Cos'è un softphone? Panoramica, definizione e come ottenerne uno

Cos'è un softphone?

Softphone è un programma software su un personal computer o dispositivo mobile utilizzato per effettuare chiamate vocali tramite VOIP invece di utilizzare un telefono.

Una volta scaricata e installata un'applicazione softphone sul tuo smartphone o desktop, sullo schermo sarà presente un tastierino telefonico che avrà l'aspetto di un normale tastierino numerico di un telefono cablato. Gli utenti aziendali possono effettuare una chiamata ovunque sia disponibile un accesso a Internet, aumentando la mobilità e la produttività dei dipendenti interni e remoti.

Come funziona un softphone?

I softphone funzionano allo stesso modo di un tipico smartphone. Una volta avviato il programma, utilizza la tastiera virtuale per comporre un numero di cellulare. Puoi anche scegliere qualcuno dall'elenco dei contatti del tuo cellulare o del computer, quindi attendere la connessione.

I sistemi telefonici VoIP trasmettono i dati vocali ai ricevitori tramite Internet. Usano un codec, un programma software che divide i dati audio in blocchi e li converte in codice binario. Questo codice si sposta da un computer all'altro e viene “decrittografato” dal destinatario.

Di seguito sono riportati i prerequisiti per effettuare chiamate telefoniche tramite Internet:

• Cuffie VoIP
• Un desktop, un personal computer e un cellulare
• Connettività Internet
• Servizio VoIP simile Skype, RingCentral ecc.

Le applicazioni softphone non sono limitate ai personal computer. I requisiti variano a seconda dell'hardware, ma tutti richiedono l'accesso a Internet.

Come utilizzare un SoftPhone?

Ecco alcuni passaggi importanti che ti aiutano a imparare a utilizzare i softphone:

Passaggio 1) Scarica il software Softphone

Innanzitutto, scarica e installa l'applicazione VoIP dal tuo computer aziendale o dispositivo mobile. Una volta completata la procedura di installazione e configurate le impostazioni del dispositivo, l'app sarà pronta per l'uso in pochi minuti.

Passaggio 2) Assicurati che Internet sia stabile

Una connessione Internet instabile (servizio DSL o via cavo) può creare frustrazione quando si effettuano o si ricevono chiamate VoIP. Pertanto, devi assicurarti di essere connesso a una rete Internet stabile per evitare di ricevere chiamate sconnesse o interrotte.

Puoi modificare la qualità del servizio del tuo router per favorire i pacchetti vocali rispetto ai dati meno sensibili al fattore tempo. La maggior parte dei fornitori di softphone VoIP può farlo virtualmente per te.

Passaggio 3) Completa tutti i requisiti tecnici

Ci sono alcuni altri requisiti tecnici che devi soddisfare.

• Almeno un codec dovrebbe essere standard tra entrambe le estremità
• I softphone interagiscono solo con altri dispositivi che utilizzano dispositivi simili VoIP protocollo
• I softphone non funzionano solo su desktop e smartphone, ma possono funzionare con una varietà di piattaforme.

Il software softphone offre un'esperienza utente relativamente semplice. Consente di trasferire e trattenere le chiamate telefoniche e di gestire rapidamente i messaggi della segreteria telefonica.

Caratteristiche del softphone

Ecco le caratteristiche importanti di un Softphone:

• Elenchi di contatti condivisi: questi elenchi condividono le tue connessioni con i tuoi colleghi o si uniscono a un database di contatti aziendali.
• Less Attrezzatura: I softphone necessitano di molto meno hardware rispetto ai tradizionali telefoni fissi.
• Nessuna linea dedicata: Una significativa riduzione delle spese per la tua azienda è l'assenza di una linea dedicata.
• Elenco dei contatti: Dovresti essere in grado di visualizzare un elenco di contatti sul tuo Softphone.
• Composizione interno: I softphone aziendali sono utili come telefoni da tavolo, quindi dovrebbero essere in grado di connettersi ai colleghi tramite la composizione dell'interno, in particolare per le teleconferenze.
• Qualità delle chiamate superiore: Con una maggiore priorità di larghezza di banda e una tecnologia router avanzata, i ritardi audio e vocali incomprensibili non saranno più un problema e potrai usufruire di una qualità delle chiamate superiore.
• Messaggistica istantanea: È possibile utilizzare la chat istantanea tramite un softphone per coordinarsi più velocemente e rispondere rapidamente ai problemi riducendo significativamente la possibilità di essere sempre accessibili.
• Videochiamate: Le videochiamate ti consentono di interagire con il tuo equipaggio. Per rafforzare la cooperazione, i membri del team possono utilizzare strumenti come la lavagna virtuale, la condivisione dello schermo, il controllo remoto dello schermo, ecc.
• Chiamata in attesa e ID chiamante: Ogni volta che un agente riceve una chiamata in arrivo mentre è al telefono con qualcun altro, la funzione di avviso di chiamata lo avvisa.
• Controllo volume e disattivazione audio: Un softphone è utile per rispondere alle chiamate quando non ti trovi in ​​un posto comodo. È possibile disattivare l'audio e regolare il volume.
• Conferenza a tre: È possibile effettuare una chiamata in conferenza a tre con due contatti aggiuntivi utilizzando un softphone.

Come si configura un softphone?

Configurare la rete telefonica cablata di un'azienda può essere un compito dispendioso in termini di tempo ed eccessivamente complicato. Potresti trovare l'installazione complicata e aver bisogno di esperti per accedere al tuo posto di lavoro. Potrebbe impedire al tuo team di chiamare durante una procedura di installazione lunga e disturbante.

Tuttavia, l'esperienza d'uso del sistema softphone sarà fluida, poiché la configurazione sul telefono o sul PC del tuo team può avvenire in pochi minuti.

Ecco i passaggi per potenziare il Softphone:

Passo 1) Segui le istruzioni di configurazione con il tuo team IT, quindi scarica il file del fornitore del softphone.

Passo 2) Avviare il processo di installazione selezionando l'icona del file.

Passo 3) Completare l'attivazione del programma toccando il softphone per fornire il simbolo due volte.

Configurare rapidamente il tuo softphone e le funzionalità associate può sembrare complicato, ma dopo tre semplici passaggi sarai in grado di offrire un'esperienza utente di alto livello.

Caratteristiche importanti del Softphone

Ecco alcune caratteristiche importanti di un Softphone

• Presenza: I softphone rivelano se un team è offline, online, impegnato in una riunione o occupato. Puoi chiamarli una volta che conosci i loro orari di disponibilità o passare a un canale più appropriato, come la messaggistica istantanea.
• portabilità: I dipendenti remoti, il personale d'ufficio interno e i viaggiatori frequenti possono portare con sé i cellulari aziendali ovunque. I dipendenti non devono rimanere nelle loro postazioni di lavoro per rispondere alle telefonate. Possono effettuare e ricevere chiamate ovunque, come se fossero seduti alla scrivania.
• Privacy: Supponiamo che tu voglia mantenere privati ​​i tuoi dati, potresti usare un software softphone per rispondere alle chiamate di lavoro dal tuo smartphone, ma lasciare i tuoi dati e contatti separati. Con un softphone, l'intera organizzazione comunica tramite una connessione privata.
• Efficienza: I softphone ti aiuteranno a utilizzare numerose funzionalità, tra cui la segreteria telefonica visiva, i commutatori di chiamata con trascinamento della selezione, le notifiche delle chiamate in arrivo e la configurazione della segreteria telefonica su e-mail, tramite l'interfaccia utente (IU).
• Connettività: La possibilità di portare il softphone ovunque sia un vantaggio significativo. Puoi installare la tua applicazione su un nuovo PC e includerla su più dispositivi mobili. La parte migliore è che devi preoccuparti delle spese di trasferimento e sostituzione delle apparecchiature.

Vantaggi e svantaggi Softphone

Ecco i pro/vantaggi dell'utilizzo di un softphone:

• Le chiamate possono essere effettuate o ricevute da qualsiasi luogo
• I dipendenti possono nascondere i numeri di telefono e informazioni personali
• Offre funzionalità aggiuntive come la chiamata vocale a e-mail
• Puoi scaricarlo su più dispositivi
• Mostra la disponibilità del team e se chiamarlo è il metodo più efficiente in termini di tempo

Ecco gli svantaggi/contro dell'utilizzo di un softphone:

• La qualità della connessione Internet influisce sull'effettuazione e sulla ricezione delle chiamate.
• Potresti dover sostenere costi anticipati aggiuntivi a seconda del tuo provider VOIP.
• Padroneggiare il funzionamento di un softphone può richiedere molto tempo.

Softphone e telefoni fissi

Potresti essere indeciso se optare per un telefono tradizionale o un softphone. Ecco i confronti per aiutarti a scegliere:

Telefoni tradizionali:

• Costi iniziali considerevoli: I telefoni tradizionali richiedono telefoni costosi, tariffe per stabilire le linee telefoniche e possibilmente qualche ricablaggio nell'edificio per ospitare il sistema. Queste spese iniziali non tengono conto dell'importo che dovrai spendere per sostenerle o sostituirle nel tempo.
• Caratteristiche e funzionalità di base limitate: Una linea fissa tradizionale gestisce solo le chiamate audio e richiede un aggiornamento per le chiamate in conferenza.
• Comunicazioni unificate: Avere un unico sistema telefonico per tutto il personale è vantaggioso.
• Fornisce informazioni limitate sui chiamanti perché puoi vedere solo l'ID chiamante di base.

Softphone:

• Bassi costi iniziali: I softphone richiedono solo cuffie per tutti gli utenti e vengono forniti con funzionalità di conferenza e video senza costi aggiuntivi. Inoltre non è necessario acquistare software aggiuntivo poiché i softphone sono compatibili con quelli esistenti CRM.
• Ampie funzionalità di base: I softphone consentono ancora la condivisione di messaggi istantanei durante le chiamate critiche, la programmazione rapida di teleconferenze e la possibilità di inviare messaggi vocali via e-mail, offrendo un nuovo ambito di connettività che i telefoni con rooting non possono eguagliare.
• Funzionalità remote: I softphone potrebbero essere utili se il tuo personale lavora in remoto. Il tuo team può attivare l'inoltro di chiamata sul proprio smartphone, accedere all'app softphone da qualsiasi parte del mondo e modificare le impostazioni semplicemente premendo un pulsante. Grazie alla possibilità di chiamare da qualsiasi luogo, anche i membri del team remoti potranno partecipare alle teleconferenze.
• Fornisce informazioni utili: Fornisce informazioni importanti sui chiamanti, inclusi i dati sulle chiamate precedenti.

Qual è la differenza tra VoIP e Softphone?

Ecco alcune delle principali differenze tra VOIP e Softphone:

• VoIP consente a un telefono IP fisico di funzionare e connettersi a una rete.
• Un softphone è un programma software che fornisce la consueta esperienza telefonica utilizzando lo smartphone, il dispositivo portatile o il personal computer.
• A VoIP fisico il telefono si collega a una porta Ethernet e richiede un ricevitore fisico.
• I softphone sono economici da usare e qualsiasi membro del team può accedervi senza dover essere fisicamente presente.

Come selezionare il fornitore di softphone giusto per la tua azienda

Ecco alcune cose importanti da ricordare durante la selezione del fornitore di softphone giusto per la tua azienda:

• Applicazioni mobili integrate: Un softphone dovrebbe basarsi su un programma softphone integrato e di facile utilizzo. Dovrebbe includere percorsi di comunicazione, come chiamate, riunioni video e messaggistica istantanea. Ti permetterà di rimanere in contatto con i colleghi.
• Linee telefoniche sufficienti: Determina quante linee telefoniche vorrà la tua azienda e assicurati anche che il fornitore di softphone che scegli possa fornire quel numero di linee.
• Determinare l'adattabilità: Un softphone dovrebbe essere in grado di offrire informazioni di contatto personalizzate e adattarsi alla cultura dell'azienda in cui opera. Gli adattamenti includono la capacità di operare sotto pressione e durante le ore di punta.
• Operacompatibilità del sistema: Non tutti i softphone funzionano con tutti sistema operativo (OS) ed è necessario selezionare un softphone compatibile con il sistema operativo corrente. (Windows, macOS, iOS e Android.
• Compatibilità protocollo VoIP: Verifica che il tuo softphone utilizzi lo stesso protocollo del tuo servizio VoIP preferito. I protocolli determinano il modo in cui i dati vengono gestiti e spostati su qualsiasi rete. Pertanto, è essenziale verificare che il nuovo softphone soddisfi la conformità VOIP.
• Risoluzione dei problemi 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX:Dovresti anche assicurarti che il tuo fornitore preferito fornisca un'adeguata assistenza tecnica. Dovrai assicurarti che qualcuno sia lì per guidarti, qualunque cosa accada.
• Sicurezza: È fondamentale esaminare le precauzioni di sicurezza adottate da ogni fornitore in particolare. Anche se ci sono attacchi, la minaccia alla sicurezza non è più grande di quella dei download manager, della messaggistica istantanea o degli Internet Explorer. Alcuni softphone sono inclini all'hacking. Ignorare i meccanismi di sicurezza del softphone può portare a frustrazioni in seguito. Scopri quali misure di sicurezza ha implementato il fornitore del softphone. Il risultato può essere una significativa esposizione dei tuoi dati sensibili, con conseguenti perdite ingenti.
• Struttura dei prezzi e opzioni di pagamento:I softphone sono economici. Ogni fornitore offre piani tariffari e scelte di pagamento diversi. Ricercare e valutare le tariffe di vari fornitori e i loro servizi e caratteristiche. Dovresti considerare i livelli di prezzo per il numero di connessioni e se esistono limiti massimi al numero di minuti che l'azienda può utilizzare. Dovresti chiedere un periodo di prova nel contratto e verificare se il servizio soddisfa le tue aspettative.
• Copertura locale e internazionale:Per rimanere in contatto con i tuoi consumatori, è vantaggioso ottenere i tuoi numeri di telefono e Softphone in un unico luogo e da un unico fornitore di servizi. Potrebbe aiutare a risparmiare tempo e denaro spesi per due fornitori e sistemi separati.

Sommario

• Un sistema softphone è un programma software che funziona come un telefono tradizionale su un personal computer, tablet o smartphone.
• Offre funzionalità integrate come messaggistica istantanea, ID chiamante, chiamate in conferenza ed elenchi di contatti condivisi.
• Le aziende potrebbero preferire un softphone rispetto a un telefono fisso per i lavoratori remoti per ridurre i costi di configurazione iniziali.
• Dovresti optare per un fornitore di software softphone che offra un periodo di prova.