Introduzione agli acquisti e alle richieste di acquisto in SAP

L'acquisto è una componente di SAP Il modulo MM e il suo processo possono essere rappresentati approssimativamente nel diagramma seguente.

MRP (material resource planning) crea una proposta di approvvigionamento e in seguito viene convertita in Purchase Requisition. Il passaggio successivo è l'assegnazione della fonte a Purchase Requisition e il rilascio di Purchase Requisition. Il PR viene convertito in Purchase Order e al ricevimento della merce può essere emessa una fattura per completare il processo di acquisto. Inoltre, il pagamento viene elaborato (nel modulo FI).

L'approvvigionamento non deve necessariamente iniziare con l'MRP, può essere avviato mediante la pianificazione basata sul consumo o mediante la creazione diretta di PR o PO.

MRP è una funzione di sistema per determinare i fabbisogni di materiale sia a livello di materiale che di distinta base. Una distinta base (Bill di materiali) è un elenco di componenti e sottocomponenti di cui è costituito un singolo materiale.

Uno dei semplici documenti di base in Acquistare in SAP è una richiesta di acquisto.

Richiesta di acquisto

Le richieste di acquisto possono essere create automaticamente dal sistema o manualmente. Possono essere convertiti in ordini di acquisto ma solo previo rilascio (approvazione della richiesta di acquisto).

In questa lezione tratteremo diversi argomenti che possono aiutare a comprendere e creare la richiesta di acquisto.

Gli intervalli numerici nelle richieste di acquisto sono necessari proprio come negli altri documenti, allo scopo di assegnare il numero di documento ai nuovi documenti creati.

Later, questi intervalli numerici vengono assegnati a diversi tipi di documenti che possiamo definire per essere utilizzati nell'elaborazione della richiesta di acquisto.

Tratteremo anche il numero di tracciabilità dei requisiti che è fondamentalmente una combinazione di numero/lettera che può essere assegnata in modo univoco a più documenti per tenere traccia di determinati requisiti importanti.

Vedrai come funziona la determinazione della fonte e perché è utile, nonché come è possibile attribuire questa fonte al nostro documento d'acquisto.

Infine, scoprirai come elaborare la richiesta d'acquisto, dalla sua creazione fino alla conversione in ordine d'acquisto.

Intervalli di numeri per la richiesta di acquisto

L'assegnazione di intervalli numerici per la richiesta di acquisto funziona in base al tipo di documento. È possibile creare diversi intervalli di numeri e successivamente assegnarli a un tipo di richiesta d'acquisto specifico.

Questo viene fatto nella personalizzazione. Ai tipi di documenti di richiesta possono essere assegnati due intervalli di numeri. A ciascun tipo di documento vengono assegnati un intervallo interno e uno esterno. Gli intervalli di numeri interni vengono incrementati automaticamente dal sistema, mentre quelli esterni vengono assegnati manualmente.

La schermata seguente rappresenta un elenco di intervalli di numeri per la richiesta di acquisto.

Dal numero è il primo numero dell'intervallo, Al numero è l'ultimo numero disponibile e il numero corrente è l'ultimo numero assegnato a un documento.

Inoltre, è presente una casella di controllo che indica se si tratta di un intervallo di numeri esterno.

Ad esempio, un intervallo di numeri interni può essere definito come un intervallo da 20000000 a 30000000, in questo caso i documenti del tipo documento a cui è assegnato questo intervallo verranno numerati a partire da 20000001 e verranno incrementati di 1 per ogni nuovo documento creato. L'ultimo numero disponibile per questo intervallo sarà 30000000 e se i tuoi documenti riempiono l'intero intervallo numerico sarà necessario estenderlo. Accadrà raramente perché significherebbe che avresti 10 milioni di documenti di richiesta di acquisto.

Definizione del tipo di documento

La definizione del tipo di documento è un'azione di definizione di diversi tipi di documento per una richiesta di acquisto. È utile per raggruppare le richieste di acquisto e specificarne l'utilizzo in modo più dettagliato. Ad esempio, possiamo avere PR standard, subappalto e trasferimento di stock. Ogni tipo di documento soddisfa un'esigenza speciale ed è configurato per essere utilizzato in questo modo.

Nella definizione del tipo di documento, puoi definire un certo numero di opzioni. Intervalli numerici (interni ed esterni), intervallo di elementi, chiave di selezione campo, indicatore di controllo, indicatore di rilascio complessivo (definisce se tutti gli elementi in PR vengono rilasciati simultaneamente o individualmente).

Digitare il documento di richiesta di acquisto standard SAP è definito in tutte le installazioni come NB.

Numero di tracciabilità del requisito

Questo numero viene utilizzato per monitorare requisiti specifici. Può essere inserito durante la creazione della richiesta d'acquisto e viene copiato nel documento dell'ordine d'acquisto. Viene mantenuto a livello di articolo e gli articoli possono essere selezionati in base a questo numero in diversi report come MELB.

• Eseguire MELB transazione.
• Clicca su Scegli pulsante.

Quando si fa clic Continua, tornerai alla schermata di selezione iniziale.. Hai anche una varietà di opzioni di selezione e dovresti scegliere le opzioni più adatte per restringere la ricerca.

• Inserisci i numeri di tracciabilità dei requisiti.
• Eseguire.

Ti verrà presentato un elenco di documenti contenenti il ​​numero di tracciamento.

Determinazione della fonte

La determinazione della fonte aiuta a trovare la fonte più adatta per un requisito, ad esempio può suggerire quale accordo quadro, quale fonte di approvvigionamento interna (impianto) o quale fornitore può essere utilizzato per ordinare materiali specifici in un dato momento.

La determinazione della fonte prende vari dati come parametri per l'effettivo processo di determinazione. Questi includono il contratto quadro, il record delle informazioni sull'acquisto, lo stabilimento nella nostra azienda, l'accordo sulle quote, l'elenco delle fonti.

Tutto ciò viene preso in considerazione durante la determinazione della migliore fonte possibile per un requisito.

Il primo controllo viene effettuato tramite Disposizione delle quote dove il sistema determina se esiste una fonte adatta con il relativo accordo di quota per il materiale, e se viene trovata una fonte adatta viene selezionata e l'ulteriore ricerca della fonte viene interrotta.

In caso contrario, il sistema prende elenco delle fonti in considerazione e ho cercato lì fonti valide. Un elenco di origine è costituito da record fissi e bloccati. Record fissi sono per fornitori fissi per materiale specifico validi per un certo periodo. Record bloccati non possono essere utilizzati come fonte mentre si trovano in questo stato.

Infine il sistema cerca il file accordo quadro e registrazione delle informazioni alla ricerca di fonti credibili e assegna loro la requisizione. Nella lezione precedente hai visto cos'è un record delle informazioni di acquisto e l'accordo quadro è un accordo o contratto di programmazione che viene utilizzato anche nel processo di determinazione della fonte come informazioni di input.

Per utilizzare la determinazione della fonte, è necessario selezionare la casella di controllo Determina fonte nella schermata iniziale della richiesta di acquisto.

Assegnazione della fonte

Il sistema può eseguire l'assegnazione della sorgente in background o in primo piano.

Se la ricerca viene eseguita in modalità primo piano e viene trovata più di una fonte valida, viene visualizzato un elenco di selezione da cui l'utente deve selezionare la fonte appropriata. Se viene trovata solo una fonte adatta, questa viene assegnata automaticamente.

Se la ricerca viene eseguita in background, è necessario determinare un'unica fonte e per realizzarla il sistema eseguirà varie funzioni nella ricerca.

Ad esempio, gli accordi quadro hanno la priorità sull'origine del record delle informazioni sugli acquisti e in caso di conflitto viene selezionata l'origine dell'accordo quadro.

Se negli accordi quadro viene trovata più di una fonte valida, l'unica fonte valida sarà quella per il fornitore abituale e se nessuno dei due record è per un fornitore abituale, la fonte dovrà essere determinata manualmente.

Puoi vedere come il sistema offre due fonti, dalle quali dobbiamo scegliere manualmente la migliore.