Correspondentie binnen SAP – Configuratie en typen
Mason Garcia
Er zijn diverse standaard correspondentietypes beschikbaar zoals het afdrukken van facturen, rekeningafschriften etc. Ook kunnen aangepaste correspondentietypes worden aangemaakt.
Correspondentie kan worden aangemaakt op het moment dat een specifieke zakelijke transactie wordt verwerkt, of in een later stadium voor reeds aangemaakte transactieboekingen.
Correspondentie kan naar de klant/leverancier worden verzonden in verschillende formaten zoals e-mail en fax. Correspondentie is in principe brieven etc. die worden verzonden vanaf SAP aan leverancier/klant enz.
Correspondentie kan individueel of collectief worden aangemaakt, ad hoc of via een geautomatiseerde batchjob.
Soorten correspondentie
Hieronder vindt u een voorbeeldlijst met verschillende standaardcorrespondentietypen. Deze kunt u kopiëren om een specifiek aangepast formulier, programma, enz. te maken.
| Correspondentietype | Correspondentie Description | Printprogramma | Vereiste data | Voorbeeld standaard SAP Scriptformulier |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Betalingsaankondigingen | RFKORD00 | Document Nummer | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Rekeningafschriften | RFKORD10 | Rekeningnummer en datum | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Bill van de wisselkostenoverzichten | RFKORD20 | Document Nummer | F140_BILJET_CHA_01 |
| SAP09 | Interne documenten | RFKORD30 | Document Nummer | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Individuele brieven | RFKORD40 | Rekeningnummer | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Documentuittreksels | RFKORD50 | Document Nummer | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Verklaringen van klanten | RFKORD11 | Klantnummer en datum | F140_CUS_STAT_01 |
Correspondentieconfiguratie uitvoeren
Configuratie van correspondentie in SAP kan worden uitgevoerd in de volgende stappen hieronder
Stap 1) Definieer het correspondentietype
Pad: – SPRO > Financiële boekhouding (nieuw) > Debiteuren en crediteuren > Klantrekeningen > Regelitems > Correspondentie > Instellingen maken en controleren voor correspondentie > Correspondentietypen definiëren
Transactie code:-OB77
Hier diverse SAP Er zijn standaard correspondentietypes beschikbaar. U kunt ook uw aangepaste correspondentietypen maken. U kunt opgeven welke gegevens nodig zijn voor het genereren van een correspondentie. Voor een rekeningafschrift kunt u bijvoorbeeld opgeven dat het klant-/leveranciersmodel nodig is voor het afschrift. U kunt ook de datumparameters en de tekst opgeven die moet verschijnen bij datumselectie.
Stap 2) Programma toewijzen aan correspondentietype
Pad:-SPRO > Financiële boekhouding (nieuw) > Debiteuren en crediteuren > Klantrekeningen > Regelitems > Correspondentie > Instellingen maken en controleren voor correspondentie > Programma's toewijzen voor correspondentietypen
Transactie code: -OB78
Hier moet u het correspondentiegeneratorprogramma koppelen aan het correspondentietype. U kunt ook verschillende programma's voor verschillende bedrijfscodes opgeven. (U kunt hier ook de standaardvariant opgeven die het programma moet uitvoeren. U kunt een dergelijke variant maken van transactie SE38/ SA38 voor het programma.)
U kunt ook uw eigen aangepaste programma maken als kopie van het standaardprogramma en passende wijzigingen aanbrengen om aan al uw klantspecifieke behoeften te voldoen.
Stap 3) Bepaal de oproepfuncties voor het correspondentietype
Pad:-SPRO > Financiële boekhouding (nieuw) > Debiteuren en crediteuren > Klantrekeningen > Regelitems > Correspondentie > Instellingen voor correspondentie maken en controleren > Oproepfuncties bepalen
Transactie code:-OB79
Hier dient u aan te geven op welk tijdstip u het betreffende correspondentietype kunt genereren. Ook kunt u voor verschillende bedrijfscodes een andere instelling opgeven. De verschillende beschikbare opties zijn: -
- Op het moment dat het document wordt ingevoerd (bijv. FB50, FB60, etc.)
- Op het moment dat betalingen worden geboekt (bijvoorbeeld F-28, F-26, enz.)
- Op het moment dat het document wordt weergegeven of gewijzigd (bijv. FB02, FB03, etc.)
- Op het moment dat de account wordt weergegeven (bijv. FBL1N, FBL5N, etc.)
Stap 4) Wijs het correspondentieformulier toe aan het correspondentieafdrukprogramma
Pad:-SPRO > Financiële boekhouding (nieuw) > Debiteuren en crediteuren > Klantrekeningen > Correspondentie regelitems > Instellingen maken en controleren voor correspondentie > Formuliernamen definiëren voor correspondentieafdruk
Transactie code: -OB96
Hier moet u opgeven welke formulierdefinitie zal worden gebruikt door het correspondentieafdrukprogramma. Ook kunt u voor verschillende bedrijfscodes een andere instelling opgeven. (De SAP Scriptvorm wordt gedefinieerd met behulp van de transactie SE71, waar de verschillende gegevens in het uitvoerformaat worden gerangschikt om te worden verwerkt. Dit SAP Scriptvorm definieert de lay-out in de uitvoer.)
U kunt ook tweecijferige formulier-ID's gebruiken, waarmee u verschillende formulieren kunt oproepen voor verschillende formulier-ID's in hetzelfde bedrijfsnummer.
Dit formulier-ID kan worden opgegeven in het selectiescherm van het printprogramma dat correspondentie genereert. U kunt voor een correspondentietype slechts één formulier-ID tegelijk selecteren. U kunt meerdere correspondentietypen aanmaken, waardoor verschillende formulier-ID's worden geactiveerd.
Stap 5) Definieer verzendergegevens voor correspondentie
Pad:-SPRO > Financiële boekhouding (nieuw) > Debiteuren en crediteuren > Klantrekeningen > Posten > Correspondentie > Instellingen voor correspondentie maken en controleren > Verzendergegevens voor correspondentieformulier definiëren
Transactie code:-OBB1
U kunt hier de details voor header, footer, signature en sender linken. Deze tekst wordt gedefinieerd met behulp van de transactie SO10 met tekst-ID zoals hierboven gelinkt (bijv. ADRS). U kunt ook een andere instelling opgeven voor verschillende bedrijfscodes. (Ook kan een tweecijferige sender variant worden gedefinieerd, die u kunt opgeven bij de selectieparameters van het printprogramma. Dit zal verschillende sender details binnen dezelfde bedrijfscode inschakelen.)
Stap 6) Definieer sorteervarianten voor correspondentie
Pad:-SPRO > Financiële boekhouding (nieuw) > Debiteuren en crediteuren > Klantrekeningen > Regelitems > Correspondentie > Instellingen maken en controleren voor correspondentie > Sorteervarianten voor correspondentie definiëren
Transactie code: -O7S4
U kunt hier opgeven in welke volgorde de correspondentiebrieven worden gegenereerd. Als u bijvoorbeeld een rekeningafschrift voor meerdere leveranciers genereert, worden de leveranciers in deze volgorde gesorteerd en wordt de brief gegenereerd. Deze Sorteervariant kunt u opgeven in het keuzescherm van het printprogramma dat correspondentie genereert.
Stap 7) Definieer sorteervarianten voor regelitems in correspondentie
Pad:-SPRO > Financiële boekhouding (nieuw) > Debiteuren en crediteuren > Klantrekeningen > Regelitems > Correspondentie > Instellingen maken en controleren voor correspondentie > Sorteervarianten voor regelitems definiëren
Transactie code: -O7S6
U kunt hier opgeven in welke volgorde de verschillende regelitems in correspondentiebrieven verschijnen. Als een leveranciersrekeningafschrift bijvoorbeeld meerdere facturen bevat, worden de facturen in deze volgorde gesorteerd en wordt de brief gegenereerd.
Deze Sorteervariant kunt u opgeven in het keuzescherm van het printprogramma dat correspondentie genereert.
Correspondentie genereren
Zoals eerder getoond tijdens het configureren van het oproeppunt, kan de correspondentie op onderstaande tijdstippen worden gegenereerd: -
- Op het moment dat het document wordt ingevoerd (bijv. FB50, FB60, etc.)
- Op het moment dat betalingen worden geboekt (bijvoorbeeld F-28, F-26, enz.)
- Op het moment dat het document wordt weergegeven of gewijzigd (bijv. FB02, FB03, etc.)
- Op het moment dat de account wordt weergegeven (bijv. FBL1N, FBL5N, etc.)
Correspondentie kan worden gegenereerd voor een bepaald document of voor de rekening van de leverancier(s)/klant(en). Op de volgende dia's wordt het genereren van correspondentie op verschillende manieren en het afdrukken ervan uitgelegd.
Correspondentie genereren (methode A): -
De correspondentie kan worden gegenereerd terwijl u het document aanmaakt, wijzigt of weergeeft.
Ga hiervoor naar Omgeving > Correspondentie en selecteer het betreffende correspondentietype, zie bijvoorbeeld onderstaand scherm FB70 aanmaken van klantfacturen: -
Op dezelfde manier kunt u de correspondentie creëren vanuit documentweergave/wijziging vanuit de transactie, zoals in FB02/FB03/FBl1N/FLB5N, enz.
Correspondentie genereren (methode B)
Voor bestaand boekhoudkundige documenten kunt u transactiecode gebruiken FB12.
Na het invoeren van de bedrijfscode wordt gevraagd naar het correspondentietype. Selecteer Correspondentietype en u wordt gevraagd het documentnummer/rekeningnummer in te voeren. enz. op basis van de instelling voor het correspondentietype. Hierna wordt de correspondentie opgevraagd.
Correspondentie genereren (methode C)
Vanuit transactie F.27 kunt u de correspondentie (Rekeningafschrift) voor leverancier(s) / klant(en) genereren.
Hier “Indicator in hoofdrecord” moet de opgegeven waarde overeenkomen met de waarde die is opgegeven in de stamgegevens van de klant/leverancier > Bedrijfscode > Correspondentie.
Als u het selectievakje 'Individuele aanvraag' selecteert, wordt er voor elke bedrijfscode een apart overzicht gegenereerd als dezelfde leverancier/klant posten in meerdere bedrijfscodes heeft.
Correspondentie afdrukken
Correspondentie afdrukken (methode A): -
Gebruik transactiecode F.61 om het relevante correspondentietype dat al is gegenereerd af te drukken. Bij uitvoering wordt de correspondentie gewoon afgedrukt (als e-mail/fax, enz. is geconfigureerd, wordt de uitvoer in dat formaat gegenereerd)
Correspondentie afdrukken (methode B): -
Van transactie F.64, kunt u de gegenereerde correspondentiebrief (Spool) zien en afdrukken. (Het verschil met F.61 is dat u in F.64 ook andere bewerkingen kunt uitvoeren (zoals verwijderen, afdrukvoorbeeld, enz.) voor reeds gegenereerde correspondentieverzoeken.)
De gegenereerde spoel kan vanaf de transactie worden bekeken en afgedrukt SP02 of Systeem > Eigen wachtrijverzoek.
Correspondentie via e-mail
Beheer het e-mailadres in de instellingen in klant/ verkoper meester > Algemene gegevens > Tabblad Adres > Communicatie en selecteer de communicatiemethode als e-mail.
Beheer ook het e-mailadres in het klant-/leveranciersbestand > Bedrijfscodegegevens > tabblad Correspondentie.
Vervolgens wordt de correspondentie voor deze klant/leverancier gegenereerd in e-mailformaat in plaats van afgedrukt (rekening houdend met de instellingen voor de gebruikersuitgang die zijn gemaakt om de communicatiemethode in de gebruikersuitgang te bepalen, zoals weergegeven in de volgende dia).
(Opmerking: op dezelfde manier kunt u instellingen voor de faxuitvoer opgeven door de standaardcommunicatie als FAX te selecteren en het faxnummer te behouden.)
