Corrispondenza dentro SAP – Configurazione e tipi

Sono disponibili vari tipi di corrispondenza standard come la stampa di fatture, estratto conto ecc. È inoltre possibile creare tipi di corrispondenza personalizzati.

Le corrispondenze possono essere create al momento dell'elaborazione di una specifica transazione commerciale oppure in una fase successiva per registrazioni di transazioni già create.

La corrispondenza può essere inviata al cliente/fornitore in vari formati come e-mail e fax. La corrispondenza è fondamentalmente lettere ecc. che vengono inviate da SAP al venditore/cliente ecc.

La corrispondenza può essere creata individualmente o collettivamente, ad hoc o tramite lavori batch automatizzati.

Tipi di corrispondenza

Di seguito è riportato un elenco di esempio di vari tipi di corrispondenza standard, che possono essere copiati per creare un modulo personalizzato, un programma, ecc.

Tipo di corrispondenza	Corrispondenza Descriptione	Programma di stampa	Dati richiesti	Norma del campione SAP Modulo di sceneggiatura
SAP01	Avvisi di pagamento	RFKORD00	Numero del documento	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Estratti conto	RFKORD10	Numero e data del conto	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill delle dichiarazioni delle spese di cambio	RFKORD20	Numero del documento	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Documenti interni	RFKORD30	Numero del documento	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Lettere individuali	RFKORD40	Account number	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Estratti di documenti	RFKORD50	Numero del documento	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Dichiarazioni dei clienti	RFKORD11	Numero e data del cliente	F140_CUS_STAT_01

Come eseguire la configurazione della corrispondenza

Configurazione della corrispondenza in SAP può essere eseguito nei seguenti passaggi sottostanti

Passaggio 1) Definire il tipo di corrispondenza

Percorso: – SPRO > Contabilità finanziaria (nuova) > Contabilità clienti e contabilità fornitori > Conti cliente > Partite singole > Corrispondenza > Effettuare e controllare le impostazioni per la corrispondenza > Definire i tipi di corrispondenza

Codice transazione:-OB77

Qui vari SAP sono disponibili tipi di corrispondenza standard. Puoi anche creare tipi di corrispondenza personalizzati. È possibile specificare quali dati sono necessari per generare una corrispondenza, ad esempio per l'estratto conto è possibile specificare che l'anagrafica cliente/fornitore è necessaria per l'estratto conto. Inoltre, è possibile specificare i parametri della data e il testo da visualizzare per la selezione della data.

Passaggio 2) Assegnare il programma al tipo di corrispondenza

Percorso:-SPRO > Contabilità finanziaria (nuova) > Contabilità clienti e contabilità fornitori > Conti cliente > Partite singole > Corrispondenza > Effettuare e controllare le impostazioni per la corrispondenza > Assegnare programmi per i tipi di corrispondenza

Codice transazione: –OB78

Qui devi collegare il programma generatore di corrispondenza al tipo di corrispondenza. Puoi anche specificare programmi diversi per codici aziendali diversi. (Inoltre, puoi specificare la variante predefinita qui per l'esecuzione del programma. Puoi creare tale variante dalla transazione SE38/ SA38 per il programma.)

Puoi anche creare il tuo programma personalizzato come copia del programma standard e apportare le modifiche adeguate per soddisfare qualsiasi esigenza specifica del tuo cliente.

Passaggio 3) Determinare le funzioni di chiamata per il tipo di corrispondenza

Percorso:-SPRO > Contabilità finanziaria (nuova) > Contabilità clienti e contabilità fornitori > Conti cliente > Partite singole > Corrispondenza > Effettuare e controllare le impostazioni per la corrispondenza > Determinare le funzioni di chiamata

Codice transazione:-OB79

Qui è necessario specificare in quale momento è possibile generare un particolare tipo di corrispondenza. È inoltre possibile specificare un'impostazione diversa per codici azienda diversi. Le varie opzioni disponibili sono: -

• Al momento dell’inserimento del documento (es. FB50, FB60, ecc.)
• Al momento della registrazione dei pagamenti (es. F-28, F-26, ecc.)
• Al momento della visualizzazione o modifica del documento (es. FB02, FB03, ecc.)
• Al momento della visualizzazione del conto (es. FBL1N, FBL5N, ecc.)

Passaggio 4) Assegnare il modulo di corrispondenza al programma di stampa della corrispondenza

Percorso:-SPRO > Contabilità finanziaria (nuova) > Contabilità clienti e contabilità fornitori > Conti cliente > Corrispondenza voci > Effettuare e controllare le impostazioni per la corrispondenza > Definire i nomi dei moduli per la stampa della corrispondenza

Codice transazione: –OB96

Qui è necessario specificare quale definizione di modulo verrà utilizzata dal programma di stampa della corrispondenza. È inoltre possibile specificare un'impostazione diversa per codici azienda diversi. (IL SAP Il modulo dello script viene definito utilizzando la transazione SE71, dove i vari dati vengono organizzati nel formato di output per essere elaborati. Questo SAP Il modulo script definisce il layout nell'output.)

È inoltre possibile utilizzare ID modulo a due cifre, mediante i quali è possibile chiamare moduli diversi per ID modulo diversi nello stesso codice azienda.

Questo ID modulo può essere fornito nella schermata di selezione del programma di stampa che genera la corrispondenza. È possibile selezionare un solo ID modulo alla volta per un tipo di corrispondenza. Puoi creare più tipi di corrispondenza, attivando diversi ID modulo.

Passaggio 5) Definire i dettagli del mittente per la corrispondenza

Percorso:-SPRO > Contabilità finanziaria (Nuovo) > Crediti e debiti > Conti clienti > Voci di riga > Corrispondenza > Crea e controlla le impostazioni per la corrispondenza > Definisci i dettagli del mittente per il modulo di corrispondenza

Codice transazione:-OBB1

Qui puoi collegare i dettagli per intestazione, piè di pagina, firma e mittente. Questo testo è definito usando la transazione SO10 con ID testo come linkato sopra (ad esempio ADRS). Puoi anche specificare un'impostazione diversa per codici aziendali diversi. (Puoi anche definire una variante del mittente a due cifre, che puoi dare ai parametri di selezione del programma di stampa. Ciò abiliterà dettagli del mittente diversi all'interno dello stesso codice aziendale.)

Passaggio 6) Definire le varianti di ordinamento per la corrispondenza

Percorso:-SPRO > Contabilità finanziaria (nuova) > Contabilità clienti e contabilità fornitori > Conti cliente > Partite singole > Corrispondenza > Effettua e controlla le impostazioni per la corrispondenza > Definisci varianti di ordinamento per la corrispondenza

Codice transazione: –O7S4

Qui puoi specificare l'ordine in cui verranno generate le lettere di corrispondenza. Ad esempio, se stai generando un estratto conto per più fornitori, i fornitori verranno ordinati in questo ordine e quindi verrà generata la lettera. Questa variante di ordinamento può essere specificata nella schermata di selezione del programma di stampa che genera la corrispondenza.

Passaggio 7) Definire le varianti di ordinamento per le voci nella corrispondenza

Percorso:-SPRO > Contabilità finanziaria (nuova) > Contabilità clienti e contabilità fornitori > Conti cliente > Voci > Corrispondenza > Effettua e controlla le impostazioni per la corrispondenza > Definisci varianti di ordinamento per le voci

Codice transazione: –O7S6

Qui puoi specificare in quale ordine appariranno le varie voci nelle lettere di corrispondenza. Ad esempio, se l'estratto conto di un fornitore ha più fatture, le fatture verranno ordinate in questo ordine e quindi verrà generata la lettera.

Questa variante di ordinamento può essere specificata nella schermata di selezione del programma di stampa che genera la corrispondenza.

Generazione di corrispondenza

Come mostrato in precedenza, anche durante la configurazione del punto di chiamata, la corrispondenza può essere generata nei seguenti momenti: -

1. Al momento dell’inserimento del documento (es. FB50, FB60, ecc.)
2. Al momento della registrazione dei pagamenti (es. F-28, F-26, ecc.)
3. Al momento della visualizzazione o modifica del documento (es. FB02, FB03, ecc.)
4. Al momento della visualizzazione del conto (es. FBL1N, FBL5N, ecc.)

La corrispondenza può essere generata per un particolare documento o per il/i conto/i fornitore/i/cliente/i. Le slide successive spiegheranno la generazione della corrispondenza attraverso diverse modalità e la sua stampa.

Generazione della corrispondenza (metodo A): -

La corrispondenza può essere generata mentre crei, modifichi o visualizzi il documento.

Per farlo vai su Ambiente > Corrispondenza e seleziona il tipo di corrispondenza pertinente, ad esempio vedi la schermata seguente in FB70 creazione della fattura cliente: -

Allo stesso modo, è possibile creare la corrispondenza dalla visualizzazione/modifica del documento dalla transazione, come in FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N, ecc.

Generazione della corrispondenza (metodo B)

Per esistente contabilità documenti è possibile utilizzare il codice di transazione FB12.

Successivamente inserendo il codice azienda verrà richiesto il tipo di corrispondenza. Seleziona Tipo di corrispondenza e ti verrà chiesto di inserire il numero del documento/n. conto. ecc. in base all'impostazione del tipo di corrispondenza. Successivamente viene richiesta la corrispondenza.

Generazione della corrispondenza (metodo C)

Dalla transazione F.27 è possibile generare la corrispondenza (estratto conto) per il/i fornitore/i/cliente/i.

Qui "Indicatore in anagrafica", il valore fornito deve corrispondere al valore fornito in anagrafica cliente/fornitore > Codice azienda > Corrispondenza.

Se si seleziona la casella di controllo "Richiesta individuale", se lo stesso fornitore/cliente ha voci di riga in più codici aziendali, per ciascun codice aziendale verrà generato un rendiconto separato.

Stampa della corrispondenza

Stampa della corrispondenza (metodo A):-

Utilizza il codice transazione F.61 per stampare il tipo di corrispondenza pertinente già generato. All'esecuzione, stamperà semplicemente la corrispondenza (se è configurato Email/Fax, ecc., l'output verrà generato in quel formato)

Stampa della corrispondenza (metodo B):-

Dalla transazione F.64, puoi vedere la lettera di corrispondenza (Spool) generata e puoi stamparla. (La differenza rispetto a F.61 è che in F.64 è possibile eseguire anche altre operazioni (come cancellazione, anteprima di stampa, ecc.) per richieste di corrispondenza già generate.)

Lo spool generato può essere visualizzato e stampato dalla transazione SP02 o Sistema > Richiesta spool personale.

Corrispondenza via e-mail

Mantenere l'indirizzo email nelle impostazioni del cliente/ maestro venditore > Dati generali > Scheda Indirizzo > Comunicazione e seleziona come metodo di comunicazione l'e-mail.

Mantenere inoltre l'ID e-mail nel database clienti/fornitori > Dati codice azienda > Scheda Corrispondenza.

Quindi la corrispondenza per questo cliente/fornitore verrà generata in formato e-mail anziché in formato cartaceo (tenendo conto dell'impostazione di uscita utente effettuata per determinare il metodo di comunicazione nell'uscita utente indicata nella diapositiva successiva).

(Nota: allo stesso modo è possibile effettuare impostazioni per l'uscita fax selezionando la comunicazione standard come FAX e mantenendo il numero di fax.)