is op elke medewerker in het salarisadministratiegebied, moeten wijzigingen zorgvuldig worden doorgevoerd, bij voorkeur door één verantwoordelijke beheerder. Het afstemmen van statuswijzigingen met de salariskalender voorkomt conflicten, en het controleren van de lijsten met afgewezen en geblokkeerde medewerkers vóór elke fase zorgt voor een soepel verloop. Zodra de periode is voltooid, zorgt het afsluiten van het controlebestand ervoor dat het naar de volgende cyclus wordt doorgeschoven.
