Acquisto e richiesta d'acquisto in SAP MM

Che cosa significa acquistare in SAP MM?

L'acquisto è una componente di SAP Il modulo MM e il suo processo possono essere rappresentati approssimativamente nel diagramma seguente.

MRP (material resource planning) crea una proposta di approvvigionamento e in seguito viene convertita in Purchase Requisition. Il passaggio successivo è l'assegnazione della fonte a Purchase Requisition e il rilascio di Purchase Requisition. Il PR viene convertito in Purchase Order e al ricevimento della merce può essere emessa una fattura per completare il processo di acquisto. Inoltre, il pagamento viene elaborato (nel modulo FI).

L'approvvigionamento non deve necessariamente iniziare con l'MRP, può essere avviato mediante la pianificazione basata sul consumo o mediante la creazione diretta di PR o PO.

MRP è una funzione di sistema per determinare i fabbisogni di materiale sia a livello di materiale che di distinta base. Una distinta base (Bill di materiali) è un elenco di componenti e sottocomponenti di cui è costituito un singolo materiale.

Uno dei semplici documenti di base in Acquistare in SAP è una richiesta di acquisto.

Richiesta di acquisto

Le richieste di acquisto possono essere create automaticamente dal sistema o manualmente. Possono essere convertiti in ordini di acquisto ma solo previo rilascio (approvazione della richiesta di acquisto).

In questa lezione tratteremo diversi argomenti che possono aiutare a comprendere e creare la richiesta d'acquisto.

Gli intervalli numerici nelle richieste di acquisto sono necessari proprio come negli altri documenti, allo scopo di assegnare il numero di documento ai nuovi documenti creati.

Later, questi intervalli numerici vengono assegnati a diversi tipi di documenti che possiamo definire per essere utilizzati nell'elaborazione della richiesta di acquisto.

Copriremo anche i requisiti tracnumero reale che è fondamentalmente una combinazione numero/lettera che può essere assegnata in modo univoco a più documenti al fine di track determinati requisiti importanti.

Vedrai come funziona la determinazione della fonte e perché è utile, nonché come questa fonte può essere assegnata al nostro documento di acquisto.

Infine, scoprirai come elaborare la richiesta d'acquisto, dalla sua creazione fino alla conversione in ordine d'acquisto.

Intervalli di numeri per la richiesta di acquisto

L'assegnazione di intervalli numerici per la richiesta di acquisto funziona in base al tipo di documento. È possibile creare diversi intervalli di numeri e successivamente assegnarli a un tipo di richiesta d'acquisto specifico.

Questo viene fatto nella personalizzazione. Ai tipi di documenti di richiesta possono essere assegnati due intervalli di numeri. A ciascun tipo di documento vengono assegnati un intervallo interno e uno esterno. Gli intervalli di numeri interni vengono incrementati automaticamente dal sistema, mentre quelli esterni vengono assegnati manualmente.

La schermata seguente rappresenta un elenco di intervalli di numeri per la richiesta di acquisto.

Il numero iniziale è il primo numero dell'intervallo, il numero finale è l'ultimo numero disponibile e il numero corrente è l'ultimo numero assegnato a un documento.

Inoltre, è presente una casella di controllo che indica se si tratta di un intervallo di numeri esterno.

Ad esempio, un intervallo di numeri interni può essere definito come un intervallo da 20000000 a 30000000, in questo caso i documenti del tipo documento a cui è assegnato questo intervallo verranno numerati a partire da 20000001 e verranno incrementati di 1 per ogni nuovo documento creato. L'ultimo numero disponibile per questo intervallo sarà 30000000 e se i tuoi documenti riempiono l'intero intervallo numerico sarà necessario estenderlo. Accadrà raramente perché significherebbe che avresti 10 milioni di documenti di richiesta di acquisto.

Gli intervalli numerici diventano significativi solo una volta associati a un tipo di documento, che rappresenta il passaggio successivo della configurazione.

Definizione del tipo di documento

La definizione del tipo di documento è un'azione che definisce diversi tipi di documento per una richiesta di acquisto. È utile in gruppoping richieste di acquisto e specificandone l'utilizzo in modo più dettagliato. Ad esempio, possiamo avere richieste di acquisto standard, subappaltatoritractrasferimento di magazzino e di azioni. Ogni tipo di documento è adatto a un'esigenza specifica ed è configurato per essere utilizzato in tal modo.

Nella definizione del tipo di documento, puoi definire un certo numero di opzioni. Intervalli numerici (interni ed esterni), intervallo di elementi, chiave di selezione campo, indicatore di controllo, indicatore di rilascio complessivo (definisce se tutti gli elementi in PR vengono rilasciati simultaneamente o individualmente).

Digitare il documento di richiesta di acquisto standard SAP è definito in tutte le installazioni come NB.

Requisito tracnumero del re

Questo numero viene utilizzato per tracrequisiti specifici del re. Può essere inserito durante la creazione della richiesta d'acquisto e viene copiato nel documento dell'ordine d'acquisto. Viene gestito a livello di articolo e gli articoli possono essere selezionati tramite questo numero in diversi report come MELB.

• Eseguire MELB transazione.
• Clicca su Scegli pulsante.

Quando si fa clic ContinuaVerrai reindirizzato alla schermata di selezione iniziale. Anche qui troverai diverse opzioni di selezione e dovrai scegliere quelle più adatte per restringere la ricerca.

• Inserire il requisito tracnumero(i) del re.
• Eseguire.

Ti verrà presentato un elenco di documenti contenenti il tracnumero re.

Determinazione della fonte

La determinazione della fonte aiuta a trovare la fonte più adatta per un requisito, ad esempio può suggerire quale accordo quadro, quale fonte di approvvigionamento interna (impianto) o quale fornitore può essere utilizzato per ordinare materiali specifici in un dato momento.

La determinazione della fonte utilizza diversi dati come parametri per il processo di determinazione effettivo. Questi includono l'accordo quadro, i dati informativi sugli acquisti, gli stabilimenti della nostra azienda, gli accordi sulle quote e l'elenco delle fonti.

Tutto ciò viene preso in considerazione durante la determinazione della migliore fonte possibile per un requisito.

Il primo controllo viene effettuato tramite Disposizione delle quote dove il sistema determina se esiste una fonte adatta con il relativo accordo di quota per il materiale, e se viene trovata una fonte adatta viene selezionata e l'ulteriore ricerca della fonte viene interrotta.

In caso contrario, il sistema prende elenco delle fonti tiene conto di ciò e cerca fonti valide al suo interno. L'elenco delle fonti è composto da record fissi e bloccati. Record fissi sono per fornitori fissi per materiale specifico validi per un certo periodo. Record bloccati non possono essere utilizzati come fonte mentre si trovano in questo stato.

Infine il sistema cerca il file accordo quadro and registrazione delle informazioni per fonti credibili e assegna loro la richiesta. Hai visto nella lezione precedente cos'è un record informazioni acquistoe l'accordo di massima è un accordo di programmazione o un accordotract che viene utilizzato anche nel processo di determinazione della fonte come informazione di input.

Per utilizzare la determinazione della fonte, è necessario selezionare la casella di controllo "Determina fonte" nella schermata iniziale della richiesta d'acquisto.

Assegnazione della fonte

Il sistema può eseguire l'assegnazione della sorgente in background o in primo piano.

Se la ricerca viene eseguita in modalità primo piano e viene trovata più di una fonte valida, viene visualizzato un elenco di selezione da cui l'utente deve selezionare la fonte appropriata. Se viene trovata solo una fonte adatta, questa viene assegnata automaticamente.

Se la ricerca viene eseguita in background, è necessario determinare un'unica fonte e per realizzarla il sistema eseguirà varie funzioni nella ricerca.

Ad esempio, gli accordi quadro hanno la priorità sull'origine del record delle informazioni sugli acquisti e in caso di conflitto viene selezionata l'origine dell'accordo quadro.

Se negli accordi quadro viene trovata più di una fonte valida, l'unica fonte valida sarà quella per il fornitore abituale e se nessuno dei due record è per un fornitore abituale, la fonte dovrà essere determinata manualmente.

Puoi vedere come il sistema offre due fonti, dalle quali dobbiamo scegliere manualmente la migliore.

Come creare ed elaborare una richiesta d'acquisto

La configurazione è ora completa, quindi è possibile creare la richiesta d'acquisto. La transazione ME51N è il punto di accesso standard e segue una sequenza fissa di cinque azioni.

1. Aprire la transazione ME51N e selezionare il tipo di documento. Il tipo selezionato nella parte superiore dello schermo determina l'intervallo di numerazione, la selezione dei campi e se il rilascio avviene per singolo articolo o per l'intero documento. NB è la richiesta standard predefinita.
2. Inserisci i dati dell'articolo. Ogni riga deve includere il codice articolo, la quantità, la data di consegna e lo stabilimento. Per un materiale privo di record anagrafico, utilizzare invece una categoria di imputazione con un breve testo e un gruppo di materiali.
3. Completa le schede dei dettagli dell'articolo. La scheda Fonte di approvvigionamento contiene il fornitore o l'accordo quadro prodotto dalla determinazione della fonte. La scheda Valutazione riporta il prezzo utilizzato per i limiti di approvazione. Il requisito tracIl numero di re descritto sopra viene inserito anche nei dettagli dell'articolo.
4. Seleziona e salva. Il pulsante Verifica convalida l'assegnazione dell'account, la data di consegna e la fonte prima del salvataggio. Al salvataggio, SAP assegna il numero del documento dall'intervallo configurato in precedenza.
5. Rilasciare la richiesta. Il rilascio individuale utilizza la transazione ME54N, mentre il rilascio collettivo utilizza la transazione ME55. Una richiesta d'acquisto soggetta a una strategia di rilascio non può essere convertita finché non sono stati impostati tutti i codici di rilascio.

Una volta rilasciata, la conversione è semplice. ME57 assegna una fonte e crea l'ordine in modo interattivo, ME58 ordina le richieste che hanno già una fonte assegnata e ME59N esegue la creazione automatica dell'ordine come job in background per le richieste in cui esiste una fonte univoca. Il risultato in ogni caso è un documento che continua attraverso elaborazione degli ordini di acquisto, ricevimento merci e verifica della fattura.

Richiesta di acquisto vs ordine di acquisto

Entrambi i documenti elencano un materiale, una quantità e una data, motivo per cui i principianti spesso li confondono. La differenza è di natura legale e normativa, non estetica.

Parametro	Richiesta di acquisto	Ordine di acquisto
Nature	Richiesta interna di approvvigionamento	Impegno esterno nei confronti di un fornitore
Pubblico	Circola all'interno dell'azienda	Inviato al fornitore
Venditore	Opzionale, può essere trovato tramite determinazione della fonte	Obbligatorio
Prezzo	prezzo di valutazione stimato	Prezzo concordato dal record informativo o controtract
Crea transazione	ME51N	ME21N
Tipo standard	NB	NB
Effetto del rilascio	Consente la conversione in un ordine	Consente la trasmissione al fornitore

In parole semplici, la richiesta chiede al reparto acquisti di acquistare qualcosa, mentre l'ordine dice al fornitore di fornirlo. Ulteriori fasi del ciclo sono trattate nel SAP Tutorial MM serie.

DOMANDE FREQUENTI