ソフトフォンとは何ですか? 概要、定義、入手方法

ソフトフォンとは何ですか?

ソフトフォンは、ハンドセットを使用する代わりに VOIP 経由で音声通話を行うために使用される、パーソナルコンピュータまたはモバイルデバイス上のソフトウェアプログラムです。

ソフトフォンアプリケーションをダウンロードしてスマートフォンまたはデスクトップにインストールすると、画面には有線電話の通常のダイヤルパッドと同じように見える電話ダイヤルパッドが表示されます。ビジネスユーザーは、インターネットアクセスがあればどこからでも電話をかけることができるため、社内およびリモートの従業員のモビリティと生産性が向上します。

ソフトフォンはどのように機能しますか?

ソフトフォンは、通常のスマートフォンと同じように機能します。プログラムを起動したら、仮想ダイヤルパッドを使用して携帯電話番号にダイヤルします。携帯電話またはコンピュータの連絡先リストから相手を選択し、接続を待つこともできます。

VoIP 電話システムは、インターネットを介して音声データを受信者に送信します。サウンドデータをチャンクに分割し、バイナリコードに変換するソフトウェアプログラムであるコーデックを使用します。このコードはあるコンピュータから別のコンピュータに移動し、受信側で「復号化」されます。

インターネット経由で電話をかけるための前提条件は次のとおりです。

VoIPヘッドフォン
デスクトップ、パソコン、携帯電話
インターネット接続
VoIPサービスのような Skype, RingCentral 等々

ソフトフォンのアプリケーションはパーソナルコンピュータに限定されません。要件はハードウェアによって異なりますが、すべてのハードウェアでインターネットへのアクセスが必要です。

ソフトフォンの使い方は？

ソフトフォンの使用方法を学ぶのに役立つ重要な手順を次に示します。

ステップ 1) ソフトフォンソフトウェアをダウンロードする

まず、会社のコンピューターまたはモバイルデバイスから VoIP アプリケーションをダウンロードしてインストールします。セットアップ手順を完了し、デバイスの設定を構成すると、アプリは数分で使用できるようになります。

ステップ 2) インターネットが安定していることを確認する

インターネット接続 (DSL またはケーブルサービス) が不安定だと、VoIP 通話の発着信時にイライラすることがあります。したがって、通話が途切れたり切断されたりしないように、安定したインターネットに接続していることを確認する必要があります。

ルーターのサービス品質を変更して、時間依存性の低いデータに対して音声パケットを優先することができます。ほとんどの VoIP ソフトフォンプロバイダーは、これを仮想的に実現できます。

ステップ 3) すべての技術要件を満たします

満たさなければならない技術的要件がさらにいくつかあります。

少なくとも XNUMX つのコーデックが両端間で標準である必要があります
ソフトフォンは、同様の機能を使用する他のデバイスとのみ対話します。 VoIPの
ソフトフォンはデスクトップやスマートフォンで動作するだけでなく、さまざまなプラットフォームで動作します。

ソフトフォンソフトウェアは、比較的シンプルなユーザーエクスペリエンスを提供します。電話の転送、保留、ボイスメールメッセージの迅速な管理が可能になります。

ソフトフォンの機能

ソフトフォンの重要な機能は次のとおりです。

共有連絡先リスト: これらのリストは、同僚とのつながりを共有したり、ビジネス連絡先データベースに参加したりできます。
Less 機器: ソフトフォンに必要なハードウェアは、従来の卓上電話よりもはるかに少なくなります。
専用回線なし: 専用回線が不要になることで、会社の大幅な経費削減が実現します。
連絡先ディレクトリ: ソフトフォンに連絡先リストが表示されるはずです。
内線ダイヤル： 会社のソフトフォンは卓上電話として役立つため、特に電話会議の場合は内線ダイヤルを介して同僚に接続できる必要があります。
優れた通話品質: 帯域幅の優先順位が高く、ルーターテクノロジーが強化されているため、理解できない音声や音声の遅延は問題にならず、優れた通話品質をお楽しみいただけます。
インスタントメッセージング： ソフトフォン経由のインスタントチャットを使用すると、常にアクセスできる状態を大幅に減らしながら、より迅速に調整し、問題に迅速に答えることができます。
ビデオ通話: ビデオ通話を使用すると、チームメンバーとやり取りできます。協力関係を強化するために、チームメンバーは仮想ホワイトボード、画面共有、リモート画面制御などのツールを使用できます。
通話保留と発信者番号: エージェントが他の人と通話中に着信を受信すると、キャッチホン機能が警告を発します。
音量コントロールとミュート: ソフトフォンは、都合のよい場所にいないときに電話を受けるのに適しています。消音や音量調整が可能です。
三者会議: ソフトフォンを使用しながら、追加の連絡先 XNUMX 名との XNUMX 者間電話会議を行うことができます。

ソフトフォンはどのように設定しますか?

企業の有線電話ネットワークのセットアップは、時間がかかり、非常に難しい作業となる場合があります。インストールが複雑で、職場にアクセスできる専門家が必要な場合があります。これにより、長時間にわたる中断を伴うインストール手順の間、チームが電話をかけることができなくなる可能性があります。

ただし、チームの電話または PC でのセットアップは数分で完了するため、ソフトフォンシステムを使用するとスムーズなエクスペリエンスが得られます。

ソフトフォンをステップアップする手順は次のとおりです。

ステップ1） IT チームのセットアップ手順に従って、ソフトフォンプロバイダーファイルをダウンロードします。

ステップ2） ファイルアイコンを選択してインストールプロセスを開始します。

ステップ3） ソフトフォンをタップして記号を XNUMX 回入力して、プログラムのアクティブ化を終了します。

ソフトフォンとその関連機能をすぐにセットアップするのは難しいように思えるかもしれませんが、XNUMX つの簡単な手順を踏むだけで、最高レベルのユーザーエクスペリエンスを提供できるようになります。

ソフトフォンの重要な特徴

ソフトフォンの重要な特徴をいくつか紹介します。

存在： ソフトフォンは、チームがオフラインかオンラインか、会議中か忙しいかを明らかにします。対応可能な時間がわかったら電話をかけるか、インスタントメッセンジャーなどのより適切なチャネルに移動することができます。
移植性： リモートの従業員、社内オフィスのスタッフ、頻繁に出張する人は、どこにでも会社の携帯電話を持ち歩くことがあります。従業員は電話に応答するためにワークステーションに留まる必要はありません。机に座っているかのように、どこからでも電話をかけたり受けたりできます。
プライバシー： 自分の詳細を非公開にしておきたい場合は、ソフトフォンソフトウェアを使用してスマートフォンから仕事の電話に応答しますが、詳細と連絡先は別々にしておきます。ソフトフォンを使用すると、組織全体がプライベート接続を介して通信します。
効率性： ソフトフォンを使用すると、ユーザーインターフェイス (UI) を介して、ビジュアルボイスメール、ドラッグアンドドロップによる通話切り替え、着信通知、ボイスメールから電子メールへの設定など、さまざまな機能を使用できるようになります。
接続： ソフトフォンをどこにでも持ち運べる機能は大きな利点です。アプリケーションを新しい PC にインストールし、複数のモバイルデバイスに含めることができます。最も良い点は、機器の移動や交換にかかる費用を気にする必要がないことです。

ソフトフォンの利点と欠点

ソフトフォンを使用する利点は次のとおりです。

どこからでも電話をかけたり受けたりできる
従業員はできます電話番号を隠すそして個人情報
音声メール通話などの追加機能を提供
複数のデバイスにダウンロードできます
チームの可用性と、チームを最も時間効率の高い方法と呼ぶかどうかを示します。

ソフトフォンを使用する場合の短所/短所は次のとおりです。

インターネット接続の品質は、通話の発着信に影響します。
VOIP プロバイダーによっては、追加の前払い費用が発生する場合があります。
ソフトフォンの仕組みを習得するには、多くの時間がかかる場合があります。

ソフトフォンと固定電話

従来の電話機を使用するか、ソフトフォンを使用するか迷っているかもしれません。選択に役立つ比較は次のとおりです。

従来の電話:

多額の初期費用: 従来の電話機では、高価な受話器、電話回線の確立に料金が必要で、場合によってはシステムに対応するために建物内での配線の一部の再配線も必要です。これらの初期費用には、長期にわたって維持または代替するために費やす必要がある金額は考慮されていません。
制限された基本機能と機能: 従来の固定電話は音声通話のみに対応しており、電話会議にはアップグレードが必要です。
ユニファイドコミュニケーション: すべての従業員に XNUMX つの電話システムを用意することは有益です。
限られた情報を提供します 基本的な発信者 ID しか表示されないため、発信者について。

ソフトフォン:

低い初期費用: ソフトフォンにはすべてのユーザーのヘッドセットのみが必要で、追加費用なしで会議機能とビデオ機能が付属します。さらに、ソフトフォンは既存のソフトウェアと互換性があるため、追加のソフトウェアを購入する必要はありません。 CRM.
広範な基本機能: ソフトフォンには、重要な通話中にインスタントメッセージを共有したり、電話会議をすばやくスケジュールしたり、ボイスメールから電子メールへの接続が可能であり、ルート化された電話では実現できない新しい接続領域を提供します。
リモート機能: リモートで作業するスタッフがいる場合は、ソフトフォンが役立つ可能性があります。チームは、ボタンを押すだけで、スマートフォンへの通話転送を有効にし、世界中のどこからでもソフトフォンアプリにアクセスし、設定を変更できます。どこからでも電話をかけることができるため、遠隔地のチームメンバーも電話会議に参加できます。
役立つ情報を提供します。 以前の通話に関するデータなど、発信者に関する重要な情報が提供されます。

VoIP とソフトフォンの違いは何ですか?

VOIP とソフトフォンの主な違いは次のとおりです。

VoIP を使用すると、物理的な IP 電話を操作してネットワークに接続できるようになります。
ソフトフォンは、スマートフォン、ハンドヘルドデバイス、またはパーソナルコンピュータを使用して通常の電話エクスペリエンスを提供するソフトウェアプログラムです。
A 物理 VoIP 電話機はイーサネットポートに接続されており、物理的なハンドセットが必要です。
ソフトフォンは安価に使用でき、チームメンバーであれば誰でも、物理的にその場にいる必要がなくてもソフトフォンにアクセスできます。

ビジネスに適したソフトフォンプロバイダーを選択する方法

ビジネスに適したソフトフォンプロバイダーを選択する際に覚えておくべき重要な点は次のとおりです。

統合されたモバイルアプリケーション: ソフトフォンは、統合されたユーザーフレンドリーなソフトフォンプログラムに基づいている必要があります。通話、ビデオ会議、インスタントメッセージングなどの通信ルートを含める必要があります。同僚とのつながりを維持できるようになります。
十分な電話回線: 会社が必要とする電話回線の数を決定し、選択したソフトフォンサプライヤーがその数の回線を提供できることも確認します。
適応性を判断する: ソフトフォンは、パーソナライズされた連絡先情報を提供でき、それが稼働している企業の文化に適応できる必要があります。適応には、プレッシャーのかかる状況やピーク時にも動作できることが含まれます。
Operaシステムの互換性: すべてのソフトフォンがすべてのソフトフォンで動作するわけではありませんオペレーティングシステム (OS)、現在の OS と互換性のあるソフトフォンを選択する必要があります。 (Windows, macOS、iOS、および Android.
VoIP プロトコルの互換性: ソフトフォンが優先 VoIP サービスと同じプロトコルを使用していることを確認してください。プロトコルは、データがどのように処理され、ネットワーク上で移動されるかを決定します。したがって、新しいソフトフォンが VOIP 準拠であることを確認することが不可欠です。
年中無休のトラブルシューティング:また、希望するサプライヤーが適切な技術サポートを提供していることを確認する必要があります。何が起こっても、誰かがあなたを導いてくれるようにしたいと思うでしょう。
セキュリティ： 各サプライヤーが採用しているセキュリティ対策を調査することは重要です。攻撃があったとしても、セキュリティの脅威はダウンロードマネージャー、インスタントメッセージング、インターネットエクスプローラーほど大きくはありません。一部のソフトフォンはハッキングされやすいです。ソフトフォンのセキュリティメカニズムを無視すると、後で困ったことになります。ソフトフォンサプライヤーがどのようなセキュリティ対策を実施しているかを調べてください。その結果、機密データが漏洩し、莫大な損失につながる可能性があります。
価格体系と支払いオプション:ソフトフォンは安価です。各サプライヤーはさまざまな料金プランと支払い方法を提供しています。さまざまなサプライヤーの料金とそのサービスと機能を調査し、評価します。接続数の価格レベルと、企業が使用できる分数に上限があるかどうかを考慮する必要があります。契約書にテスト期間を設けて、サービスが期待を満たしているかどうかを確認する必要があります。
地元および国際的な報道範囲:顧客との連絡を維持するには、電話番号とソフトフォンを 1 つの場所で単一のサービスプロバイダーから取得することが有利です。これにより、2 つの別々のプロバイダーとシステムに費やす時間と費用を節約できます。

製品概要

ソフトフォンシステムは、パーソナルコンピュータ、タブレット、またはスマートフォン上で従来の電話として機能するソフトウェアプログラムです。
インスタントメッセージング、発信者 ID、電話会議、共有連絡先リストなどの統合機能を提供します。
企業は、初期設定コストを削減するために、リモートワーカー向けに固定電話よりもソフトフォンを好む場合があります。
試用期間を提供しているソフトフォンソフトウェアプロバイダーを選択する必要があります。